KOMPETENSI MANAJERIAL KEPALA SEKOLAH PENDIDIKAN DASAR

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

MANAJEMEN TATA USAHA SEKOLAH DASAR

DIREKTORAT TENAGA KEPENDIDIKAN DIREKTORAT JENDERAL PENINGKATAN MUTU PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

TAHUN 2007

KATA PENGANTAR

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah/Madrasah telah ditetapkan bahwa ada 5 (lima) dimensi kompetensi yaitu: Kepribadian, Manajerial, Kewirausahaan, Supervisi dan Sosial. Dalam rangka pembinaan kompetensi calon kepala sekolah/kepala sekolah untuk menguasai lima dimensi kompetensi tersebut, Direktorat Tenaga Kependidikan telah berupaya menyusun naskah materi diklat pembinaan kompetensi untuk calon kepala sekolah/kepala sekolah. Naskah materi diklat pembinaan kompetensi ini disusun bertujuan untuk memberikan acuan bagi stakeholder di daerah dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan calon kepala sekolah/kepala sekolah agar dapat dihasilkan standar lulusan diklat yang sama di setiap daerah. Kami mengucapkan terimakasih kepada tim penyusun materi diklat pembinaan kompetensi calon kepala sekolah/kepala sekolah ini atas dedikasi dan kerja kerasnya sehingga naskah ini dapat diselesaikan. Semoga Tuhan Yang Maha Kuasa meridhoi upaya-upaya kita dalam meningkatkan mutu tenaga kependidikan.

Jakarta, Direktur Tenaga Kependidikan

Surya Dharma, MPA, Ph.D NIP. 130 783 511

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................................i DAFTAR ISI......................................................................................................................ii BAB I.................................................................................................................................1 PENDAHULUAN..............................................................................................................1 Tabel 1.1 Alokasi Waktu...................................................................................................3 BAB II................................................................................................................................5 ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN (KESEKRETARIATAN).........5 BAB III.............................................................................................................................16 ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARAN.....................16 Gambar 3.1 Skema Penyajian.........................................................................................16 Tabel 3.1 Contoh Format Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar per Semester...........................................................................................................................19 Tabel 3.2 Contoh Format Penentuan SKBM...................................................................20 Tabel 3.3 Contoh Format Perhitungan Hari Belajar Efektif............................................20 Tabel 3.4 Contoh Format Program Semester dan Tahunan............................................20 Tabel 3.5 Contoh Silabus dan Sistem Penilaian...............................................................21 Tabel 3.6 Contoh Format Buku Pemeriksaan Administrasi PBM..................................22 Tabel 3.7 Contoh Format Penilaian Psikomotor..............................................................23 Tabel 3.8 Contoh Format Penilaian Afektif.....................................................................24

ii

Tabel 3.9 Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program Pemebelajaran ..........................................................................................................................................24 Tabel 3.10 Contoh Jadwal Kerja Tahunan......................................................................27 Tabel 3.11 Contoh Jadwal Pelajaran Sekolah.................................................................29 BAB IV............................................................................................................................31 ADMINISTRASI KESISWAAN.....................................................................................31 Gambar 4.1 Skema Penyajian.........................................................................................31 Tabel 4.1 Contoh Daftar Kenaikan Kelas.......................................................................35 BAB V..............................................................................................................................37 ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA.........................................................37 Tabel 5.1 LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG......................46 Tabel 5.2 Contoh Berita Acara Serah Terima Barang.....................................................48 Tabel 5.3 Contoh Kartu Barang......................................................................................49 Tabel 5.4 Contoh Persediaan...........................................................................................50 Tabel 5.5 Buku Golongan Barang Inventaris..................................................................54 BAB VI............................................................................................................................55 ADMINISTRASI KEUANGAN......................................................................................55 Tabel 6.1 Rencana Pendapatan (dalam Rp).....................................................................62 Tabel 6.2 Rencana Belanja/Pengeluaran.........................................................................62 BAB VII...........................................................................................................................66 ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN...............................................................................66 DAFTAR RUJUKAN......................................................................................................72
iii

iv

DAFTAR GAMBAR KATA PENGANTAR........................................................................................................i DAFTAR ISI......................................................................................................................ii BAB I.................................................................................................................................1 PENDAHULUAN..............................................................................................................1 Tabel 1.1 Alokasi Waktu...................................................................................................3 BAB II................................................................................................................................5 ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN (KESEKRETARIATAN).........5 BAB III.............................................................................................................................16 ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARAN.....................16 Gambar 3.1 Skema Penyajian.........................................................................................16 Tabel 3.1 Contoh Format Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar per Semester...........................................................................................................................19 Tabel 3.2 Contoh Format Penentuan SKBM...................................................................20 Tabel 3.3 Contoh Format Perhitungan Hari Belajar Efektif............................................20 Tabel 3.4 Contoh Format Program Semester dan Tahunan............................................20 Tabel 3.5 Contoh Silabus dan Sistem Penilaian...............................................................21 Tabel 3.6 Contoh Format Buku Pemeriksaan Administrasi PBM..................................22 Tabel 3.7 Contoh Format Penilaian Psikomotor..............................................................23 Tabel 3.8 Contoh Format Penilaian Afektif.....................................................................24 Tabel 3.9 Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program Pemebelajaran ..........................................................................................................................................24
v

Tabel 3.10 Contoh Jadwal Kerja Tahunan......................................................................27 Tabel 3.11 Contoh Jadwal Pelajaran Sekolah.................................................................29 BAB IV............................................................................................................................31 ADMINISTRASI KESISWAAN.....................................................................................31 Gambar 4.1 Skema Penyajian.........................................................................................31 Tabel 4.1 Contoh Daftar Kenaikan Kelas.......................................................................35 BAB V..............................................................................................................................37 ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA.........................................................37 Tabel 5.1 LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG......................46 Tabel 5.2 Contoh Berita Acara Serah Terima Barang.....................................................48 Tabel 5.3 Contoh Kartu Barang......................................................................................49 Tabel 5.4 Contoh Persediaan...........................................................................................50 Tabel 5.5 Buku Golongan Barang Inventaris..................................................................54 BAB VI............................................................................................................................55 ADMINISTRASI KEUANGAN......................................................................................55 Tabel 6.1 Rencana Pendapatan (dalam Rp).....................................................................62 Tabel 6.2 Rencana Belanja/Pengeluaran.........................................................................62 BAB VII...........................................................................................................................66 ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN...............................................................................66 DAFTAR RUJUKAN......................................................................................................72

vi

vii

DAFTAR TABEL

KATA PENGANTAR........................................................................................................i DAFTAR ISI......................................................................................................................ii BAB I.................................................................................................................................1 PENDAHULUAN..............................................................................................................1 Tabel 1.1 Alokasi Waktu...................................................................................................3 BAB II................................................................................................................................5 ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN (KESEKRETARIATAN).........5 BAB III.............................................................................................................................16 ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARAN.....................16 Gambar 3.1 Skema Penyajian.........................................................................................16 Tabel 3.1 Contoh Format Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar per Semester...........................................................................................................................19 Tabel 3.2 Contoh Format Penentuan SKBM...................................................................20 Tabel 3.3 Contoh Format Perhitungan Hari Belajar Efektif............................................20 Tabel 3.4 Contoh Format Program Semester dan Tahunan............................................20 Tabel 3.5 Contoh Silabus dan Sistem Penilaian...............................................................21 Tabel 3.6 Contoh Format Buku Pemeriksaan Administrasi PBM..................................22 Tabel 3.7 Contoh Format Penilaian Psikomotor..............................................................23 Tabel 3.8 Contoh Format Penilaian Afektif.....................................................................24

viii

Tabel 3.9 Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program Pemebelajaran ..........................................................................................................................................24 Tabel 3.10 Contoh Jadwal Kerja Tahunan......................................................................27 Tabel 3.11 Contoh Jadwal Pelajaran Sekolah.................................................................29 BAB IV............................................................................................................................31 ADMINISTRASI KESISWAAN.....................................................................................31 Gambar 4.1 Skema Penyajian.........................................................................................31 Tabel 4.1 Contoh Daftar Kenaikan Kelas.......................................................................35 BAB V..............................................................................................................................37 ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA.........................................................37 Tabel 5.1 LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG......................46 Tabel 5.2 Contoh Berita Acara Serah Terima Barang.....................................................48 Tabel 5.3 Contoh Kartu Barang......................................................................................49 Tabel 5.4 Contoh Persediaan...........................................................................................50 Tabel 5.5 Buku Golongan Barang Inventaris..................................................................54 BAB VI............................................................................................................................55 ADMINISTRASI KEUANGAN......................................................................................55 Tabel 6.1 Rencana Pendapatan (dalam Rp).....................................................................62 Tabel 6.2 Rencana Belanja/Pengeluaran.........................................................................62 BAB VII...........................................................................................................................66 ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN...............................................................................66 DAFTAR RUJUKAN......................................................................................................72
ix

BAB I PENDAHULUAN

. Latar Belakang Salah satu kompetensi kepala sekolah/madrasah yang tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah/Madrasah tersebut adalah manajemen tata usaha sekolah/madrasah. Kepala sekolah yang bertugas sebagai pengelola sekolah memiliki peranan yang penting bagi pengembangan sekolah terkait dengan tugasnya tersebut. Oleh karena itu, peningkatan kompetensi manajemen tata usaha sekolah/madrasah sesuai perkembangan ipteks yang semakin pesat. Pelatihan ini diharapkan dapat bermanfaat dalam meningkatkan kemampuan kepala sekolah terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya khususnya bidang ketatausahaan sekolah/madrasah. Peningkatan kemampuan kepala sekolah dalam bidang ini diharapkan dapat membantu meningkatkan pelayanan administratif kepala sekolah sehingga dapat membantu meningkatkan mutu sekolah secara keseluruhan.

. Dimensi Kompetensi Dimensi kompetensi yang diharapkan dibentuk pada akhir

pendidikan dan pelatihan ini adalah dimensi kompetensi Manajerial

. Kompetensi yang Diharapkan Dicapai Pada akhir pendidikan dan pelatihan pada mata diklat Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar ini diharapkan peserta memiliki kompetensi Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Administrasi persuratan dan kearsipan Admnistrasi kurikulum dan pembelajaran Administrasi kesiswaan Administrasi perlengkapan Administrasi keuangan Administrasi kepegawaian

. Indikator Pencapaian Hasil Pada akhir pendidikan dan pelatihan pada mata diklat Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar ini diharapkan peserta mampu menjelaskan pengertian, tujuan, fungsi dan ruang lingkup dari : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Administrasi persuratan dan kearsipan Admnistrasi kurikulum dan pembelajaran Administrasi kesiswaan Administrasi perlengkapan Administrasi keuangan Administrasi kepegawaian

. Alokasi Waktu Tabel 1.1 Alokasi Waktu Materi Diklat Administrasi Persuratan dan Kearsipan Adminstrasi Kurikulum dan Pembelajaran Administrasi Kesiswaan Administrasi Perlengkapan Administrasi Keuangan Analisis Kepegawaian Alokasi 5 jam 5 jam 5 jam 5 jam 5 jam 5 jam

. Skenario Secara tentatif (dapat dikembangkan lebih lanjut oleh fasilitator pendidikan dan pelatihan), skenario pendidikan dan pelatihan materi Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar ini dapat dilakukan sebagai berikut : 1. 2. Perkenalan Penjelasan singkat tentang mekanisme diklat materi Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar 3. 4. Pre test Eksplorasi pemahaman peserta diklat tentang Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar 5. Presentasi materi dengan pendekatan interaktif dan multimedia teknologi 6. Diskusi pemecahan masalah ketatausahaan
3

7. 8. 9.

Presentasi hasil diskusi Diskusi pleno Post test

10. Penutup

BAB II ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN (KESEKRETARIATAN)

. Administrasi Persuratan i. Pengertian Administrasi dalam arti luas adalah organisasi dan manajemen. Dalam arti sempit dimaksudkan sebagai pengurusan atau tata usaha, yang bisa meliputi tata persuratan, arsip, pencatatan pelaksanaan kurikulum, kesiswaan, perlengkapan maupun keuangan dalam suatu organisasi. Guna memudahkan pemahaman terhadap tata persuratan dan kearsipan (kesekretariatan) perlu diberikan beberapa pengertian sebagai berikut. a. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. b. Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan. c. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. d. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
5

e.

Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan/barang, bahan lain yang dikirimkan.

f.

Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan menggunakan disampaikan kata-kata melalui biasa dan/atau Saat ini kata-kata telegram sandi jarang mengenai suatu hal yang perlu cepat diselesaikan dan telegraf. digunakan. Sebagai penggantinya digunakan e-mail.

g.

Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang untuk itu.

h.

Surat edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangan dan/perintah yang telah ada.

i.

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada sesorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

j.

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

k.

Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

l.

Surat

pengumuman

merupakan

surat

yang

berisi

pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.

m.

Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

n.

Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

o.

Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

p.

Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat ke luar.

q.

Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.

r.

Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau yang menyelesaikan isi surat.

s.

Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.

. Menyusun/Membuat Surat (Korespondensi) Fungsi surat adalah sebagai: (1) wakil dari pengirim/penulis, (2) bahan pembukti, (3) pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, (4) alat pengukur kegiatan organisasi, dan (4) sarana memperpendek jarak serta menyingkat waktu.

. Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik Syarat-syarat surat dinas yang baik antara lain adalah: (1) obyektif, (2) sistematika, (3) singkat, (4) jelas, (5) sopan, fisik menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya). Sesuaikan dengan petunjuk dari kab/kota

. Bahasa Surat 1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat. 2. Penulis yakin bahwa bahasa yang digunakan juga dimengerti oleh penerima surat. 3. 4. Menggunakan bahasa Indonesia baku yaitu yang baik dan benar. Kata yang dipergunakan: (1) sederhana, (2) umum, (3) bahasa Indonesia. Sedapat mungkin menghindari kata-kata dari bahasa asing.

. Bagian Surat Bagian surat meliputi: (1) kepala surat, (2) tanggal surat, (3) nomor surat, (4) perihal, (5) alamat, (6) salam pembuka, (7) isi surat, (8) salam penutup, (9) nama jabatan pengirim surat, (10) tempat tanda tangan/stempel, (11) nama pengirim surat, dan (12) tembusan.

. Kesekretariatan Sekretariat ialah bagian organisasi yang menangani pekerjaan yang bersifat penunjang. Sekretariat kegiatan ialah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian penataan terhadap pekerjaan

perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih lancar. Kesekretariatan: segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat (menyatakan kegiatan dan tata kerjanya). Sekretariat dapat berupa: (1) kantor atau kedudukan seorang sekretaris, (2) kantor atau tempat di mana sekretaris melakukan pekerjaannya, (3) pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh sekretaris, dan (4) pegawai atau kelompok sekretaris (Webster, 1956:1317). Administrasi kesekretariatan ialah kegiatan yang yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya, baik fisik maupun nonfisik untuk memfasilitasi berbagai jenis layanan dalam memperlancar kegiatan operasional atau kegiatan unit organisasi lini guna mencapai visi dan misinya secara efektif di mana unsur akuntabilitas dapat terpenuhi. Berdasarkan permen 24 th 2007 tentang Sarana prasarana : Sebuah SD/MI sekurang-kurangnya memiliki prasarana sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ruang kelas, ruang perpustakaan, laboratorium IPA, ruang pimpinan, ruang guru, tempat beribadah, ruang UKS,

8. 9.

jamban, gudang,

10. ruang sirkulasi, 11. tempat bermain/berolahraga. 1. Fungsi Sekretariat Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. Sekretariat berfungsi: (1) menghimpun, (2) mencatat, (3) mengolah, (4) menggandakan, (5) mengirim, dan (6) menyimpan. ii. Tujuan Administrasi Kesekretariatan Administrasi kesekretariatan bertujuan untuk: (1) memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, intern dan ekstern; (2) mengamankan rahasia perusahaan/organisasi; dan (3) mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen. iii. Fungsi Administrasi Kesekretariatan Fungsi administrasi kesekretariatan adalah untuk: (1) mengadakan pencatatan secara tepat guna dan tepat waktu semua kegiatan manajemen, menurut sistem yang ditentukan, digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sumber informasi; (b) alat pelaksanaan pusat ketatausahaan; (3) alat komunikasi pelaksana pemegang perusahaan/organisasi; dan (4) pusat dokumentasi.

10

iv.

Ruang Lingkup Kegiatan Sekretariat dan Administrasi Kesekretariatan Pada umumnya, ruang lingkup kegiatan sekretariat meliputi: (1) menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanannya; (2) menyelenggarakan masyarakat); (3) tata hubungan, intern dan ekstern (hubungan rapat; (4) menyelenggarakan kepanitiaan

menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rahasia; (5) menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan; (6) menyelenggarakan tugas bantuan lain yang menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi. Ruang lingkup administrasi kesekretariatan: administrasi perkantoran, kepegawaian, keuangan, materiil dan kehumasan. Untuk melaksanakan kegiatan administrasi kesekretariatan secara efektif dan efisien perlu menerapkan fungsi manajemen berikut. a. Perencanaan: (1) administrasi perkantoran, (2) tata naskah dalam kearsipan, (3) administrasi kepegawaian, (4) administrasi keuangan, dan (5) administrasi materiil dan kehumasan b. c. Pengkoordinasian Penggerakkan: (1) pengarahan atas kegiatan perkantoran secara efektif; (2) mengaplikasikan kebijakan kepegawaian yang dapat meningkatkan semangat kerja pegawai melalui orientasi, pelatihan, promosi, dan kesejahteraan; (3) menciptakan komunikasi efektif antara bawahan dan atasan; dan (4) mengkoordinasikan kegiatan berbagai unit.

11

d.

Pengawasan: Kegiatan pengukuran hasil kerja terhadap standar dan rencana memperbaiki penyimpangan agar memberi hasil optimal.

e.

Pelaporan: menyampaikan perkembangan/hasil kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan sumber daya, baik lisan maupun tertulis kepada pihak yang berkepentingan.

v.

Prinsip-Prinsip Administrasi Kesekretariatan Prinsip-prinsip administrasi kesekretariatan adalah: (1) fasilitatif; (2)

pelayanan prima; (3) legalitas; (4) dinamika; (5) pemberdayaan; (6) informasional; (7) efisiensi dan efektivitas; (8) jaringan kerja; (9) sentralisasi, desentralisasi dan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi; (10) tepat waktu; (11) telaahan staf; (12) kompetensi; (13) imbalan yang wajar dan adil; dan (14) perlakuan yang sama pada setiap orang. vi. Prinsip-prinsip Administrasi Kearsipan: Prinsip-prnsip administrasi kearsipan adalah: (1) legalitas, (2) efisiensi, (3) pembakuan, (4) pertanggungjawaban, (5) keterkaitan, (6) ketepatan,(7) keamanan, (8) ketelitian, (9) kejelasan, dan (10) asas gabungan (sentralisasi dan desentralisasi).

. Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan Pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diorganisasikan dengan asas: (1) sentralisasi, (2) desentralisasi, dan (3) gabungan.

12

. Komunikasi Dalam Bekerja Keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh lima unsur yaitu: (1) komunikator, (2) bentuk berita atau pesan, (3) penerima berita, (4) prosedur pengiriman berita, dan (5) reaksi. Agar tujuan berkomunikasi jelas, maka hal yang perlu dipertimbangkan: 1. 2. 3. 4. Siapa yang akan menerima pesan Bagaimana penerima akan menginterpretasikan pesan Bagaimana iklim/suasana antara pengirim dengan penerima Mutu komunikasi

. Efisiensi Kerja Efisiensi merupakan cara yang: (1) termudah, dan (2) termurah. Asas efisiensi: terencana, sederhana, penggabungan, dan hemat. Faktor yang mempengaruhi efeisiensi kerja: gerakan dan waktu. . Pengurusan Surat Pengurusan surat merupakan bagian dari administrasi kantor sekolah dan dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah. Pengurusan surat meliputi mencatat, mengarahkan, dan megendalikan surat baik surat masuk maupun surat ke luar. Pengurusan Surat Masuk Proses pengurusan surat masuk dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah. Banyaknya petugas disesuaikan dengan kebutuhan. Urutan kerjanya : menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku ekspedisi pengantar surat, kemudian memilah surat untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi, memilah surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka). Begitu juga membuka surat-surat yang tidak rahasia mengeluarkan dari sampulnya, memilah surat-surat yang penting dan
13

tidak penting (rutin), dan menyampaikan surat dinas yang sudah dipilah kepada petugas pencatat surat. Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.

. Uraian Tentang Format Surat Disesuaikan dengan ketentuan setempat.

. Pengelolaan Arsip Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Bagi sekolah-sekolah arsip harus dikelola dengan baik, dengan sistem: (1) masalah, (2) abjad, (3) tanggal, dan (4) wilayah. Hal ini dimaksudkan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat. Arsip-arsip pasif yang penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar tejamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akte tanah, akte pendirian gedung, akte status sekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971). Untuk mencegah terjadinya penumpukkan arsip yang tidak berguna, dilakukan penyusutan arsip, pemusnahan arsip-arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979.

. Jenis Surat yang Diarsipkan Jenis surat yang diarsipkan lihat subjudul A.1. di atas.

14

. Laporan 1. Bentuk Laporan Bentuk penyampaian informasi secara lisan/tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada di antara mereka. ii. Fungsi laporan Fungsi laporan adalah sebagai alat: pertanggungjawaban (bagi bawahan), pengambilan keputusan (bagi atasan). iii. Syarat kualitas laporan Syarat laporan yang bermutu adalah: correct (benar atau apa adanya), clear (jelas), complete (lengkap), consistent (ajeg), courtesy (sopan), consumer (penerimanya), form (format), dan tepat waktunya. iv. Syarat Penyusun Laporan Bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan: (1) menguasai syarat laporan yang bermutu, (2) menguasai masalah yang akan dilaporkan; (3) mempunyai minat/kesanggupan, obyektif, teliti, analitis, kooperatif dan open-minded; (4) menggunakan bahasa tulisan yang baik, (5) menggunakan kata/istilah sederhana, jelas dan mudah dimengerti, dan (6) menguasai statistik untuk laporan kuantitatif dan teknik pengumpulan data. v. Langkah-langkah Pembuatan Laporan Langkah pokok/prosedur dalam pembuatan laporan: (1) menentukan perihal (subyek), (2) mengumpulkan data, (3) mengklasifikasi data, (4) mengevaluasi dan mengolah data, dan (5) membuat kerangka atau sistematika laporan. Sistematikan laporan tergantung aturan setempat.

15

BAB III ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARAN

. Skema Penyajian

Gambar 3.1 Skema Penyajian

16

. Konsep Administrasi Kurikulum 1. Pengertian Kurikulum Kurikulum ialah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi dan bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan tertentu. Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP) pada jenjang pendidikan dasar dan menengah dikembangkan oleh sekolah dan komite sekolah berpedoman pada standar isi (Permen No.22 ) dan standar kompetensi lulusan (Permen No. 23) serta panduan penyusunan kurikulum yang dibuat oleh BSNP dengan memperhatikan prinsip-prinsip pengembangan kurikulum. Ruang lingkup administrasi kurikulum dan program pengajaran meliputi dokumen: 1. Standar Isi Meliputi: (1) Kerangka dasar dan struktur kurikulum yang merupakan pedoman dalam penyusunan kurikulum pada tingkat satuan pendidikan, (2) Beban belajar bagi peserta didik pada satuan pendidikan dasar dan menengah, (3) Kurikulum tingkat satuan pendidikan yang akan dikembangkan dan disusun oleh guru berdasarkan panduan penyusunan kurikulum sebagai bagian tidak terpisahkan dari standar isi, pendidikan (4) pada Kalender pendidikan satuan pendidikan untuk jenjang penyelenggaraan BSNP. Struktur kurikulum disusun berdasarkan standar kompetensi lulusan dan standar kompetensi mata pelajaran.

pendidikan dasar dan menengah. Standar isi dikembangkan oleh

17

2. Standar Kompetensi Lulusan Standar kompetensi lulusan digunakan sebagai pedoman penilaian dalam penentuan kelulusan peserta didik dari satuan pendidikan. Standar Kompetensi lulusan ini meliputi kompetensi seluruh mata pelajaran atau kelompok mata pelajaran. Kompetensi lulusan ini mencakup aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan. 3. Standar Penilaian Pendidikan Standar Penilaian adalah standar yang mengatur mekanisme, prosedur, dan instrument penilaian prestasi belajar peserta didik. Penilaian pendidikan pada jenjang pendidikan dasar dan menengah seperti tertuang dalam PP 19 tahun 2005 terdiri atas penilaian: (1) hasil belajar oleh pendidik, (2) hasil belajar oleh satuan pendidikan; dan (3) hasil belajar oleh Pemerintah. Panduan penilaian setiap kelompok mata pelajaran yang diterbitkan oleh BSNP. Panduan penilaian tersebut meliputi kelompok mata pelajaran: (1) agama dan akhlak mulia, (2) kewarganegaraan dan kepribadian, (3) ilmu pengetahuan dan teknologi, (4) estetika; dan (5) jasmani, olahraga, dan kesehatan. 4. Perangkat Pembelajaran Perangkat pembelajaran yang dapat disusun oleh sekolah meliputi: (1) Pemetaan Kompetensi Dasar setiap Mata Pelajaran (Analisis Konteks); (2) Standar Ketuntasan Belajar Minimal (SKBM), SKBM adalah pencapaian kompetensi dasar mata pelajaran oleh siswa per mata pelajaran. Penetapan SKBM ini dilakukan oleh forum guru yang berada di lingkungan sekolah yang bersangkutan maupun dengan sekolah yang terdekat (MGMP); (3) Perhitungan hari belajar efektif/ kalender pembelajaran; (4) Program Tahunan, Program
18

Semester; (5) Pengembangan Silabus dan Sistem Penilaian; (6) Program Satuan Pembelajaran (PSP) dan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP); (7) Jadwal Pelajaran; (8) Tugas siswa; (9) Pengembangan diri/Ekstrakurikuler; (10) Program Perbaikan dan Pengayaan; (11) Buku nilai; (12) Leger/DKN; (13) Kumpulan soal; (14) Grafik daya serap/ketuntasan belajar per MP; (15) Grafik nilai UAN (siswa baru dan siswa lulusan); (16) Supervisi PBM; (17) Daftar buku-buku wajib, alat peraga dan referensi. 5. Contoh Format Administrasi Kurikulum dan Program Pembelajaran 1) Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar per Semester Mata Pelajaran Kelas/Semester Tahun Pelajaran Sekolah : : : :

Tabel 3.1 Contoh Format Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar per Semester No. Standar Kompetensi Kompetensi Indikator Dasar Aspek Penguasaan Keterampilan Konsep Sosial

2)

Penentuan SKBM
19

Tabel 3.2 Contoh Format Penentuan SKBM No. KD/Indikato r Esensia l Kompleksitas Intake Siswa Sumber Pendukung Kriteria/Aspek SKBM

3)

Perhitungan Hari Belajar Efektif

SMA/SMK .. Tahun Pelajaran 2006-2007 Semester Ganjil Tabel 3.3 Contoh Format Perhitungan Hari Belajar Efektif
Bulan Hari Minggu Minggu Libur Jumlah Khusus Umum Semester Jumlah Hari

Efektif Efektif

4) Mata Pelajaran Jenjang Kelas/Semester Tahun Pelajaran : : : :

Program Semester dan Tahunan

Tabel 3.4 Contoh Format Program Semester dan Tahunan

No Kompetensi Diberikan pada bulan ke Target Ketuntasan Ket.

20

Dasar Jul Agt Sep Okt Nov Des

(%) .. Renc.

Pelaks

5) Nama Sekolah Mata Pelajaran Kelas/Semester Standar Kompetensi

Contoh Silabus dan Sistem Penilaian : : : :

Tabel 3.5 Contoh Silabus dan Sistem Penilaian

Kompetensi Dasar Materi Pembelajaran Kegiatan Pembelajaran Jenis tagihan: Indikator Penilaian Alokasi Sumber Waktu Bahan

Bentuk Instrumen:

6)

Buku Pemeriksaan Administrasi PBM

21

Tabel 3.6 Contoh Format Buku Pemeriksaan Administrasi PBM

No. Nama Mata Guru Pelajaran Kelas A. Program Pengajaran Standar Kompetensi Tgl. No Tgl. No. Tgl. No RPP/PMH III IV

Keterangan: PT PS : Program Tahunan : Program semester

RPP : Rencana Pelaksanaan Pembelajaran PMH : Persiapan Mingguan/Harian 7) Satuan Pendidikan : Mata Pelajaran Kelas/Semester : : : Komponen Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)

Materi Pembelajaran Alokasi Waktu :

a. STANDAR KOMPETENSI b. KOMPETENSI DASAR c. TUJUAN PEMBELAJARAN

22

d. INDIKATOR e. MATERI PEMBELAJARAN f. STRATEGI PEMBELAJARAN 1) Kegiatan Awal 2) Kegiatan Inti 3) Kegiatan Akhir g. SUMBER BELAJAR/Bahan h. PENILAIAN 1) Jenis tagihan 2) Bentuk 3) Soal. 8) Contoh Format Penilaian Psikomotor

Tabel 3.7 Contoh Format Penilaian Psikomotor No Nama Menggunakan Demonstrasi .......... Jumlah RataSiswa Alat rata

skala 0-20 21-40 41-60 61-80 tidak tepat kurang tepat Tepat tepat sekali tidak bagus kurang bagus bagus bagus sekali
23

tidak sesuai kurang sesuai sesuai sesuai sekali

81-100

sangat tepat sangat bagus 9) Contoh Format Penilaian Afektif

sangat sesuai

Tabel 3.8 Contoh Format Penilaian Afektif No Nama Kedisiplinan Kerjasama Ide Kreativitas Jumlah RataSiswa rata

skala A B C D amat baik Baik Cukup Kurang 76-100 51-75 26-50 26-50

10) Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program Pemebelajaran Tabel 3.9 Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program Pemebelajaran No. Komponen Ada Tidak ada Buku/ Dokumen Kurikulum a. Standar Isi (kerangka dasar, struktur kurikulum)
24

Keterangan 1. TRL 2. KTRL

b. Standar Proses c. Standar Kompetensi lulusan (standar kompetensi, kompetensi dasar) d. Standar Penilaian e. Panduan panduan (Penyusunan Silabus dan Penilaian, pembelajaran) Penyusunan Program Pengajaran a. Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi dasar setiap Mata Pelajaran b. Standar Ketuntasan Belajar Minimal (SKBM) c. Perhitungan hari belajar efektif/ kalender pembelajaran d. Program semester dan Tahunan e. Silabus dan system penilaian setiap mata pelajaran f. Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) g. Jadwal Pelajaran h. Tugas siswa i. Pengembangan diri/Ekstrakur j. Perbaikan dan Pengayaan Buku Nilai a. Data Siswa b. Ulangan harian c. Ulangan umum d. Tugas siswa Leger/DKN
25

Kumpulan soal a. Ulangan harian b. Ulangan umum Grafik Daya Serap/Ketuntasan Belajar Grafik pencapaian target kompetensi Grafik rata-rata nilai UAN a. Siswa Baru b. Siswa Lulusan Observasi kelas a. Kunjungan semua guru b. Catatan tentang guru setelah diobservasi Daftar buku wajib/alat peraga dan referensi

TRL

= tertib, rapi, dan lengkap

KTRL =kurang tertib, rapi, dan lengkap

. Administrasi Program Pembelajaran Dalam melakukan tugasnya sehari-hari Kepala Sekolah dibantu oleh Wakil Kepala Sekolah, guru, tenaga administrasi sekolah, dan tenaga kependidikan lainnya yang ada di bawah pembinaannya. Agar kegiatan Kepala Sekolah dapat mencapai sasaran optimal diperlukan adanya jadwal kerja Kepala Sekolah yang meliputi kegiatan-kegiatan harian, mingguan, bulanan, caturwulan dan tahunan. Contoh format-format yang dipergunakan untuk menunjang kegiatan sekolah, adalah seperti di halaman berikut. Kepala sekolah diharapkan dapat mengembangkan format-format tersebut berdasarkan kreativitas yang dimiliki dan kebutuhan sekolah masing-masing.

26

Tabel 3.10 Contoh Jadwal Kerja Tahunan JADWAL PROGRAM KERJA TAHUNAN TAHUN PELAJARAN : ... /

27

No. Uraian Tugas (1) I (2) Umum

Waktu Kegiatan 7 (3) 8 (4) I 9 (5) 10 (6) 11 (7) 12 (8)

CATUR WULAN II 1 (9) 2 (10) 3 (11) 4 (12) III 5 (13) 6 (14) (15) Keterangan

1. Pembuatan program kerja tahunan 2. Fungsionalisasi ruangan/lingkungan 3. Fungsionalisasi ketenagaan 4. Rapat-rapat 5. Upacara sekolah 6. .. II Kurikulum 1. Pembagian tugas mengajar/ penyusunana jadwal 2. Penyusunan program pengajaran 3. Penyajian pelajaran/pelaksanaan KBM 4. Evaluasi a. Ulangan umum b. Ujian akhir 5. Kenaikan kelas/pemilihan Program pengajaran khusus
28

Tabel 3.11 Contoh Jadwal Pelajaran Sekolah Identitas Sekolah (Nama dan Alamat Sekolah) JADWAL PELAJARAN SEKOLAH TAHUN PELAJARAN : ... / Hari/Jam Kelas Senin Selasa Rabu Kode Kode

Pelajaran 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 Guru Mt.pel

Hari/Jam

Senin

Selasa

Rabu

Kode

Kode

29

Kelas

Pelajaran 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 Guru Mt.pel

30

BAB IV ADMINISTRASI KESISWAAN

. Skema Penyajian

Gambar 4.1 Skema Penyajian

31

. Tujuan dan Sasaran Administrasi Kesiswaan Tujuan administrasi kesiswaan adalah mengatur kegiatan-kegiatan peserta didik dari mulai masuk sekolah sampai lulus sekolah. Pengaturan kegiatan peserta didik tersebut diarahkan pada peningkatan mutu kegiatan belajar mengajar baik intra maupun ekstra kurikuler, sehingga memberikan kontribusi bagi pencapaian visi, misi, dan tujuan sekolah serta tujuan pendidikan secara keseluruhan. Sasaran administrasi kesiswaan adalah seluruh siswa pada setiap tingkat, dan jenjang pendidikan.

. Ruang Lingkup Ruang lingkup administrasi kesiswaan meliputi: (1) Perencanaan peserta didik yang diawali dengan penerimaan siswa baru, dan Masa Orientasi Siswa (MOS). Penerimaan siswa baru (PSB) meliputi: penentuan kebijaksanaan PSB, sistem PSB, Kriteria PSB, prosedur PSB, dan pemecahan problema-problema PSB. Orientasi Siswa Baru, meliputi pengaturan hari-hari pertama sekolah, masa orientasi siswa (MOS), pendekatan yang digunakan dalam MOS, dan teknik-teknik yang digunakan dalam orientasi siswa; (2) pemilahan data siswa, (3) pengisian format data siswa, (4) buku klaper (buku induk siswa), (5) daftar kehadiran siswa, (6) daftar kelas/leger, (7) buku kemajuan siswa/jurnal, (8) Nominasi siswa (8355), (9) Buku mutasi siswa, (10) Nominasi peserta UAS/UNAS (US 1), (11) Dokumen penyerahan STTB, (12) Tata tertib siswa, (13) Papan absen kelas, (14) Papan data, (15) Kohort (arus perkembangan siswa sejak awal, sampai akhir jenjang pendidikan).

. Administrasi Pembinaan Kesiswaan Pembinaan kesiswaan adalah suatu kegiatan yang meliputi perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, pengawasan, penilaian, pengembangan dan

32

pemberian berbagai bentuk kegiatan kepada peserta didik sebagai insan pribadi, insan pendidikan sesuai dengan nilai-nilai luhur Pancasila dan Tujuan Pendidikan Nasional. 1. Materi dan Jalur Pembinaan Kesiswaan Materi pembinaan kesiswaan mencakup pembinaan: (1) ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa; (2) kehidupan berbangsa dan bernegara; (3) pendidikan pendahuluan bela Negara, (4) kepribadian dan budi pekerti luhur, (5) berorganisasi, pendidikan politik, dan kepemimpinan; (6) keterampilan dan kewirausahaan, (7) kesegaran jasmani dan daya kreasi; dan (8) persepsi, apresiasi, dan kreasi seni. Jalur pembinaan kesiswaan meliputi: (1) organisasi kesiswaan, (2) latihan kepemimpinan, (3) kegiatan ekstrakurikuler, dan (4) kegiatan wawasan wiyatamandala ii. Organisasi Kesiswaan Setiap sekolah wajib membentuk organisasi kesiswaan berupa Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS). OSIS merupakan satu-satunya wadah organisasi siswa yang sah di sekolah untuk mencapai tujuan pembinaan dan pengembangan kesiswaan. OSIS bersifat intra sekolah, artinya tidak ada hubungan organisatoris dengan OSIS di sekolah lain, dan tidak menjadi bagian dari organisasi lain yang ada di luar sekolah. Oleh karena itu setiap siswa secara otomatis menjadi anggota OSIS di sekolah bersangkutan. Keanggotaan itu secara otomatis berakhir dengan keluarnya siswa dari sekolah yang bersangkutan. iii. Pelatihan Kepemimpinan Pelatihan kepemimpinan meliputi pelatihan kepemimpinan bagi: (1) Pembina OSIS, (2) pengurus OSIS, (3) perwakilan kelas, (4) anggota OSIS.

33

iv.

Kegiatan Ekstrakurikuler Kegiatan pengayaan ekstrakurikuler berkaitan merupakan dengan kegiatan perbaikan dan

yang

program

kurikuler.

Kegiatan

ekstrakurikuler dimaksudkan untuk lebih memantapkan pembentukan kepribadian. Kegiatan ekstrakurikuler dilakukan di luar jam pelajaran yang tercantum dalam susunan program sesuai dengan keadaan dan kebutuhan sekolah. Kegiatan ekstrakurikuler adalah pembinaan: (1) ketaqwan terhadap Tuhan Yang Maha Esa; (2) kehidupan berbangsa dan bernegara; (3) pendidikan pendahuluan bela Negara; (4) kepribadian dan berakhlak mulya; (5) berorganisasi, pendidikan politik, dan kepemimpinan; (6) keterampilan dan kewiraswastaan; (7) kesegaran jasmani dan daya kreasi; dan (8) persepsi, apresiasi, dan kreasi seni. v. Kegiatan Wawasan Wiyatamandala Wawasan wyatamandala adalah suatu pandangan yang

mengandung unsur-unsur: (1) sekolah sebagai lingkungan pendidikan; (2) kepala sekolah mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas penyelenggaraan pendidikan dalam lingkungan sekolahnya; (3) antar guru dan orang tua siswa harus ada saling pengertian dan kerjasama yang erat; (4) para warga sekolah, baik di dalam maupun di luar lingkungan sekolah harus senantiasa menjunjung tinggi martabat dan citra guru; (5) sekolah harus bertumpu pada masyarakat sekitarnya, dan mendukung kerukunan antar warga sekolah; tetap menjaga terbinanya kerukunan antar warga sekolah.

. Format Administrasi Kesiswaan Format-format administrasi kesiswaan dapat dikembangkan kepala

sekolah berdasarkan kreativitas kepala sekolah dan kebutuhan sekolah masing34

masing, dengan memperhatikan petunjuk yang dikeluarkan oleh Depdiknas dan pemerintah Kabupaten/Kota yang mutakhir .

Contoh Format Daftar Kenaikan Kelas ( Depdiknas: Diretoktorat Pendidikan TK dan SD : jakarta 2003)

Tabel 4.1 Contoh Daftar Kenaikan Kelas Nomor Statistik Sekolah

NAMA SEKOLAH STATUS SEKOLAH ALAMAT SEKOLAH DESA/KELURAHAN KECAMATAN KABUPATEN/KOTA PROVINSI

: ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... : .......................................

35

DAFTAR KENAIKAN KELAS Tahun pelajaran : ........./............. Nomor Nama Siswa Urut Induk (1) (2) (3) Jenis Kenaikan Keterangan

Kelamin kelas L P N T (4) (5) (6) (7)

(8)

Jumlah Presentase

Mengetahui Kepala Sekolah

...............,.............200 Guru Kelas

(............................) NIP

(............................) NIP.

36

BAB V ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

. Pengertian Administrasi perlengkapan ialah semua kegiatan pencatatan yang berkenaan dengan perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pemanfaatan, penyaluran, dan penghapusan barang-barang yang ada di sekolah agar dapat digunakan sesuai dengan fungsinya. Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah, sedangkan prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah misalnya taman, jalan ke sekolah. Nawawi (1987) mengklasifikasikannya menjadi 3 (tiga) macam tinjauan berikut: (1) habis tidaknya dipakai; (2) bergerak tidaknya pada saat digunakan; dan (3) hubungannya dengan proses belajar mengajar. 1. Ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai Habis tidaknya dipakai, ada dua macam sarana pendidikan yaitu habis dipakai dan tahan lama. a. Habis dipakai Perlengkapan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang jika digunakan habis dalam waktu yang relatif singkat. Contohnya adalah kapur tulis, bahan kimia, pita mesin tulis, bola lampu, dan kertas. 2. Tahan lama Perlengkapan tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus menerus dalam waktu yang relatif
37

lama. Contohnya adalah buku, bangku sekolah, mesin tulis, atlas, globe, dan beberapa peralatan olahraga dan kesenian.. ii. Ditinjau dari Bergerak Tidaknya Apabila dilihat dari bergerak tidaknya pada saat digunakan, ada dua macam yaitu bergerak dan tidak bergerak. a. Yang bergerak Perlengkapan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah lemari sesuai arsip dengan sekolah kebutuhan misalnya, pemakaiannya. Contohnya:

merupakan salah satu sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindahkan ke mana-mana bila diinginkan, dan kendaraan dinas. 2. Yang tidak bergerak Perlengkapan yang tidak bisa bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan. Contohnya adalah tanah dan bangunan sekolah. iii. Ditinjau dari Hubungannya dengan Proses Belajar Mengajar Ditinjau dari fungsi atau peranannya terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar maka perlengkapan dibedakan menjadi tiga macam, yaitu alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran, walaupun kadangkadang ketiga macam sarana tersebut masih sukar dibedakan.

. Tujuan Administrasi Perlengkapan Tujuan administrasi perlengkapan adalah untuk memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pembelajaran di sekolah secara efektif dan efisien.

38

. Prinsip-Prinsip Administrasi Perlengkapan Prinsip administrasi perlengkapan: (1) pencapaian tujuan, (2) efisiensi, (3) administratif, (4) kejelasan tanggung jawab, (5) kekohesifan.

. Ruang Lingkup Administrasi Perlengkapan Administrasi perlengkapan memiliki ruang lingkup: (1) perencanaan (perencanaan kebutuhan dan biaya), (2) pengadaan, (3) penyimpanan dan penyaluran, (4) pengaturan tata letak dan pendayagunaan, (5) pemeliharaan perlengkapan, dan (6) penginventarisasian dan penghapusan.

. Perencanaan Perlengkapan Kegiatan perencanaan di bidang administrasi perlengkapan ditekankan pada perencanaan kebutuhan perlengkapan, disamping harus dibuat pula rencana biaya keseluruhan untuk melaksanakan tugas di bidang itu. Dalam menyusun rencana kebutuhan perlengkapan hendaknya diperhatikan keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya. Rencana kebutuhan hendaknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran. Setelah rencana kebutuhan perlengkapan selesai dibuat, selanjutnya disusun rencana biaya yang meliputi biaya-biaya pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyaluran, penginventarisan, dan penghapusan agar jangan sampai ada kegiatan yang tertinggal dalam penghitungan biaya yang diperlukan. Dalam menyusun rencana perlengkapan sekolah perlu diperhatikan pengadaan harus: (1) mengikuti pedoman/pembakuan, jenis, kuantitas dan kualitas perlengkapan yang diperlukan sekolah, (2) sesuai dengan plafon, (3) menyediakan dan menggunakan perlengkapan dalam kegiatan operasi, (4) memperhatikan cara menyimpan dan memelihara perlengkapan, (5) mengikuti prosedur pengelolaan perlengkapan, dan (6) harus melalui proses mengumpulkan dan mengolah data

39

perlengkapan. Untuk kegiatan dalam menyusun rencana pengadaan barang bergerak dibedakan menurut jenis barangnya: (1) habis pakai, dan (2) tak habis pakai.

. Pengadaan Perlengkapan Pengadaan perlengkapan sekolah meliputi buku, alat kantor, dan alat pendidikan, perabot, bangunan, dan tanah yang dalam pelaksanaannya harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengadaan dapat dilakukan dengan membeli, menyewa, sewa beli, hibah, dan membuat sendiri.

. Penyimpanan, Pengurusan, dan Penyaluran Perlengkapan Di sekolah ditunjuk seorang petugas urusan perlengkapan yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada kepala tata usaha sekolah. Penyimpanan dan penyaluran perlengkapan ialah semua kegiatan yang meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang. Pelaksanaan Penyimpanan harus dikelola sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan keefektivan dalam penggunaan tenaga, biaya alat-alat, dan tata kerja. Semua perlengkapan yang dibeli dan/atau diterima perlu dicatat dalam buku khusus.

. Laporan Administrasi Perlengkapan Seorang petugas urusan perlengkapan wajib melaporkan secara berkala keadaan barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal ikhwal yang terjadi dalam gudang misalnya kerusakan atau kehilangan.

40

. Pengaturan Tata Letak, dan Pendayagunaan, Perlengkapan Sekolah Tata letak perlengkapan sekolah mencakup pengaturan barang-barang yang digunakan oleh sekolah, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Penataan barang-barang tersebut perlu diatur sedemikian rupa sesuai dengan pedoman/ketentuan yang berlaku. Pengaturan tata letak dapat menggunakan prinsip TELER yaitu: Tertib, Efektif, Luwes, Efisien, dan Rapih.

. Pemeliharaan Perlengkapan Pemeliharaan merupakan kegiatan yang terus-menerus secara

berkesinambungan, untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap untuk dipakai. Menurut kurun waktunya, pemeliharaan perlengkapan dibedakan atas: (1) pemeliharaan sehari-hari, dan (2) pemeliharaan berkala.

41

Identitas Sekolah (Nama dan Alamat Sekolah)

Berita Acara Penerimaan/Pengeluaran Barang No: Pada hari ini.............................................................tanggal.................................. bertempat di........................................................................................................... Sesuai dengan surat :
pemberian permintaan

dari :................................................................

tanggal : ............................................ No.............................................................. telah terjadi penyerahan/pengeluaran barang antara :

1. Nama 2. Jabatan 3. Alamat

: ............................................................................................. : ............................................................................................. : ............................................................................................. sebagai pihak yang meyerahkan.

1. Nama 2. Jabatan 3. Alamat

: ............................................................................................. : ............................................................................................. : ............................................................................................. sebagai pihak yang menerima.

42

Barang-barang yang diserahterimakan seperti tercantum dalam daftar terlampir. Setelah diperiksa dan disaksikan oleh pihak ketiga ternyata terdapat/tidak terdapat ..................... ............................................... 20 ... Yang menerima, Yang menyerahkan,

NIP Saksi-saksi pihak ketiga 1. NIP 2. NIP

43

Identitas Sekolah (Nama dan Alamat Sekolah) Berita Acara Pemeriksaan Barang No: Pada hari ini ........................ tanggal ........................ kami Panitia Pemeriksa Barang/Alat-alat ........................ yang ditunjuk berdasarkan keputusan, yang terdiri dari 1. ..............................................................................................Ketua 2. ..............................................................................................Sekretaris 3. ..............................................................................................Anggota 4. ..............................................................................................Anggota 5. ..............................................................................................Anggota menerangkan dengan sesungguhnya bahwa setelah memeriksa dan meneliti barang-barang yang disertakan oleh 1. Nama : ...................................................................................................

2. Jabatan : ................................................................................................... 3. Alamat : ...................................................................................................

Yang dipesan oleh ........................ berdasarkan surat pesanan tanggal ........................ No. ........................ berupa 1. ................................................................................................................ 2. ................................................................................................................ 3. ................................................................................................................
44

Menurut pendapat kami .............................................................................................................. Perincian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap ................ ( .....) Demikian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap ................ ( ....) untuk dipergunakan sebagaimana mestinya Yang menyerahkan, Panitia Pemeriksa Barang, 1. .......................................... ( ................ ) 2. .......................................... ( ................ ) 3. .......................................... ( ................ ) 4. .......................................... ( ................ ) 5. .......................................... ( ................ ) ...................................... 20 . Mengetahui, Kepala ................................. NIP.

45

Tabel 5.1 LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG Banyaknya Kondisi No. Baran Spesifikasi Satuan Seharusny Keterangan Kenyataan Baik Rusak a g (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) ............................................... 20 .... Yang menyerahkan, Panitia Pemeriksa Barang, 1. .......................................... ( ................ ) 2. .......................................... ( ................ ) 3. .......................................... ( ................ ) 4. .......................................... ( ................ ) . 5. ............................................. ( ............... ) Nama

Mengetahui, Kepala .................................

46

Identitas Sekolah (Nama dan Alamat Sekolah) Berita Acara Penyerahan Barang No: Pada hari ini ................................................................... tanggal......................... bertempat di ........................................................................................................ Sesuai dengan Surat dari .................................................................................... tanggal ......................................................................... No................................... telah terjadi penyerahan barang antara: 1. Nama : .......................................................................................................

2. Jabatan : ....................................................................................................... 3. Alamat : ........................................................................................................ sebagai pihak yang menyerahkan 1. Nama :.........................................................................................................

2. Jabatan : ........................................................................................................ 3. Alamat : ........................................................................................................ sebagai pihak yang menerima Barang-barang yang diserahterimakan tercantum dalam daftar terlampir. ............................................... 20 ... Yang menerima, Yang menyerahkan,

NIP

NIP.

47

Identitas Sekolah (Nama dan Alamat Sekolah) BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG

Pada hari ini, .......................... tanggal .................... Telah dilaksanakan serah terima barang seperti tersebut di bawah ini sesuai dengan Berita Acara Pemeriksaan Barang tanggal .........................................................No. ..................................................... Tabel 5.2 Contoh Berita Acara Serah Terima Barang Nama Baran g Uraian (Spesifikasi ) Satuan Banyaknya Baik Kondisi Keterangan Rusak

48

Identitas Sekolah (Nama dan Alamat Sekolah)

GOLONGAN : ................................................................... SATUAN GUDANG : ................................................................... : ...................................................................

KARTU BARANG

Nama Barang

: ..............................

Kode Inventaris No. : .................

Tabel 5.3 Contoh Kartu Barang Tanggal Penerimaan/ Pengeluaran dari gudang Nomor Bukti Peneri maan
Pengeluaran

Jumlah Di Di

Kartu Persediaan Sisa Ket

terima keluarkan Barang

49

Identitas Sekolah (Nama dan Alamat Sekolah) PERSEDIAAN Nomor Kartu : .................................................. Nama Barang : .................................................. Tabel 5.4 Contoh Persediaan Tanggal (1) Uraian (2) Tanda Bukti Nomor Terima (4) (5) Sisa Keluar (6) (7) Keterangan (8)

Tanggal (3)

. Penginventarisan 1. Pengertian Penginventarisan adalah pencatatan atau pendaftaran barangbarang milik negara (yang dikuasai sekolah) secara tertib dan tertur menurut ketentuan dan tta cara yang berlaku. Barang inventaris sekolah adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melalui dana APBN, BOS, Komite Sekolah maupun diperoleh sebagai hadiah atau hibah, dan hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar. Tiap sekolah wajib menyelenggarakan penginventarisan barang milik negara yang dikuasai/diurus oleh sekolah masing-masing secara teratur, tertib, dan lengkap. Kepala Sekolah melakukan dan bertanggung jawab atas terlaksananya penginventarisan fisik dan pengisian daftar inventaris barang milik negara yang ada di sekolah termasuk mengusahakan/mengurus tanda bukti hak pemilikan tanah/sertifikat.
50

ii.

Pengadministrasian Barang Inventaris Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam Buku Induk Barang Inventaris, Buku Golongan Barang Inventaris, Buku Catatan barang Noninventaris, Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris, dan Daftar Rekap Barang Inventaris. a. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku untuk mencatat semua barang inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya. b. Buku Golongan barang Inventaris adalah buku pembantu untuk mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan. c. Buku Catatan Barang Noninventaris adalah buku untuk mencatat semua barang habis pakai, seperti: kapur, pensil, penghapus, papan tulis, kertas ketik, tinta dan sejenisnya. d. Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar untuk mencatat jumlah bertambah dan berkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangutan. Daftar ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing golongan inventaris. e. Membuat Daftar Isian Inventaris Daftar isian inventaris merupakan tempat mencatat semua barang inventaris menurut golongan barangnya. Daftar isian inventaris B3a, B3b, B3c, B3d, dan B3e disusun berdasarkan data dalam Buku Golongan Barang Inventaris B3. Pembedaan peralatan kantor dari alat teknis pendidikan dapat dilihat dalam lajur lokasi Buku Golongan Barang Inventaris. f. Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris

51

Daftar rekapitulasi barang inventaris merupakan daftar yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada tanggal 1 Januari April lalu, mutasi barang yang terjadi selam tahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1 Januari tahun anggaran berikutnya. Sekolah wajib mengisi daftar isian inventaris dan mebuat daftar rekapitulasi rangkap dua untuk disampaikan kepada unit kerja yang membawahinya 1 set (asli) dan untuk arsip sendiri 1 set (tembusan). iii. Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris Pada dasarnya tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan, ataupun di dalam ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut, bentuk lambang, sandi atau kode yang dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok, atau jenis barang dan haruslah orang bersifat dalam membantu/memudahkan penglihatan ingatan

mendapatkan kembali barang yang diinginkan. Sandi atau kode yang dipergunakan melambangkan nama atau uraian kelompok/jenis barang berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu, agar mudah diingat dan dikenali, serta memberi petunjuk mengenai formulir mana yang harus dipergunakan untuk tempat mencatat jenis barang tertentu. Di samping itu, tersusunnya angka nomor kode ini dimaksudkan agar memungkinkan pengembangan yang diperlukan, terutama oleh mereka yang secara langsung menangani pencatatn barang.

52

Untuk barang, pada umumnya nomor kode itu terdiri dari dari tujuh buah angka yang tersusun menjadi tiga dan empat angka, yang dipisahkan oleh sebuah tanda titik. Angka pertama dari susunan tiga angka di depan adalah untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan. Dua angka berikutnya yakni yang berada sebelum tanda titik, merupakan sandi pokok untuk kelompok barang (main division) menurut ketentuan di dalam tiaptiap formulir.

. Penghapusan 1. Pengertian Penghapusan barang inventaris ialah pelepasan sesuatu barang dari pemilikan tanggung jawab pengurusannya oleh pemerintah. Penghapusan barang inventaris sekolah berarti pelepasan sesuatu barang dari daftar inventaris yang ada di sekolah sesuai dengan peraturan dan tata cara yang berlaku. ii. Tujuan Penghapusan Penghapusan barang inventaris bertujuan untuk: (1) mencegah pemborosan, (2) membebaskan ruangan dari penumpukan. iii. Syarat-syarat Barang Inventaris yang Dapat Dihapuskan Barang inventaris yang dapat dipertimbangkan untuk dihapus harus memenuhi sekurang-kurangnya salah satu syarat (1) rusak berat, (2) biaya yang besar, (3) tidak seimbang dengan biaya pemeliharaan; (4) out to date, dan (5) hilang.

53

Identitas Sekolah (Nama dan Alamat Sekolah) BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Golongan Barang

: .............................................................

Angka Sandi Jenis Barang : ............................................................. Tabel 5.5 Buku Golongan Barang Inventaris Keterangan No. Urut Nomor Induk 2 Kode g 3 4 Barang Jumlah nomor, ukuran, dsb) 5 6 Urut Buku Baran Nama Barang (merek Nama Satuan Tahun Pembuatan Keadaa n Barang 9 Lokasi Perolehan Harga Keterangan

10

11

12

54

BAB VI ADMINISTRASI KEUANGAN

. Kelengkapan Administrasi Untuk penyelenggaraan tata usaha keuangan diperlukan kelengkapan sebagai berikut: 1. Kutipan Daftar Isian Pengeluaran Anggaran (DIPA): menyangkut perincian biaya-biaya yang diperlukan oleh sekolah yang bersangkutan.

ii.

Buku Register Surat Perintah Membayar (SPM): Merupakan buku pembantu dan berisi kolom-kolom sebagai berikut: (1) nomor urut (untuk tahun anggaran), (2) tanggal dan nomor SPM, (3) besarnya uang, (4) uraian (untuk keperluan apa), (5) tanggal terima, (6) tanggal diuangkan, dan (7) keterangan. Hal-hal yang perlu diketahui mengenai SPM adalah: (1) dikeluarkan oleh KPKN atas dasat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang diajukan bendahara, dan (2) harus melalui bendahara dan dibukukan dalam kas umum.

iii.

Buku Pembantu/buku harian Buku pembantu digunakan untuk melakukan pencatatn sirkulasi yang terjadi setiap hari, baik pengeluaran maupun penerimaannya. Buku itu merupakan buku pegangan bagi Bendaharawan.

55

iv.

Buku Kas Umum Buku Kas Umum dapat digunakan secara umum. Artinya buku itu mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran uang. Buku tersebut secara umum memuat bagian, pos, dan mata anggaran yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran, baik berupa uang tunai, uang yang ada di Bank, maupun Giro Pos.

v.

Jenis dan Cara Penggunaan Buku Kas Umum a. Ada dua jenis Buku Kas Umum 1) Buku Kas Umum berbentuk scontro Buku ini sangat sederhana, tidak banyak kolom. Kolom uraian dapat digunakan untuk uraian penerimaan dan uraian pengeluaran. Begitu pula dalam kolom mata anggaran juga juga digunakan untuk mata anggaran pengeluaran digunakan dan apabila penerimaan. Buku Bendaharawan tersebut dapat harus mengelola

banyak -mata anggaran. Buku ini digunakan apabila jenisjenis penerimaan/pengeluaran 10 jenis atau lebih sesuai dengan Instruksi Mendikbud tanggal 16 September 1983 No.13/M/1983. 2) Buku Kas Umum Tabelaris Buku Kas Umum berbentuk tabelaris mempunyai banyak kolom, sesuai dengan keperluan dan banyak pos atau mata anggaran. Kemudian lajur uraian dan sebagainya pada penerimaan tidak menjadi satu pada lajur uraian dan pos atau mata anggaran pada pengeluaran.
56

Lajur penerimaan sebelah kiri memuat beberapa

2. Cara penggunaan Buku Kas Umum 1) Sebelum buku itu digunakan dihitung terlebih dahulu jumlah halaman, kemudian dicantumkan di halaman depan jumlah itu dan kemudian ditandatangani oleh Bendaharawan dengan diketahui atasan langsungnya. 2) Pada sampul depan diberikan label. Tiap halaman diberi nomor dan diparaf Bedaharawan. Dicantumkan tanggal, bulan dan tahun sejak buku dikeluarkan. Pada halaman terakhir Buku Kas Umum harus disediakan untuk catatan pemeriksa. 3) Buku Kas Umum dikerjakan Kas sendiri oleh kecuali

Bendaharawan/Pemegang

bersangkutan,

ditentukan lain oleh pejabat/atasan yang berwenang. 4) Setiap akhir bulan dilakukan penutupan buku, sehingga akan namapak jelas berapa saldo lebih atau berapa saldo kurang. 5) Setiap tutup buku pada akhir bulan, Bendaharawan harus melakukan penutupan dan menandatangani pada buku tersebut dengan diketahui oleh atasan Bendaharawan. Selanjutnya diterangkan berapa uang kas, berapa uang Bank, dan sebagainya. 6) Dalam rangka pemindahan halaman, apabila halaman tersebut tidak muat untuk pembukuan satu bulan, maka harus ada keterangan jumlah yang dipindahkan ke halaman berikutnya.

57

7)

Pemindahan

saldo

lebih

dan

saldo

kurang

pada

pembukuan bulan berikut: a) Saldo lebih dipindahkan pada lajur penerimaan sebelah kiri; b) Saldo kurang dipindahkan pada lajur penegluaran sebelah kanan. Disarankan penutupan Buku Kas selalu dicatat dalam register mengenai penutupan Kas (pasal 10 Keputusan Menteri Keuangan No.332/V/1976) vi. Daftar Penerimaan Gaji/Uang Lembur a. Daftar gaji diajukan ke KPKN dengan format Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang ditandatangani oleh Bendaharawan dan Kepala Sekolah. b. Gaji dan uang lembur hanya boleh dibayarkan kepada yang berhak menerimanya. Tanda tangan yang berhak harus lengkap dan tidak dibenarkan diganti dengan paraf. c. Bilamana gaji/uang lembur diterima melalui orang lain, maka penerimaan harus mempergunakan surat kuasa yang dilampirkan pada daftar gaji. vii. Buku setoran ke Bank/KPKN Giro yang diterima melalui KPKN harus disetor ke Bank Pemerintah dengan buku setoran yang diterima dari bank tersebut dan kemudian dibukukan dalam bentuk Buku Bank dan Buku Kas Umum sebagai penerimaan.

58

viii.

Arsip Bukti Pengeluaran Buku Pengeluaran (UYHD) merupakan Uang lampiran Yang dari Harus Surat

Dipertanggungjawabkan

Pertanggungjawaban Rutin (SPJR) yang dibuat untuk masa satu bulan, yaitu dari awal sampai dengan akhir bulan. Laporan ini harus sudah dikirim ke KPKN paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Satu tembusan SPJR disimpan sebagai arsip pengeluaran sekolah yang bersangkutan. ix. Laporan Keuangan Di samping SPJR yang dikirimkan tiap-tiap bulan, Bendahara harus mengirimkan laporan keuangan per triwulan dan per tahun. Yang dimaksudkan dengan triwulan adalah jangka waktu tiga bulan anggaran, dan yang dimaksud dengan tahunan adalah waktu satu tahun anggaran. Pengaturan dan pengisian format dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. x. Buku Penerimaan Beasiswa Buku ini merupakan pembukuan dari beasiswa yang diterima di sekolah untuk diteruskan kepada siswa yang berhak/bersangkutan Untuk pembukuan ini diperlukan: (1) daftar nama penerima beasiswa dengan keterangan sumber, jenis, dan jumlah beasiswa yang diterimanya, dan (2) bukti tanda terima secara kolektif tiap jenis beasiswa. xi. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) disusun oleh Kepala Sekolah bersama Wakil Kepala Sekolah dan

59

Kepala Urusan dibantu oleh guru dan tenaga tata usaha yang ditunjuk. xii. Format Menyusun RAPBS (Lihat halaman berikut)

. Sumber-Sumber Pembiayaan Pendidikan di Sekolah Kegiatan belajar mengajar di sekolah didukung oleh beberapa sumber dana yang jumlahnya berbeda-beda sesuai dengan lokasi dan lingkungannya. Secara umum sumber pembiayaan pendidikan di sekolah terdiri dari: (1) Pembangunan, (2) rutin, (3) BOS, (4) Pemda, dan (5) donatur.

. Bukti-Bukti Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Keuangan Setiap bukti-bukti pengeluaran sebagai pertanggungjawaban keuangan Negara harus memenuhi: (1) tujuan anggaran yang tercantum dalam DIPA, (2) yang berhak menerima pembayaran (sesuai dengan dokumen kontrak atau lainnya), dan (3) pembayaran sebatas dana yang ada di dalam DIPA.

. Pemeriksaan Kas oleh Atasan Langsung Sesuai dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia, atasan langsung Bendaharawan mengadakan pemeriksaan kas terhadap Bendaharawan sedikitnya 3 bulan sekali. Jika pemeriksaan kas menemukan adanya tindak pidana, maka hal itu wajib dilaporkan atasan langsung sebagai laporan khusus kepada pejabat eselon dengan tembusan kepada inspektur jenderal.

60

61

Tabel 6.1 Rencana Pendapatan (dalam Rp) Sumber Pendapatan Pembangunan Rutin BOS Pemda

Jenis Pendapatan Jumlah

Jumlah Biaya

Donatur

Insidentil

Jumlah

Tabel 6.2 Rencana Belanja/Pengeluaran Program Kegiatan Uraian Kegiatan Sasara Unit Cost n Jumlah Biaya Sumber Biaya Pemb. Rutin BOS Pemda Danatu Insidentil Jumlah r Jumlah

62

. Butir-Butir Pengelolaan Kas untuk Bendaharawan

1.

Sisa uang tunai dalam Kas Bendaharawan tidak boleh lebih dari Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah).

2.

Setiap bendaharawan harus mempunyai brankas atau peti kas untuk menyimpan uang tunai yang ditempatkan sedemikian rupa sehingga terjamin keamanannya.

3.

Apabila Bendharawan tidak memiliki brankas/peti kas maka uang tunai tidak dibenarkan disimpan dalam laci, meja/almari/filling kabinet dan lain-lain, tetapi harus dititipkan kepada bendaharawan lainnya yang memiliki brankas atau peti kas sehingga uang titipan tersebut ditempatkan dalam bungkusan atau amplop tertutup sehingga tidak tercampur dengan uang lainnya dan dibuat berita acara/surat keterangan penitipan uang.

4.

Untuk

menyimpan

uang

di

Bank,

bendaharawan

hanya

diperkenankan memiliki satu rekening Bank pada Bank pemerintah dan dilarang pada Bank Swasta atau atas nama pribadi.
5.

Saldo rekening bank adalah merupakan bagian dari sisa buku kas umum.

6.

Tanda bukti pengeluaran/penerimaan terdiri dari Asli dan Tembusan serta pada tanda bukti asli dibubuhi tanda tangan/tulisan asli.

7.

Tanda bukti kas diberikan nomor urut dari buku kas umum, kecuali tanda bukti penerimaan pada Bendaharawan. Khusus penerimaan diberikan nomor urut dari Buku Pembantu.

8.

Tanda bukti penerimaan/pengeluaran harus dibuat atas nama instansi/kantor/satuan kerja/proyek dan tidak diperkenankan atas nama pribadi.

63

9.

Dalam tanda bukti pengeluaran jumlah yang tertulis dengan huruf harus sama dengan yang tertulis dengan angka tanpa cacat baik coretan maupun perubahan, dan uraian dalam tanda bukti pengeluaran harus jelas sesuai dengan tujuan pengeluaran yang tercantum dalam APBN.

10.

Tanda Bukti pengeluaran harus ditandatangani oleh yang berhak menerima pembayarab dengan tinta/bolpoint serta dicantumkan tanggal, bulan, tahun, dan tempat pembayaran dan alamat jelas penerima pembayaran.

11.

Khusus

tanda

bukti

penerimaan bulan,

harus dan

ditandatangani tempat

oleh

Bendaharawan Khusu Penerimaan dengan tinta/bolpoint serta dicantumkan tanggal, tahun, kedudukan bendaharawan.
12.

Dalam tanda bukti penegluaran yang diajukan kepada negara untuk memperoleh pembayaran, harus disertai dokumen yang dasar dari penerimaan.

13.

Tanda bukti pengeluaran yang diajukan oleh pihak ketiga kepada negara untuk memperoleh pembayaran, harus disertai dokumen yang menjadi dasar dari pengeluaran.

14.

Apabila pihak ketiga disamping tagihannya kepada negara juga mempunyai hutang pada negara yang lamgsung ada hubungannya dengan tagihan tersebut termasuk perpajakan (PPH dan PPN dan pajak lainnya), utang tersebut harus diperhitungkan.

15.

Bendaharawan harus yakin bahwa tanda tangan untuk lunas adalah dari yang berhak menerima pembayaran dan apabila yang tersangkut tidak dapat menandatangani sendiri tanda bukti pembayaran, pembayaran hanya dapat dilakukan dengan surat otentik sebagai tanda lunas.

64

16.

Sebelum dilakukan pembayaran, tanda bukti pembayaran harus disetujui, pembayaran tanda bukti ditandatangani oleh atasan langsung/pemimpin proyek dan dinyatakan tanggal lunas pembayarannya serta ditandatangani Bendaharawan.

65

BAB VII ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

. Pengertian Administrasi kepegawaian adalah kegiatan mencakup penetapan norma, standar, prosedur, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, kesejahteraan, dan pemberhentian tenaga kependidikan sekolah agar dapat melaksanakan tugas dan fungsinya dalam mencapai tujuan sekolah.

. Tujuan Administrasi Kepegawaian Tujuan administrasi kepegawaian adalah untuk mewujudkan keseragaman perlakuan hukum bagi tenaga kependidikan sekolah dasar dalam melaksanakan tugas dan fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

. Komponen Administrasi Kepegawaian Komponen administrasi kepegawaian meliputi penyusunan formasi, pengadaan, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, dan pemberhentian tenaga kependidikan di sekolah.

. Penyusunan Formasi Menurut Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian Pasal 15 ayat:

66

1.

Jumlah dan sususan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi.

2.

Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.

Jenis Tenaga SD: 1 orang minimal S1 kependidikan, 1 guru untuk setiap kelas/rombel, 1 guru agama sesuai agama siswa, 1 guru penjas dan kesehatan, 1 petugas TU minimal SMK Administrasi Perkantoran, 1 guru mulok, 1 pejaga/kebersihan minimal SLTP sederajat, 1 tenaga fungsional: BP, pustakawan, lab, teknisi. 1. Penerimaan (Pengadaan) Pegawai Pengadaan pegawai adalah untuk mengisi formasi yang lowong dan untuk mendapatkan pegawai yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pengadaan pegawai merupakan proses yang dimulai dari perencanaan, pengumuman, penyaringan, dan pengangkatan CPNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS. ii. Membuat Buku Induk Pegawai Untuk menginventarisasi tenaga yang ada, baik tenaga guru maupun tenaga kependidikan lainnya, di sekolah harus ada buku induk pegawai yang pembuatannya disesuaikan dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku. Yang perlu dicatat adalah Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS ) dan pegawai negeri sipil (PNS) yang ada di sekolah, baik PNS Diknas, Instansi lain pusat atau daerah. iii. Kelengkapan File Administrasi Kepegawaian File kepegawaian adalah kumpulan dokumen sah yang dimiliki oleh pegawai yang berhubungan dengan kepentingan administrasi

67

kepegawaian. Dokumen tersebut dikumpulkan dalam satu file ( order) diberi pasfoto, nama dan NIP. iv. Latihan Prajabatan Bagi Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS) baik guru maupun tenaga kependidikan lainnya diwajibkan mengikuti prajabatan sesuai dengan tingkatan masing-masing. Tujuan dari dilaksanakannya prajabatan adalah agar CPNS tersebut terampil dalam melaksanakan tugas yang dipercayai kepadanya. v. Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Sipil Pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian PNS harus

mengacu pada PP RI Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian PNS. vi. Nomor Induk Pegawai (NIP) NIP dan Karpeg ditetapkan secara terpusat oleh BAKN, baik bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat maupun Pegawai Negeri Sipil Pusat yang diperbantukan/dipekerjakan pada Daerah Otonom atau Instansi lain. vii. Daftar Urutan Kepangkatan (DUK) DUK adalah suatu daftar yang memuat nama PNS pada unit organisasi atau unit kerja yang disusun menurut tingkat kepangkatan yang digunakan sebagai bahan obyektif dalam pembinaan karier, mengetahui jumlah PNS di unit organisasi atau unit kerja dan dibuat setiap tahun. viii. Kartu Pegawai (Karpeg) Karpeg adalah kartu identitas pegawai dan hanya diberikan kepada pegawai sekolah yang berlaku selama yang bersangkutan menjadi pegawai. Karpeg PNS diterbitkan oleh Kepala Badan Kepegawaian

68

Negara/Daerah, sedangkan karpeg non-PNS diatur oleh yayasan atau sekolah masing-masing. ix. Kenaikan Gaji Berkala Kepada Pegawai Negeri Sipil diberi kenaikan gaji berkala apabila telah memenuhi syarat-syarat berikut: (1) a. Masa kerja Golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala, dan (2) Nilai rata-rata penilaian pelaksanaan pekerjaan(DP-3) sekurang- kurangnya cukup. x. Kenaikan Pangkat Kenaikan pangkat PNS harus mengaju pada PPRI Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan atas PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS. Jenis Kenaikan Pangkat, adalah: (1) Kenaikan Pangkat Reguler, (2) Kenaikan Pangkat Pilihan, (3) Kenaikan Pangkat Istimewa, (4) Kenaikan Pangkat Pengabdian, (5) Kenaikan Pangkat Anumerta, (6) Kenaikan Pangkat menjadi Pejabat Negara, (7) Kenaikan Pangkat dalam Penugasan di Luar Instansi, (8) Kenaikan Pangkat dalam Wajib Militer, (9) Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah, dan (10) Kenaikan Pangkat Lainlain. xi. Tata Cara Pengajaran Usul Penetapan Angka Kredit Setiap guru berdasarkan bukti prestasi yang sesuai dengan ketentuan jumlah angka kredit yang dipersyaratkan, yang diperkirakan telah memenuhi syarat untuk kenaikan jabatan/pangkat setingkat lebih tinggi, dapat menyampaikan bukti-bukti yang telah ditetapkan. xii. Cuti Cuti adalah hak bagi pegawai negeri sipil, yang diberikan dengan tujuan untuk menjamin kesegaran jasmani dan rohani. Pegawai Negeri Sipil setelah bekerja selama jangka waktu tertentu. Cuti itu diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976. Jenis cuti: (1) Cuti Tahunan,
69

(2) Cuti Besar, (3) Cuti Sakit, (4) Cuti Bersalin, (5) Cuti karena Alasan Penting, (6) Cuti di Luar Tanggungan Negara.

. Pembinaan Pegawai Pembinaan pegawai dilakukan oleh kepala sekolah sebagai pimpinan unit melalui: (1) pengusulan untuk mengikuti pelatihan prajabatan bagi sekolah negeri, sedangkan untuk sekolah swasta melalui masa percobaan; (2) pengusulan untuk mengadakan sendiri pelatihan kemampuan profesional; (3) pembinaan secara rutin; (4) pemberian penghargaan, (5) pembinaan disiplin tenaga kependidikan (Lihat PP30 Tahun 1980 ada 26 kewajiban dan 18 larangan bagi PNS); (6) penjaminan terlaksananya hak tenaga kependidikan antara lain cuti dan kepengurusan kenaikan pangkat pengusulan penghargaan; dan (7) pembuatan DP3.

. Pemberhentian dan Pemensiunan Pemberhentian PNS masih tetap diatur dengan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian pegawai yang berpangkat Pembina Utama Muda (golongan IV/c) sampai Pembina Utama (golongan IV/e) yang berhak memberhentikan adalah presiden. Pemberhentian PNS pusat yang berpangkat Pembina (golongan IV/a) sampai Pembina Tingkat I (golongan IV/b) oleh Menteri di lingkungan masing-masing, sedangkan pemberhentian PNS yang berpangkat Penata Tingkat I (golongan III/d) ditetapkan oleh pejabat di bawahnya. Pemberhentian PNS daerah yang berpangkat Pembina Tingkat I (golongan IV/b) ke bawah ditetapkan oleh Pembina Pegawai di Daerah. Khusus untuk pemberhentian PNS pusat dan daerah karena mencapai batas usia pensiun, tewas, meningal dunia, cacat karena dinas oleh Kepala BKN.

70

. Sarana/Kelengkapan Administrasi Kepegawaian Untuk sarana kelengkapan administrasi kepegawaian digunakan beberpa format. Jenis format yang dimasud adalah sebagai berikut: (1) Buku Induk Pegawai, (2) Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil, (3) Permohonan Cuti Tahunan, (4) Surat Izin Cuti Tahunan, (5) Permohonan Cuti Besar, (6) Surat Izin Cuti Besar, (7) Permohonan Cuti Sakit, (8) Surat Izin Cuti Sakit, (9) Permohonan Cuti Bersalin, (10) Surat Izin Cuti Bersalin, (11) Permohonan Cuti Alasan Penting, (12) Surat Izin Cuti Alasan Penting, (13) Permohonan Cuti di Luar Tanggungan Negara, (14) Surat Izin Cuti di Luar Tanggungan Negara, (15) Kartu Cuti Pegawai, (16) Daftar Mutasi Kepangkatan, (17) Uraian Tugas, (18) Pemberian Kenaikan Gaji Berkala, (19) Permohonan Izin Belajar, (20) Surat Pernyataan Persetujuan, (21) Usul Mutasi, (22) Usul Kenaikan Pangkat. Berikut ini diberikan contoh format buku induk pegawai. Sedangkan untuk format-format lainnya diserahkan pada kreativitas dan inovasi calon kepala sekolah terkecuali sudah format baku yang harus dipatuhi.

71

DAFTAR RUJUKAN

Anonim 1. 2003. Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Kejuruan Depdiknas 2003. Depdiknas: Jakarta. Anonim 2. 2003. Pelatihan Kepala Tata Usaha Sekolah Menengah Umum, Bahan Acuan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kanwil Propinsi Jawa Barat. Proyek Peningkatan Mutu SMU Jawa Barat 2000: Bandung. Anonim 3. 1997. Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Umum Depdiknas 1997. Depdiknas: Jakarta. Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Umum Depdiknas 1997. Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Kejuruan Depdiknas 2003. PP No. 19 tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan. UURI Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional UURI Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas UURI Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian.

72

LAMPIRAN

73