Enrolamiento

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE GESTIN HUMANA

CAPTACIN Y DESARROLLO
PG VERSIN FECHA CDIGO
1 I OCTUBRE-2013 MNYP-GGH-CD-07
CAPTACIN Y DESARROLLO: ENROLAMIENTO EN EL SISTEMA BIOMTRICO PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA Y HORAS EXTRAS
PROCESO: MNYP-GGH-CS-07 ENROLAMIENTO EN EL SISTEMA BIOMTRICO PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA Y HORAS EXTRAS
Realizado por:
Unidad de Organizacin y Mtodos
Revisado por:
Lic. Richard Rojas. Gte. Planif. Organizacin y Presupuesto
Aprobado por:
Ing. Nora Delgado Presidenta

HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL

MANUAL DE ENROLAMIENTO EN EL SISTEMA BIOMTRICO PARA EL CONTROL DE VERSIN: I ASISTENCIA Y HORAS EXTRAS Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes. TITULO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA
ELABORACIN
REVISIN
APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA
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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO DESCRIPCIN DEL CAMBIO AUTORIZADO POR
CAUSA
FECHA
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NDICE GENERAL
DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin Manual Hoja de Vida del Manual ndice general Introduccin Objetivo Instrucciones de Uso Unidades que Intervienen Base Legal Normativa Acerca del Control de Asistencia y Cumplimiento de Horarios Operatividad del Sistema Biomtrico de Control, Responsabilidades de Captacin y Desarrollo, y Deberes del Trabajador Proceso: MNYP-GGH-CD-7.1 Enrolamiento (Ingreso) en el Sistema Biomtrico Proceso: MNYP-GGH-CD-7.2 Registro de Cambios de Data en el Sistema Biomtrico Proceso: MNYP-GGH-CD-7.3 Registro del Egreso de Trabajadores en el Sistema Biomtrico Flujogramas
PG.
2 3 4
5 5 5 6 6
6-8 9-10 10 11 12-19
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INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas y Procedimientos tiene la finalidad de describir el procedimiento de Enrolamiento en el Sistema Biomtrico para el Control de Asistencia y Horas Extras de los trabajadores de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A., el manual contiene informacin de gran importancia relativa al uso, aplicacin y descripcin de dicho procedimiento. Queda bajo la responsabilidad de la Gerencia de Gestin Humana hacer cumplir con las disposiciones establecidas en el presente manual, as como proponer los correctivos y cambios que garanticen su vigencia.
OBJETIVO DE MANUAL
Describir en forma clara los procedimientos adoptados por la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S. A., para el control de asistencia a travs del sistema biomtrico.
INSTRUCCIONES DE USO
El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario puede encontrar una informacin clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento, como sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo hasta el nivel de detalle. A los fines del presente Manual, la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S. A., ser denominada: La Corporacin. Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podr consultarse a la Unidad de Organizacin y Mtodos adscrita a la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto. Este Manual, podr ser modificado siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos de la elaboracin de manuales de normas y procedimientos de La Corporacin.
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UNIDADES QUE INTERVIENEN

Gerencia de Gestin Humana Gerencia de Tecnologa, Informtica y Telecomunicaciones Equipo de Trabajo de Captacin y Desarrollo Trabajador
BASE LEGAL
Ley Orgnica del Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras, Gaceta Oficial N 6.076 Extraordinaria de fecha 7 de Mayo del 2012. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial N 2.818 Extraordinaria de fecha del 1 de Julio de 1981.
NORMATIVA
Todos los trabajadores de La Corporacin, independientemente del cargo que ejerzan, estn obligados a registrarse en el sistema biomtrico y a utilizarlo para el registro de entradas y salidas El control de asistencia y cumplimiento de horarios es permanente y no debe ser suspendido. En caso de que el sistema falle por avera, el Equipo de Trabajo de Captacin y Desarrollo informar a todos los Supervisores para que procedan de manera temporal a adoptar un sistema manual de control de horario y de asistencia, por el tiempo que sea necesario.
En caso de que la Unidad o dependencia por algn motivo no tenga acceso al sistema biomtrico, implementar un control manual, con el asesoramiento del Equipo de Trabajo de Captacin y Desarrollo, de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias del rea.
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ACERCA DEL CONTROL DE ASISTENCIA Y CUMPLIMIENTO DE HORARIOS

El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, horas extras, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente. La legislacin vigente concede al empleador (en este caso a La Corporacin) la potestad de definir el procedimiento ms conveniente para el control de horarios y de asistencias. A la fecha del presente Manual, la Junta Directiva ha dado su autorizacin para el uso de un sistema biomtrico de control, por considerarlo el ms cmodo e idneo para el gran volumen y de trabajadores y la variedad en horarios y cargos. La funcin central de estos procesos es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones, tardanzas, licencias, entre otras. Esta tarea forma parte de las obligaciones de los supervisores y es una norma de gran importancia en el cumplimiento de los objetivos de La Corporacin. El horario y la asistencia son elementos que integran el marco de toda contratacin laboral. Su control beneficia tanto a la Corporacin, como empleadora, como al trabajador al tener un elemento de cuantificacin importante para percibir beneficios y ver recompensada su actuacin. Este proceso se aplica desde el momento en que el trabajador ingresa a laborar a la institucin, comprometindose a cumplir con el procedimiento indicado por La Corporacin.
OPERATIVIDAD DEL SISTEMA BIOMTRICO DE CONTROL

Al inicio de la entrada formal de un personal de nuevo ingreso en la corporacin se elabora un proceso denominado El capta huellas que registra la entrada y salida del personal de la corporacin as como tambin de las horas extras del mismo. El trabajador slo puede registrar el evento de asistencia en el equipo (Entra/Sale). A travs del sistema se verifican las horas extras correspondientes a cada trabajador tanto del personal operativo como del personal administrativo.
Unidad de Organizacin y Mtodos Revisado por: Lic. Richard Rojas. Gte. Planif. Organizacin y Presupuesto Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta
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CAPTACIN Y DESARROLLO: ENROLAMIENTO EN EL SISTEMA BIOMTRICO PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA Y HORAS EXTRAS Posteriormente el equipo de trabajo de Servicios Administrativos realiza el conteo general de las horas extras y asistencias de cada trabajador de la corporacin.
RESPONSABILIDADES DE CAPTACIN Y DESARROLLO

Enrolar en el sistema a todos los ingresos de manera expedita. Mantener actualizada la base de datos del Biomtrico en cuanto a los cambios en la data del personal activo. Desincorporar de manera oportuna a los trabajadores que se retiren. Resguardar y conservar la data del biomtrico (claves y datos). Informar oportunamente a los supervisores para que apliquen otros sistemas de control de asistencia y de horario, en caso de averas en el sistema biomtrico.
DEBERES DEL TRABAJADOR

Utilizar adecuadamente el capta huellas y dems elementos del sistema. Reportar ante el Equipo de Trabajo de Captacin y Desarrollo cualquier irregularidad o acto vandlico observado. Reportar cualquier problema de funcionamiento del equipo biomtrico ante el Equipo de Trabajo de Captacin y Desarrollo.
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PROCESO: MNYP-GGH-CD-7.1 ENROLAMIENTO (INGRESO) EN EL SISTEMA BIOMTRICO

RESPONSABLE

EQUIPO DE TRABAJO DE CAPTACIN Y DESARROLLO
GERENCIA DE TECNOLGIA, INFORMTICA Y TELECOMUNICACIONES
Convoca al trabajador biomtrico. Crea el usuario en el sistema con los datos personales del trabajador: - Apellidos y nombres - Cdula de Identidad - Cargo dentro de la Corporacin, - Dependencia a la cual est adscrito - Horario de trabajo. Se dirige a la Gerencia de Tecnologa, Informtica y Telecomunicaciones con los datos del trabajador para solicitar un cdigo para ingresar en el capta huella al mismo. Asigna cdigo al trabajador indicado por el equipo de trabajo de Captacin y Desarrollo. Entrega cdigo al equipo de trabajo de Captacin y Desarrollo.
ACCIN al momento de su ingreso para proceder a enrolarlo en el sistema
Indica al trabajador el procedimiento para el registro electrnico de la huella dactilar del dedo pulgar o ndice.
TRABAJADOR

Realizado por: Unidad de Organizacin y Mtodos
Acude ante el equipo de trabajo de Captacin y Desarrollo para su Registro en el sistema. Sigue las instrucciones recibidas para el registro. Se coloca ante el equipo. Colocar el dedo en el zcalo correspondiente, con esto el hardware realizara la lectura de huella. Verifica que el sistema presente el estado del registro correctamente. Registra en la base de datos. Guarda clave de acceso para uso exclusivo de La Corporacin para futuros accesos.
Revisado por: Lic. Richard Rojas. Gte. Planif. Organizacin y Presupuesto Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

TRABAJADOR (A)
Archiva y resguarda la informacin y documentacin correspondiente. Explica y adiestra al trabajador como se elaboran los patrones de asistencia en el biomtrico de operaciones. Recibe induccin para el uso del biomtrico. Inicia su uso para registro de entrada y salida. Si hay alguna duda o problema se dirige al equipo de trabajo Captacin y Desarrollo. FIN DEL PROCESO.
PROCESO: MNYP-GGH-CD-7.2 REGISTRO DE CAMBIOS DE DATA EN EL SISTEMA BIOMTRICO

RESPONSABLE

ACCIN Recibe la informacin del cambio en la data del trabajador por va escrita. Ubica en la base de datos la clave de usuario que le corresponde. Accede al sistema biomtrico. Registra los cambios, que pueden ser: - De horario - De cargos - De dependencia Actualiza la base de datos. Archiva y resguarda la documentacin. Informa al trabajador que se han realizado los cambios correspondientes.
FIN DEL PROCESO.
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PROCESO: MNYP-GGH-CD-7.3 REGISTRO DEL EGRESO DE TRABAJADORES EN EL SISTEMA BIOMTRICO

RESPONSABLE
ACCIN Recibe la informacin de la renuncia o despido del trabajador por va escrita. Ubica en la base de datos la clave de usuario que le corresponde. Accede al sistema biomtrico. Registra el egreso, indicando: -Motivo: renuncia o despido -Fecha del retiro. Actualiza la base de datos. Archiva y resguarda la documentacin.
FIN DEL PROCESO.
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FLUJOGRAMAS
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CAPTACIN Y DESARROLLO: ENROLAMIENTO EN EL SISTEMA BIOMTRICO PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA Y HORAS EXTRAS FLUJOGRAMA 1/3
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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

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6-8 9-10 10 11 12-19

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OPERATIVIDAD DEL SISTEMA BIOMTRICO DE CONTROL

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