Fasesdelaconsultora

Laentrada
CompilacinporME.GuadalupeE.Nogueira

EnesteapartadosedescribenlospasosyespecficamentelaENTRADAcomoelprimerpasode laconsultora.

Contenido
Introduccin..................................................................................................................................3 Elprocesodeconsultora..............................................................................................................5 Fasesdelprocesodeconsultora..................................................................................................5 ENTRADAINICIACIN(PREPARACININICIAL)......................................................................5 DIAGNSTICO...........................................................................................................................6 RESPUESTAPLANIFICACINDEMEDIDAS..............................................................................6 DESUNINAPLICACIN(IMPLEMENTACION)........................................................................6 CIERRETERMINACIN............................................................................................................6 ENTRADAIniciacinpreparacininicial...................................................................................7 Enresumenloquesedebelograrenestaetapa:.....................................................................9 Resistenciaalcambio..............................................................................................................10

 Introduccin
Existeunagamasumamenteampliadeenfoques,tcnicas,mtodos,modosyestilos de consultora. Esta diversidad es una de las caractersticas ms interesantes de la consultora,yaqueinclusoclientesconproblemasmuyespecficospuedenencontrar unconsultorqueseadapteasuorganizacinysituacinparticular. Noobstante,laconsultorasecaracterizanosloporladiversidad,sinotambinpor ciertosprincipiosymtodoscomunes.Algunosdeellossonaplicadosporlainmensa mayora de los consultores. Por ejemplo, las pruebas psicolgicas constituyen una tcnica especial de investigacin que se emplea nicamente en ciertas tareas de seleccinpersonal.Algunosconsultoresseoponeninclusoaestatcnica.Encambio, todos los consultores se sirven de las entrevistas y deben estar capacitados para redactarinformes.Laentrevistaylaredaccindeinformessontcnicasfundamentales delaconsultora. Enpocaspalabras,unmtodoeficazdeconsultoraindicacmosehandeabordarlas dosdimensionesesencialesdelcambioenlasorganizacionesclientes: Unadimensintcnicavinculadaconlanaturalezadelagestinoproblemade la organizacin que afronta el cliente y la forma de que este problema se puedeanalizaryresolver. Unadimensinhumana,esdecir,larelacinentreelconsultoryelclienteyla formaenquelosmiembrosdelaorganizacinclientereaccionanaloscambios ypuedenayudaraplanificarlosyaplicarlos. Porrazonesmetodolgicas,setrataamenudoporseparadodeestasdosdimensiones. En la prctica de la consultora no se separan. Los problemas tcnicos y humanos de una organizacin estn interrelacionados y ser sumamente conveniente que as lo entiendaelconsultor. Enprimerlugar,elconsultorayudaalclienteaabordarsusproblemasdesdeunpunto devistatcnico.Elclienteesperaqueelconsultorposeaconsiderablesconocimientos tcnicos en la esfera de su organizacin; por ejemplo, las transacciones financiera 3

internacionales, el control computarizado de inventarios, los sistemas de indemnizacindelpersonalolaplanificacinestratgicadelafabricacindelosbienes de capital. Para abordar el problema de que se trata, el consultor aplica un mtodo riguroso de identificacin y solucin de los problemas, que incluye el acopio, la comprobacinylaverificacincruzadadeloshechos,ascomoelcuestionariodelas hiptesis e impresiones comunicadas por el cliente y el sometimiento de todos los resultados a un minucioso diagnstico. El consultor es igualmente metdico, pero tambinaplicaunamplioconjuntodetcnicascreativasenbuscadenuevassoluciones factibles,ladeterminacinyjustificacindelasmejoressolucionesquehadeelegirel cliente, la concepcin de panes de accin para la aplicacin de las propuestas y la ayudaalclienteparaorganizaryvigilaresaaplicacin. La relacin con la organizacin cliente para planificar y aplicar los cambios tiene mltiples facetas. El consultor y el cliente tienen que delimitar sus respectivas funciones, asegurndose de que sean complementarias, se apoyen mutuamente y sean plenamente entendidas por ambas partes, el consultor puede elegir entre diversas funciones (o modalidades) segn la ndole del problema y la experiencia y actitudes del cliente. El consultor procurar obtener la colaboracin del cliente en todaslasetapasdesutarea,conelfindequesteparticipeactivamenteydequeel resultado final de la consultora sea un logro conjunto, en lugar de atribuirse exclusivamentealconsultor. El objetivo final consiste en ayudar al cliente a introducir cambios progresivos en su organizacin. Y dotar a la Organizacin de una capacidad propia de cambio que sea capaz de dar consistencia a la mejora de forma continua Al ayudarlo a poner al descubierto y a resolver problemas tcnicos concretos, el consultor se ocupa, por consiguiente, de problemas humanos y de aspectos humanos del cambio de la organizacin. A los consultores se los llama a menudo gerentes del cambio. Esta designacindestacasupapeldeayudaenladeterminacindelanecesidaddelcambio yenlaplanificacinyaplicacindeste.Comouncambiodelaorganizacinentraa un cambio de sus miembros, el consultor debe abordar asimismo el aspecto psicolgico,ayudandoalclienteaprocederdemaneraquenosesuscitenresistenciaa lastransformacionesy,desernecesario,asuperaresaresistenciadeformaproactiva. 4

Elprocesodeconsultora
El proceso de consultora es una actividad conjunta del consultor y del cliente destinada a resolver un problema concreto y a aplicar los cambios deseados en la organizacindelcliente.Esteprocesotieneuncomienzo(seestablecelarelacinyse iniciaeltrabajo)yunfin(lapartidadelconsultor).Entreesosdosextremos,elproceso sepuedesubdividirenvariasfasesbsicas,loqueinducealconsultoryalclienteaser sistemticos y metdicos y a pasar de una fase a otra y de una operacin a otra, siguiendounasecuencialgicaytemporal.

ENTRADA

DIAGNSTICO RESPUESTA DESUNIN

En la bibliografa se pueden encontrar muchas formas diferentes de subdividir el procesodeconsultora,ociclo,comolollamanalgunosautores,enfasesprincipales. Diversosautoressugierenmodelosquecomprendendetresadiezfases.Estilutilizar unsimplemodelodecincofasesprincipales,queconsidera: 1. ENTRADAPREPARATIVOSOINICIACIN(PREPARACININICIAL) 2. DIAGNSTICODEFINICINDELPROBLEMA. 3. RESPUESTAPLANIFICACINDEMEDIDAS(PLANDEACCION) 4. DESUNINAPLICACIN(IMPLEMENTACION) 5. CIERRETERMINACIN.

Fasesdelprocesodeconsultora
ENTRADAINICIACIN(PREPARACININICIAL) Primeroscontactosconcliente Diagnsticopreliminar Planearelcometido 5

CIERRE

Propuestadetareas Contrato DIAGNSTICO Descubrirloshechos Anlisisysntesis Examendetalladodelproblema RESPUESTAPLANIFICACINDEMEDIDASPLANDEACCIN Elaborarsoluciones Evaluaropciones Propuestaalcliente Planearlaaplicacindemedidas DESUNINAPLICACIN(IMPLEMENTACION) Contribuiralaaplicacin Propuestadeajustes Capacitacin CIERRETERMINACIN Evaluacin Informefinal Establecercompromisos Planesdeseguimiento Retirada Como es obvio, no se puede aplicar un modelo universal en forma, indiscriminada a todos los problemas, pero constituye un buen marco para estructurar y planificar tareas y proyectos particulares. Al aplicar el modelo a una situacin concreta es posiblequeciertasfasessesuperpongan;porejemplo,laaplicacinpuedecomenzar antes de que quede terminada la planificacin de las medidas. Es tambin posible pasardeunaetapaposterioraunaanterior.Porejemplo,laevaluacinnosirvesolo 6

para efectuar la determinacin final de los resultados de la tarea y de los beneficios derivados del cambio (fase de terminacin), sino tambin para decidir si se vuelve haciaatrsyseadoptanmedidascorrectivas.Cadafasepuedesubdividirseenvarias subfasesoactividadesparalelas. En realidad, la consultora es esencialmente una forma de solucionar problemas. Las diferencias con respecto a otras formas de solucin de problemas radican en la participacin de un consultor. Por ello en este material se recoge buena cantidad de informacin e indicaciones de cmo manejar la solucin de problemas a nivel de la Organizacin las propias particularidades del proceso general de solucin de problemas.Elxitodelconsultordependerengranmedidadesudominiodestey sus tcnicas asociadas, as como su transferencia como mtodo, a los directivos y trabajadores de la organizacin cliente, que lo tendrn que aplicar da a da en su trabajocotidiano. Elmodelodelprocesodeconsultoraincluyetambinactividadesrelacionadasconla entradaenescenaylasalidadelconsultor,ascomodiversosaspectosdelarelacin consultorclienteenelcursodelproceso. El proceso de consultora puede considerarse como una variante del proceso de cambio, en la que se determina la necesidad del cambio y se preparan y aplican medidas concretas de cambio con la ayuda de un consultor. El proceso de cambio planificadoyeldeconsultorasiguenlamismalgicafundamental. Respectoalprocesodeconsultora,sertilhacerunabrevedescripcindesuscinco fasesbsicas,enlosrestantescaptulosseabordarancuestionesquecomplementaran estasvaloraciones.

ENTRADAIniciacinpreparacininicial
Enestaelconsultorcomienzaatrabajarconuncliente.Estafaseincluyesusprimeros contactos, las conversaciones acerca de lo que el cliente deseara modificar en su organizacinydequmaneraelconsultorpodraprestarleayuda,laaclaracindesus papeles respectivos, la preparacin de un plan de tareas basado en un anlisis preliminardelproblemaylanegociacinyconcertacindeuncontratodeconsultora. 7

Setratadeunafasepreparatoriaydeplanificacin.Noobstante,amenudoseinsiste enqueestafaseestableceloscimientosparatodoloqueseguir,dadoquelasfases siguientesestarnfuertementeinfluidasporlacalidaddeltrabajoconceptualrealizado y por el tipo de relaciones que el consultor establezca con su cliente desde el comienzo. En esta fase inicial puede asimismo suceder que una propuesta de cometido no se prepare a satisfaccin del cliente, o que se pida a varios consultores que presenten propuestas,entrelasqueseelegirunapararealizarlatarea. La etapa de preparacin inicial, iniciacin o entrada debe permitir al cliente y los consultantesunaprendizajemutuo,esunafasedeadaptacin,peroenellatambinse inicia la exploracin de la organizacin cliente y se formular el plan a seguir en la intervencin. El xito del proceso de consultora depende es buena medida de la confianza mutua existente y la integracin del equipo de consultores internos y externos por lo cual esto es trascendental para ambas partes y el consultar debe tener habilidades para facilitarlo. Es recomendable iniciar el trabajo de Informacin/Formacin por contactos iniciales conelmximolderdelaorganizacinycolaboradorescercanosdondeseformalicen cuestiones de amplio inters para el trabajo, se investiguen las expectativas y se aclaren los roles cuidando que en todo momento quede claro que la labor de los consultoresesdeAsesora,capacitacinyayudatransferenciadetecnologa...etc.y nunca tendr autoridad para tomar decisiones del que hacer y otras son responsabilidaddelosdirectivos. Pudieranargumentarsevariasrazonesparaestoenprimerlugarqueelconsultor,no tiene autoridad real en la organizacin cliente, pero a nuestro juicio lo esencial radicarendemostraralclientequeellospuedenytienenquetomardecisiones,que soncapacesdehacerloyqueellomejorarelresultadodeLaorganizacin,suprincipal tarea es formarlos, ayudarlos para que lo hagan mejor y adquieran capacidad propia de cambio, demostrarle que aplicando sistemticamente tcnicas y procedimientos puedenhacermejorsutrabajo. 8

EnestosintercambiosquepuedensertallesdesensibilizacinseaclararanSignificado deconceptos,filosofasactualesdetrabajo,enfoquesmetodolgicos,,etc. El intercambio con los consejos de direccin o juntas directivas posibilitara ambas tareas y permitir ir realizando un diagnstico inicial que despus el equipo complementar. Esimportanteenesteinicioprepararalostrabajadoresydirectivasenlasolucinde problemaseirintroducindolosenelusodetcnicasqueserndeutilidadentodoel trabajo, especial dedicacin debe hacrsele a la preparacin de los consultores internos que sern la semilla de la mejora continua y los lideres de ella en la organizacin. Estos talles de Involucramiento/ sensibilizacin/formacin no acabaran nunca; no profundizaremos ahora en tcnicas especficas que sern tratadas en el captulo de solucindeproblemas. Enresumenloquesedebelograrenestaetapa: Intercambiodeexpectativasdemetas,rolesyresponsabilidades. Acuerdosobretrminos,mtodosytcnicasautilizar. Preparacininicialdetodoslosimplicadosyenespeciallosequiposdeconsultores internos. Acciones de arriba abajo empezando por la alta direccin (talleres, sesiones de trabajo..) Realizacindeindiagnsticopreliminarenconjuntoporlosconsultoresinternosy externos. Elaboracin de una planificacin de la tarea a realizar y discutir y aprobar la propuesta. Concertarlacontratacinformalyasegurarqueelcontratopsicolgicoavanzala experiencia nos da algunas ideas de cmo hacer el trabajo despus de las reunionesinicialesconelGerente,director(mximadireccin),estopuedevariar segn el caso pero de inicio Ud puede hacer una sesin introductoria con el consejodirectivodonde: o Aclareyactualiceacercadetrminosytendenciasactuales. 9

o o

Expongaydiscutaalgunosconceptos,mtodosytcnicas. Realice un taller de identificacin de problemas usando algunas tcnicas (tormentadeideas,escriturasdeideas,mapadecolores).

Ejemplo:Revisarmisin,visin,estadoactualyrestriccionesparaavanzar. Estodebeirsereiterandoaotrosnivelesypermitirenriquecereldiagnsticoinicialy seguircomprometiendoyformandoalpersonaldelaorganizacin. Especialsignificadolotieneenestaetapalaformacin,integracinenequipoyhacer eldiagnsticopreliminarquepermitirplaneareltrabajoyconcertarelcontrato. Hayalgunascosasqueelconsultordebetenermuypresente. Todoloquehagaenformacineintegracindeequipo(quepuedeparecerprdidade tiempo)consolidaryacelerarelavancefuturo. Nosiempreelclientetieneunaclaridadenloquedesea: AntelapreguntaQuustedesdesean? Mejorarlosresultadospuedeserunarespuestareiterativa;peroquesignificaesto;en este caso se recomienda escribir el estado deseado, as se esclarece la situacin y se aprende a hacerlo de manera sistemtica.Ejemplo: Incrementar en el 10% las utilidades,etc. Incrementar 20 % las ventas... (Puede haber condicionantesque sera bueno incluir).Recuerde que usted no se comprometer con el xito en s, sino con incrementarlaprobabilidaddexito.Elxitoensidefenderdelascompetenciasyel compromiso que seamos capaces de ayudar a desarrollar, la participacin de los trabajadoresyDirectivosdelaorganizacinenellodirlaltimapalabra.Elgranfinal delavidanoeselconocimiento,laformacinylaadquisicindecompetencias,sino losresultadosdeloscambioscuantitativosycualitativosqueestasprovoquen. Resistenciaalcambio. Los mayores frenos en la actualidad son ideolgicos, cambiar ideas es la tarea ms difcilalaqueseenfrentarcualquierconsultorodirectivo. 10

Laresistenciaalcambiosiempreaparecenynosetratadevencer,sinodeconvencer, sololaconviccinnosllevaraavanzarenladireccinymagnituddeseada. Por regla general todo el que recurre a consultores est en una situacin donde las necesidadessuperaralasposibilidadesactuales. Siemprehabrunaformamejordehacerlascosasyobtenermejoresresultados. Finalmenteustedsegurohabrcomprendidolaimportanciadeestafasequeaunque unprocesodeconsultoraterminaformalmente,enunprocesodemejoracontinuano termina nunca, siempre hay algo que hacer en formacin, informacin e Involucramientosilosclientescomprendenesto,hanavanzadounbuentrechoenel caminodelxito.

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