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Libros contables

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Libros Contables
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 Nuevas consideraciones a tener presente para los Libros y Registros vinculados a Asuntos Tributarios,a propósito de las R.S. Nº 239-2008/SUNAT y R.S. Nº 017-2009/SUNAT
Autor
:
C.P.C. Felipe Torres Tello
Título
:
Nuevas consideraciones a tener presentepara los Libros y Registros vinculados aAsuntos Tributarios, a propósito de lasR.S. Nº 239-2008/SUNAT y R.S. Nº 017-2009/SUNAT
Fuente
:
Actualidad Empresarial, Nº 175 - SegundaQuincena de Enero 2008
Ficha Técnica
1. Introducción
Con la Resolución de SuperintendenciaN° 234-2006/SUNAT, la AdministraciónTributaria estableció en un único cuerpolegal todas las disposiciones vinculadascon los requisitos, formas y condicionesque deben cumplir los Libros y Registrosvinculados a Asuntos Tributarios, la cualentró en vigencia desde el 01-01-09.Ahora bien, haciendo un breve recuentoen la norma reseñada en el párrafo an- terior, esta debió de entrar en vigenciadesde el 01-01-08; pero, debido a quela mayoría de contribuyentes aún noestaban preparados para cumplir conestas nuevas disposiciones, se aplaza suaplicación hasta el 01-01-09, ocurrien-do además en ese lapso de tiempo uncambio en la obligación de llevar librosy registros para los sujetos del Impuesto ala Renta del Régimen Especial y RégimenEspecial, así como la aplicación de mane-ra optativa para el 2009 del Nuevo PlanContable General Empresarial.
Por lo antes expuesto, la Administraciónse ve en necesidad de adecuar a ello sunorma, para lo cual emite la R.S N° 239-2008/SUNAT (31-12-08) vigente desdeel 01-01-09.
No obstante lo anterior, el 24-01-09 laAdministración Tributaria publica la R.S.N° 017-2009/SUNAT, en la cual señala quea su juicio ve por conveniente suspenderextraordinaria y temporalmente la vigenciadel artículo 13º de la R.S. N° 234-2006/
SUNAT y modificatorias hasta el 31-12-09,
la cual contaba con una vigencia de 24días, con excepción de los numerales 5-A yen el numeral 13.4 de dicho artículo, indi-cando además que los que ya empezarona llevar sus libros y registro con las normascorrespondientes podrán seguir llevándo-los conforme dichas disposiciones.
En ese sentido, en el presente informeabordaremos en dos (2) partes estas dos
modificaciones de último momento. En laPrimera Parte, se abordará sobre la modifi-
cación impuesta por la R.S. N° 239-2008/SUNAT, vigente desde 01-01-09 y luegoen la Segunda Parte lo señalado por elR.S. N°017-2009/SUNAT, vigente desdeel 25-01-09.
2. Primera Parte: Resolución deSuperintendencia Nº 239-2008/SUNAT
Esta resolución está vigente desde el
01-01-09, pero al tener modificacio-
nes respecto al artículo 13° de la R.S.N° 234-2006/SUNAT, los efectos dela modificación correspondiente sesuspenden desde el 25-01-09 hasta el31-12-09
1
, pero señalando su aplicaciónde manera voluntaria para los casosen que los contribuyentes ya hubierancomenzado a llevarlos u opten volunta-riamente por ello,
Ahora bien, a fin de los contribuyentes
que opten por llevar o seguir llevandodesde el 2009 sus libros y registros con losnuevos requisitos de información mínimay formatos mostramos a continuación losrespectivos comentarios de los cambiosque se introdujeron con la R.S. Nº 239-2008/SUNAT.
2.1. De la adecuación de los Libros yRegistros al Nuevo Plan ContableGeneral Empresarial (PCGE)
Come es sabido por los profesionales con- tables, el 25-10-08, el Consejo Normati-vo de Contabilidad publica la ResoluciónNº 041-2008-EF/94, en la que se aprue-ba el uso obligatorio del Plan ContableGeneral Empresarial (PCGE) desde el 01-01-10, en reemplazo de Plan ContableGeneral Revisado (PCGR), pero se reco-mienda su aplicación desde el 01-01-09,en vista de que este nuevo plan está másadecuado a las NIC/NIFF.En ese sentido, ante la posibilidad que tienen los contribuyentes de usar el PGCE,la Administración Tributaria se ve en la
1 Si bien es cierto, se suspende su aplicación del artículo 13º de laR.S. Nº 234-2006/SUNAT hasta el 31-12-09, el artículo 1º de laR.S. Nº 017-2009/SUNAT establece que se no están comprendidosdentro de este aplazamiento los numeral 5-A y 13.4 del referido artículo sobre la información mínima de llevar el Libro Diario deFormato Simplificado y de la excepción de la obligación de llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas cuando se esté llevando el Registro de Inventario Permanente en UnidadesFísicas.
necesidad de modificar con el inciso b)
del artículo 6º de la R.S. Nº 234-2006/SUNAT, en la que se indica que para elregistro de las operaciones se utilizaráel Plan Contable General Vigente en elpaís, a cuyo efecto empleará el númerode cuentas contables desagregadas comomínimo a nivel de los dígitos establecidosen dicho plan, salvo que por aplicaciónde las normas tributarias deba realizarseuna desagregación mayor.En ese sentido, el contribuyente queuse desde el 01-01-09 el PCGE deberádesagregar a nivel de 5 dígitos comomínimo y si sigue usando el PCGR deberáde desagregar las cuentas como mínimoa 3 dígitos.Se establece además que la utilización delPlan Contable General vigente en el paísno será de aplicación en aquellos casos enque por ley expresa, los contribuyentesse encuentren facultados a emplear unPlan Contable, Manual de Contabilidadu otro similar, en cuyo caso deberánutilizar estos últimos. Como ejemplopara este último caso podemos señalar elplan contable que usan las empresas delSistema Financiero y de Seguros.
Estas disposiciones comentadas en los pá-rrafos anteriores del presente acápite 2.1.continúan plenamente vigentes al no estarprescrita en el Artículo Único de la R.S.Nº 017-2009/SUNAT.
2.2. Libro de Inventarios y Balances,información mínima y formatos
Con el artículo 2º de la R.S. N° 239-2008/SUNAT se efectúa una serie decambios a la información y requisitosque se debe cumplir con el Libro deInventarios y Balances.Entre los cambios que podemos señalarse establece que la información que de-berá contener como mínimo al cierre decada ejercicio gravable es la relacionadaal Plan Contables o Manual de Contabi-lidad o Plan Contable General vigente,adecuando los formatos que se establece
para este fin.
Es disposición también es de aplicaciónpara el caso de fusión, escisión y demásformas de reorganización de sociedades,así como también para el caso de cierre
o cese definitivo.
Otro de los cambios importantes que se
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Actualidad Empresarial
 
Área Tributaria
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establece es la derogatoria del numeral3.3 de la R.S. N° 234-2006/SUNAT,
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lacual establecía la obligación de llevar elLibro de Inventarios y Balances para lossujetos del Régimen Especial, con losrequisitos y características según dichanorma, debido a que con los cambiosestablecidos en el artículo 124º del TUOde la Ley del Impuesto a la Renta, porel Decreto Legislativo Nº 1086, vigentedesde el 01-10-08, se establece que lossujetos acogidos a este régimen sólodeberán llevar un Registro de Comprasy un Registro de Ventas.Ahora bien, a continuación mostraremosen un cuadro comparativo los formatosque integran este Libro de Inventarioy Balances, antes y después de la mo-dificaciones introducidas por la R.S.239-2008/SUNAT.
Cuadro Comparativo de las modificaciones
los formatos del Libro de Inventarios yBalances
R.S. Nº 234-2006/SUNATR.S. Nº 239-2008/SUNAT.(VIGENTES DESDE EL01-01-09)FORMATOSQUE FUERONMODIFICADOSPOR LA R.S.Nº 239-2008/SUNAT
A) FORMATO 3.1: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES- BALANCE GENE-RAL”A) FORMATO 3.1: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES- BALANCE GENE-RAL”(NO)B) FORMATO 3.2: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES -DETALLE DEL SALDODE LA CUENTA 10- CAJA Y BANCOS”B) FORMATO 3.2: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES -DETALLE DEL SALDODE LA CUENTA 10- CAJA Y BANCOS”(SÍ)c) FORMATO 3.3: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA12 – CLIENTES”c) FORMATO 3.3: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA12 – CLIENTES”(SÍ)d) FORMATO 3.4: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA14 – CUENTAS PORCOBRAR A ACCIO-NISTAS (O SOCIOS)Y PERSONAL “d) FORMATO 3.4: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA14 – CUENTAS PORCOBRAR A ACCIO-NISTAS (O SOCIOS)Y PERSONAL “(SÍ)e) FORMATO 3.5: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES -DETALLE DEL SALDODE LA CUENTA 16- CUENTAS POR CO-BRAR DIVERSAS”e) FORMATO 3.5: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES -DETALLE DEL SALDODE LA CUENTA 16- CUENTAS POR CO-BRAR DIVERSAS”(NO)f) FORMATO 3.6:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALAN-CES - DETALLE DELSALDO DE LA CUEN-TA 19-PROVISIÓNPARA CUENTAS DECOBRANZA DUDO-SAf) FORMATO 3.6:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALAN-CES - DETALLE DELSALDO DE LA CUEN-TA 19-PROVISIÓNPARA CUENTAS DECOBRANZA DUDO-SA(SÍg) FORMATO 3.7: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA20 – MERCADERÍASY LA CUENTA 21– PRODUCTOS TER-MINADOS”g) FORMATO 3.7: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA20 – MERCADERÍASY LA CUENTA 21– PRODUCTOS TER-MINADOS”(NO)
 2 Contenida en la Primera Disposición Complementarias Derogatoriasde la R.S. Nº 239-2008/SUNAT.
R.S. Nº 234-2006/SUNATR.S. Nº 239-2008/SUNAT.(VIGENTES DESDE EL01-01-09)FORMATOSQUE FUERONMODIFICADOSPOR LA R.S.Nº 239-2008/SUNAT
h) FORMATO 3.8: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA31 – VALORES”h) FORMATO 3.8: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA31 – VALORES”(NO)i) FORMATO 3.9: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA34 – INTANGIBLES”i) FORMATO 3.9: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES– DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA34 – INTANGIBLES”(NO) j) FORMATO 3.10: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES-DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA40-TRIBUTOS PORPAGAR”-----------------------(DERRO-GADO)
3
k) FORMATO 3.11: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES-DETALLE DEL SALDODE LA CUENTA 41-REMUNERACIONESPOR PAGAR”k) FORMATO 3.11: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES-DETALLE DEL SALDODE LA CUENTA 41-REMUNERACIONESPOR PAGAR”(SÍ)l) FORMATO 3.12: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES -DETALLE DEL SALDODE LA CUENTA 42- PROVEEDORES”l) FORMATO 3.12: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES -DETALLE DEL SALDODE LA CUENTA 42- PROVEEDORES”(SÍ)m) FORMATO 3.13:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA46 - CUENTAS PORPAGAR DIVERSAS”m) FORMATO 3.13:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA46 - CUENTAS PORPAGAR DIVERSAS”(SÍ)n) FORMATO 3.14:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA47 - BENEFICIOSSOCIALES DE LOSTRABAJADORES”n) FORMATO 3.14:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA47 - BENEFICIOSSOCIALES DE LOSTRABAJADORES”(NO)o) FORMATO 3.15:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA49 - GANANCIASDIFERIDAS”o) FORMATO 3.15:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA49 - GANANCIASDIFERIDAS”(NO)p) FORMATO 3.16:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA50-CAPITAL”p) FORMATO 3.16:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- DETALLE DEL SAL-DO DE LA CUENTA50-CAPITAL”(NO)q) FORMATO 3.17:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALAN-CES - BALANCE DECOMPROBACIÓN”q) FORMATO 3.17:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALAN-CES - BALANCE DECOMPROBACIÓN”(SÍ)r) FORMATO 3.18:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- ESTADO DE FLUJOSDE EFECTIVO”r) FORMATO 3.18:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- ESTADO DE FLUJOSDE EFECTIVO”(NO)s) FORMATO 3.19:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- ESTADO DE CAM-BIOS EN EL PATRI-MONIO NETO DEL01.01 AL 31.12”s) FORMATO 3.19:“LIBRO DE INVEN-TARIOS Y BALANCES- ESTADO DE CAM-BIOS EN EL PATRI-MONIO NETO DEL01.01 AL 31.12”(NO) t) FORMATO 3.20: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES -ESTADO DE GANAN-CIAS Y PÉRDIDASPOR FUNCIÓN DEL01.01 AL 31.12” t) FORMATO 3.20: “LI-BRO DE INVENTA-RIOS Y BALANCES -ESTADO DE GANAN-CIAS Y PÉRDIDASPOR FUNCIÓN DEL01.01 AL 31.12”(NO)
Del cuadro mostrado anteriormente,podemos señalar que se está derogandoel Formato 3.10: Libro de Inventarios yBalances-Detalle del Saldo de la Cuenta
40-Tributos por Pagar y se modifica la
información mínina de ocho (8) de losformatos que integran el Libro de Inven- tarios y Balances.
Para finalizar, cabría agregar que en este
libro se deberá de anotar el balance quese debe formular para efecto de la comu-
nicación de cambio de coeficiente o por-
centaje, según lo prescrito por el artículo6º de la R.S. N° 141-2003/SUNAT.
2.3. Cambios de algunos de los for-matos que integran el Libro deInventario y Balances
Conforme lo expusimos en el numeral2.2 del presente informe son ocho (8)los formatos que integran el Libro deInventarios y Balances, que sufrieroncambios, conforme lo mostramos en elcuadro anterior, siendo el propósito deeste espacio señalar los requisitos míni-mos que comprenden éstos.
2.3.1. Formato 3.2: Libro de Inventa-rio y Balances - Detalle del Saldode la Cuenta 10 - Caja y Bancos
Los cambios consisten en lo siguiente:Se adecua la exigencia de usar el PlanContable vigente, señalándose ademásque las cuentas se desagregarán al nivelde dígitos de acuerdo al Plan ContableGeneral Revisado o el Plan Contable Ge-neral Empresarial según corresponda.
2.3.2. Formato 3.3: Libro de Inventa-rios y Balances - Detalle del Saldode la Cuenta 12 - Clientes
La información mínima que se deberá con-signar en este formato es la siguiente:
Tipo de documento de identidad del
Cliente (según Tabla 2).
Número del documento de identidad
del Cliente.
Apellidos y Nombres, Denominación
o Razón Social del Cliente.
Monto de cada Cuenta por Cobrar
del Cliente, salvo que presenten lainformación resumida en función acada cliente.
Saldo Final Total de la Cuenta por
Cobrar.
Fecha de emisión del comprobante
de pago.Ahora bien, en el caso de que la infor-mación por cada cliente se registre demanera resumida, el contribuyente de-berá contar con un reporte auxiliar conla información detallada, el cual podráser legalizado.En el caso de empresas del sistema
financiero y las empresas que realicen
operaciones de seguros supervisadas por
 3 Se derogó este formato según lo dispuesto en la segunda disposicióncomplementaria y final de la R.S. Nº 239-2008/SUNAT.
Instituto Pacífico
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Actualidad y Aplicación Práctica
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la SBS, podrán resumir la informaciónde las cuentas por cobrar, cuyos saldossean menores a tres (3) UIT. En ese casodeberán mantener el detalle de dichainformación detallada en un reporteauxiliar, el cual podrá ser legalizado.Se señala también que las empresas delsistema financiero podrán sustituir elFormato 3.3 por el “Anexo 5 Informe de
Clasificación de Deudores y Provisiones”,
establecido en el Manual de Contabilidadpara Empresas del Sistema Financieroaprobado por SBS.
2.3.3. Formato 3.4: Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de laCuenta 14 - Cuentas por Cobrar aAccionistas (o Socios) y Personal
La información mínima que se deberá con-signar en este formato es la siguiente:
Tipo de documento de identidad del
accionista, socio o personal (segúnTabla 2).
Número del documento de identidad
del accionista, socio o personal.
Apellidos y Nombres, Denominación
o Razón Social del accionista, socio opersonal.
Monto de cada Cuenta por Cobrar del
accionista, socio o personal, salvo quepresenten la información conforme loseñalado en el párrafo siguiente.
Saldo Final Total de la Cuenta por
Cobrar.
Fecha de inicio de la operación.
Ahora bien, cuando la información searesumida en función al accionista, socioo personal, el deudor tributario deberácontar con el detalle de dicha informa-ción en un reporte auxiliar que podráser legalizado.Se señala también que las empresas delsistema financiero y las empresas deseguro supervisadas por la SBS podránresumir la información de las cuentaspor cobrar a los accionistas y/o personalcuyos saldos sean menores a tres 3 UIT,debiendo mantener el detalle de dichainformación en un reporte auxiliar quepodrá ser legalizado.
2.3.4. Formato 3.6: Libro de Inventa-rios y Balances - Detalle del Saldode la Cuenta 19 - Provisión paraCuentas de Cobranza Dudosa
La información mínima que deberá deconsignar este formato es la siguiente:
Tipo de documento de identidad del
deudor (según Tabla 2).
Número del documento de identidad
del deudor.
Apellidos y Nombres, Denominación
o Razón Social del deudor.
Número del documento que originó
la Cuenta por Cobrar provisionada.
Fecha de emisión del comprobante
de pago o fecha de inicio de la ope-ración.
Monto de cada provisión del deu-
dor.
Monto Total provisionado.
Se señala además que los deudores tributarios que realicen operaciones deseguros supervisados por la SBS puedensustituir el referido formato 3.6, por losreportes que estén obligados a presentara la SBS, en la medida que éstos conten-gan toda la información requerida pordicho formato.
2.3.5. Formato 3.11: Libro de Inven-tario y Balances - Detalle del Saldode la Cuenta 41 - Remuneracionespor Pagar 
En el presente formato se hace modi-
ficación sólo a los acápites I), II) y VII),
en los que se adecua la redacción a lanecesidad de desagregar al cuentas has- ta la cantidad de dígitos según el PlanContable vigente.
2.3.6. Formato 3.12: Libro de Inven-tarios y Balances - Detalle de laCuenta 42 - Proveedores
La información mínima que se deberá con-signar en este formato es la siguiente:
Tipo de documento de identidad del
proveedor (según Tabla 2).
Número del documento de identidad
del proveedor.
Apellidos y Nombres, Denominación
o Razón Social del proveedor.
Monto de cada Cuenta por Pagar
al proveedor, salvo que presentenen un reporte auxiliar, conforme seestablece en el párrafo siguiente.
Saldo Final Total de la Cuenta por
pagar.
Fecha de emisión del comprobante
de pago.Se establece también que cuando lainformación sea resumida en función decada uno de los proveedores, el deudor tributario deberá tener el detalle de dichainformación en un reporte auxiliar que po-drá ser legalizado por el contribuyente.
En el caso de empresas del sistema finan-
ciero supervisadas por la SBS, podrán resu-mir la información de la cuenta Proveedo-res, cuyos saldos sean menores a las tres (3)UIT, debiendo mantener el detalle de dichainformación en un reporte que podrá serlegalizado por el contribuyente.
2.3.7. Formato 3.13: Libro de Inventa-rios y Balances - Detalle de la Cuenta46 - Cuentas por Pagar Diversas
La información mínima que se deberáconsignar en este formato es la siguiente:
Tipo de documento de identidad del
 tercero (según Tabla 2).
Número del documento de identidad
del tercero.
Apellidos y Nombres, Denominación
o Razón Social de terceros.
Descripción de la obligación.Fecha de emisión del comprobante
de pago o fecha de inicio de la ope-ración, salvo que la información searesumida por cada tercero y se cuentecon un reporte auxiliar conforme seindica en el párrafo siguiente.
Monto pendiente de pago al tercero.Saldo total pendiente de pago.
Cuando la información es resumida porcada tercero por cada uno de los terceros,el contribuyente deberá tener el detallede dicha información en un reporte auxi-liar que podrá ser legalizado.Además, se señala que las empresas
del sistema financiero supervisadas por
la S.B.S podrán resumir la informaciónde las cuentas por cobrar cuyos saldossean menores a tres (3) UIT, debiendomantener el detalle de dicha informa-ción en un reporte auxiliar que podráser legalizado.
2.3.8. Formato 3.18: Libro de Inven-tarios y Balances - Balance deComprobación
Sólo se hace modificaciones en lo refe-
rente a los códigos de cuentas y la de-nominación de estas, estableciéndose suuso desagregado según el Plan Contablevigente, es decir, según el PCGR o el PCGEsegún corresponda.
2.4. Libro Diario de Formato Simpli-
ficado
Se incorpora el numeral inciso 5-A, Libro
Diario de Formato Simplificado, en el
cual se señala que se deberá consignarla siguiente:
Número correlativo o código único
de la operación.
Fecha o período de la operación.Glosa o descripción de la operación.Cuentas de acuerdo al Plan Contable
General vigente.
• Totales.
Además, se consigna el empleo de unnuevo “Formato 5.2: Libro Diario de
Formato Simplificado”.
Cabría señalar que en esta resolución sedispone la derogatoria del numeral 5.3 dela R.S. N° 234-2006/SUNAT, que conteníala información mínima del anterior Libro
Diario de Formato Simplificado.
2.5. Registro de Activos Fijos2.5.1. Formato 7.1: Registro de ActivosFijo - Detalle de los Activos Fijos
Se sustituye el acápites II) del Formato7.1, en el cual se señala que además de
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Actualidad Empresarial
 
Área Tributaria
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