Aprender A Redactar Documentos Empresariales (2 Capítulos)

MaL
Aprender a redactar documentos empresariales 1

Material protegido por derechos de autor
Aprender a redacLar documenLos empresarlales

Cuedan rlgurosamenLe prohlbldas, sln la auLorlzacln escrlLa de los
LlLulares del !"#$%&'(, ba[o las sanclones esLablecldas en las leyes, la
reproduccln LoLal o parclal de esLa obra por cualquler medlo o
procedlmlenLo, comprendldos la reproduccln LoLal o parclal de esLa
obra por cualquler medlo o procedlmlenLo, comprendldos la
reprografla y el LraLamlenLo lnformLlco, y la dlsLrlbucln de
e[emplares de ella medlanLe alquller o presLamo publlcos.
2002 Ldlclones alds lberlca, S.A.
Marlano Cubl, 92-08021 8arcelona
? LdlLorlal alds SAlCl,
uefensa, 399-8uenos Alres
hLLp://www.paldos.com
lS8n: 84-493-1209-4
uepslLo legal: 8-47.114/2002

lnulCL
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Lscrlblr en la empresa
Se puede aprender a escrlblr?
Cue se propone esLe llbro?
Cue conLlene esLe llbro?

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Cue son?
Cundo convlene redacLarlos?
La oplnln de los lecLores

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Ll escrlLo: declda su flnalldad
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LsLraLeglas de escrlLura
Crdenar la lnformacln
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La preclsln en el lengua[e

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Cue es un lnforme?

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LsLrucLura bslca del lnforme
lan de Lraba[o para redacLar un lnforme
lnforme Lecnlco
lnforme propuesLa

B- ;0'5)$5% 3%&40)$&1
Cue es un proyecLo?
1lpos de proyecLos
LsLrucLura bslca del proyecLo
lan de Lraba[o para redacLar un proyecLo

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Cue es una memorla?
1lpos de memorlas
LsLrucLura bslca de la memorla
lan de Lraba[o para redacLar una memorla

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Introduccin

Escribir en la empresa

En la empresa actual, la informacin es la base para tomar
cualquier decisin. Reformar un local, adquirir una nueva mquina,
aprobar un plan de formacin, introducir cambios en el proceso de
produccin... Estas y otras decisiones se fundamentan en la
informacin que proporcionan los documentos escritos diseados
para tal fin: los informes, los proyectos y las memorias. Lo cierto es
que muchas de las actuaciones de una organizacin se relacionan
estrechamente con estos documentos.

En primer lugar, un documento bien redactado confiere credibilidad
a la idea que expone. Un informe bien planteado o una memoria
exhaustiva pueden jugar un papel clave en la aceptacin de una
idea. Quizs usted tenga una idea que considere brillante, pero para
convencer a los dems de que es factible y oportuna necesitar
exponerla por escrito. Si plantea esta idea en el transcurso de una
reunin, es probable que su jefe le diga: No lo veo claro... Por qu
no me lo propone por escrito? Sin duda, la exposicin escrita de las
ideas exige ms precisin y rigor que la oral. En situaciones
complejas, slo la escritura permite obtener una visin global de un
determinado asunto, sin perder de vista ningn aspecto.

Adems, slo la escritura permite almacenar la informacin.Las
palabras se las lleva el viento, reza un refrn que usted habr odo
mil veces. El saber popular ya advierte sobre el carcter fugaz del
habla. Desde hace miles de aos hasta nuestros das, trasladar las
ideas al papel sigue siendo la manera ms eficaz de conservar la
informacin1. De hecho, la escritura aparece en la antigua

1
La lnvencln de la escrlLura, el ms avance Lecnolglco ms LrascendenLal, sucedl en
MesopoLamla en el ano 3300 A.C. (Cng, 1982)

Mesopotamia con fines contables: registrar el trnsito comercial
entre las ciudades. A diferencia de lo que ocurre en la comunicacin
oral, el texto escrito puede ser almacenado, modificado, revisado o
reledo. Por lo tanto, disponer de documentos claros y precisos es
imprescindible para la gestin empresarial.

Lo ms probable es que, en el transcurso de su actividad
profesional, usted deba enfrentarse al reto de presentar un
informe, un proyecto o una memoria. En este caso, puede que su
xito profesional dependa en gran parte de su habilidad para
redactar, es decir, de su capacidad para seleccionar datos y
exponerlos por escrito. Este libro pretende acompaarle durante
todo el proceso de elaboracin de su documento: desde la
generacin de la idea hasta su presentacin final.

Se puede aprender a escribir?

Algunas personas albergan ideas errneas sobre la facilidad de
escribir. Creen que escribir bien es un don, algo que se sabe o no se
sabe hacer, una aptitud innata que algunos privilegiados poseen y
otros no. Para las personas que piensan as tenemos dos noticias.
Empezaremos por la buena: a escribir se aprende. A diferencia de lo
que ocurre con el habla, la escritura no es una habilidad que se
adquiera de manera natural. Al contrario, escribir textos coherentes,
informativos y claros requiere un aprendizaje parecido al de cocinar
un plato, tocar un instrumento o pintar un cuadro. Esta era la mala
noticia: no confe en las musas.

En realidad, incluso los mejores escritores reconocen que corrigen
mucho sus textos. Abundan las ancdotas sobre el tiempo que los
escritores famosos tardaban en escribir sus obras. Es bien conocida
la lentitud de Gustave Flaubert. Segn cuenta en su
correspondencia, el autor de Madame Bovary poda emplear una
tarde entera en construir una frase. Por su parte, el escritor cataln
Quim Monz, en una entrevista aparecida en El Pas (8.02.2001),
declara acerca del trabajo de escribir: "...de espontneo, esto no

tiene nada, precisamente porque el trabajo consiste en hacer que se
entienda lo ininteligible.

Lo cierto es que los hbitos de escritura y las tcnicas compositivas
slo se adquieren despus de analizar modelos, emborronar muchos
papeles y ser crtico con los propios escritos. Desde luego, se trata
de un plan de trabajo exigente. Requiere dedicar tiempo y esfuerzos
a la tarea. Pero, tal como ocurre en los deportes, despus de
practicar la escritura durante un tiempo, comprobar que las horas
que invirti redundan en su provecho. Esta frase del filsofo y
poltico ingls Francis Bacon (1561-1620), da cuenta de los
beneficios que comporta practicar la escritura: "La lectura hace al
hombre completo, la conversacin lo hace gil, escribir lo hace
preciso."

Qu nos proponemos?

Este libro es una gua prctica que contiene una sntesis de los
conocimientos y las tcnicas necesarias para redactar documentos
funcionales eficaces. A lo largo de estas pginas, se reproducir el
camino lgico que lleva desde el encargo de la redaccin hasta los
ltimos retoques. As mismo, se tratan los conocimientos tcnicos
precisos para elaborar informes, proyectos y memorias.

Los autores persiguen la participacin del lector con propuestas e
instrucciones concretas para superar cada etapa y le invitan a
integrar los conocimientos en su plan personal de escritura. Tanto el
mtodo de trabajo como los materiales de apoyo proceden de los
talleres de redaccin que los autores imparten en mbitos
universitarios, empresariales y acadmicos.

Qu contiene este libro?

! Instrucciones para superar cada etapa del proceso de redaccin
! Orientaciones concretas sobre estructura y formato de los tres
documentos
! Modelos y ejemplos de informes, proyectos y memorias
! Propuestas de redaccin
! Fraseologa adecuada para cada tipo de documento
! Ejercicios integrados por textos procedentes del mbito
empresarial o administrativo
Este libro se divide en tres partes. La primera expone orientaciones
de redaccin comunes a los tres documentos. Consta de cinco
captulos que se corresponden con las diferentes etapas del proceso
de redaccin: analizar de la situacin, recoger la informacin y
ordenarla, disear recursos grficos y redactar el primer borrador.
La segunda parte consta de tres captulos dedicados a cada
documento en concreto. La tercera parte se dedica a los recursos
visuales y a la revisin final.
En el captulo 2 describimos brevemente la funcin que desempea
cada uno de los documentos en relacin a momentos diferentes de
la gestin directiva. Enumeramos algunas de las cualidades que
debe reunir un escrito para ser aceptado por sus lectores, a la vez
que le invitamos a familiarizarse con conceptos como coherencia,
legibilidad, objetividad, etc.
En el captulo 3 analizamos los factores clave de la redaccin eficaz:
objetivo, audiencia y autor. Le proporcionamos un instrumento de
anlisis que le permitir concretar su propsito y adaptar el
documento a su lector. Tambin encontrar algunas consideraciones
sobre la autora y la introduccin del pronombre de primera persona
para expresar las propias opiniones.
En el captulo 4 nos ocupamos de las tcnicas de recogida de datos.
Presentamos diversos instrumentos tiles para recoger informacin,
como la observacin, la encuesta, etc.
En el captulo 5 nos proponemos redactar el primer borrador. Para
ello, sugerimos un plan de trabajo y le mostramos tres modelos

diferentes para organizar la informacin segn su propsito.
Adems, le invitamos a dar forma a la escritura construyendo los
primeros prrafos del escrito.
En el captulo 6 nos adentramos en la tarea de conseguir un estilo
eficaz, es decir, una prosa que permita asegurar que el lector
comprende el sentido de lo que se ha escrito. Examinamos las
caractersticas de la frase eficaz y nos ocupamos de cmo se
consigue una sintaxis clara y un lxico preciso.
En los captulos 7, 8 y 9 nos centramos en la redaccin de informes,
proyectos y memorias. Presentamos la estructura bsica de los
documentos y algunos modelos concretos. Describimos, tambin,
cada una de las partes de qu consta y ofrecemos fraseologa til
para redactarlos. Cada documento se acompaa de un plan de
trabajo detallado.
En el captulo 10 nos dedicamos a los recursos grficos: sus
posibilidades y las ventajas que supone utilizarlos para ilustrar los
datos ms llamativos de un informe o una memoria.
En el captulo 11 le proporcionamos un instrumento til para valorar
la calidad de su escrito: la gua de revisin del escrito.

Captulo 1
Informes, proyectos y
memorias: una definicin

Qu son?

Los informes, proyectos y memorias son tres documentos bsicos de
la actividad econmica y administrativa. Desempean una funcin
fundamental en la gestin de las organizaciones: aportar
informacin al proceso de toma de decisiones.

" El informe es un documento que recoge informacin, la analiza y
propone soluciones para orientar una actuacin.

" El proyecto es un documento que describe y planifica las tareas y
acciones que llevarn a conseguir un objetivo, ya sea crear una
empresa, ofrecer un nuevo servicio o llevar a cabo una idea.

" La memoria es un documento que expone la relacin de
actividades, gastos, etc. realizados por un organismo en un
determinado periodo de tiempo. Las memorias siempre se
elaboran una vez acabado el perodo, es decir, a posteriori.

Cundo conviene redactarlos?

Los informes, proyectos y memorias son instrumentos que sirven
para:
" Almacenar la informacin
" Explicitarla y disponerla en una estructura lgica
" Ponerla al alcance de todos los miembros de la organizacin
Responden a necesidades concretas de la organizacin. A
continuacin, enumeramos algunas de estas necesidades y las
relacionamos con el documento apropiado.

En qu se parecen?
Aunque son documentos diferentes (ver cuadro), presentan
caractersticas comunes que permiten tratar su redaccin de manera
conjunta:
# Suelen ser escritos de larga duracin, es decir, su contenido se
mantiene vigente durante meses e incluso aos.
# Requieren una escritura reflexiva y analtica. No se limitan a
constatar hechos, sino que analizan informacin y proponen
soluciones.
# Presentan los datos de manera elaborada, con el fin de que la
direccin o una unidad de la organizacin puedan acceder a
ellos cuando sea necesario.
# Son documentos estructurados, es decir, las partes se ordenan
siguiendo un orden preciso.
# Requieren un estilo conciso pero exhaustivo. No basta con
presentar una lista de frases desconectadas.
# Utilizan recursos visuales, como grficos y tablas, para
representar grficamente los datos.

DIFERENCIAS PRINCIPALES
PROYECTO INFORME MEMORIA

Etapa de Gestin
Inicio de la actividad
Planificar las tareas
Inicio
Puesta en prctica

Balance

Objetivo
Planificar las tareas
para conseguir un fin
Recoge informacin
Analiza un Tema
Propone soluciones
Evala una actuacin

La opinin de los lectores

Este informe carece de estructura
Faltan datos
La representacin grfica de los datos no es clara
No consigo entender la idea principal
Demasiado telegrfico. Por favor, explquese un poco ms.
Esto no es lo que le ped!

Quin no ha tenido alguna vez que soportar crticas parecidas a
estas? En muchos casos, los documentos no consiguen superar el
primer obstculo: dejarse leer. Una vez rechazado el trabajo, poco
importa ya si la idea inicial era interesante y oportuna... En todo
caso, no lo pareca. Sin duda, los comentarios de su lector le
aportarn informacin sobre aspectos a mejorar en su escrito. Al fin
y al cabo, su jefe, sus clientes, sus compaeros de trabajo, son los
nicos autorizados para juzgar la validez de un escrito, sus
verdaderos rbitros.

Pero, cmo debe ser un documento para conseguir la aceptacin de
sus lectores?qu factores determinan el xito del escrito? qu
aspectos de mi escrito debo revisar?. En este apartado nos
ocuparemos de las condiciones que debe reunir un escrito para ser
ledo con facilidad:
" Estructura
" Legibilidad
" Objetividad
" Autosuficiencia

ESTRUCTURA
Una receta de cocina, una noticia de prensa, un cuento... Cada uno
de estos textos presenta una estructura determinada que podemos
identificar fcilmente. Por ejemplo, al leer una receta de cocina,
nos resulta fcil localizar los ingredientes que necesitaremos para
cocinar el plato. Nuestra experiencia como lectores nos ha enseado
que esta informacin suele aparecer en la parte superior del escrito,
antes de las instrucciones para cocinar el plato. De manera parecida,
identificamos la informacin ms relevante de una noticia de prensa
en el titular o leemos un cuento hasta el final para conocer el
desenlace.

En efecto, la comprensin de los escritos se apoya mucho en la
costumbre. Cada tipo de comunicacin cuenta con unos esquemas
consolidados y conocidos por el lector. Se imagina una receta de
cocina redactada como una noticia de prensa? Despus de la
sorpresa inicial, el lector difcilmente podra
acceder a la informacin. La estructura de un escrito debe guiar los
pasos del lector y en ningn caso confundirle.

La estructura asegura que el escrito cumple su funcin, sea dar
instrucciones para preparar un plato, informar de un hecho o relatar
una historia. En el texto estructurado hay un objetivo y la estructura
es el plan para conseguirlo.

Un escrito est bien estructurado cuando...

# presenta pocas ideas, pero bien desarrolladas
# la estructura "salta a la vista"
# la informacin avanza de manera lgica
# respeta las convenciones del gnero respecto a forma y
contenido
# permite diferentes ritmos de lectura

# facilita varios puntos de acceso a la lectura (ndice,
sumario, epgrafes...)

Un escrito est mal estructurado cuando...
# no se diferencian las partes del texto
# resulta difcil seguir el hilo, hay saltos y
discontinuidad en la informacin
# no respeta convenciones de forma
# no permite otro ritmo de lectura que el lineal
# no incorpora puntos diferentes de acceso a la lectura

LEGIBILIDAD
Es decir, aptitud de un texto de ser ledo, entendido y recordado. Un
texto se aprecia cuando entenderlo exige poco esfuerzo. El desafo
consiste en recoger y seleccionar la informacin necesaria,
organizarla y presentarla de manera que el lector pueda acceder a
ella con facilidad. Para obtener escritos legibles, hay una norma
bsica: colocarse en el lugar de su lector.

OBJETIVIDAD
Los escritos de gestin proporcionan datos y argumentos
procedentes de la realidad, es decir, informacin objetiva. A
diferencia lo que sucede en la literatura, el autor de un escrito
organizacional no transmite sentimientos ni emociones, sino
apreciaciones basadas en datos fiables. Si pretende resultar
convincente en sus argumentaciones, debe evitar los juicios de valor
y las afirmaciones gratuitas.

AUTOSUFICIENCIA
El texto debe explicarse por si slo y proporcionar al lector la
informacin suficiente para descifrarlo. Esta es una de las
diferencias entre la exposicin oral y la escrita. Por ejemplo,

durante la presentacin oral de un proyecto, un ponente hbil es
capaz de captar las reacciones de los asistentes. Puede darse
cuenta, por ejemplo, de que el auditorio no es experto en el tema y
requiere informaciones previas para seguir el hilo del discurso. Si lo
considera conveniente, el ponente puede rectificar y ampliar la
informacin o cambiar el rumbo de la exposicin.

Esto no es posible en la exposicin escrita. Lo ms probable es que,
cuando su lector se disponga a leer, usted no se encuentre cerca
para aclararle dudas. El escrito debe anticiparse a las necesidades
del lector y facilitar la comprensin de las ideas complejas.


Captulo 2
Analizar la situacin


Las pglnas que slguen no se muesLran en esLa vlsLa prevla.

El lector: pngase en su lugar

Qu esperan encontrar mis lectores en este informe? Les
interesar realmente esta propuesta? Entendern este concepto?
A cuantas manos va a llegar esta memoria? Estas cuestiones son
fundamentales no slo en el momento de plantear el trabajo, sin
tambin al seleccionar la informacin. Hasta el lector ms bien
dispuesto abandonara la lectura de un documento que no
responde a sus expectativas o que no facilita las ayudas y
explicaciones suficientes.

El escritor y pensador Baltasar Gracin (1601-1658) compar un
buen discurso con un festn, en el que el cocinero no prepara los
platos a su gusto sino al de sus invitados.
2
A nuestro modo de ver,
esta analoga puede aplicarse tambin a la redaccin de
documentos empresariales . Conocer al lector y tener en cuenta sus
necesidades es fundamental para decidir qu decirdatos,
explicaciones, argumentos y cmo decirloestructura y
lenguaje.

En efecto, un escrito tcnico conseguir ser eficaz si su autor
comprende claramente las necesidades de los lectores y las
satisface. Por ejemplo, un lector poco experto en un tema
economa, electrnica, derecho, etc. agradecer que el informe
explicite el significado de siglas, trminos tcnicos y conceptos
poco conocidos. En pocas palabras: facilite las cosas a su lector y no
le escatime explicaciones.

2. erelman. 1raLado de la argumenLacln, Credos, 1994, pg. 61 . La comparacln procede de Ll
ulscreLo, cap.x. .

Conocer a su lector le orienta para decidir:

# la informacin que debe incluir o omitir,
# la estructura del documento
# el lenguaje ms o menos especializado que conviene utilizar

Tipo de comunicacin Destinatario

Lector interno
" Directivos con responsabilidad en la
toma de decisiones de la
organizacin.
" Profesionales que participan en un
proyecto.
" Profesionales que necesitan
informarse de una nueva situacin
que no conocen o que no conocen
muy bien (un nuevo producto en el
mercado)

Lector externo
" Accionistas
" Clientes
" otras organizaciones (el gobierno,
asociaciones empresariales, etc.)
" pblico en general a travs de los
medios de comunicacin (prensa,
radio, televisin, Internet)

En el caso de escribir para un lector externo, esta consulta no ser
posible. Deber hacer un esfuerzo construirse un retrato robot.
Imagine qu conocimientos tiene sobre la materia, qu le interesa
en especial, su edad, ideologa, extraccin social y cultural, etc.

Es frecuente que un escrito se dirija a un lector y excluya a otros,
por ejemplo, el artculo de una revista especializada es poco
accesible para un no-experto. En este caso, el autor del artculo se
dirige a un lector con quin comparte muchos conocimientos. No
obstante, decidir el grado de especializacin del texto debe ser una
decisin deliberada y no consecuencia de la inexperiencia del autor.

Cmo adaptar el escrito a la audiencia?

# Incorpore la informacin suficiente para que sus lectores
entiendan el documento: defina los trminos clave, aclare las
ideas complejas.
# Aada ejemplos que ilustren las ideas. El ejemplo permite
conectar con su lector y demostrar la validez de una idea.
# Omita la informacin superflua y redundante.
# Utilice el lenguaje apropiado: no abuse de tecnicismos si se dirige
a un cliente, ni d la impresin de falta de rigor en un informe
tcnico.
# Ordene la informacin segn las necesidades de su lector. Usted
puede tener la informacin correcta, pero ordenada de manera
equivocada.

Ejercicio

Cul de estas dos versiones considera ms comprensible para un
lector no experto?

A
El Mibor cay en septiembre casi cuatro dcimas y se situ en el
3,771%. Es el nivel ms bajo desde noviembre de 1999. En un ao,
este ndice se ha reducido casi un punto y medio.

B
El Mibor, el ndice de referencia ms utilizado en los prstamos
hipotecarios, cay en septiembre casi cuatro dcimas y se situ en
el 3,771%. Este es el nivel ms bajo a que ha llegado desde
noviembre de 1999. En un ao, este ndice se ha reducido casi un
punto y medio.

Respuesta

El prrafo B es ms fcil de comprender que el A. No ahorra en
palabras, sino que identifica y describe las referencias que utiliza el
prrafo A. El lector encuentra en esta segunda versin la
explicacin de qu es el Mibor y qu refleja.


El autor: decida su papel

Consideramos autor a la persona o conjunto de personas que disea
y elabora un escrito. Puede tratarse de autor individual, aunque
abundan los trabajos redactados por un equipo autor mltiple o
por una entidad autor corporativo
3
.

Se trate de un autor individual o colectivo, la pregunta que surge
inevitablemente en el momento de redactar es la siguiente: Cmo
debo expresarme?, Puedo utilizar la primera persona del plural o
al contrario, debo utilizar un redactado impersonal?. Elegir entre
estas posibilidades no depende de nuestra predileccin, sino de la
naturaleza del encargo y del tipo de documento que nos
proponemos redactar.

Por ejemplo, el enfoque que un experto dar a un informe ser
distinto del que usar un tcnico para redactar la memoria anual de
su departamento. En el primer caso, el informe requerir que el
experto exprese su opinin o formule un punto de vista personal .
En cambio, el autor de la memoria buscar un efecto de objetividad
y evitar cualquier marca personal.

" Escritos informativos: se redactan utilizando un estilo objetivo
y neutro, sin referencias al autor. Los sujetos personales en
primera o segunda persona resultan inadecuados.

" Escritos valorativos: es adecuado utilizar la primera persona
para indicar que el autor expone su opinin. Son frecuentes
expresiones como: considero conveniente..., parece ms
adecuado..., mi opinin es..., creo, desde mi punto de
vistam para m. Expresiones como stas sirven para
atenuar las afirmaciones y presentarlas como opiniones y no
como verdades indiscutibles.

Un mecanismo de cortesa habitual en los escritos valorativos es el
denominado plural de modestia. Se utiliza el plural nosotros

3
MarLlnez de Souza, !ose. Manual de esLllo de la lengua espanola. 1rea. Cl[n, 2001 (2. Ldlcln)
g. 99

para atenuar el singular yo. Esto no significa necesariamente que
el trabajo se haya elaborado en equipo.

Por ejemplo:
Me parece importante matizar la impresin que pueden producir los
resultados siguientes
Mejor: Nos parece importante matizar la impresin que pueden
producir los resultados siguientes.

Cmo presentarse adecuadamente?

# Explicite la autora en la presentacin del escrito.
# Evite redactar en primera persona a no ser que trate de matizar
una opinin.

Redacte el objetivo

Una buena manera de asegurar la coherencia de su escrito consiste
en exponer el objetivo al principio, en la introduccin; desarrollarlo
en el cuerpo y volver a l en los prrafos finales, es decir, en la
conclusin. Los clsicos resuman el mensaje de la siguiente
manera: Di de qu hablars, habla y di de qu has hablado.

# Explique en una frase o dos exactamente cul es la idea principal
de su escrito. El enunciado de lo que intenta demostrar su
trabajo constituye la tesis. El resto del documento debe contribuir
a este objetivo.
# Si redacta por encargo de un superior, mustrele el objetivo
redactado en un par de frases antes de empezar a documentarse.
Este intercambio de opiniones evitar malentendidos ms
adelante.
# Modifique el redactado del objetivo, si lo cree necesario. No se
sienta obligado a mantener un objetivo que, despus de
investigar, le parece incadecuado por algn motivo.


Captulo 4
Redactar el primer
borrador


Las pglnas que slguen no se muesLran en esLa vlsLa prevla

Ordenar la informacin

Una vez recogida la informacin - a partir de la documentacin,
observacin, encuesta o entrevista -, debe analizarla y seleccionar
la que considere relevante para su escrito. Conviene descartar
aquella que se aparte demasiado del tema principal y que resultara
difcil encajar en la estructura del documento. Recuerde que su
escrito no debe ser un compendio de datos sin relacin, sino un
discurso articulado.

3 maneras de ordenar la informacin
Organizar la informacin consiste en establecer una jerarqua entre
las ideas y decidir el orden en que se expondrn al lector.

Orden deductivo: parte de la idea principal para llegar a las
explicaciones, datos y pruebas de soporte.
" de lo ms importante a lo menos importante
" de lo general a lo especfico
" del concepto a la aplicacin
" del problema a la solucin
Este orden es propio de escritos o prrafos que pretenden informar,
como la noticia de prensa, el informe, la memoria o el proyecto. La
informacin se ordena de manera jerrquica.

Orden inductivo: parte de los hechos y datos particulares hasta
llegar a una conclusin donde se expresa la idea esencial.
" de lo particular a lo general
" de lo concreto a lo abstracto,
" de lo simple a lo complejo,
" cronolgico
" hechos- conclusin, ...
Este orden, propio de las narraciones, se utiliza para detallar hechos
en los informes tcnicos o jurdicos .


Estructura mixta: integra en el mismo escrito el orden deductivo y el
inductivo. Expone al principio la idea bsica y la retoma al final, en
el apartado dedicado a conclusiones. Esta disposicin es habitual en
escritos argumentativos, como los informes valorativos.
Habitualmente, se utiliza la figura de la pirmide para representar
grficamente estos dos esquemas ordenadores.
Figura n3
Representacin grfica del orden deductivo (de ms importante a
menos importante)

lnformacln prlnclpal
lnformacln secundarla
ueLalles, anLecedenLes,
consecuenclas, e[emplo...




Captulo 5
El estilo eficaz


En la vida diaria, entendemos que un remedio es eficaz cuando
sana o atena las dolencias de una enfermedad. De manera
parecida, un escrito se considera eficaz cuando consigue comunicar
informacin de manera clara, precisa, concisa, correcta y adecuada.

El estilo eficaz apuesta por el lenguaje sencillo e inteligible y evita el
estilo barroco y retrico. Esta tendencia a la simplicidad de
expresin, conocida en ingls como Plain english, surgi en los
Estados Unidos durante la dcada de los setenta, como
consecuencia de la presin social a favor de una mayor comprensin
de los documentos jurdicos y administrativos. A raz de las
demandas de los usuarios, muchas compaas tuvieron que
replantearse el estilo de redaccin de sus escritos. Redactar
plizas , contratos o normas de manera crptica y ambigua empez
a sancionarse, tanto desde un punto de vista tico como econmico.
Con el fin de mejorar la calidad de su comunicacin escrita, los
manuales de estilo de muchas empresas empezaron a recomendar
la redaccin clara y concisa

Los obstculos a la comprensin del escrito son diversos. En
captulos anteriores hemos tratado del papel de la estructura en la
construccin de un texto lgico y ordenado. En ste nos ocuparemos
de la estructura de la frase. Las siguientes recomendaciones,
difundidas por diversos manuales de estilo, se apoyan en el
resultado de estudios sobre la capacidad del lector para retener el
mensaje durante la lectura.
4
Segn estos estudios, el nmero de
palabras que estamos capacitados para recordar mientras leemos
es limitado. Por este motivo, son ms comprensibles las frases
cortas, ordenadas y econmicas.

Escriba frases eficaces

En el captulo anterior comparbamos los prrafos con los bloques
de construccin del texto. Pues bien: los prrafos estn constituidos
por frases y stas, a su vez, por palabras. Una frase es un conjunto
de palabras que expresan una idea.

La frase eficaz es aquella que transmite la idea de la manera ms
ntida posible.

Algunas de las caractersticas que la definen:

" Breve
" ordenada
" econmica

1. Redacte frases breves

Las frases breves son ms fciles de leer, entender y recordar que
las frases largas. Los perodos breves, de veinte a treinta palabras,
facilitan la comprensin del mensaje y favorecen la legibilidad. En
cambio, los periodos largos pueden llegar a producir una sensacin
asfixiante.

2. Ordene los elementos de la frase

Una frase se compone de palabras que se ordenan de una
manera lgica, establecida por la evolucin del lenguaje. En la
mayora de los casos, este orden no depende de la voluntad del
redactor, sino de la sintaxis. Lo ms probable es que si consigue
que las palabras de una frase se sucedan ordenadamente, las ideas
que expresan estas palabras tambin lo harn.

3. Site la informacin ms importante al principio de la frase

La informacin ms importante de la frase es: quin hizo qu. Si
formulamos la idea en trminos gramaticales: sujeto y verbo. Su
lector espera encontrar esta informacin al comienzo de la frase. No
la relegue al final de la frase ni la oculte detrs de trminos
irrelevantes. Al redactar una frase, decida quin es el protagonista
y cul es la accin.

4. Evite los incisos demasiado largos

Los incisos son frases intercaladas en otras que proporcionan
informacin adicional. Bien utilizados, articulan el estilo y
confieren expresividad y ritmo a la prosa.

5. Elimine las palabras irrelevantes

La buena escritura utiliza el lenguaje de manera econmica: con el
mnimo de elementos se propone conseguir el mximo resultado.
Los rodeos, las muletillas y las palabras innecesarias empobrecen el
estilo.

Las muletillas son palabras o frases que sirven de apoyo a la
expresin, como por ejemplo: valga la redundancia, como su mismo
nombre indica, por decirlo de alguna manera. Estas expresiones no
deben proliferar en un informe tcnico.

6. Utilice un estilo verbal

Evite construir frases con demasiados substantivos. Las
construcciones con ms nombres que verbos son difciles de leer.
Aunque de entrada pueden parecer ms objetivas, resultan
demasiado abstractas. Si abundan los verbos, en cambio, el estilo
adquiere un tono ms vital y enrgico.




Captulo 6
Redactar informes


Qu es un informe?

El informe de incidencias de un tcnico, el dictamen de un abogado,
un estudio de mercado... Qu tienen en comn estos escritos? Pues
que todos ellos son informes. Lleve la etiqueta que lleve, el informe
es una forma organizada y objetiva de transmitir informacin til
para resolver problemas.

Algunos informes exigen poco trabajo a su redactor, como es el
caso de los informes peridicos que se utilizan para transmitir
informacin rutinaria dentro de la empresa. Contienen datos
previsibles y disponen de un formato estandarizado con el fin de
facilitar el trabajo al lector. Lo cierto es que rellenar los espacios en
blanco de estos formularios no requiere demasiado esfuerzo.

La cosa cambia cuando se trata de redactar escritos ms complejos,
por ejemplo informes extraordinarios. En este caso, el autor
maneja muchos datos, que deber hilvanar en un discurso lgico y
coherente. En este captulo le proporcionaremos las herramientas
necesarias para redactar informes eficaces. Esto es, escritos
estructurados y adecuados al uso que el lector quiera darles.

El informe escrito es una exposicin detallada de hechos basada en
datos comprobados. Tiene por objetivo comunicar informacin de
manera lgica y concisa para encaminar una actuacin o solucionar
un problema.

Tal como sealbamos en el captulo 2, como documentos de
gestin, los informes cumplen alguna de estas finalidades:

" informan acerca de un asunto
" presentan los resultados de una investigacin
" proponen soluciones a un problema


Tipos de informes

Existen muchos tipos de informes, tantos como necesidades de
informar de algo a alguien en el mundo de la empresa o de la
administracin Las clasificaciones posibles son diversas segn el
criterio que elijamos:

" Segn la temtica, el informe puede ser: financiero, econmico,
jurdico, administrativo.
" Segn su destinatario: interno o externo.
" Segn la frecuencia: peridicos/ excepcionales.

Algunos ejemplos de informes

" Informe de sntesis: Su objetivo es exponer, de manera
breve y ordenada, el estado de la cuestin sobre un tema
determinado y muchas veces desconocido por el lector.
Contar con ellos resulta imprescindible para disponer de
informacin sobre aspectos complejos o muy tcnicos, como
por ejemplo, el reciclaje de residuos industriales, la energa
solar, la situacin econmica de un determinado sector, etc. A
diferencia del informe de investigacin, el informe de sntesis
no incorpora material nuevo, sino que reelabora informacin
procedente de fuentes secundarias.

" Informe de actividad: texto breve que sintetiza el desarrollo
de una actividad o proyecto en curso. Se utiliza para poner al
corriente a los asistentes a una reunin sobre la marcha de
un tema.

" Informe de gestin: consiste en un anlisis y valoracin de
la gestin realizada por una unidad de la empresa.

" Informe de investigacin: documento en que un experto o
grupo de expertos analizan un tema y formulan
recomendaciones. Presenta los resultados de una

investigacin, que con frecuencia proviene del trabajo de
campo, sobre un tema especfico. Por ejemplo, un informe de
mercado, un estudio financiero, de formacin, de auditoria,
etc.

" Informe propuesta: documento en que el responsable de
una unidad propone una actuacin determinada al responsable
de otra unidad, por ejemplo: el pago de unos gastos, la
contratacin de personal, la adquisicin de material, etc.

" Dictamen o informe tcnico: documento en que un
consultor tcnico, econmico, financiero, jurdico, etc.
expresa su parecer sobre un asunto.

Despus de analizar las circunstancias que rodean la redaccin del
informe y de recoger la informacin necesaria, deber decidir una
estructura, es decir, un armazn dnde disponer la informacin.
Para decidir la estructura de un informe, hay que tener en cuenta
dos factores: el propsito y la cantidad de informacin que debe
incluir en l.

Naturalmente, la estructura ms eficaz ser la que permita al
lector hacerse una idea del contenido con el mnimo esfuerzo. Esta
decisin supone conocer algunos modelos que permiten organizar la
informacin de manera lgica y coherente.

Estructura bsica del informe

1. PRELIMINARES

PORTADA

Ttulo

Un buen ttulo sintetiza en pocas palabras el contenido del
documento: presenta la mxima informacin posible con el mnimo
de palabras. Es recomendable redactarlo una vez concluido el
trabajo. Debe ser claro y sin tecnicismos.

Nombre del autor
Cargo en la empresa
Fecha
Los informes se acostumbran a elaborar para un perodo corto de
tiempo. Por este motivo, esta informacin debe situarse en un
espacio visible, ya que es la nica manera de confirmar la vigencia
del informe.

Resumen

Es necesario en documentos extensos. Su funcin es permitir al lector hacerse
una idea del informe en pocos minutos. El resumen expone de manera sinttica
los puntos ms importantes de la exposicin: objetivo, metodologa y
conclusiones.

ndice

Lista que presenta el orden de aparicin de los diferentes apartados. Indica la
pgina en que empieza cada uno para permitir localizarlo fcilmente.
Los captulos y apartados se ordenan partiendo de las ideas ms generales hasta
llegar a las ms concretas.

Lista de figuras y tablas

Nmero de grfico, ttulo del grfico y nmero de pgina.
Presenta en forma de lista las ilustraciones o figuras que se incluyen en el
informe.
La lista reproduce el nmero de orden de cada ilustracin.


1. CUERPO

Introduccin

Aproxima el contenido del trabajo al lector

Desarrollo

Presenta los datos de manera ordenada.

Conclusiones y recomendaciones

Resume la exposicin y propone soluciones al problema planteado al inicio.

2. APENDICES

Datos tcnicos complementarios
Bibliografa
Fuentes


Las pglnas slgulenLes no se muesLran en esLa vlsLa prevla


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