BAB EMPAT

FAIL MEMAIL

DEFINISI
PROSES MENGKLASIFIKASIKAN, MENYUSUN,MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANYA APABILA DIPERLUKAN

WARNA KULIT FAIL

Terhad Sulit Rahsia Rahsia Besar Putih(catatan TERHAD) Hijau(catatan SULIT) Merah Jambu Berpalang(catatan RAHSIA) Kuning Berpalang Merah (catatan RAHSIA BESAR)

JENIS FAIL
TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR

I
1
a)

PENGELASAN FAIL-FAIL
Perlu Pengelasan Fail Yang Sistematik
Mencatatkan tindakan yang telah diambil
Mencatatkan keputusan yang sudah dicapai

b)

c)

Menyiasat apa-apa tuduhan, kelemahan atau kegagalan Jabatan Mendapatkan Khidmat Nasihat Dari Bahagian Penyelarasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri.

d)

2
a)

Pengelasan Bagi Pejabat-Pejabat Kecil

Fail tidak banyak tidak perlu khidmat nasihat JPM
Sediakan huruf kod yang sesuai

b)

Contoh :

k
c)

Kewangan

Nombor berturutan selepas kod

3
a)

Memberi Tajuk Fail

Diberi tajuk ringkas dan membayangkan isi kandungannya Satu fail untuk satu perkara
Fail-fail baru tidak dibuka tanpa pengetahuan Bahagian Pendaftaran Fail

b)

c)

4
a) b)

Pengelasan Keselamatan Fail

Tanggungjawab Ketua Jabatan
Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar Fail yang diberi pengelasan keselamatan mempunyai pendaftaran berasingan dari fail-fail terbuka

c)

d)

Disimpan di bilik fail tertutup anggota (tidak berkenaan) dilarang masuk Ada masalah berhubung dengan Pegawai Keselamatan Kerajaan, JPM

e)

6
a)

Memakai Kulit Fail Yang Sesuai

Jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail yang telah direka oleh Arkib Negara

Tarikh buka Tarikh patut tutup Tarikh hantar ke Arkib Negara Tarikh dimusnahkan

b)

Memudahkan Jabatan mematuhi peraturan Arkib Negara tentang pemindahan rekod kerajaan atau tentang pemusnahan rekod kerajaan

Merendahkan Peringkat Pengelasan Keselamatan Fail

a)

Ketua Jabatan hendaklah menyemak dan jika perlu merendahkan peringkat keselamatan fail

II
7
a)

MENDAFTAR DAN MENYELENGGARA FAIL- FAIL

Pendaftaran secara nombor dan abjad
Didaftarkan dalam kertas doket Siri Am 89 dan 89A

b)

Disusun menjadi dua jenis pendaftaran - Rekod nombor (Borang Am 89) - Rekod abjad (Borang Am 89A) Boleh disimpan dalam kulit jilid empatiang

c)

Tahun Buka Fail Mustahak Dicatat Pada Doket Rekod Nombor

a)

Masukkan tarikh fail dibuka pada kertas doket Memudahkan tindakan memisah dan memudahkan fail-fail ke Arkib Negara

b)

9
a)

Kertas Minit dan Surat-Surat

Kandungan fail kertas minit dan surat-surat yang diterima Kertas minit sebelah kiri dan suratsurat sebelah kanan Kertas minit - ditebuk

b)

c)

10 Merekod surat-surat di kertas minit

Rekod surat keluar atau masuk diberi nombor turutan sebagai kandungan fail

a) SURAT MASUK Gunakan pen dakwat merah Catat tarikh penerimaan Nama agensi pengirim Tarikh surat dikandungkan CONTOH: SURAT BERTARIKH..DARIPADADIKANDUNG PADA.

b) SURAT KELUAR Gunakan pen dakwat biru atau hitam Catat tarikh surat Catat nama agensi dihantar CONTOH: SURAT BERTARIKH..DIHANTAR KEPADAPADA

11 Membuka Fail Baru Sebagai Sambungan

Apabila had muatan dicapai (kand.100/ketebalan 1 inci mana yang terdahulu) buka satu kulit fail baru

a)

- Tajuk dan nombor sama Jilid II Fail asal ialah Jilid I

12 Peringkat Tindakan Fail

a)

Memerlukan tindakan segera atau sementara

sematkan perkataan berkenaan pada fail dan bila selesai tanggalkan

III

PENGEDARAN FAIL-FAIL

13 Catatan Pengedaran Perlu Dibuat Pada Rekod Nombor

a)

Bahagian Pendaftaran Fail perlu merekod pengedaran fail dalam rekod nombor pegawai atau bahagian fail telah diedarkan

b)

Catatkan pergerakan pada muka kertas fail gelaran jawatan pegawai atau bahagian yang ditujukan

c) Catatan juga dibuat di dalam rekod nombor apabila fail dipindahkan ke Arkib Negara

14 Tanggungjawab Pegawai Dalam Pengedaran Fail

a)

Fail akan hilang jika edaran dari seorang pegawai kepada yang lain tanpa melalui Bahagian Pendaftaran Fail

b)

Sebaik-sebaiknya edaran melalui Bahagian Pendaftaran Fail supaya rekod disimpan senang dicari

c)

Jika tidak dapat dilakukan, isikan borang perjalanan fail dan hantar ke Bahagian Pendaftaran Fail Jabatan sediakan borang perjalanan fail

d)

Nombor Nama fail Pegawai yang mengedar Pegawai yang menerima Tandatangan pegawai

15 Memulangkan Fail
a)

Dikembalikan ke Bahagian Pendaftaran Fail setelah selesai atau tidak dapat diteruskan kerana menunggu maklumat Jika perlu beri tarikh fail patut disimpan dalam perhatian (SDP) Fail SDP tidak wajar disimpan di bilik pegawai

b)

c)

16 Pengedaran Fail Yang Mempunyai Pengelasan Keselamatan

a)

Dilakukan dari Bahagian Pendaftaran Fail Sulit berbeza dengan Fail Terbuka Dilakukan terus kepada Pegawai/sebaliknya Diedarkan oleh Pembantu Am Rendah yang telah diberi tapisan keselamatan (oleh pihak POLIS)

b)

c)

d)

Dilakukan dengan menggunakan beg berkunci Surat masuk dalam beg oleh Bahagian Pendaftaran Fail Sulit ke Bahagian berkenaan Bahagian berkenaan akan buka beg menggunakan kunci yang sama Rahsia kerajaan akan selamat

e)

f)

g)

IV
a) b) c)

SIMPAN DALAM PERHATIAN ( SDP )

Menunggu jawapan yang dijangka Perlukan tindakan pada masa tertentu Fail dan tarikh fail patut dikeluarkan untuk tindakan dan hantar kepada siapa

17 Buku SDP

d)

Adakan tempat susunan mengikut tarikh SDP atau sediakan rak-rak bagi 31 hari fail dimasukkan

18 Buku SDP Diperiksa Tiap Hari

a)

Diperiksa tiap-tiap hari bekerja

b)

Fail dihantar kepada pegawai berkenaan

Keluarkan lebih awal - maklumkan

c)

MEMELIHARA DAN MENJAGA KESELAMATAN FAIL

19 Memelihara Fail Dari Keciciran

a)

Fail perlu dijaga supaya kandungannya terselamat dari kehilangan atau keciciran
Kertas draf tidak perlu disimpan dalam fail

b)

c)

Kertas minit, surat-surat dan kulit fail dijaga supaya tidak koyak, sekiranya koyak hendaklah dibaiki Dijaga dari terkena hujan, banjir dan serangga Berhubung dengan pihak Arkib Negara, untuk mendapatkan nasihat tentang pemeliharaan fail-fail dan lain-lain rekod kerajaan.

d)

e)

20 Memelihara Keselamatan Kandungan Fail

a)

Kandungan Fail (Fail Terbuka/Pengelasan Keselamatan) adalah kegunaan Jabatan dan bukan untuk rujukan orang ramai

b)

Tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan kandungan dalam fail sentiasa terjaga

21 Mengasingkan Fail-Fail Mati

a)

Tindakan memelihara fail pengasingan fail-fail yang tiada dibuat rujukan

b)

Adakan satu tempat di bilik Bahagian Pendaftaran Fail

Memudahkan urusan pemindahan ke Arkib Negara atau pemusnahan seperti diputuskan oleh pihak Arkib Negara

c)