Professional Documents
Culture Documents
Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktuwaktu dengan cepat dan tepat.
Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharap agar stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Berdasarkan hal tersebut, seseorang harus mempunyai keterampilan dan ketelitian, agar apabila sewaktu-waktu pimpinan memerlukan arsipnya, maka arsip termaksud dapat disajikan denga cepat dan tepat.
Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di dalam menentukan kebijaksanaan.
Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan mempunyai kelemahan, yaitu mudah terlupakan, tidak ada bukti yang kuat walaupun ada juga kebaikannya. Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai guna, harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik.
Kesimpulannya; Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
3. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).
melalui nama. 2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama. 3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak. 4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Memahami warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui:
1. Kode
adalah tanda/simbol yang tertulis atau ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat/ wilayah, nama benda atau nama pokok masalah) yang terkandung di dalam arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau kombinasi dari abjad dan angka tergantung pada sistem filing yang dipergunakan.
2. Koding/Mengkode (kodifikasi)
adalah aktivitas atau kegiatan menentukan atau memberikan kode pada arsip yang dapat dipergunakan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan penyimpanan arsip.
Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat diberikan pada daftar indeks yang telah ditetapkan, sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan. Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.
3. Indeks Merupakan daftar/tabel berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut susunan abjad/ nomor/gabungan dari abjad dan nomor.
Indeks berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan penting dalam pekerjaan filing karena dapat menetapkan kode arsip, atau tempat arsip disimpan menurut persoalan yang terkandung dalam arsip tersebut
4.
Mengindeks Mengindeks merupakan cara untuk menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan ke dalam file, selain itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file mana dokumen tersebut dapat ditemukan apabila diperlukan.
5. Mengabjad Mengabjad berarti menyusun nama atau caption atau judul-judul arsip menurut susunan abjad. Susunan Abjad dapat berupa susunan abjad huruf demi huruf, atau susunan abjad kata demi kata.
6. Judul/caption
Adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal.
Dalam Kearsipan judul disebut juga heading atau caption, title atau nama. Judul/caption merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam penyusunan dan penyimpanan arsip.
Judul, caption atau nama bisa diambil dari nama orang, nama benda, nama tempat, nama organisasi, nama wilayah, nama pokok masalah (perihal) dalam surat. Untuk menentukan kode arsip, nama-nama atau judul tersebut harus diindeks terlebih dahulu.
2. Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama 3. Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan
Contoh:
Penyimpanan surat-menyurat, kontrakkontrak, catatan-catatan pegawai, dan sebagainya.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Sistem abjad membedakan judul atas empat golongan, adalah:
name). 3. Nama Instansi Pemerintah (Government name). 4. Nama organisasi/perhimpunan (Civic mission).
D S M
Kode
1.
Nazhira
2.
Muslih
Muhammad
3.
Veriska Vera
3. Nama keluarga/suku/marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/ marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga misalnya:
No. 1. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode
Aspin
2.
Bob Tutupoly
Tutupoly
Bob
3.
Simon
maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya:
Judul/Nama
No.
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
A.Rachman
Rachman
2.
M. Maulana S.
Maulana
3.
A.H. Nasution
Nasution
maupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya:
No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
S. Ranuwijaya
Suwandi
Ranuwijaya
2.
B.M. Diah
Bahrudin
Muhammad
Diah
3.
T.D. Marzuki
Teuku
Daud
Marzuki
diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
2.
Jendral M. Panggabean
Panggabean
M (Jendral)
3.
KRT. Widjojoprawiro
Widjojoprawiro
(KRT)
4.
Dahlan
Achmad (Kyai)
5.
Sukoto
Leo (Monsignor)
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
No.
Unit 1 Arsana
Unit 2 Putu
Kode A
1.
2.
Yono
Made
I Gusti
3.
Panji Tisna
Nyoman
I Gusti
8. Nama yang didahului dengan nama baptis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baptisnya.
No.
1.
Judul/Nama
FX Suharso
Unit 1
Suharso
Unit 2
F
Unit 3
X
Kode
S
2.
Leo Sukoto
Sukoto
Leo
3.
Antonius Yatin
Yatin
Antonius
9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya:
No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
Zainuddin
Sadiah (Ny)
Suciati (Ny)
2.
Suwiryo
3.
Legowo
Kartini (Ny)
diindeks dengan cara nama terakhir yang mengikuti kata bin/binti sebagai main captionnya, misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
1.
Bin Salim
Achmad
2.
Binti Samidin
Aminah
3.
Bin Muslih
Aziz
diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nama (nick name), misalnya:
No. 1. Judul/Nama Robert John Kennedy Unit 1 Kennedy Unit 2 Robert Unit 3 John Kode K
2.
George R Terry
Terry
George
Robert
3.
Thomas R Jones
Jones
Thomas
2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata, misalnya:
No. 1. Judul/Nama Peter Smith-White Unit 1
Smith-White
Unit 2 Peter
Unit 3
Kode S
2.
Duff - Frasier
Marry
3.
Charles Bek-Grem
Bek-Grem
Charles
hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El, Al, dll.
No. 1. Judul/Nama John van den Bosch Unit 1 van den Bosch Unit 2 John Unit 3 Kode V
2.
Leonardo da Vinci
da Vinci
Leonardo
4. Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang Cina maupun Korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh:
No.
Unit 1 Liem
Unit 2 Swie
Unit 3 King
Kode L
1.
2.
The
Liang
Gie
Judul/Nama PT Mekasari
Unit 1 Mekasari
Unit 2 Perseroan
Unit 3 Terbatas
Kode M
1.
2.
Bata
Pabrik
Sepatu
3.
Serba
Logam
Toko
2. Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dulu kemudian diindek sebagaimana nama kepanjangannya.
No . Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode
1.
GIA
Garuda
Indonesia
Airways
2.
Permigas
Minyak
Gas
Perusahaan
3.
PT KAI
Kereta
Api
Indonesia
Perseroan Terbatas
3. Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya, contoh:
No. 1. Judul/Nama RS Cipto Mangunkusumo Unit 1 Cipto Unit 2 Mangunkusumo Unit 3 Rumah Sakit Kode C
2.
Lee
John
Company
3.
Gajah
Mada
Unversitas
4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh:
No. 1. Judul/Nama Toko 99 Unit 1 Sembilansembilan Unit 2 Toko Unit 3 Kode S
2.
Hotel 234
Hotel
3.
Toko Pojok 45
Empat lima
Toko
5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks dengan cara:
No.
Unit 1 A
Unit 2 B
Unit 3 C
Unit 4 Toko
Kode A
1.
2.
Firma KS
Firma
6.
Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, atau kata depan of maka kata penghubung, kata depan tersebut harus diletakkan dalam kurung dan diindeks mengikuti unit tersendiri, pengindekannya dilakukan:
No
Judul/Nama .
Unit 2 Company
Unit 3
Kode S
1. Suryono & Co
Sawitri
Salon (and)
Make Up
Badan pemerintah meliputi Departemen, Lembaga non Departemen. Demikian juga instansi resmi maupun militer. Seperti Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan, dll. Untuk kepentingan file, untuk nama instansi pemerintah ini perlu ada peraturan dan cara mengindeksnya.
Unit 1 Dalam
Unit 2 Negeri
Unit 3 Departemen
Kode D
1.
2.
Bea (dan)
Cukai
Direktorat
3.
POS
Besar
Kantor
2. Lembaga Negara dan Lembaga non Departemen diindek kata pengenal/kata tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk badan tersebut, misanya:
No.
Nama LAN
Unit 1 Administrasi
Unit 2 Negara
Unit 3 Lembaga
Unit 4
Kode
1.
2.
LIPI
Ilmu
3.
DPR
Perwakilan
Rakyat
Dewan
3. Badan Pemerintah Daerah diindek kata pengenal utamanya diikuti bentuk badan tersebut, misalnya:
No.
Judul/Nama
Provinsi Jawa Tengah
Unit 1
Jawa Tengah
Unit 2
Provinsi
Unit 3
Kode
J
1.
2.
Kabupaten Asahan
Asahan
Kabupaten
3.
Kecamatan Grogol
Grogol
Kecamatan
4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.
No.
Nama HMI
Unit 1 Mahasiwa
Unit 2 Himpunan
Unit 3
Unit 4
Kode M
1.
2.
PGRI
Guru
Republik
Indonesia
Persatuan
3.
ISWI
Sarjana
Wanita
Indonesia
Ikatan
5. Nama Pemerintah negara asing, diindek yang diutamakan adalah unit politik dari negara tersebut, misalnya:
No.
Judul/Nama
Unit 1 Indonesia
Unit 2 Republik
Unit 3
Kode I
1. Republik Indonesia
2. CIA American
American
Central
Intelegence (of)
Nama Perorangan Nama Perusahaan Instansi Pemerintah Nama Organisasi dan Perhimpunan
Setelah nama diindeks kemudian suratsurat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya. Contoh: A, B, C,Z Aa, Ab, Ac, Az Aba, Abb, Abc, Abz Aca, Acb, Acc, Acz
Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sebagai berikut:
Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul
Abas,Abdul Bainulhakim
Abbas,Yasir Badrianus Abdul,Yadi Badri,Mutia
Carlianis
Channe
Darman,Iskandar
Dasman,Yusar
Cherry,Retno Dirman,Asri
Filing Kabinet,
dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci, maka kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci II berkode G L, Laci III berkode M S, Laci IV berkode T Z.
2. Guide,
banyaknya guide yang dibutuhkan bila menggunakan sistem abjad sederhana 26 buah. Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Maka pada masing-masing laci akan terdapat 26 guide. Sehingga guide yang dibutuhkan dapat sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan.
Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya. Pada tiap guide diberi tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.
3. Folder,
banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka tiap laci akan memuat 26 folder.
Dengan perincian sebagai berikut: Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab, Ac..Az Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc..Bz Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb, CcCz
4. Rak Sortir, yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi kode abjad dari A sampai z sehingga memudahkan pemisahan surat.
5. Kartu Indeks
disesuaikan dengan kebutuhan. Kartu Indeks disimpan dalam laci kartu indeks.
2. Memeriksa Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda perintah simpan (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
3.
Mengindeks Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman
Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan. Cara Mengindeks:
PT. Waringin Indeks Waringin PT Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
4. Memberi Kode Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
5. Menyortir
Adalah mengelompokkan surat ke dalam kelompok abjad masing-masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas di dalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
6. Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan. dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.
Jika ada pihak lain yang meminta/ meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.
4. Menyerahkan arsip kepada peminjam. Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.
Inspirasi Sukses
Karya besar di dunia ini, umumnya dihasilkan oleh orang yang tetap melakukan, ketika harapannya nyaris putus.
(Dale Varnegie)