Prof. Morgenstern Karina I. / 1
PLANILLAS DE CÁLCULO ELECTRÓNICAS
1. Introducción a las planillas de cálculo electrónicas
El uso de una computadora ha llegado a evolucionar las tareas administrativas, tal es el caso de trabajar enhojas de cálculo para agilizar cálculos contables, financieros, matemáticos, etc.La
planilla de cálculo
es la aplicación que más se utiliza para almacenar y trabajar con datos, organizardistintos tipos de información relacionada entre sí. Pueden introducirse y modificarse los datossimultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de más de
una hoja. Una planilla puede ejecutar operaciones simples o complejas con los datos ingresados. Además es
una herramienta que permite tratar los números y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.
Propósito:
La organización de datos (numéricos, alfabéticos y alfanuméricos)
Principales ventajas:
Puede calcularse usando fórmulas.
Cuando cambian los datos auto-actualiza los datos relacionados entre sí.
Puede desplegar datos en forma de gráficos y tablas.
Usos generales de las planillas de cálculo:
Almacenamiento de datos;
Cálculos completos, como por ejemplo presupuestos;
Aplicaciones en matemática (teoremas, graficado de funciones, aproximación de raíces irracionales,etc.); comparaciones, estadísticas, encuestas, etc.El uso de las planillas de cálculo es de gran utilidad para el manejo de grandes cantidades de datos quequeremos procesar rápidamente para convertirla en información útil, generando a partir de ellos gráficos,cuadros detallados o resumidos por cualquiera de las columnas componentes de la información. Tambiénpodemos cruzar esta información con otra contenida en otras planillas de tal forma de incrementar suimportancia.Algunos de los programas más conocidos son MS Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro y Open Office Calc.
2. Conceptos básicos dentro de una planilla de cálculos
Libro:
Es el archivo que guarda la información de la planilla completa. Un libro esta compuesto por hojas decálculo. En el caso del MS EXCEL la extensión de los archivos es *.XLS y por defecto se abre con tres hojas(Hoja1, Hoja2, Hoja3) pero se pueden insertar hasta 16 hojas en un mismo libro.
Hoja
de cálculo
: Se le asigna este nombre a una hoja que esta divida en
filas (numeradas) y columnas(letradas)
. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.
Celda:
Es la intersección de una columna y una fila, sobre la cual se almacena información (letras o números)que podemos usar para realizar operaciones tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, cálculosfinancieros, estadísticos, de ingeniería, amortizaciones, etc. Se la nombra con la letra de la columna a la quepertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y lafila 1 por lo tanto la celda se llama A1.Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina
celda activa
y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.Cada celda de una hoja, puede contener 3 tipos de entradas: Información numérica, Información alfabética oalfanumérica (palabras, letras, caracteres, números no utilizados en un cálculo) y fórmulas y funciones.
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Etiqueta:
Es el nombre que se le da a una hoja de cálculo.
Rótulo:
Es el nombre que se le da a un dato, en el caso de una tabla puede ser Descripción, Precio, Año, etc.En el caso de un gráfico es el rótulo de datos el que proporciona información adicional acerca de un marcadorde datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja decálculo.
Rango:
Es un bloque rectangular de una o más celdas que la planilla la trata como una unidad. Los rangosson vitales en la hoja de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ejemplo:
A1:A5
(desde A1 hasta A5, es decir A1, A2, A3, A4 y A5).
Referencias:
Son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una fórmula escribimos =SUMA(A1;B1) nosestamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias:
Referencia Relativa:
Las referencias de filas y columnas
cambian
si se copia la formula en otra celda, esdecir, se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la fórmula ylas celdas que forman parte de la fórmula. Ejemplo:
A
B
1
15 20
2
=A1+2 30
Referencia Absoluta:
Las referencias de filas y columnas
no cambian
si se copia la formula a otra celda,las referencias a las celdas de la formula son fijas. Ejemplo:
A
B
1
15 20
2
=$A$1+2 30
Referencia Mixta:
Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filassean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Ejemplo:
A
B
1
15 20
2
=$A1+2 30
Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que seencuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
Referencia a otras hojas:
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de lahoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo:
Hoja2!A2
esta referenciaestá diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo
'Nombrede la hoja externa'!A2
, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples
' '
.
Referencia a otros libros:
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre dellibro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo:
'[presupuesto 2003]Hoja1'!B2
estareferencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante:
Al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entrecomillas simples
' '
.
Tipos de datos:
Pueden numéricos, alfabéticos (texto) u alfanuméricos (fecha u hora).
Valor Constante:
Es un dato que se introduce directamente en una celda.
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Operadores:
Son signos o símbolos que especifican el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo con loselementos de una fórmula o función. Los tipos de operadores más utilizados son:
Operadores aritméticos:
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta omultiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadoresaritméticos.
Operador Significado
+ (signo más) Suma (3+3)- (signo menos) Resta (3-1)(-N) Valores negativos* (asterisco) Multiplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/3)% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)
Operadores de comparación:
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando secomparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO oFALSO.
Operador Significado
= (signo igual) Igual a (A1=B1)>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)<(signo menor que) Menor que (A1<B1)<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)
Operador de concatenación de texto:
Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenasde texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador Significado
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de textocontinuo ("Viento"&"norte")
Operadores de referencia:
Combinan rangos de celdas.
Operador Significado
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entredos referencias, éstas incluidas (B5:B15), (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola(SUMA(B5:B15,D5:D15))(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunesa las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
Precedencia de los operadores:
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará lasoperaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con lamisma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división),Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
Fórmula:
Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con losdatos de las hojas de cálculo como sumas, multiplicaciones, divisiones, etc.En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. Lafórmula se escribe en la barra de fórmulas y
debe empezar siempre por el signo =
. Ejemplo: =(A5/5)+30
Función:
Es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unoscálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una
sintaxis
que de
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Result 00 of 00
00 results for result for
p.
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Conceptos básicos sobre Excel
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