REPBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS

PROYECTO DE ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO BIRF 7110-EC

Gua del usuario de la Interfaz Nmina - eSIGEF

RUP-DS-005

GUIA DEL USUARIO DE NOMINA SISTEMA FINANCIERO Sigef Institucional vs. eSIPREN RUP-DS-005 No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisin electrnica o mecnica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperacin de informacin, sin autorizacin escrita del Ministerio de Finanzas. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2007 primera edicin SIGEF y logotipo SIGEF son marcas registradas Documento propiedad de: Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIGEF). Ministerio de Finanzas. Repblica del Ecuador. Edicin: Cubierta: Composicin y diagramacin: Estructuracin: Coordinacin General: Componente: Revisado: Fecha actualizacin : Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico Diego Rueda Luis F Diaz Juan F. Moreno / Diego Moya 18-01-2008

INDICE DE

1. INTRODUCCION............................................................................................................. 4 1.1 Requisitos previos ........................................................................................................... 4 1.2 Referencias ...................................................................................................................... 4 1.3 Glosario de Trminos ...................................................................................................... 4 2. 3. 4. PROPOSITO ..................................................................................................................... 4 ALCANCE ......................................................................................................................... 5 OPERACIN DE NOMINA............................................................................................ 5

4.1 INGRESAR CLAVE Y CONTRASEA DE USUARIO.............................................. 5 4.2 PARAMETRIZACIN GENERAL DE NMINA....................................................... 5 4.2.1 Creacin de los periodos de Nmina............................................................................... 6 4.2.2 Informacin del Sistema Financiero ...............................................................................6 4.2.3 Definicin de Rubros ...................................................................................................... 9 4.2.4 Enlaces contables presupuestarios ..................................................................................9 4.2.5 Vinculacin de los nuevos enlaces con el Distributivo................................................. 10 4.2.6 Enlazar los rubros con la deduccin.............................................................................. 10 4.2.7 Nmero patronal, aportes y descuentos para................................................................. 11 4.3 GENERACIN DE LA NMINA ................................................................................ 13 4.4 ENVO DE ORDEN DE NMINA ............................................................................... 13 4.5 DESAPROBACION DE NOMINA ............................................................................... 15

1. INTRODUCCION El manual se utilizar para ejecutar los procesos en el subsistema de Nmina para las Instituciones que van a interactuar con el Sigef Institucional y el nuevo Sitio de Integracin de Nminas Procesadas [eSIPREN] V1.0, que servir como intermediario para la realizacin de las afectaciones financieras que la nmina genera. En el manual se describe los requisitos previos para interoperar con el Sistema Financiero y adems el orden de ejecucin de los procesos en el submdulo de Nmina. Es decir, realiza la generacin y aprobacin de la nmina, al igual que la generacin de los archivos a utilizar en la carga de informacin en el Portal desde el que se proceder con la generacin del CUR de CYD, que consiste en la afectacin presupuestaria y el registro de deducciones (retenciones y aportes institucionales). Est incluido tambin el proceso de desaprobacin de la Nmina. 1.1 Requisitos previos 1. Haber instalado los componentes necesarios para la interoperabilidad. Seguir el manual de instalacin Manual de Instalacin Software Base - Interfaces. 2. Haber realizado la apertura del ejercicio 2008, que a su vez es un prerrequisito para la actualizacin de la base de datos. Se deber referir al manual de Gua de apertura de Ejercicio Fiscal. 3. Ejecutar la instalacin de los procesos de la base de datos y actualizar pantallas como se indica en el documento Manual de Actualizacin del Sigef Institucional. 4. Verificar la existencia y correcta configuracin de la variable SIGEF_ENVIO_PATH. En los clientes Citrix la misma estar creada con el valor V:\envio, equivalente a C:\envio en los equipos locales de cada usuario. 1.2 Referencias De los procesos de interoperabilidad y casos de uso de sistema de la relacin SIGEF INSTITUCIONAL eSIGEF. Del 1.3 CUR CYD Proceso Intefase SIGEF Institucional eSIGEF_Parametrizacion_Rubros.vsd Proceso Intefase SIGEF Institucional eSIGEF_Generar_Nmina.vsd Proceso Intefase SIGEF Institucional eSIGEF_Aprobacin_Nmina.vsd instructivo de parametrizacin del Subsistema de Nmina Instructivo Parametrizacin del Mdulo de Nmina Ejercicio Fiscal 2006. Autor Carlos Morales. Glosario de Trminos Comprobante nico de registro Compromiso y Devengado

2. PROPOSITO El presente documento tiene por objetivo orientar al usuario del Mdulo de Nmina del Sigef Institucional en el uso de las nuevas opciones implementadas con la finalidad de permitir al mismo interactuar con el sistema de administracin financiera eSIGEF.

3. ALCANCE Esta propuesta se establece en funcin de los procesos estipulados en la arquitectura del negocio del nuevo sistema de administracin financiera, los sistemas actuales NOMINA y la aplicacin de software eSIGEF, con perspectivas futuras de mejoramiento de relaciones de interoperabilidad de procesos y sistemas. De acuerdo a las expectativas de los usuarios y/o actores: Subsecretaria de Presupuestos, Subsecretara de la Tesorera de la Nacin, Subsecretara de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, UDAF y SIGEF Institucional (Nmina); y el Banco Central se pretende integrar los procesos de compromisos, devengado y pago por conceptos de nmina. 4. OPERACIN DE NOMINA Para ejecutar el subsistema de Nmina se debe seguir los siguientes pasos que le indicaran como se realiza la parametrizacin y ejecucin de los procesos, para la interconexin entre SIGEF INSTITUCIONAL (Nmina) eSIGEF. Se considera que estos cambios van a ser aplicados desde el ejercicio fiscal 2008 por lo que se la apertura del mismo se encuentra enumerada entre los prerrequisitos para este proceso. 4.1 INGRESAR CLAVE Y CONTRASEA DE USUARIO Ir a la pantalla principal de usuarios y seleccionar el usuario que va a realizar los procesos de nomina, ingresar la clave y la contrasea (Usuario web y Clave web) que ser utilizada en el eSigef para generar CUR's. Estos datos no se pueden visualizar para mayor seguridad.

Figura 1: Usuario y contrasea 4.2 PARAMETRIZACIN GENERAL DE NMINA Revisar si la informacin es correspondiente a la de cada Entidad, para esto ir al sub mdulo de Administracin 5

Path: Sigef Institucional\Administracion\Parmetros\ Seleccionar en la pantalla presentada de parmetros el tabulador Institucin y verificar que la informacin sea correcta es decir verificar el cdigos ingresados correspondan a los definidos en el Sistema Financiero, estos son cdigo de la Entidad, y los cdigo de la Unidad Ejecutora y Unidad Desconcentrada definidos en el Sistema Financiero y asociados al a entidad. Adems como parte de la parametrizacin de la Nmina es la definicin del grupo presupuestario, el mismo que permite filtrar las partidas utilizadas en nmina, todos los campos descritos en esta pantalla son obligatorios y, aunque son cargados durante la actualizacin al Sigef 2.3.1., es recomendable realizar una revisin de los mismos.

Figura 2: Parametrizacin de datos generales 4.2.1 Creacin de los periodos de Nmina

Una vez realizados los pasos se crea los periodos de Nmina Path: Sigef Institucional\Nomina\Men Catlogos\Periodos\ Referencia: Instructivo Parametrizacin del Mdulo de Nmina Ejercicio Fiscal 2006. Autor Carlos Morales. Informacin del Sistema Financiero

4.2.2

Dentro del submdulo de nmina se recupera cierta informacin que se requiere para parametrizar para ejecutar los procesos afectando al presupuesto del Sistema Financiero, para esto ejecutar la pantalla de Informacin Financiera Path: Sigef Institucional\Nmina\Menu Catlogos\Informacin Financiera 6

Figura 3: Informacin Financiera Parametrizacin Esta pantalla permite recuperar la informacin necesaria para parametrizar los rubros utilizados en la nmina y asociarlos a la informacin financiera. En la pantalla se presentan tres opciones: Parametrizacin: Se utiliza para tener el orden en el que debe configurarse la partida presupuestaria de gastos, para tenerla en un solo campo, como se lo utiliza en el Sigef Institucional Nmina, por lo que se debe ingresar el orden cronolgico de la misma y seleccionar el campo al que corresponde el orden. Los valores correspondientes a la estructura actual son cargados durante la actualizacin del sistema. Partidas: Se obtiene la informacin de la partida presupuestaria del clasificador de gastos en personal utilizado en la nmina, para esto presionar el botn Partidas, obtenindose la informacin de la clave presupuestaria con el respectivo monto por comprometer.

Figura 4: Informacin Financiera Partidas Deducciones: Se obtiene la informacin de las deducciones con su respectiva descripcin, para esto presionar el botn Deducciones.

Figura 5: Informacin Financiera Deducciones 4.2.3 Definicin de Rubros

Verificar que los rubros de ingreso, descuento y aporte institucional que se van a utilizar dentro de ese ejercicio fiscal estn vigentes, para esto se debe crear primero los meses del ejercicio vigente en la opcin Catalogos/perodos (Digitando 2008 y grabando el registro). Path: Sigef Institucional\Nmina\Nmina\Rubros\Definicin 4.2.4 Referencia: Instructivo Parametrizacin del Mdulo de Nmina Ejercicio Fiscal 2006. Autor Carlos Morales. Enlaces contables presupuestarios

Se debe aadir un nuevo ejercicio fiscal en los enlaces existentes (verificar en catalogos/distributivos), posteriormente se digita la cuenta por pagar (21351) y se graba esta informacin. Una vez obtenida la informacin del sistema financiero se realiza la vinculacin con los nuevos enlaces contables presupuestarios, aadiendo un nuevo enlace y creando cada uno de los rubros que se van a utilizar en el ejercicio fiscal vigente, cuidando que sea la correspondiente partida de la estructura programtica, tanto en ingresos como aportes institucionales, seleccionado de la lista de valores las nuevas partidas. Path: Sigef Institucional\Nmina\Nmina\Rubros\Enlace contable presupuestario

Figura 6: Enlace Contable Presupuestario

4.2.5

Vinculacin de los nuevos enlaces con el Distributivo

Se debe realizar la vinculacin de los nuevos enlaces creados para el ejercicio fiscal con el distributivo institucional creado. Path: Sigef Institucional\Nmina\Nmina\Distributivo Referencia: Instructivo Parametrizacin del Mdulo de Nmina Ejercicio Fiscal 2006. Autor Carlos Morales. Enlazar los rubros con la deduccin

4.2.6

Se debe realizar la vinculacin de los rubros de descuentos y aporte institucional con las deducciones correspondientes en el Sistema Financiero. Debido a que uno de los campos a incluir en los archivos de carga de nminas liquidadas incluye el valor del principal rubro de ingreso se aadi un checkbox llamado RMU/Sueldos/Salarios que debe ser activado en los rubros indicados. Tambin se puede observar un botn con la etiqueta Enviar que tiene la finalidad de copiar todos los rubros de tipo Descuento y Aporte Institucional con estado Vigente y con el respectivo cdigo de deduccin asociado al catlogo de parametrizacin de deducciones en el eSIPREN. Sin embargo, este proceso enva nicamente los registros cuyo id y cdigo no existan previamente en el eSIPREN. Por esta razn es muy recomendable terminar, revisar y probar la parametrizacin y generacin de la nmina en el Sigef Institucional antes de enviar el catlogo. Path: Sigef Institucional\Nmina\Nmina\Rubros Definicin.

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Figura 7: Definicin de rubros con deducciones y checkbox RMU.

Figura 8: Lista de valores para enlace rubros - deducciones. 4.2.7 Nmero patronal, aportes y descuentos para

Es necesario tambin asociar el nmero patronal a los empleados de la institucin. Para ello se debe registrar el nmero patronal y posteriormente asociarlo en la pantalla de ingreso y manejo de datos de personal a cada uno de los empleados. Se puede registrar ms de un nmero patronal, pero solo uno puede ser asociado a cada empleado. Para ajustarse a la codificacin del IESS que identifica a cada patrono mediante RUC y nmero de sucursal el formato del nmero patronal debe tener los trece dgitos del CUR, un guin y los cuatro dgitos del nmero de sucursal y sera similar a 1234567890123-0001. La longitud total es de dieciocho caracteres contando el guin. No es necesario registrar ninguna otra informacin en esta pantalla aparte del nmero patronal.

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Figura 9: Ingreso del RUC patronal.

Figura 10: Asociacin del RUC patronal a un empleado.

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4.3 GENERACIN DE LA NMINA Par realizar la generacin de la nmina es necesario que se seleccione el perodo contable para el que se va a calcular la nmina. Tambin se debe recuperar la informacin necesaria desde el Sistema Financiero. Esta opcin permite verificar al subsistema de Nmina tanto la disponibilidad para la cuota de compromiso y devengado, para esto presionar el botn Presupuesto y recuperar las Partidas y Disponibilidad. Luego de esto se puede generar la nmina, si los montos requeridos para la nmina no son suficientes el usuario puede solicitar la reprogramancin de estos montos. Path: Sigef Institucional\Nmina\Nmina\Generar

Figura 11: Generar Nmina. Una vez generada la Nmina se puede realizar la aprobacin de la misma. 4.4 ENVO DE ORDEN DE NMINA Finalmente se procede al Envo de la orden de nmina, opcin que reemplaza a la de generacin de asiento contable. La misma realiza en un solo paso la funcin de crear la cabecera de la nmina en el eSIPREN, y generar y cargar la informacin preparada en el formato requerido en el detalle de la misma. Previo a la realizacin de la copia, este proceso realiza varias validaciones concernientes a las cuentas bancarias, RUC's, cdulas (entre otras) tanto de los empleados como de los beneficiarios de deducciones. En caso de presentarse errores de validacin de datos el envo de la orden de nmina no se realiza y en su lugar se llena un registro de errores que se puede ver presionando el botn Observaciones.

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El botn Descargar Observaciones permite descargar este registro a un archivo plano que ser creado por el sistema en la carpeta de envo definida en la variable SIGEF_ENVIO_PATH del Regedit, que en ambiente Citrix ser V:\envio. El equipo cliente debe necesariamente tener creada la carpeta C:\envio dado el mapeo de unidades entre el servidor y el cliente Citrix.

Figura 12: Mensaje reportando observaciones restrictivas.

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Figura 13: Presentacin de observaciones restrictivas. 4.5 DESAPROBACION DE NOMINA Se puede desaprobar la nmina siempre y cuando no est asociada a una orden de nmina cuyo CUR ya haya sido generado mediante la opcin respectiva en el men Herramientas.

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Figura 14: Desaprobacin de Nmina.

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