Organizaciones

Administración: Una ventaja competitiva

Snell, Bateman
McGraw Hill, 4ta Edición 2001
Capítulo 8

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 1

 Teoría General de Sistemas en los Procesos Organizacionales
• Sistemas Abiertos vs. Sistemas Cerrados
– Las organizaciones son sistemas abiertos
Sistemas Administrados, diseñados y operados para alcanzar un que dependen de su ambiente exterior
conjunto específico de objetivos – El ambiente reacciona a los elementos de
salida que mediante la retroalimentación le
proporciona nuevos elementos de entrada al
sistema

Ambiente Externo • Eficiencia es la proporción entre los

Materia Prima elementos de salida y los de entrada
Recursos Humanos
Energía Entradas
Organización Salidas Bienes y
Recursos Financieros
Procesos de Servicios • Eficacia es el punto en que los elementos
Información
Transformación de salida de la organización corresponden a
Equipos los deseos y necesidades del medio externo

• Equifinalidad Es un concepto que afirma

Retroalimentación que existen muchos caminos para lograr el
mismo resultado No insiste en la “única y
mejor manera de hacer las cosas”
Teoría de Sistemas Sistema
Establece que una Conjunto de partes • Sinergia “La totalidad puede ser mayor a la
Organización es un interdependientes que suma de las partes”
conjunto de elementos procesan y
interdependientes, que a transforman los
su vez son elementos de entrada
interdependientes con el en elementos de
ambiente externo salida

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 2

 Fundamentos de la Organización
El Organigrama
 El Organigrama
– El organigrama describe gráficamente los puestos en
la compañía y cómo están organizados
– Indica el esquema de la estructura de mandos, es
decir, quién le reporta a quién, y cuales actividades
se realizan en cada área
Organigrama
Estructura de conformación y división del
trabajo en una organización
Presidente

1. Los Cuadros representan trabajos distintos

2. Los títulos muestran el trabajo desempeñado
Finanzas IyD Marketing Personal por cada unidad
3. La presentación de informes y las relaciones de
autoridad se muestran mediante líneas que
Producción Ventas muestran la conexión “Superior – Subordinado”
4. Los niveles de autorización se indican de
acuerdo al número de capas horizontales. Todas
las personas que están en un mismo rango y
reportan a una misma persona están en un nivel

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 3

 Fundamentos de la Organización
El Organigrama
 Diferenciación
Aspecto del ambiente interno de la Organización creado por
la especialización del empleo y la función del trabajo
“La organización está compuesta de muchas unidades que
trabajan sobre tipos diferentes de tareas, usando distintas
aptitudes y métodos de trabajo”
– División del Trabajo
• El trabajo está subdividido en tareas menores
• Diversas personas y unidades en toda la
organización realizan tareas diferentes
– Especialización
• Diferentes personas o grupos con frecuencia
desempeñan partes específicas de la tarea
completa
– Tipos de Diferenciación
• Elevada: Alta complejidad, Número de unidades
y Especialización
• Intermedia
• Simple
UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza
 Integración
Grado hasta el punto en que las unidades de trabajo
diferenciadas trabajan juntas y coordinan sus
esfuerzos
“Estas unidades diferenciadas se juntan nuevamente de
modo que el trabajo se coordina en el producto total”
Los gerentes consideran los asuntos de integración de
manera independiente a la estructura
“Las tareas especializadas no pueden ser desarrolladas
de manera independiente”
– Comunicación y cooperación
• Requerida en algún grado entre las unidades
– Normalización
• Limita acciones e integra varias unidades
mediante la regulación de lo que la gente hace
– Coordinación
• Mediante los procedimientos que vinculan
diferentes partes de la organización para lograr la
misión total de ésta
• Ajuste Mutuo
Organizaciones 4
 Fundamentos de la Organización
El Organigrama – Diferenciación Vertical
 La Autoridad
– Derecho legítimo de tomar decisiones y decir a la gente qué
hacer
– Reside en los puestos más que en las personas.
– En empresas privadas, los propietarios tienen la autoridad.
En empresas pequeñas, el dueño toma el papel de gerente o
contrata a alguien que le reporta
– Por tradición, es el medio principal de operar una
organización. Las ordenes se ejecutan
UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza
Estructuras de Autoridad
Consejo Directivo
Grupo de personas elegidas por los accionistas.
El consejo toma decisiones de acuerdo al acta constitutiva
y sus estatutos
1. Selecciona, evalúa, recompensa y reemplaza al
Director General o CEO
2. Determina dirección estratégica y revisa el
comportamiento financiero
3. Asegura la conducta ética, socialmente responsable
y legal
Compuesto por Miembros externos de otras empresas y
de Directores Internos que son ejecutivos de la empresa
Director Ejecutivo en Jefe (CEO)
Elegido por el Consejo Directivo ocupando la posición de
mayor jerarquía en la pirámide organizacional
Responsable ante el consejo y propietarios del desempeño
de la organización
Equipo de Alta Dirección
El CEO comparte su autoridad con otros miembros claves
del equipo de alta dirección: Director de la Empresa,
Director en Jefe, Dir. Financiero y otros ejecutivos
Toman decisiones Críticas en equipo como una unidad
Organizaciones 5
 Fundamentos de la Organización
El Organigrama – Diferenciación Vertical
 Niveles Jerárquicos (Jerarquía)
Ejecutivo
Incluye el CEO, Directores y Subdirectores

Intermedio Nivel Ejecutivo o Estratégico

Incluye gerencias medias. Ejemplo: Nivel Intermedia (Técnico)
Gerente de una Planta Nivel Operativo

Operativo
Incluye Gerentes de Oficina, de área, supervisores y otros gerentes de primera línea

La tendencia es que mientras menos niveles haya en la organización será más

eficiente, rápida y efectiva en costos.

 Tramo de Control
Representa al número de subordinados que reportan directamente a un ejecutivo o
supervisor

 Tramos Cortos aumentan la verticalidad (Niveles de Reporte)

 Tramos Amplios potencian la organización plana con un menor número de
niveles

El tramo de control óptimo maximiza la eficacia

 Corto para permitir a los gerentes mantener el control sobre sus subordinados
 No tan limitado que potencie un sobrecontrol y un número excesivo de
gerentes para un número pequeño de subordinados

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 6

 Fundamentos de la Organización
El Organigrama – Diferenciación Vertical
 Delegación
La Delegación es la asignación de autoridad y responsabilidad a un subordinado de nivel inferior. Requiere que el
subordinado informe a su jefe respecto a cuán efectivamente se realizó la tarea.

Defina la meta en forma concreta

Seleccione a la persona para la

Pasos para una delegación
tarea
efectiva

Solicite las opiniones del

subordinado acerca de enfoques
sugeridos

Dé al subordinado autoridad,
tiempo y recursos (gente, dinero,
equipo) para desarrollar su
cometido

Programe verificaciones para

revisar el avance

Continúe mediante la discusión del

progreso en intervalos apropiados

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 7

Fundamentos de la Organización
El Organigrama – Diferenciación Vertical
 Descentralización y Toma de Decisiones

La delegación de la responsabilidad y autoridad descentraliza la toma de decisiones

Organizaciones Centralizadas toman decisiones en los niveles superiores

Organizaciones Descentralizadas se toman decisiones en los niveles inferiores

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 8

Fundamentos de la Organización
La Estructura Horizontal – La Organización Funcional
Infraestructura de la Empresa
 Estructura Horizontal

M
ar
Actividades Administración de Recursos Humanos

ge
Departamentos de Línea

n
de Apoyo
Unidades que tratan directamente con los Desarrollo Tecnológico
bienes y servicios fundamentales de la
organización. Ejemplos: Ingeniería, Adquisiciones
Manufactura, Operaciones, Venta,
Servicio, etc

n
Logística Logística Marketing

ge
ar
hacia el Operaciones hacia el y Servicios

M
Departamentos de Apoyo interior exterior Ventas
Unidades que apoyan los departamentos
de línea. Poseen habilidades
especializadas o profesionales. Ejemplos:
Investigación, Seguridad, Jurídico, Actividades Primarias
Relaciones Públicas, Recursos Humanos
Director
Departamentalización General
Subdivisión de una organización en Departamentos de Apoyo
unidades más pequeñas

Organización Funcional
Servicios de Adquisiciones Recursos
Departamentalización en torno a
actividades especializadas tales como tecnología de la Humanos
Producción, Mercadeo, Recursos información
Humanos, etc Es común ver los
departamentos organizados alrededor de
la cadena de valor de la compañía
Logística Operaciones Logística Mercadeo Servicio
hacia el hacia el y Ventas
Cadena de Valor interior exterior
Secuencia de actividades que fluyen desde
la materia prima hasta la entrega de un Departamentos de Línea
producto o servicio

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 9

 Fundamentos de la Organización
La Estructura Horizontal – La Organización Funcional
 La Organización Funcional
Ventajas Desventajas

Posibilidad de realizar economías de escala Concentración en la función y no en la empresa como un todo

Vigilancia del entorno más efectiva Pérdida de la Calidad Total del producto y la satisfacción del
cliente
Normas del desempeño se mantienen mejor
Los gerentes desarrollan especialización funcional, no en lo
general
Oportunidades de Adiestramiento Especializado y del Desarrollo
de Habilidades a profundidad
Surge conflicto entre las funciones que disminuye la
comunicación y coordinación empresarial
Las tomas de decisiones y las líneas de comunicación son
simples y entendidas claramente
Amenaza constante sobre la Integración Funcional

Pérdida de velocidad en la atención al entorno (Mercado y

Clientes)

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 10

 Fundamentos de la Organización
La Estructura Horizontal – La Organización Divisional
 La Organización Divisional
C o n s e jo D ir e c t iv o
Crea unidades en torno a Productos, Clientes o Regiones Por
geográficas
Producto
D ir e c t o r G e n e r a l
Surge como una alternativa a la organización funcional
agrupando todas las funciones dentro de una sola
división D iv is ió n d e h e r r a m ie n t a s D iv is ió n A e r o e s p a c ia l D iv is ió n d e T r a c t o r e s
p a r a e l h o g a r y e l ja r d ín
Crea una réplica de las funciones en todas las divisiones

R e c u rs o s H u m a n o s M e rc a d e o P r o d u c c ió n
Divisiones por Producto

En la organización de producto, todas las funciones que

contribuyen a un producto dado están organizadas bajo Presidente
un gerente. Ejemplo: Johnson & Jhonson cuenta con 168 Del consejo
divisiones independientes en 33 grupos, cada uno DG
responsable de un grupo de productos a nivel mundial

Gerente Gerente Gerente Gerente

Divisiones por Clientes y Regiones Geográficas Región Región Región Región
Oriente Centro Occidente Sur
Algunas compañías construyen divisiones alrededor de
grupos de clientes o alrededor de distinciones
geográficas En el caso de las regiones geográficas éstas Gerentes Gerentes Gerentes Gerentes
incluyen el distrito, territorio, región y país Generales Generales Generales Generales
Estados Estados Estados Estados
Orientales Centrales Occidentales Sureños

Organización Geográfica

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 11

 Fundamentos de la Organización
La Estructura Horizontal – La Organización Divisional
 La Organización Divisional
Ventajas Desventajas

Las necesidades de información se manejan con mayor facilidad
Las responsabilidades de las tareas son claras
Los gerentes son más independientes y responsables porque
generalmente cuentan con los recursos que necesitan para
desarrollar sus tareas.
La gente recibe capacitación más amplia. Los gerentes generales
desarrollan una variedad de habilidades y aprenden a ser
juzgados por los resultados.
La coordinación a través de líneas y divisiones de productos
resulta difícil.
Algunos gerentes aprenden a ser generalistas, pero no
necesariamente adquieren la profundidad de la especialización
funcional.
Existe duplicidad de esfuerzos que involucra altos costos.
La Alta Dirección pierde el control sobre las decisiones tomadas
en las Divisiones.

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 12

 Fundamentos de la Organización
La Estructura Horizontal – La Organización Matricial
 La Organización Matricial

Forma híbrida de organización donde se combinan las DG

formas funcional y divisional
Los gerentes y el personal de confianza reportan a dos
gerentes: Uno funcional y otro divisional
Administración Gerentes Producción Ingeniería Personal Finanzas
Ventajas de Proyecto Funcionales
Toma de decisiones descentralizadas con el nivel e
información apropiado
Gerente Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de
Red de información compartida
Proyecto A Producción Ingeniería Personal Contabilidad
Delegación de decisiones a niveles apropiados no
sobrecarga los altos niveles administrativos con las
decisiones operativas
Eficiencia lograda por el uso compartido de recursos
Gerente Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de
Personal obtiene habilidades de apoyo para participar Proyecto B Producción Ingeniería Personal Contabilidad
en juntas e interacción frecuente
Se amplía la escala de carrera en ambos lados de la Gerentes con 2 jefes
organización
Liderazgo
Desventajas
Superior
Confusión por tener más de un superior con el cual se
tiene responsabilidades
Gerente Gerente
El diseño estimula a los gerentes quienes comparten Matricial Matricial
subordinados para maniobrar por poder
Creencia equivocada que la decisión es tomada en grupo y que
todos participan en esta
Exceso de democracia puede conducir a acción insuficiente
Gerente
con dos jefes

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza Organizaciones 13