BAB LIMA

MEMELIHARA DAN MENYIMPAN REKOD-REKOD KERAJAAN

Objektif
Mengenali dokumen Rekod Kerajaan Memahami prosedur penyimpanan dan kepentingan menyimpan rekod kerajaan Memahami peranan dan tanggungjawab penjawat awam terhadap rekod kerajaan

Contoh Rekod Kerajaan

Surat Dokumen Rekod daftar Bahan Bercetak Buku Pelan Mikrofilem Rakaman Suara Cakera padat Wayang gambar Peta

Kepentingan Rekod Kerajaan

Rekod Awam/Kerajaan adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara Sumber utama rujukan oleh kerajaan dan orang ramai Rekod Kerajaan mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak dan kepentingan kerajaan dan individu

Tanggungjawab Ketua Jabatan

Memelihara rekod kerajaan. Ketua Jabatan tidak boleh memusnahkan Rekod Kerajaan tanpa kebenaran Arkib Negara Melantik Pegawai Rekod Jabatan Berhubung dengan Arkib Negara

Pegawai Rekod Jabatan Dari Kumpulan kerja dan separa ikhtisas dan keatas Mengurus rekod jabatan Menjaga dan menyimpan rekod jabatan Berhubung dengan Arkib Negara Menjalankan pemeriksaan tahunan ke atas rekod-rekod

Pemeliharaan Rekod
Rekod kerajaan mesti dipelihara dengan baik dari sebarang kerosakan dan kemusnahan Rekod disimpan atas rak besi/ rak kayu 6 inci dari lantai Membaikpulih rekod - jika lembap perlu dianginkan anginkan tapi tidak boleh dijemur. - jka koyak perlu ditampal menggunakan tepung ubi kayu. -jika berlapuk(bercendawan) perlu dibersihkan - jika kertas/lampiran tertanggal sematkan semula

Ciri-ciri tempat simpanan rekod

Kedudukan bangunan selamat daripada banjir Bilik kering, tidak berlubang, tidak bocor Terhindar dari serangan tikus, anai-anai, serangga pemusnah Tidak terdedah kepada matahari

sambungan
Peredaran udara sesuai, kipas atau penghawa dingin Bersih, kemas, rapi dan tersusun Tidak menyalahgunakan bilik rekod untuk tujuan lain seperti : merokok, makan, minum,berehat , tempat menyimpan barang (stor) dll.

Keperluan Pemindahan Rekod Ke Arkib Negara Memastikan rekod bernilai sejarah tersimpan dengan baik Menjimat ruang simapanan di jabatan Meningkatkan kecekapan di jabatan, hanya rekod aktif sahaja disimpan di jabatan

Peranan Arkib Negara

a) Ditubuh bertujuan memelihara Rekod kerajaan b) Arkib Negara menyimpan rekod bukan semasa dan tiada lagi dikehendaki oleh sesuatu jabatan c) Memberi khidmat nasihatan berkaitan rekod kerajaan

Ciri-ciri rekod yang perlu dihantar ke Arkib Negara

Rekod berusia lebih 20 tahun Rekod berusia lebih lima tahun dan tidak diperlukan Jika rekod terperingkat hendaklah yang sudah dijadikan rekod terbuka

Prosedur Pemindahan RekodRekod ke Arkib Negara

a) Disenaraikan dalam borang khas b) Arkib Negara akan putuskan pindah/dimusnahkan c) Masukkan ke dalam kotak khas pindah ke Arkib Negara d) Senarai disediakan 3 salinan

Rujukan :
Surat Pekeliling Am Bil. 1/97 Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod kerajaan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 9/86 Rekod-rekod Kewangan Akta Rahsia Rasmi (pindaan 96) bagi rekod-rekod terperingkat