6.1 KOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI
i dalam sesebuah organisasi, komunikasi merupakan asas yang menyatu-padukanaktiviti semua fungsi yang wujud. Dengan adanya saluran komunikasi di dalam organisasitersebut, setiap individu atau kelompok bukan sahaja dapat berinteraksi, memahami danbertukar-tukar maklumat antara satu dengan lain, tetapi juga dapat mewujudkankerjasama yang berterusan di kalangan kakitangan. Dengan yang demikian, kecekapanperjalanan sesebuah organisasi itu bergantung kepada sejauh mana baiknya salurankomunikasi itu berjalan.Saluran komunikasi merupakan laluan mesej yang mengalir dari individu ke individu lainatau dari satu kelompok ke kelompok lain atau kedua-duanya sekali. Semua organisasimengunakan kedua-dua saluran komunikasi, iaitu yang rasmi dan tidak rasmi. Saluranrasmi ialah rangkaian atau rantai komunikasi yang menentukan arah dan aliran mesejrasmi di kalangan ahli-ahli dan bahagian di dalam organisasi. Saluran komunikasi rasmiini merupakan sebahagian daripada struktur organisasi yang menyalurkan mesejmengikut peraturan, adat, kebiasaan, pengagihan autoriti, pangkat, dan jenis tugas didalam organisasi.Saluran komunikasi tidak rasmi pula merangkumi rangkaian atau rantai komunikasi yangwujud daripada perhubungan sosial dan persahabatan di persekitaran tempat kerja.Saluran tidak rasmi ini disebut grapevine, dan dianggap sebagai komunikasi tidak rasmiyang terpenting di dalam organisasi.Di dalam organisasi, menghantar mesej atau maklumat mengikut saluran tertentu masihdianggap tidak mencukupi dan tidak berkesan sekiranya mesej atau maklumat yangdihantarkan itu tidak mengandungi ciri-ciri seperti berikut:1.Mesej atau maklumat itu mestilah difahami oleh pihak penghantar dan pihakpenerima.2.Mesej dan maklumat itu mestilah dipercayai tentang kebenarannya.3.Mesej atau maklumat itu mestilah diterima oleh pihak penerima.Di dalam organisasi yang kompleks, tidak kesemua mesej yang dihantar itu mengandungiciri-ciri di atas. Satu sebabnya, seetengah saluran rasmi menghantar mesej secara sehaladan peluang untuk mendapatkan maklum balas paling minimum dan kadang kalalangsung tidak wujud. Di dalam organisasi besar pula, kebanyakan komunikasi dibuatsecara bertulis dan sekiranya peruntukan untuk mendapatkan maklum balas secarabertulis diberikan, walaupun perkara ini jarang berlaku, maklum balas itu dianggap tidakpenting dan tidak perlu dijawab dengan segera. Di dalam komunikasi, maklum balas yangsegera merupakan satu alat untuk mencapai kefahaman, penerimaan, dan kredibiliti.
6.2 SALURAN KOMUNIKASI FORMAL
Carta organisasi tidak dapat menunjukkan kesemua saluran komunikasi formal kecualisaluran yang khusus sahaja. Rajah 6.1 menunjukkan satu struktur organisasi yangmenunjukkan bahagian kerja dan hierarki autoriti. Ia juga menunjukkan saluran rasmiyang mesej rasmi mesti mengalir antara dan dalam lingkungan bahagian berasingan.Komunikasi rasmi selalunya bergerak mengikut laluan struktur organisasi tersebut (lihatrajah 6.1).
1
PENGURUS
P. PengurusPemasaranP. PengurusPentadbiran
Pegawai IklanPegawai JualanPegawai LatihanPegawai Rekod
Rajah 6.1. Saluran komunikasi formalDi dalam organisasi besar yang mengandungi banyak tingkat hierarki dan pengurusbahagian, masalah komunikasi sering terjadi seperti maklumat yang dihantar tidaksampai, lambat sampai atau maklumat tersebut apabila sampai, telah diubah maknanyasama ada secara langsung atau tidak langsung oleh pihak penghantar yang menyampaisecara mulut. Oleh itu, banyak organisasi cuba mengurangkan bilangan hierarki denganharapan komunikasi dapat berjalan dengan berkesan dan efektif.Saluran komunikasi formal mewujudkan aliran perjalanan maklumat yang teratur danmembolehkan maklumat yang diperlukan itu diterima oleh mereka yang perlu membuatkeputusan atau mengambil tindakan. Sebagai contoh, Penolong Pengurus Pemasaranhendaklah diberitahu oleh Pegawai Jualan berhubung dengan penjualan. Kemudiannya,Penolong Pengurus Pemasaran itu akan memberitahu pula bahagian bekalan supayamenyediakan pesanan tersebut untuk dihantar kepada pihak pembeli. Pihak bahagianbekalan pula akan menghantar maklumat pesanan tersebut kepada bahagian tuntutandan kredit yang seterusnya akan menyediakan dan membuat tuntutan kepada pembeli. Jelaslah, mengikut saluran maklumat formal organisasi, maklumat dihantar dan diterimaoleh pihak-pihak berkenaan secara teratur mengikut pertalian aktiviti.Di dalam organisasi, peraliran komunikasi formal tidak pernah berhenti. Bermacam-macam mesej mengalir daripada satu bahagian kepada satu bahagian yang lain.Komunikasi yang bergerak daripada bahagian kepada bahagian yang lain, sepertidaripada bahagian pentadbiran kepada bahagian kewangan dipanggil komunikasimendatar, kerana mesej itu mengalir secara mendatar. Komunikasi juga berlaku di antaraseorang kakitangan dengan seorang kakitangan yang lain yang terdiri daripada berbagai jawatan dan pangkat di dalam hierarki organisasi. Contohnya, komunikasi di antarapegawai jualan dengan penolong pengurus pemasaran berlaku secara menegak olehkerana mesej itu mengalir dari atas ke bawah mengikut hierarki (pangkat atau jawatan)organisasi. Komunikasi secara ini dipanggil komunikasi menegak.
6.2.1 Saluran Menegak
Mesej yang bergerak mengikut saluran menegak mengalir secara dua hala. Pertama,mesej mengalir dari atas ke bawah. Ini bermakna mesej tersebut datangnya daripadapihak atasan, ditujukan kepada pihak pengurusan pertengahan dan seterusnya kepadapengurusan operasi. Mesej berbentuk demikian selalunya bersifat arahan atau perintahberhubung dengan sesuatu tindakan yang harus diambil oleh kakitangan bawahan. Mesejini juga diterima dan diambil tindakan oleh kakitangan bawahan dengan secepat mungkin jika dibandingkan dengan mesej yang mengalir daripada pihak bawahan kepada pihakatasan.Keduanya, mesej mengalir daripada pihak bawahan, seperti daripada kakitanganperingkat operasi kepada pegawai mereka yang berada di peringkat pertengahan atau
2
peringkat atasan. Mesej berbentuk ini selalunya bersifat cadangan, pendapat-pendapatatau masalah-masalah peribadi atau kerja yang ingin dibawa kepada pengetahuanpegawai-pegawai atasan.Contohnya, apabila seorang mekanik melaporkan kerosakan mesin kepada penyelianyaatau seorang kerani memberikan cadangan kepada pegawai pentadbiran berhubungdengan susunan meja di dalam pejabat, maka semuanya ini dipanggil komunikasi daribawah ke atas.Pegawai atasan dan kakitangan bawahan mestilah bekerjasama sekiranya organisasi itumahukan komunikasi dari bawah ke atas yang berkesan. Misalnya, sekiranya cadanganberhubung dengan susunan di dalam pejabat oleh kerani tadi tidak mendapat maklumbalas daripada pihak pentadbir, sudah tentu beliau menganggap cadangannya itu tidakbermakna atau tidak bernilai. Di dalam suasana demikian, kepercayaan dan semangatbekerjasama dan perasaan muhibah di kalangan kakitangan tidak akan wujud danterjalin. Bahkan, keadaan seperti ini meluaskan jurang di antara pihak atasan denganpihak bawahan.
6.2.2 Saluran Mendatar
Saluran mendatar digunakan apabila ahli-ahli di tingkat hierarki autoriti yang samaberkomunikasi di antara satu sama lain. Misalnya, seorang pekerja berhubung denganpekerja yang lain atau seorang pengurus berhubung dengan seorang pengurus yang lain.Bagaimanapun komunikasi di antara seorang kakitangan di bahagian pentadbiran dengankakitangan bahagian kewangan juga dilakukan melalui saluran komunikasi mendataryang tidak formal. Komunikasi secara tidak formal ini wujud berdasarkan pergaulan danpersahabatan di kalangan kakitangan di dalam organisasi. Sebagai contoh, penolongpengurus pentadbiran memberikan pandangannya tentang strategi harga kepadapenolong pengurus pemasaran di dalam satu majlis jamuan makan malam.Masalah yang seringkali timbul di dalam komunikasi mendatar ini ialah disebabkanmaklumat yang diperlukan oleh sesuatu bahagian itu hanya didapati atau berada dibahagian yang lain dan kadangkala terdapat mereka yang inginkan maklumat tetapi tidakmengetahui bahawa maklumat tersebut didapati di bahagiannya. Terdapat setengah-setengah organisasi menggantikan laporan-laporan panjang denganmenganjurkan persidangan atau mesyuarat. Di persidangan atau mesyuarat seperti ini,penganjurnya dapat menggunakan alat pandang-dengar untuk menerangkan maklumatkepada bahagian-bahagian lain dengan jelas.
6.3 SALURAN KOMUNIKASI TIDAK FORMAL
Komunikasi tidak formal wujud daripada interaksi sosial di kalangan mereka yang bekerjadi tempat yang sama. Komunikasi seperti ini berlaku bukanlah secara perhubunganformal seperti seorang pengurus berkomunikasi dengan seorang pekerja atau seorangpengurus bahagian berkomunikasi dengan seorang pengurus bahagian yang lain melaluisaluran komunikasi formal mengikut struktur hierarki organisasi. Komunikasi tidak formalini digunakan oleh seorang pengurus yang mempunyai perhubungan rapat atau bergauldengan kakitangan lain atau apabila wujudnya kelompok-kelompok tidak formal yangsentiasa berkomunikasi di antara satu sama lain. Ahli-ahli kelompok ini jugaberkomunikasi, menyebarkan dan bertukar maklumat di kalangan mereka.
6.4 KOMUNIKASI DI DALAM KUMPULAN KECIL
Komunikasi di dalam kumpulan kecil telah didefinisikan sebagai interaksi secarabersemuka oleh individu-individu yang menggangap diri mereka sebagai ahli kumpulan.Hubungan sosial di dalam kumpulan mempengaruhi keadaan komunikasi. Contohnya
3
Search History:
Result 00 of 00
00 results for result for
p.
More From This User
Notes
Load more
