Octobre

2006

Dossier : Gestion dentreprise (22)

Page 1/2

Mettre en place des procdures et rgles de gestion

Le dveloppement dune entreprise doit tre accompagn de ltablissement de rgles et procdures qui vont faciliter et scuriser son fonctionnement.
Que lon ait diriger une Start up techno ou une PME plus classique, il est essentiel de disposer de procdures qui clarifient lorganisation quotidienne et permettent denvisager sereinement une forte croissance. Il faut donc concevoir et formaliser des rgles de gestion qui rpondent aux objectifs internes de lorganisation et qui garantissent une scurit de fonctionnement vis vis des tiers et de la lgislation. Puis il tablit les rglements et les fait valider par celui qui a le pouvoir de signature

Olivier AVRIL Grant Associ dActing-finances oavril@acting-finances.com 06 25 78 11 44 A partir de mai 2006 il poursuit le dveloppement de lactivit de Direction financire temps partag de la socit Acting finances initie par Henry Dorbes. Les experts dActing-finances interviennent, de faon trs souple (quelques jours par mois), trs oprationnelle (dans lentreprise, pour faire) et en facturant des honoraires (il ne sagit pas de multi salariat). Cette forme dexternalisation de la direction financire sadresse plusieurs types dentreprises : Les jeunes entreprises qui cherchent financer et piloter leur croissance Les filiales de Groupes qui souhaitent fiabiliser leur reporting et amliorer leur rentabilit Les PME & PMI qui doivent conduire un projet spcial (fusion / acquisition, croissance, ERP, transmission,) ou qui rencontrent des difficults

1.2. et la dlgation de la signature bancaire

Les dpenses sont dclenches par celui qui a la possibilit de signer un ordre de paiement bancaire. Il est donc important de bien matriser le systme des autorisations bancaires. De droit, le fondateur dirigeant lentreprise (entrepreneur individuel, grant de SARL, prsident de socit anonyme) a tous les pouvoirs : il est le premier a recevoir les autorisations bancaires louverture dun compte, et cest a lui que revient la tche de dlguer les pouvoirs de signature lorsque la croissance de lentreprise limpose. Il faut savoir que la dlgation peut sexercer de manire cible, c'est--dire par type dopration : encaissements, virements, placements, En revanche, la dlgation par montant (signature des chques limite ) est trs difficile a mettre en place. Les banques ne disposent pas de systmes informatiques suffisamment dvelopps pour grer ce type de demande. Et les contrles manuels seraient trop coteux. Le plus souvent, celui qui a le pouvoir de signer des chques pourra donc lexercer quel que soit le montant, vis--vis du systme bancaire, mme si il y a une limite fixe en interne. Le recours la double signature est lun des moyens de grer les risques dabus. Il convient de toute manire denvisager diffremment les dlgations de signature pour les oprations de crdit (encaissements) et pour les oprations de dbit (paiements) Les banques disposent de protocoles de transaction scuriss (ETEBAC), qui permettent de renforcer les contrles par des codes pour les paiements ou de les allger pour les oprations sans risque (virements internes) Pour les collaborateurs qui se dplacent rgulirement, des dlgations limites au montant habituel des frais peuvent tre mises en place via une carte bancaire qui se bloque ds quon atteint le plafond autoris.

1. Les rgles de base.

il faut garantir la scurit financire des oprations ralises par lentreprise, et en particulier les dpenses, qui reprsentent une zone de risque oprationnelle importante. Le tableau suivant rsume les diffrents stades dune dpense et les diffrentes rgles de gestion auxquelles elle doit rpondre : cycle d'engagement de dpense attribution de pouvoirs nature autorisation

Commande

Autorisation d'engagement de dpense

Dlgation de pouvoirs

Rception Sparation de pouvoirs Paiement Pouvoir de rglement Dlgation de signature

A quatre mains avec :

1.1. La sparation des pouvoirs.

Cest la rgle de base : Lorsque il est possible un mme collaborateur de lentreprise de commander (un bien, une prestation), contrler la rception, et enfin payer, il est matre de lintgralit de la chane des oprations. Il ny a pas de contrle et les abus deviennent possibles.
Philippe LOBET Associ dActing-finances plobetl@acting-finances.com
06 08 71 07 04

35, rue Arthme Genteur 92150 Suresnes

www.acting-finances.com
SARL au capital de 30 000 Euros

Celui qui la facult dengager des dpenses au nom de lentreprise, c'est--dire de passer des commandes dans le cadre dune dlgation de pouvoirs, est lordonnateur. Il ne doit pas tre le payeur. Cest la premire rgle mettre en place dans une entreprise, pour viter les tentations de fraude et introduire un premier niveau de contrle interne. Le payeur est en gnral le dpartement financier, ou le comptable, si lentreprise nest pas encore trs importante. Il contrle la facture et quelquefois la conformit de la dpense avec les rgles du contrle budgtaire, si il existe une gestion prvisionnelle dans lentreprise (Cf. 2).

1.3. Quelles dlgations accorder ?

Aprs avoir fix les rgles de sparation des pouvoirs et celles des signatures bancaires, il convient de sinterroger sur la nature des autorisations de dpenses accorder aux collaborateurs, en fonction de leur responsabilits ou fonctions

Il serait peu raisonnable quun responsable du personnel puisse engager une campagne de pub, ou quun directeur du marketing puisse engager un comptable. Les possibilits de chacun dengager la socit doivent donc tre dfinies en fonction de leur activit et niveau hirarchique. Il faut donc dterminer sur quoi porte la dlgation Les frais non directement lis lactivit, c'est--dire les frais de structure ou frais indirects , sont souvent rattachs la direction administrative ou, dans les TPE, la Direction Gnrale directement. Il est galement indispensable de prciser les limites de la dlgation en dure et montant. Tous les engagements de dpenses nont en effet pas les mmes consquences : Par exemple, signer un contrat dune dure de 3 ans pour un loyer mensuel de 1.000 , cest bien engager lentreprise sur une dpense de 36.000 . Dans certains cas, Il peut-tre envisag de mettre en place une double signature, la seconde servant de contrle. Il y a aussi des contrats qui ne font lobjet daucune dlgation, et restent donc du ressort de la Direction Gnrale ; cest le cas des contrats dits stratgiques,qui engagent lentreprise dune manire telle que la direction entend rester matresse de leur laboration et leur signature.

maximum dun repas au restaurant ou dune chambre dhtel (attention : les remboursements forfaitaires peuvent tre requalifis en avantages en nature) ; on peut imposer la frquentation de telle chane htelire, avec laquelle on a ngoci un accord, ou bien la frquentation dune catgorie dhtel (2 toiles par exemple) La dlgation de signature : Il est possible daccorder une dlgation de signature a certains collaborateurs, dans un cadre prcis, pour des raisons defficacit ; la carte de paiement, limite certaines fonctions, en est lexemple type : elle permet a un collaborateur de ne pas avancer de frais pour le compte de lentreprise, tout en scurisant au maximum les autorisations : pas de possibilit de retrait, montant unitaire plafonn, montant mensuel limit avec blocage automatique si dpassement, fourniture par la banque dun dtail de toutes les oprations ralises. Toutes les rgles de fonctionnement qui viennent dtre exposes sont des gardes fous qui permettent de limiter les risques. Cest ce quon appelle le contrle interne de base. Il peut-tre amlior en adoptant des mesures favorisant la fois Scurit et bonne Gestion.

En matire de gestion prvisionnelle, la DED savre trs utile plusieurs points de vue : Pour la gestion de trsorerie : En connaissant a lavance les engagements de dpenses futurs, les trsoriers peuvent mieux cerner les flux futurs de trsorerie, et donc optimiser la gestion : demande dencours, placement de soldes crditeurs. Pour le contrle budgtaire : La DED permet de sassurer de la conformit dune dpense par rapport au budget et la stratgie : La dpense envisage est elle prvue au budget de lentit concerne? Bien souvent, ce questionnement amne celui de la justification de la dpense au moment de son engagement : on peut en effet prvoir en dbut dexercice des actions qui savrent inutiles plus tard, en fonction dvnements imprvus ou exceptionnels. La dpense sinscrit elle dans une enveloppe budgtaire puise ? Si cest le cas, une justification de la dcision simpose. Pour la clture des comptes : La mise en place dune DED et donc dun suivi dengagement permet de rendre plus prcise et rapide les cltures comptables car les provisions ncessaires sont ainsi connues.

Pour loptimisation des achats : Ladoption dune procdure rigoureuse 2. La prvention des risques et dengagement de dpense permet au service des achats de mieux jouer son rle dans une meilleure gestion. lentreprise : La centralisation des achats lui permet en Dans certaines entreprises, le budget peut Elle est possible par ladoption dune effet dtre au courant au pralable des faire parti du dispositif de dlgation : il procdure simple et spcialement adapte dcisions dachats et de jouer plus fixe par type de charge, le plafond annuel la matrise des risques, la demande compltement son rle de recherche dengagement auquel ont droit les dengagement de dpense (DED) : dconomies et de meilleure satisfaction des responsables. besoins satisfaire. Il est souvent complt par une procdure Cette procdure consiste a vrifier, de dengagement de dpense, qui permet de manire formalise et pralable, quune vrifier, avant la commande, que cette dpense peut tre valablement engage par Toutes les mesures de prvention que nous avons numres permettent de limiter les dernire est bien conforme aux celui qui en fait la demande ; risques financiers encourus. autorisations et au budget (cf. partie 2) En pratique, cela se traduit par lmission Mais il faut aussi savoir juger de lquilibre dun document dcrivant la demande du entre le cot dune mesure de prvention et Un exemple dapplication de ces collaborateur, valide par un suprieur son efficacit ; donc savoir arbitrer en principes : Les frais de dplacement hirarchique, et sa transmission lentit fonction de la taille de lentreprise, de la La dlgation de pouvoirs : charge du contrle (direction pertinence des contrles a effectuer, et des Elle est accorde plusieurs niveaux : administrative et financire en gnral). risques associs. Fonctions autorises : Les fonctions commerciales en premier Contenu dune demande dengagement de Il ny a pas de solutions toutes faites : cest une question de bon sens, de partage avec lieu, mais plus gnralement tous les dpense : les diffrentes entits concernes. collaborateurs amens se dplacer. Partie demandeur : La mise en uvre de ce type de rgles Nature des frais autoriss : il sagit Date et metteur de la demande implique donc la fois beaucoup douverture videmment de frais professionnels et non Visa du responsable hirarchique et de communication, mais aussi une personnels : les frais de trajets domicile / Description de la dpense, et justification dtermination complte de la direction lieu de travail, les restaurants entre Montant, Date prvue dengagement gnrale pour accompagner leffort de collaborateurs sont, sauf exception, exclus. rigueur. Il faut aussi prciser les conditions de Partie mixte (demandeur ou Quant aux entreprises qui ont mis en place dplacement: voiture, train ou avion ? contrleur, selon lorganisation un systme de contrle interne il y a dj Vhicule personnel ou de socit, 1ere ou interne) : longtemps, cest une rvision priodique de 2eme classe en train, business, classe Code budgtaire son efficacit qui simpose. affaires ou conomique pour lavion ? Code analytique Toutes les rponses ces questions sont Cet article est un travail de synthse ralis fonction de lactivit de lentreprise et de par lquipe dActing-finances. Partie Contrle : Nos experts peuvent vous aider identifier son organisation. les solutions pour une meilleure pertinence de Visa du contrleur Montants autoriss : les rgles internes vos suivis de rentabilit et vous aider les Observations (motivation du refus, .) fixent le montant des indemnits mettre en oeuvre Visa de la direction gnrale (ventuel) kilomtriques rembourser, le montant