Kode Administrasi Surat Menyurat

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan. Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain. Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur. Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain. Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi.

Bebarapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop. Kepala surat memuat :

Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal

NOMOR DAN KODE SURAT 1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender. 2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing. 3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang sesungguhnya. .

KODE SURAT
1. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. Kode surat terdiri dari : Surat Keputusan Surat Keterangan Surat Edaran Surat Tugas Surat Kuasa Surat Peringatan Surat Ijin Kegiatan Surat Perjanjian Surat Undangan Memorandum Nota Dinas Pengumuman Surat Ketetapan Surat Perintah Surat Lain lain = SKep = SKet = SEd = ST = SK = SP = SIK = SPn = Und = Mem = Nd = Peng = STap = SPer =L

2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan a. b. c. Konferensi Zona Seminar Umum Seminar Teknologi = KZ = SU = ST

3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I XII 4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1.

Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:

Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani oleh Pimpinan yang berwenang. Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan. Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel surat. Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah ditentukan. Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya. AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda. Buku agenda surat setidaktidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat. 1.

Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari : Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu instansi/organisasi. Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi. Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

2.

Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga. Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir. Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat. Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.

Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.

Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file. Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan. 000 UMUM 001 Lambang Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 002861.1 003 Hari Raya/Besar 004 Ucapan 005 Undangan 020 PERALATAN 040 PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi 042 Dokumentasi 045 Kearsipan 060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN 090 PERJALANAN DINAS 230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL 232 Persatuan Guru Republik Indonesia 236 Korps Pegawai Republik Indonesia 239 Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya 240 ORGANISASI PEMUDA 410 PEMBANGUNAN DESA 411 Pembinaan Usaha Gotong Royong .14 Pungutan .2 Lembaga Sosial Desa (LSD) .32 Kuliah Kerja Nyata (KKN) .33 Pusat Latihan .34 Kursus-Kursus .35 Kurikulum / Sylabus .36 Ketrampilan .37 Pramuka .4 Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK) .25 Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan .3 Koperasi Desa .32 Koperasi Usaha Desa 420 PENDIDIKAN Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan .1Putra/I Irja 421 Sekolah .1 Pra Sekolah .2 Sekolah Dasar .3 Sekolah Menengah

.4 .5 .6 .7 .71 .72 .73 .8 .9 422

Sekolah Tinggi Sekolah Kejuruan Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum Kegiatan Pelajar Reuni Darmawisata Pelajar Teladan Resimen Mahasiswa Sekolah Pendidikan Luar Biasa PLS / Pemberantasan Buta Huruf Administrasi Sekolah Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, .1Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan .2 Tahun Pelajaran .3 Hari Libur .4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP .5 Beasiswa 423 Metode Belajar .1 Kuliah .2 Ceramah, Simposium .3 Diskusi .4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur .5 Kurikulum .6 Karya Tulis .7 Ujian 424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor Klasifikasi Disini: Guru Teladan 425 Sarana Pendidikan .1 Gedung .11 Gedung Sekolah .12 Kampus .13 Pusat Kegiatan Mahasiswa .2 Buku .3 Perlengkapan Sekolah 426 Keolahragaan .1 Cabang Olah Raga .2 Sarana .21 Gedung Olah Raga .22 Stadion .23 Lapangan .24 Kolam renang Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, .3Olimpiade, .4 KONI Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan 427Remaja Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja 428 Kepramukaan 429 Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890 430 KEBUDAYAAN 431 Kesenian

.1 .2 .21 432 433 434 435 440 441 442 443 444

Cabang Kesenian Sarana Gedung Kesenian Kepurbakalaan Sejarah Bahasa Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan KESEHATAN Pembinaan Kesehatan Obat-obatan Penyakit Menular Gizi Rumah Sakit, Balai Kesehatan, 445PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling, Poliklinik 446 Tenaga Medis 448 Pengobatan Tadisional 450 AGAMA 451 Islam .1 Peribadatan .11 Sholat .12 Zakat Fitrah .13 Puasa .14 MTQ .2 Rumah Ibadah .3 Tokoh Agama .4 Pendidikan .41 Tinggi 42 Menengah .43 Dasar .44 Pondok Pesantren .45 Gedung Sekolah .46 Tenaga Pengajar .47 Buku .48 Dakwah .49 Organisasi / Lembaga Pendidikan .5 Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb .6 Peradilan .7 Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama .8 Mazhab 456 Urusan Haji .1 ONH .2 Manasik 860 PENILAIAN 861 Penghargaan .1 Bintang/Satyalencana .2 Kenaikan Pangkat Anumerta .3 Kenaikan Gaji Istimewa .4 Hadiah Berupa Uang .5 Pegawai Teladan