Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

MODUL PELATIHAN PMPK FK UGM RENCANA STRATEGIS BISNIS BAGI RSUD DENGAN PENDEKATAN PROGRAM KLINIK

RENCANA ORGANISASI | 106

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

MODUL 6 RENCANA ORGANISASI

PENGANTAR Rencana organisasi merupakan salah satu bagian penting dalam rencana strategis bisnis selain dua komponen utama lainnya, yaitu rencana pemasaran dan rencana keuangan. Analisis lingkungan eksternal dan internal meletakkan dasar bagi dikembangkannya rencana pemasaran yang memuat proyeksi terhadap target kinerja pelayanan. Selanjutnya, rencana pemasaran diterjemahkan kedalam bentuk kebutuhan sumber daya untuk mencapai target yang telah ditetapkan tersebut. Inilah yang secara ringkas disebut sebagai rencana organisasi, atau dibeberapa literatur dikenal juga sebagai rencana organisasi. Pada umumnya, rencana organisasi lebih banyak menggambarkan rencana SDM dibandingkan dengan rencana sumber daya lainnya. Hal ini disebabkan karena SMD merupakan aset yang paling bernilai dalam organisasi. Karyawan dan para profesional memainkan peranan yang sangat penting dalam keseluruhan operasi rumahsakit. Konsekuensinya, tim perencana harus benar-benar memahami keterampilan yang sudah dimiliki oleh SDM dan yang belum dikuasai namun dibutuhkan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif rumahsakit. Informasi ini menjadi dasar bagi penyusunan rencana pengembangan SDM, baik berupa perekrutan maupun peningkatan skill SDM yang sudah ada sesuai dengan kemampuan finansial dan kebutuhan rumahsakit. Rencana organisasi yang mendukung pencapaian target di rencana pemasaran kemudian didetilkan pada program tahunan (RBA).

RENCANA ORGANISASI | 107

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

TUJUAN PEMBELAJARAN

Dengan mengikuti sesi ini, peserta diharapkan memiliki kemampuan untuk: 1. Mengetahui gap antara kondisi lingkungan (sistem, sub sistem, SDM, alat, gedung, dsb) dengan tuntutan kebutuhan dari luar (berdasarkan analisis potensi pengguna pada ketiga kelompok segmen) 2. 3. Mengenali kebutuhan pengembangan dari sisi internal RSUD Menyusun perencanaan untuk pengembangan sistem, sub sistem, SDM, alat, gedung, dsb dengan tetap mengacu pada strategi besar RSUD 4. Menerjemahkan strategi dan rencana yang telah disusun menjadi program kegiatan yang lebih detil sebagai basis penyusunan RBA

RENCANA ORGANISASI | 108

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

POKOK BAHASAN

MENYUSUN RENCANA ORGANISASI Dalam mengembangkan rencana organisasi, ada beberapa pertanyaan kunci yang sedapat mungkin dijawab, antara lain: 1. 2. siapa saja yang ada dalam tim manajemen? latar belakang (pendidikan, kursus dan sebagainya) apa yang dimiliki oleh tim manajemen sehingga diharapkan dapat mengelola rumahsakit anda dengan baik dalam lingkungan bisnis yang senantiasa berubah? 3. apa kelemahan atau kekurangan yang masih dimiliki oleh tim manajemen di RS anda sehingga perlu diperbaiki? 4. apakah tugas dan kewajiban, khususnya untuk staf kunci, telah didefinisikan secara jelas? Apakah staf telah memahami tugas dan tanggung jawab mereka? 5. 6. apa saja kebutuhan SDM di RS anda saat ini? bagaimana rencana anda untuk merekrut atau meningkatkan kompetensi SDM? Jika ya, berapa banyak jumlahnya dan berapa biayanya? 7. berapa gaji, insentif, bonus, benefit, rencana liburan yang bisa ditawarkan oleh rumahsakit kepada SDM? Bagaimana kondisi ini jika dibandingkan dengan RS lain yang sejenis dan selevel?

Bagi rumahsakit daerah, beberapa pertanyaan di atas mungkin terdengar sumir. Namun jika kembali ke prinsip bisnis yang harus diadopsi oleh RSUD dengan pola keuangan BLU, manajemen RSUD mulai perlu memikirkan hal-hal. Sebagai contoh, di daerah dengan persaingan ketat antara RS pemerintah dan swasta, akan terjadi persaingan untuk mendapatkan tenaga spesialis. Di Jogjakarta ada 5 RSUD dan saat ini belum ada yang memiliki dokter spesialis anestesi tetap. Ahli anestesi yang ada di Jogjakarta lebih suka bekerja di RSUP dr. Sardjito dan RS swasta di sekitarnya, meskipun RSUD menawarkan start-up salary yang jauh lebih tinggi dari PNS pada umumnya.

Di beberapa daerah di Sumatera, dokter spesialis umumnya tidak bertahan lebih dari 3 tahun meskipun Pemda setempat memberikan fasilitas rumah dan kendaraan dinas serta start up salary yang tinggi. Dokter spesialis lebih senang kembali ke Jawa setelah menyelesaikan masa WKSnya di Sumatera. Ini menunjukkan bahwa persaingan untuk

RENCANA ORGANISASI | 109

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

mendapatkan tenaga spesialis tidak hanya terjadi di daerah yang terdapat banyak RS swastanya, melainkan juga antara daerah terpencil dengan daerah tidak terpencil.

Kondisi lingkungan seperti ini perlu disadari oleh manajemen RS ketika menyusun rencana kebutuhan SDM, untuk mencapai target kinerja pelayanan, dan pada akhirnya mencapai visi RS. Langkah-langkah yang perlu anda lakukan saat akan menyusun rencana organisasi antara lain sebagai berikut: 1. mengembangkan peta SDM yang memuat informasi mengenai jenis dan jumlah serta kompetensi SDM yang ada di RS saat ini, serta posisi mereka masing-masing dalam RS; 2. mengidentifikasi area-area dalam rencana pemasaran yang memerlukan

pengembangan dari sisi SDM; 3. mengembangkan gap analysis dengan membandingkan antara kuantitas dan kualitas SDM dengan kebutuhan sesuai dengan rencana pemasaran yang telah disusun sebelumnya; 4. mengidentifikasi kebutuhan pengembangan SDM dari aspek: a. b. c. d. penambahan jumlah (jenis apa, jumlahnya berapa); peningkatan kompetensi (jenis pelatihan apa, untuk siapa, berapa lama); re-deployment (menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat) pengembangan atau perbaikan sistem: rekrutmen, penempatan, kontrak

kerja, insentif, penilaian kinerja, sampai dengan pemutusan hubungan kerja sesuai dengan kebutuhan RS; 5. menyusun rencana aksi beserta target kegiatan yang harus terlaksana dalam kurun 5 tahun kedepan atau sesuai dengan periode perencanaan.

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SUMBER DAYA Selain pengembangan SDM, tim perencana juga perlu bergeser ke area lain dalam manajemen rumahsakit, sebagai aktivitas pendukung tercapainya target kinerja. Untuk memudahkan pengembangan rencana kebutuhan sumber daya secara sistematis, kerangka pikir dari Horak (1999) dapat digunakan.

RENCANA ORGANISASI | 110

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

Perancangan Sistem Manajemen Operasional Klinik dan Non Klinik Komitmen dan Kepemimpinan Perencanaan Strategis Bisnis Pengembangan SDM Perancangan Sistem Keuangan Perencanaan fisik RS

Gambar 19. Diadaptasi dari Strategic Planning in Health Care (Bernard J Horak, 1999)

Beberapa pertanyaan juga dapat diajukan sebagai reminder atau guideline agar tidak ada hal penting yang terlewatkan. Berikut ini adalah contoh dari berbagai aspek yang perlu dilihat dalam penyusunan rencana sumber daya untuk mendukung pengembangan sub sistem:

Peningkatan Kinerja RS dalam rerangka Balanced Scorecard

1.

Operasional klinik: a. Apakah clinical governance saat ini menjadi isu penting di RS anda? Jika ya, sudahkan RS anda mengembangkan clinical governance? b. c. Bagaimana dengan audit mutu klinik? Apakah RS anda sudah memiliki SPM? Apakah sudah menerapkannya? Jika belum, bagaimana rencana RS anda untuk mengembangkan dan menerapkan SPM?

RENCANA ORGANISASI | 111

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

2.

Operasional non klinik: a. Bagaimana sistem pemasaran di RS anda: bagaimana kebijakan tarif pelayanan? Bagaimana prosedur sosialisasi produk pelayanan RS anda dilakukan? b. Bagaimana pengembangan sistem informasi di RS anda untuk mendukung fungsi keuangan, SDM, pemasaran dan sebagainya yang transparan dan akuntabel?

3.

Keuangan: a. Apakah RS anda sudah menggunakan unit cost pelayanan sebagai dasar penetapan tarif? b. Apakah RS anda sudah memiliki sistem akuntansi dan keuangan yang sesuai dengan aturan BLU?

4.

Manajemen Fisik RS: a. Apakah kondisi gedung RS anda saat ini masih layak pakai? Jika tidak, sejauh man arenovasi atau pembangunan baru harus dilakukan? b. Apakah papan petunjuk dan unit informasi sudah berada pada posisinya masing-masing sehingga memudahkan pengunjung? c. Apakah pemeliharaan gedung dan kendaraan sudah dilakukan sebagaimana mestinya? d. Bagaimana dengan peralatan yang diperlukan oleh RS untuk memfasilitasi pengembangan pelayanan dalam kurun 5 tahun kedepan?

MENYUSUN PROGRAM TAHUNAN Ada banyak model yang dikembangkan dalam penyusunan rencana strategis bisnis. Namun pada prinsipnya, semua mengandung prinsip dasar yang sama, yaitu menjadi alat manajemen dalam pengambilan keputusan strategis dan menyusun rencana operasional yang lebih detil. Salah satu format yang dikembangkan adalah dengan memisahkan program tahunan dalam satu chapter tersendiri setelah formulasi strategi. Namun ada pula yang meletakkan bagian program tahunan dalam setiap jenis perencanaan yang dibuat, misalnya dalam rencana pemasaran dan rencana organisasi. Jika program tahunan ini diletakkan secara terintegrasi dibagian akhir perencanaan, keuntungannya adalah terlihatnya perencanaan secara keseluruhan. Dengan demikian akan memudahkan tim perencana untuk melihat apakah program-program dalam tahun tertentu masih realistis

RENCANA ORGANISASI | 112

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

untuk dilaksanakan seluruhnya, atau perlu digeser ke tahun berikutnya. Dimanapun letaknya, yang jelas program tahunan ini merupakan rencana detil yang akan dilakukan oleh RS setiap tahun berdasarkan pada strategi yang dipilih dan target yang telah disusun.

Semakin detil program tahunan yang dibuat akan semakin memudahkan anda saat akan menyusun analisis keuangan. Hal ini karena pada prinsipnya rencana keuangan menerjemahkan program ke dalam rencana biaya, dan menerjemahkan target pelayanan ke dalam rencana pendapatan.

Kegiatan yang termuat dalam program tahunan ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat pengembangan. Program rutin biasanya memiliki sumber dana dari pemerintah (APBD, APBN), sedangkan program pengembangan sumber dananya dapat berasal dari pemerintah, dapat juga dari keuangan RS atau pihak ketiga.

Target yang telah ditetapkan pada bagian Rencana Pemasaran (terhadap segmen pasar yang berbeda (umum, askes, askeskin) di tiap unit pelayanan), menjadi dasar menyusun rencana pengembangan SDM dan sumber daya lainnya (Rencana organisasi). Kemudian dari hasil identifikasi kebutuhan di rencana organisasi inilah dilakukan langkah selanjutnya yaitu penyusunan program tahunan.

Secara keseluruhan, Rencana Pemasaran dan Rencana organisasi disusun untuk mencapai target tersebut secara jangka pendek, dan untuk mencapai visi secara jangka menengah & panjang.

Sebagaimana dibahas sebelumnya, program ini ada yang sifatnya rutin dan ada yang sifatnya pengembangan. Pertama, buatlah tabel daftar mengenai program rutin yang harus dilaksanakan oleh RS anda. Kelompokkan program ini kedalam kategori: Manajemen SDM Manajemen Operasional Klinik Manajemen Operasional Non Klinik Manajemen Keuangan Manajemen Fisik

RENCANA ORGANISASI | 113

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

Contoh, jika RS anda bermaksud melakukan renovasi Bangsal Anak dan prosesnya sudah dilaksanakan sejak tahun lalu, maka masukkan program renovasi bangsal anak dala m kategori: Manajemen Fisik.

Selanjutnya, tentukan waktu pelaksanaan masing-masing program sehingga akan terlihat distribusi kegiatan berbasis jenis kegiatan dan waktu. Beberapa kegiatan tersebut mungkin ada yang dilaksanakan cukup sekali, namun ada juga yang lebih dari satu kali, dengan waktu pelaksanaan dalam satu tahun atau multi years (beberapa tahun).

Selanjutnya anda mulai harus memikirkan program pengembangan yang harus dilakukan untuk mencapai target kinerja. Berdasarkan hasil analisis target kinerja dan identifikasi terhadap kebutuhan sumber daya, tentu anda dapat mengidentifikasi program apa yang dapat dilakukan. Misalnya RS anda memutuskan untuk mengembangkan pelayanan unggulan stroke centre, pada fase identifikasi kebutuhan sumber daya seharusnya sudah terlihat gap antara sumber daya yang ada saat ini di RS anda dengan yang seharusnya ada untuk menjalankan stroke centre. Informasi inilah yang menjadi basis penyusunan program pengembangan. Masukkan rencana program tersebut kedalam kategori seperti pada program rutin dan tentukan waktu pelaksanaannya.

Tambahkan satu kolom dalam tabel anda untuk menyajikan informasi mengenai person yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program tersebut. Tambahkan satu kolom lagi untuk menghadirkan informasi mengenai dari mana sumber dana yang diharapkan ada untuk pelaksanaan program tersebut. Secara sederhana, program anda akan tampak sebagai berikut.

RENCANA ORGANISASI | 114

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

No I

Program Manajemen SDM - ... - ...

Waktu Pelaksanaan 2008 2009 2010 2011 2012

P. Jawab

Sumber Dana

II

Manajemen Operasional Klinik - .. - ..

Fase selanjutnya adalah menghitung kebutuhan biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan tiap program yang akan dibahas pada sesi berikutnya. Perlu dicatat bahwa proses ini bersifat timbal balik, dimana jika ada program yang dianggap kurang proporsional untuk memperbaiki kinerja RS dan atau dari sisi keuangan kurang efisien, maka pemilian program tersebut dapat dievaluasi kembali.

RENCANA ORGANISASI | 115

Modul Pelatihan

Rencana Strategis Bisnis bagi RSUD dengan Pendekatan Program Klinik

_________________________________________________________________________ REFERENSI DAN BAHAN BACAAN

Lloyd, Chuff (1999) Business Planning; A Step by Step Guidelines to Make a Business and Marketing Plan, MAUS Business System, North Sydney, Australia. Management Science for Health (2005), A guide on Preparation of a Hospital Strategic Business Plan, United States Agency for International Development

RENCANA ORGANISASI | 116

Modul Pelatihan