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Compras. Logstica
Autor: Geovanny A. Schifino Yepes

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Presentacin del curso

Logstica de Compras. El proceso de compras, para su ejecucin y control efectivo, requiere del conocimiento de una serie de conceptos y herramientas bsicas para llevarse a cabo; elementos que el curso te ofrece a continuacin. Para mencionar algunos de estos elementos que vamos a desarrollar, tenemos: el concepto de compras, la negociacin en las compras y las estrategias de negociacin pertinentes; los costos y sustitucin de materiales; la poltica de compras; el aprovisionamiento, junto a la evaluacin y las claves para elegir un proveedor idneo. Tambin veremos lo que es la calidad en compras a partir de la norma ISO9000, entre otros temas.

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1. Compras. Negociacin, estrategias y concepto

Introduccin En la poca actual por la que estamos pasando, que es de crisis econmica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, as como de tecnologa, contraccin de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversin del dinero de una organizacin, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentar la irremediable desaparicin de la organizacin. Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema de informacin, ya que sin importar su tamao y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la funcin tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado. Concepto de Compras Toda empresa, por sencillo que sea su funcionamiento, necesita adquirir ciertos recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de comprases el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mnimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno. Negociacin en compras La negociacin en compras se puede definir como la relacin que establecen dos o ms personas de unas empresas en trato con un asunto determinado (adquirir materiales, insumos u otra cosa) con vista a acercar posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todos ellos. Estilos de negociacin Cada negociacin es diferente y exige una aproximacin especfica. No se puede tratar de utilizar siempre el mismo esquema de negociacin. No hay dos proveedores iguales y cada uno de ellos exige un trato determinado. No obstante, se podra hablar de dos estilos bsicos de negociacin: la negociacin inmediata y la negociacin progresiva. Estrategia de negociacin en compras - La estrategia de la negociacin define la manera en que cada parte trata de conducir la misma con el fin de alcanzar sus objetivos. Se pueden definir dos estrategias tpicas: - Estrategia de "ganar-ganar", en la que se busca que ambas partes ganen, compartiendo el beneficio. - Estrategia de "ganar-perder" en la que cada parte trata de alcanzar el mximo

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beneficio a costa del oponente.

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2. Costos de materiales. Poltica de compras y plan

Costos y sustitucin de materiales Las compras representan un rengln en costos que pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a que stos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador. Por ejemplo, la consideracin psicolgica en las negociaciones, a travs de la experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una disminucin en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales. Poltica de compras Se denomina poltica de compras a los criterios generados desde la direccin de una empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etctera, que se aplican para realizar todas las adquisiciones de esa compaa. "Comprar es una ciencia" y "comprar bien es vender bien" son frases que bien pueden resumir la definicin de la funcin de compras. Perfil del profesional de compras La direccin requiere del profesional de compras: - Tener excelente capacidad para negociar, a fin de obtener las materias primas y materiales con la ms alta calidad y al menor precio posible. - Mantenerse actualizado sobre el mercado de manera que pueda tomar, decisiones que aseguren la provisin de materiales requeridos por su empresa. - Seleccionar adecuadamente los proveedores a fin de lograr que certifiquen la calidad de los productos que fabrican y/o proveen. - Contar con conocimiento tcnico sobre las materias primas y materiales que compra. Es inadmisible que se compre sin conocer caractersticas y especificaciones del material que se est adquiriendo. Planeacin de las compras Qu significa planificar las compras? Planificar las compras significa definir qu necesita la organizacin, cunto y para cundo lo necesita, dentro de un perodo de tiempo determinado. Adems en la planificacin se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimacin de sus principales parmetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. Tambin se programan con anticipacin las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

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3. Aprovisionamiento. Servicio y proveedores

Concepto de aprovisionamiento Se entiende por aprovisionamiento "el conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realizacin de sus actividades." Nivel de servicio Es el porcentaje de clientes que hacen un pedido para ser servidos en plazos habituales (no se incluyen las excepciones) y que pueden completar la compra al primer intento. Niveles altos de inventario no necesariamente resultan en un mejor servicio al cliente, pero seguramente tendrn impacto en las utilidades. Por otra parte, niveles bajos de inventario, particularmente si no se tiene un control eficiente del mismo, pueden resultar en faltantes de producto, con fuertes repercusiones en el servicio al cliente. Con frecuencia confundimos "nivel de servicio" con "servicio al cliente". El nivel de servicio es una medida del desempeo en el manejo del inventario de producto, que involucra al cliente a travs de la demanda que ste genera. Seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores La decisin clave en los centros de administracin de adquisiciones es la seleccin del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisin sobre la seleccin del proveedor es la decisin ms importante que se puede hacer en el departamento de compras. * El propsito de la seleccin, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que nos ofrecen sus productos o materias primas para poder pedirles posteriormente una cotizacin sobre sus productos. La decisin para seleccionar a los proveedores consistir principalmente de las siguientes caractersticas: - Que sus productos tengan la calidad satisfactoria - Que enve el pedido oportunamente - El precio, que sea el ms bajo - El servicio que preste sea excelente. - Que sus productos vengan con garanta de devolucin por si tiene algn defecto o no son los requeridos. - Entre otros. Aspecto y pregunta claves para elegir un proveedor Cuando decida utilizar los servicios de un determinado proveedor, antes debera

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poner por escrito los criterios y el fundamento de dicha seleccin. Entre las preguntas que podra plantear a la hora de seleccionar proveedores, podran figurar las siguientes: Cul es su fiabilidad o confianza? Pueden ellos suministrar lo que usted quiere? Dispone de los recursos necesarios? (por ejemplo, equipo y personal, capacidad instalada) Es aceptable el plazo de entrega y el precio ofrecidos, trminos de crdito? Dispone de un sistema de gestin de la calidad? Ha utilizado sus servicios anteriormente con xito? Goza de buena reputacin como empresa? Tiene una buena calificacin en cuanto a solvencia? * Se podra estudiar la posibilidad de someter las compras a un periodo de prueba, con una revisin al final del periodo, para establecer la aceptabilidad de los productos y servicios suministrados y del proveedor. Adems de mantener registros de los proveedores aprobados y el fundamento de esa aprobacin, tambin debera supervisar regularmente el desempeo de esos proveedores para estar seguro de que sigan cumpliendo los criterios de seleccin. Fuentes de informacin para localizar un proveedor Catlogos. Directorios Telefnicos clasificados. Guas de compradores. Revistas de comercio. Entrevistas con los vendedores y representantes de los fabricantes.

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4. ISO9000. Calidad y lider de compras

Calidad en compras Los tres principales factores en la decisin de una compra son: a) la calidad del producto; b) el servicio que da el producto y; c) el precio que se paga por el producto. Definicin de calidad Segn la norma ISO9000 Es un conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implcitas o explcitas. CALIDAD vs. PRECIO La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por s mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de gua para un comprador. Descripcin de la calidad La descripcin de la calidad en las compras se reduce a 3 puntos: - Comprar el producto apropiado. - Tener material disponible en el tiempo adecuado. - Pagar el mejor precio. La calidad debe estar expresada desde las materias primas que se obtienen hasta el producto final, por lo que, es necesario llevar un control de calidad minucioso. Lo que un lder de compras necesita para asegurar la calidad 1. El rea de compras necesita saber justo lo que se requiere. 2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripcin exacta de lo que se necesita. 3. Se deben aplicar medidas de inspeccin y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. 4. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente conformes con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos. 5. Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto (numero de lote, fecha de fabricacin, vencimiento, trazabilidad). El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.

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NOTA: Con este captulo hemos llegado al final del curso.

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