Universidad Nacional de Ingeniera Facultad de Ingeniera Civil Departamento Acadmico de Construccin

GESTIN DE RECLAMOS EN PROYECTOS DE CONSTRUCCIN

Se podra decir que lo nuevo en el conocimiento para la gestin de reclamos es la forma en que el PMI ha organizado los procesos de acuerdo a la extensin del PMBOK para proyectos de construccin. La gestin de reclamos describe los procesos necesarios para eliminar o prevenir el surgimiento de los reclamos en proyectos de construccin y para evitar el tedioso manejo cuando estos surgen. La gestin de reclamos es un proceso importante en la construccin Los reclamos pueden verse desde dos perspectivas: La parte que introduce el reclamo y La parte que defiende el reclamo

Generalmente un reclamo es el resultado de una accin o directriz. En construccin algo es en la mayora de los casos compensacin econmica adicional por trabajos que se consideran no incluidos en el contrato o ampliacin de plazos de ejecucin para la finalizacin de los trabajos o ambos. Lo que distingue un reclamo de un cambio es el elemento de desacuerdo entre las partes acerca de lo que se ha hecho o de lo que falta o no por hacer. Si se llega a un acuerdo, el reclamo desaparece y se transforma en un cambio. En caso contrario, el reclamo puede proceder a la fase de negociacin, mediacin, arbitraje, y finalmente a juicio hasta que sea completamente resuelto. Comnmente los reclamos son hechos del contratista al propietario o a otra parte principal y del subcontratista al contratista; pero los reclamos tambin pueden ser originados por el propietario que considere que algunos de sus requerimientos contractuales no han sido ejecutados o seguidos por el contratista. El objetivo de este documento no es el de hacer un manual completo sobre reclamos, ya que el tema es bastante complejo y controversial que ha plagado la industria de la construccin por aos y lo sigue haciendo. Por el contrario ms bien se pretende mostrar un esquema general de cmo deben ser manejados los reclamos, estimular la preparacin detallada de los contratos y el rpido manejo de reclamos cuando surjan. A continuacin citaremos los cuatro procesos bsicos en gestin de reclamos en el proyecto. IDENTIFICACIN DEL RECLAMO Se debe tener un completo conocimiento del alcance de los trabajos y de los trminos contractuales para poder identificar cambios en el alcance o en los trminos contractuales y se requiera un ajuste al contrato. La identificacin adecuada incluye no solamente una interpretacin de lo que requiere el contrato sino tambin una descripcin documentada de la actividad considerada como extra, con respecto a lo requerido en el contrato.

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LOS DATOS DE ENTRADA PARA LA IDENTIFICACIN DEL RECLAMO INCLUYEN: Alcance del Contrato. El alcance de los trabajos como est establecido en el contrato incluyendo todos los planos y especificaciones. Trminos del Contrato. Todos los trminos y condiciones que aplican a la ejecucin de los trabajos, especialmente los apartados referentes a cambios, condiciones de cambios, preparacin y entrega de la planificacin, y comunicaciones entre las partes. Descripcin del trabajo extra considerado como reclamo. Una descripcin escrita del trabajo que se cree no est dentro del alcance del contrato, donde y cuando ocurri. Un escrito explicativo del porque no est dentro del alcance del contrato haciendo referencia a la seccin del contrato que avale el reclamo. Descripcin del tiempo requerido. La relacin de cuando el presunto trabajo extra comenz y termin o se estima que termine. Reclamos por ampliacin de tiempo como consecuencia de retrasos en los trabajos debido a eventos como clima inusual, huelgas, demoras en la aprobacin de licencias gubernamentales o licencias ambientales, o cualquiera otra fuerza mayor que no est dentro del control del contratista pueden ser vlidos pero pueden no ser compensables. MTODOS PARA IDENTIFICACIN DEL RECLAMO Trminos del Contrato. Las condiciones del contrato relacionadas con cambios y notificaciones. En muchos casos, los reclamos que no sean hechos en los momentos oportunos son invlidos. Juicio de Expertos. A veces vale la pena llegar a un consenso entre ms de una persona que la actividad en cuestin no se considera reclamo. En algunos casos de reclamos de mucha importancia o gran envergadura, se recomienda asesora legal para darle mayor validez al reclamo. Documentacin. Uno de los factores de mayor importancia en los reclamos es la necesidad de adjuntar buena documentacin que avale el reclamo. Esto puede ser fotos o videos del trabajo en cuestin, secciones o planos relevantes del contrato, reportes Documentacin. Uno de los factores de mayor importancia en los reclamos es la necesidad de adjuntar buena documentacin que avale el reclamo. Esto puede ser fotos o videos del trabajo en cuestin, secciones o planos relevantes del contrato, reportes. LOS ENTREGABLES DEL PROCESO DE IDENTIFICACIN DEL RECLAMO INCLUYEN: Descripcin del reclamo. Con la informacin recogida utilizando el mtodo descrito anteriormente, es posible preparar un reporte completo del reclamo y la razn por la cual es considerado fuera del alcance descrito en el contrato. Documentacin. Documentos que evidencian la razn del reclamo. VALORIZACIN DEL RECLAMO Una vez que una actividad haya sido revisada y tomada la decisin que es digna de ser considerada un Reclamo, el siguiente paso es medirlo en trminos (generalmente) de compensacin econmica adicional o una ampliacin de los plazos de terminacin o modificacin de los hitos incluidos en el contrato. Aquellos que tienen experiencia en esta parte de manejo de reclamos sabrn que es comn que el reclamante infle lo ms posible el monto del reclamo ya que posteriormente se convierte en un proceso de negociacin entre las partes y se busca la verdad razonable. No obstante, hay maneras correctas y lgicas de determinar el coste de la actividad o daos extra en trminos de dinero y tiempo. El proceso bsicamente usa un enfoque causa-efecto para determinar el efecto completo de la actividad cul fue el impacto o efecto en la construccin originado por la actividad reclamada?. A veces la actividad reclamada tiene un efecto indirecto en otros aspectos de la construccin del proyecto haciendo ms costoso otros trabajos, cambiando secuencias, y retrasando otras actividades. Hasta el punto que estos efectos indirectos pueden ser justificados y medidos, y es correcto que sean parte del coste total del reclamo.

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ENTRADAS PARA LA VALORIZACIN DE RECLAMOS Descripcin del Reclamo. Ver salidas del proceso de identificacin del reclamo. Trabajo afectado por la actividad objeto del Reclamo. En el caso que ocurra, este es el efecto adicional sobre el balance del trabajo propio del contrato, causado por la actividad objeto del reclamo. Estos efectos deben ser manejados y los datos recolectados de la misma forma que se ha hecho con el reclamo en s. MTODOS PARA VALORIZACINLA PREVENCIN DE RECLAMOS Medicin de la Cantidad. Las cantidades actualizadas del trabajo objeto del reclamo en trminos de metros cbicos de concreto o movimiento de tierra, peso del acero, metros lineales de tubera o trabajos elctricos, y as sucesivamente. Cuando surjan desacuerdos, el primer lugar donde hay que buscar el acuerdo es en las cantidades involucradas en los trabajos. Estimacin del Coste. El coste de labor, material y equipos involucrados en los trabajos objetos del reclamo. Si se tienen historiales de coste disponibles, estos proveern la base del estimado. De lo contrario, el coste tendr que ser estimado usando ratios que sean aplicables y actualizados. Es comn que aumentos debido a gastos generales y ganancias son generalmente de justa aplicacin, ya que en esta etapa, el reclamo es manejado como si fuese un cambio. Algunas veces el trabajo objeto del reclamo tiene efectos en otros trabajos de proyecto que originan costes adicionales. Generalmente este coste tendr que ser estimado, ya que la relacin causa-efecto no suele ser obvia. Con frecuencia, la justificacin de este efecto indirecto es difcil de justificar a satisfaccin de la parte contraria. Procedimientos Legales de acuerdo al Contrato. Usualmente es de gran ayuda el poder citar casos anteriores que pueden avalar el reclamo en situaciones complejas donde a travs del contrato no se pueda llegar a una solucin. Dichos casos pueden guiar hacia que se debe o no incluir en el reclamo o como puede ser evaluado el reclamo. Por ejemplo, en los Estados Unidos una decisin comn de la corte es citada como la Frmula Eichleay y que establece los principios para determinar el monto de las ganancias en cierto tipo de reclamos. Anlisis de la Planificacin. La manera usual de enfocar el impacto de los reclamos o cambios en la planificacin es comparar las curvas de lo Planificado con las de Construido de manera de poder respaldar la ampliacin de tiempo requerida no solo por la actividad reclamada sino tambin por el efecto (si existe alguno) en el conjunto del proyecto. Los programas informticos existentes hoy en da pueden ser de gran ayuda para el anlisis de la planificacin, pero tambin pueden hacer dicho anlisis bastante complicado. El factor decisivo es el efecto que tenga en la Ruta Crtica y puede convertirse en algo bastante difcil de separar debido a todos los dems factores que pueden y afectan las planificaciones de construccin. ENTREGABLES DE LA VALORIZACIN DE RECLAMOS Coste Directo e Indirecto. El coste de los daos resultantes de la actividad objeto del reclamo con el soporte de los factores que se utilizaron en los clculos. Adems, el coste, cuando est justificado, de los efectos de la actividad reclamada en otros aspectos del proyecto de construccin calculado de la misma manera que los costes directos. Ampliacin de Plazos. El resultado del anlisis de la planificacin Documentacin. El correcto respaldo de los clculos de las cantidades, reportes de las horas utilizadas por la labor involucrada en los trabajos, y el uso de maquinarias, tarifas, ndices de rendimiento, y facturas de materiales incluidos en el reclamo, son algunos de los documentos necesarios para la Valorizacin de los Reclamos.

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PREVENCIN DEL RECLAMO Claramente, la mejor manera de no tener reclamos es prevenir!. As que la pregunta es, Cmo prevenir o evitar que surjan reclamos?. El contrato perfecto, donde el alcance est muy bien definido, los riesgos localizados, y sea ejecutado correctamente, dar como resultado una alta probabilidad de que no se originen reclamos. Debido a que la perfeccin es ampliamente difcil de obtener, todo lo que los propietarios y contratistas pueden hacer es trabajar de la mejor manera para llegar lo ms cercano posible a esa meta. Estos son algunos de los principios prcticos descritos en este documento para prevenir y evitar reclamos, que si se siguen pueden eliminar las bases que originan el reclamo o por lo menos minimizar su ocurrencia. ENTRADAS PARA LA PREVENCIN DE RECLAMOS Plan de Proyecto. Las partes fundamentales del plan son lo ms importante. Un alcance de los trabajos claro y cuidadosamente descrito, una planificacin razonable, y un apropiado plan de ejecucin del proyecto hecho especficamente para el proyecto en cuestin, y el posible grado de riesgo, todos juntos ayudaran alcanzar la meta de eliminar los reclamos. Ver plan ejecucin. Condiciones Contractuales. Condiciones contractuales correctamente descritas que prevean los casos de posibles cambios y condiciones del sitio desconocidas, retrasos debido a fuerza mayor, reportes peridicos, tiempos de recepcin y aprobacin de comunicaciones y documentacin, tambin proveen las bases para minimizar los reclamos. Plan de Manejo de Riesgos. Los reclamos se minimizan con el uso de un plan de manejo de riesgos que prevea el riesgo entre las partes sobre las bases de quien tiene mayor control sobre el posible riesgo. La prctica del propietario de tratar de que el contratista sea responsable de mayor y mayor riesgo, del que el contratista tiene poco o ningn control, es una invitacin a reclamos. Ver plan de manejo de riesgos MTODOS PARA LA PREVENCIN DE RECLAMOS Claridad en el Lenguaje. El alcance y las especificaciones del contrato deben haber sido escritas en trminos bastante claros y sin ambigedades. Planificacin. Los requerimientos para la planificacin deben de estar claramente especificados y ser de cumplimiento razonable. Los requerimientos de entrega de las actualizaciones de la planificacin deben ser justos y capaces de proveer una buena idea de la situacin, sin complicaciones que no sean necesarias ni requeridas. Revisin de la Constructibilidad. El uso de la constructibilidad puede evitar posteriores errores en campo y cambios innecesarios en los mtodos de construccin los cuales pueden conducir a reclamos. Ver constructibilidad. Procedimiento de Requerimiento de Informacin (RFI). En los requerimientos contractuales de aprobacin del propietario o diseadores de los planos de taller, materiales de construccin, RFIs y otros documentos similares, siempre se debe incluir una clusula que especifique un perodo de tiempo razonable para dar una respuesta. Tambin es cierto que si este plazo no se cumple, el contratista tiene las bases para introducir un reclamo pero esas bases estarn desde un principio claras para todas las partes. En consecuencia, el tiempo de respuesta debe ser realista, ni muy largo ni muy corto de manera que sea difcil para el propietario o diseador de cumplir. Ver procedimiento de Requerimiento de Informacin.

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Asociacin. Proyectos que usen la tcnica relativamente nueva de (especfica del proyecto) asociacin. Tienen una buena oportunidad para eliminar los reclamos debidos a la mutua dedicacin de las partes y muchos mejores requerimientos de comunicacin que son parte esencial de esta tcnica. Proceso de Precalificacin. Los proyectos que utilicen la precalificacin de contratistas tienen el beneficio de tratar con contratistas calificados y con experiencia, los cuales tienen menos probabilidad de encontrarse en situaciones desesperadas que pueden inducir a otros a una desenfrenada generacin de reclamos. Junta de Revisin de Disputas (DRB). Algunos proyectos, generalmente los de gran envergadura, crean una DRB fuera del proyecto que da buenos resultados. La DRB acta como una especie de panel de arbitraje sobre cualquier disputa que surja durante el proyecto de manera que reclamos potenciales son transformados en cambios o desestimados debido a una buena razn antes de la finalizacin del proyecto. Reconocimiento conjunto de cambios. Una de las mejores maneras de reducir los reclamos potenciales es cuando la otra parte identifica la ocurrencia de un cambio. La tendencia de no hacerlo o de discutir cualquier cambio potencial es un factor importante en la perpetuacin de los reclamos. Ambas partes deben ser realistas. Documentacin. La documentacin buena y muy completa puede rpidamente guiar a la identificacin de un cambio, mientras que documentacin inconsistente generalmente prolonga las discusiones entre las partes. La buena y completa documentacin tambin puede generar una excelente defensa frente a los reclamos. Un completo anlisis de los factores realmente involucrados puede eliminar los reclamos malamente evidenciados. ENTREGABLES DE LA PREVENCIN DE RECLAMOS Cambios. Los reclamos potenciales que exijan compensacin econmica o ampliacin de plazos o ambos, que sean acordados y resueltos entre las partes, se transforman en ordenes de cambio, y el reclamo en s desaparece. Ver manejo de cambios. Sin Reclamo. Con la utilizacin de alguno de los mtodos para la prevencin del reclamo no existirn cambios (reclamos) pendientes de resolucin al final del proyecto. No debe haber surgido ninguno y si ha ocurrido ha sido transformado en una orden de cambio o rechazado. RESOLUCIN DEL RECLAMO Siempre surgirn reclamos, aunque se haga un esfuerzo consensuado entre las partes. Puede existir un desacuerdo justificado de s el reclamo en cuestin es un cambio al contrato o no, o si el monto de la compensacin econmica o ampliacin de plazo requerido es correcto. Cuando alguna de estas situaciones surge, comienza un proceso paso-a-paso para su resolucin. Est claro que mientras este proceso se prolongue originar mayor gasto econmico y ser perjudicial para ambas partes. Por lo tanto, la meta es resolverlos a la brevedad y al ms bajo nivel de la organizacin como sea posible. El proceso comienza con la negociacin, seguramente a ms de un nivel, antes de seguir al siguiente paso que es la mediacin, arbitraje y juicio; dependiendo de lo permitido en el contrato. Debido a la proliferacin de reclamos de construccin y a los gastos de la litigacin, se ha incrementado la utilizacin de mtodos alternativos de resolucin de conflictos. Llamado ADR para Mtodos Alternativos de Resolucin de Conflictos, incluye mediacin, arbitraje y mini-juicios.

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LOS DATOS DE ENTRADA PARA LA RESOLUCIN DE RECLAMOS INCLUYEN: Descripcin del Reclamo. Valorizacin del Reclamo. Contrato. El contrato es la base y herramienta principal para la resolucin. MTODOS PARA LA RESOLUCIN DE RECLAMOS Negociacin. Siempre es el primer y el mejor mtodo para la resolucin. Algunas veces la negociacin necesita ser elevada a niveles superiores pero seguir siendo negociacin entre las partes tratando de encontrar una solucin ecunime. Mtodo Alternativo de Resolucin de Conflictos (ADR). Esto incluye mediacin, arbitraje y minijuicio. Litigacin. Este es el resultado comn cuando todas las previas oportunidades de llegar a un acuerdo han fallado. Las demandas en construccin suelen ser bastante complicadas para que los jurados entiendan correctamente y generalmente toman bastante tiempo en ser presentadas. Este es el ltimo recurso de la corte y es costoso en trminos de dinero y molesto para las organizaciones involucradas. Las partes involucradas en un proceso de litigacin tienen que estar completamente seguras de que esta es la nica manera de resolver la disputa. Coste Estimado de la Resolucin. Cuando los intentos iniciales de negociacin fallan es prudente para cada una de las partes el estimar cuanto saldr el llevar la disputa ms lejos. Los mediadores son costosos (pero pueden valer la pena) y algunos casos de arbitraje pueden estar bastante cerca del coste de una litigacin, dependiendo del monto en discusin. Un estimado de estos costes puede ayudar en la decisin de que tan importante es el seguir insistiendo en un reclamo. LOS ENTREGABLES DE LA RESOLUCIN DE RECLAMOS INCLUYEN: Resolucin del Reclamo. Uno de los mtodos descritos resuelve el reclamo. Cierre del Contrato. En los casos donde el contrato no puede ser cerrado debido a una disputa pendiente, la resolucin de esa disputa impide el cierre del contrato.

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