KOMUNIKASI DALAM PERUNDINGAN
In most conflicts, the main part of the problem (and a necessary preliminary to analysis)consists in getting people to talk and listen to one another.
Howard Raiffa (The Art and science of Negotiation, 1998) __________________________________________________________________________________________ ________
Kandungan
:
Topik 1: Aspek-Aspek Utama Komunikasi Perundingan Topik 2: Persepsi Di Dalam Perundingan Topik 3:Kemahiran Mencerap Semasa Berunding
Objektif
:
Pelajar-pelajar seharusnya mencapai objektif-objektif berikut selepas mempelajari unitini:
Dapat menghuraikan peranan komunikasi dalam perundingan.
Dapat menerangkan kemahiran-kemahiran komunikasi yang perlu padaseseorang perunding.
Dapat menerangkan kaedah-kaedah komunikasi yang digunakan dalammengurangkan ketegangan semasa berunding.
Pengenalan
Anda tentu masih ingat bahawa dalam perundingan distributif semua perundingmahu menang dengan mengalahkan pihak lawan. Tekanan kerana inginkan kemenanganini menyebabkan mereka kadang-kadang bertindak agresif dan melakukan perkara-perkara yang tidak beretika. Iklim komunikasi dalam perundingan distributif seringdipenuhi dengan kemarahan, kekecewaan dan perasaan kesal. Mereka saling tidakmempercayai dan kebencian ditujukan kepada lawan masing-masing.Saluran komunikasi yang sepatutnya digunakan untuk bertukar-tukar maklumat diantara mereka menjadi sempit atau tertutup terus. Ia digunakan hanya untuk mengkritikatau menyalahkan pihak lawan. Isu-isu yang hendak dirundingkan menjadi kabur dantidak didefinisikan dengan tepat.Perundingan ialah suatu proses komunikasi yang rumit melibatkan berbagai-bagaiperlakuan perunding. Ia seperti sistem saraf dalam tubuh kita. Jika terhenti makaseluruh sistem lain dalam badan akan turut bermasalah. Oleh itu mengendalikankomunikasi yang berkesan adalah sangat mustahak bagi memastikan perundingan tidakterbantut. Disamping itu, persepsi perunding-perunding mengenai isu dan situasi dirimasing-masing boleh menimbulkan ketegangan dan menyukarkan lagi perundingan.Kelemahan atau kurang mahir berkomunikasi semasa berunding boleh menyebabkankonflik yang lebih sukar diatasi.Unit ini akan membincangkan peranan komunikasi di dalam perundingan dankemahiran-kemahiran yang perlu ada pada perunding untuk mencapai matlamatperundingan.
Topik 1: Aspek-aspek Utama Komunikasi Perundingan
Komunikasi ialah nadi dalam sebarang perundingan kerana perundingan adalahproses pertukaran dan perkongsian maklumat yang membolehkan perunding-perunding1
mencapai objektif perundingan masing-masing.Perunding yang tidak mahirberkomunikasi akan menghadapi maslah semasa berunding. Misalnya, dalamperundingan distributif perunding yang tidak mahir berkomunikasi akan hanyamemberikan peluang kepada pihak lawan untuk mempengaruhinya. Sementara dalamperundingan integratif pula, kelemahan berkomunikasi oleh perunding mungkin akanmenyebabkan pihak lawan mengambil kesempatan untuk menukarkan perundingantersebut kepada perundingan distributif.Komunikasi dalam perundingan dipamerkan melalui dua cara iaitu secara verbaldan bukan verbal. Terdapat beberapa aspek utama komunikasi verbal dan bukan verbalyang penting di dalam perundingan. Komunikasi verbal bermaksud komunikasi yangbersifat linguistik atau bahasa. Komunikasi verbal dalam perundingan boleh berbentukkomunikasi bertulis atau komunikasi dalam percakapan. Terdapat beberapa aspekpenting komunikasi dalam perundingan seperti berikut:
Peraturan boleh mengawal interaksi perundingan
Sebarang peraturan bertulis (hitam-putih) yang tersedia dalam perundingan bolehmengawal interaksi komunikasi perundingan. Lazimnya, komunikasi verbal dalamperundingan berlaku secara formal dan juga tidak formal. Dalam perundingan tidakformal, banyak peraturan perundingan dibentuk melalui interaksi di antaraperunding-perunding. Misalnya sebelum perundingan sebenar dijalankan perunding-perunding mungkin akan bertemu secara tidak formal dalam permainan golf atausebarang aktiviti sosial dan interaksi di antara mereka boleh membentuk berbagaiperaturan yang harus dipatuhi dalam perundingan sebenar.Dalam perundingan yang formal pula, peraturan dan prosedur perundingan yangdipersetujui akan menstrukturkan kaedah dan juga iklim komunikasi. Dalam “budaya”sesetengah perundingan, peraturan boleh menjadi suatu ritual. Ini secara tidaklangsung mencorakkan gaya komunikasi semasa perundingan.
Fungsi-Fungsi Komunikasi dalam perundingan
Komunikasi adalah instrumen utama dalam mengkoordinasikan hasilperundingan. Melalui proses komunikasi perunding-perunding dapat bertukar-tukarmaklumat secara sengaja (strategik) atau tidak disengajakan. Seorang perundingyang mahir dalam bidang komunikasi akan dapat mengecam sikap perunding lawanmelalui gaya komunikasi yang dipamerkannya. Dengan itu, komunikasi membantuperunding-perunding dalam menentukan strategi, matlamat dan taktik tindakanmereka selanjutnya. Misalnya, gaya komunikasi dominan yang dipamerkan olehperunding mencerminkan sifat perundingan yang sangat kompetitif dan tiada tolakansur.Komunikasi boleh mengubah persepsi dan jangkaan perunding-perundingmengenai situasi, hubungan, proses dan hasil perundingan. Misalnya, gayakomunikasi seorang jurujual yang mesra akan mempengaruhi persepsi si pelangganmengenai barangan sama ada untuk membelinya atau tidak.
Fokus komunikasi dalam perundingan
Komunikasi dalam perundingan lazimnya terfokus kepada isu-isu yang substantif iaitu perkara-perkara pokok yang hendak dirundingkan oleh mereka. Dengan itukomunikasi mempunyai fungsi penting dalam proses tawar menawar, pembentanganproposal, tuntutan-tuntutan, kehendak dan keinginan seperti yang telah kitabincangkan dalam Unit 1.Perundingan juga melibatkan isu-isu prosedural dan isu hubungan di antaraperunding-perunding secara peribadi. Di samping itu isu-isu
intangible
seperti hormatmenghormati, beretika dalam perundingan dan lain-lain isu yang tersirat. Ini2
melibatkan kaedah atau gaya komunikasi yang patut digunakan dan dipatuhi dalamperundingan.Kebolehan seorang perunding dalam komunikasi verbal sama ada komunikasibertulis atau vokal merupakan satu kelebihan kepadanya. Komunikasi verbal dalamperundingan melibatkan dua tahap. Pertama ialah
tahap logikal
iaitu apa jua yangtertulis dalam proposal atau yang disebut dalam penawaran atau tuntutan. Keduaialah
tahap pragmatik
iaitu gaya, sintaks dan semantik bahasa yang digunakandalam penulisan atau percakapan perunding.Sebarang proposal atau pernyataan dalam perundingan mengandungi kombinasikedua-dua tahap komunikasi verbal iaitu tahap logikal dan tahap pragmatik.Kandungan proposal atau pernyataan itu adalah penting (tahap logikal) tetapi caraatau kaedah proposal atau pernyataan itu disampaikan juga memberikan makna-makna yang tersirat (tahap pragmatik) dan mungkin mempengaruhi pihak-pihakyang berunding.Mesej yang tersurat adalah mudah untuk dimengertikan tetapi mesej yangterkandung (tersirat) dalam pernyataan melalui gaya komunikasi tertentu adalahsangat mengelirukan dan boleh menyebabkan persepsi yang tidak tepat. Mesej yangtersirat ini disebut juga sebagai
metamesej
dan cara mesej itu disampaikan disebutsebagai
metakomunikasi
. Misalnya, cuba telitikan pernyataan berikut:
“Serahkan laporan itu kepada saya minggu depan?” “Serahkan laporan itu kepada saya minggu depan!”
Mungkin anda boleh membezakan jenis perundingan yang sedang berjalan dalamkedua-dua pernyataan tersebut. Pernyataan yang pertama itu mengandaikan bahawaperunding mahu menjaga hubungan baik dengan perunding lawan kerana ia lebih sopan(perundingan integratif) dan pernyataan kedua itu lebih bersifat dominan (perundingandistributif).Komunikasi boleh berubah-ubah bersesuaian dengan kebiasaan dalam situasiperundingan. Komunikasi yang bersifat agresif sering diperhatikan di dalam perundingandistributif di mana perunding-perunding menggunakan kata-kata dan gaya komunikasiyang keras, tidak sopan atau tidak beretika kerana mahu pihak lawan akur kepadatuntutan mereka. Ada juga perunding yang bijak menggunakan gaya komunikasi yangmesra untuk melembutkan perunding lawan dalam perundingan distributif. Adalah lebihmudah mempengaruhi seseorang yang telah mesra dengan kita daripadamempengaruhi seseorang yang menjadi musuh kita.Namun begitu, apabila peraturan dan prosedur perundingan menjadi semakinkhusus dan terperinci, impak komunikasi menjadi kurang signifikan. Pada peringkat ini,tahap pragmatik dalam komunikasi tidak lagi meberikan kesan yang besar untukmempengaruhi pihak lawan kerana hasil perundingan adalah lebih diutamakan.
Komunikasi Bukan Verbal Dalam Perundingan
Sebarang interaksi di dalam perundingan banyak melibatkan komunikasi bukanverbal yang memberi impak kepada persepsi, sikap dan perlakuan perunding. Andatentunya masih ingat dalam kursus KOM 3205 Kemahiran Komunikasi AntaraPerseorangan bahawa komunikasi bukan verbal adalah komunikasi yang disalurkansecara bukan lingusitik. Ia merupakan kaedah utama kita mengkomunikasikan perasaandan sikap terhadap orang lain dan ia juga memainkan peranan utama dalam hubunganperibadi.Seorang perunding harus cekap dalam memahami komunikasi bukan verbal dan jugabijaksana dalam penggunaannya semasa berunding. Komunikasi bukan verbal adalah3
Search History:
Result 00 of 00
00 results for result for
p.
Recommended
More From This User
Notes
Load more
