S.C. ROMVEC INDUSTRIE S.R.L. c.p: 050686, Str.

Iovita 7-9, Sector 5, BUCURESTI, Tel / fa :

0!".#"0.76."5 / #"0.66.77 $ RE%.C&'. ( #0 / 9856 / "998, C.U.I. : R& """"0)"9, e*ail :

ro*vec+clic,-et.ro ./R&B 0IRECT&R %E1ER.2

EBE'/2.R '.RT&R

/R&CE0UR. 0E SISTE' 0E '.1.%E'E1T I1TE%R.T

CONTROLUL DOCUMENTELOR
Co3: PSMI-RVI-01
Data intrrii n vigoare: "#/0!/!0")

Exemplar nr. Controlat Necontrolat

Activitatea Elaborat Verificat Avizat

" 0a Numele i-7. 8ittorio Cervi-9c:i i-7. 'i:ai R<35le9c5 i-7. %:eor7:e B5c<tar5

Versi#nea electronic aflat pe server#l %V' (%$"VEC 'ND(S)%'E& este cea oficial. $rice copie electronic aflat pe alt s#port sa# orice versi#ne tiprit* alta ec+t exemplar#l martor* c# excep,ia celor specificate n lista e if#zare in prezent#l * s#nt copii necontrolate 45-c6ia ;ef Biro5 /roiectare 0irector Te:-ic 0irector S'I='SS&RS (Sistem e
management integrat Calitate ! "e i# ! SS$!%S&

Semntura

/re>e-t5l 3oc5*e-t e9te proprietatea SC R&'8EC I10USTRIE SR2 B5c5re?ti ?i -5 poate fi p5@licat 9a5 *5ltiplicat, par6ial 9a5 i-te7ral, 3ecAt c5 apro@area 9cri9< a 0irector5l5i %e-eral

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

E e*plar:

/a7i-a: " 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

Evi en-a reviziilor

E i-ia nr / 2 %ev. nr. 0 0 .agini reviz#ite 1 toate
Scop#l reviziei

Data 23./0.2004 /5.02.20/3

E i-ia ini-ial
A aptare cerin,e Sistem e "anagement 'ntegrat

2i9ta 3e 3if5>are / retra7ere 3oc5*e-te 1r. crt. 15*ar E e*plar / tip 95port " 6 s#port papier ! / s#port ')
(exemplar martor&

U-itate

0if5>are C 3e9ti-atar 15*e Se*-at.

0ata

U-itate

Retra7ere 15*e Se*-at.

0ata

%V' 6 Server %V'

Dobre %o ica

papier ! s#port ') ) 6 s#port

Director 8eneral

Cristian Vasilesc#

papier ! s#port ')

"anager S"'

9#ctar# 87eorg7e

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

/5.02.20/3
E e*plar:

/5.02.20/3

! 6 s#port

/5.02.20/3

Ar7iva S"'

/a7i-a: ! 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

1r. crt.

15*ar E e*plar / tip 95port # 6 s#port ')

U-itate

0if5>are C 3e9ti-atar 15*e Se*-at.

0ata

U-itate

Retra7ere 15*e Se*-at.

0ata

9iro# .roiectare Departament

Vittorio Cervinsc7i

5 6 s#port ')

Exec#,ie l#crri (;antiere&

% #lesc# "i7ail

<

6 6 s#port ')

Secretariat 6 A ministrativ Departament Aprovizionare Departament .ersonal 6 SS$

%o ica Dobre

7 6 s#port ') 8 6 s#port

.ci#c D#mitr#

papier ! s#port ')

% oi "arian

0I4UD.RE Doc#menta-ia Sistem#l#i 'ntegrat e "anagement este isponibil pentr# ntreg personal#l %$"VEC 'ND(S)%'E pe sistem#l istrib#it e calc#latoare al %V'. Este men-in#t #n exemplar martor gestionat e %eprezentant#l "anagement#l#i pentr# S"' ("anager S"'&.

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

/5.02.20/3
E e*plar:

/5.02.20/3

/5.02.20/3

Departament

/5.02.20/3

/5.02.20/3

/a7i-a: ) 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

CONTROLUL DOCUMENTELOR
0. PREAMBUL Sistem#l e "anagement 'ntegrat al %$"VEC 'ND(S)%'E (S"'1%V'& a #n >i combin toate practicile e management intern ntr1#n sistem #nic care con,ine ca pr,i integrate #rmtoarele s#bsisteme: 1 Calitate (referen,ial 'S$ ?00/:200=& 1 'e3i5 (referen,ial 'S$ /500/:2005& 1 S<-<tate Ei Sec5ritate &5paFio-al< (referen,ial $@SAS /=00/:2004& 1 Re9po-9a@ilitate Social< (referen,ial SA =000:200=& Cele patr# s#bsisteme s#nt interconectate astfel nc+t grani,ele intre procese s n# fie sesizabile* practic s n# existe. Cele mai importante avantaAe practice ale sistem#l#i e management integrat s#nt cele privitoare la re #cerea #plicrilor* care altfel ar fi inevitabile pentr# n eplinirea cerin,elor specifice ale t#t#ror celor patr# referen,iale. Aceasta con #ce la : 1 Eliminarea #nor responsabilit,i >i rela,ii interne necoresp#nztoare (re #n ante&B 1 Armonizarea >i optimizarea practicilor interne specifice %V'B 1 Cmb#nt,irea com#nicrii interne 6 externeB 1 Dacilitarea instr#irii 6 formrii >i ezvoltrii personal#l#iB 1 Cre>terea p#terii sistem#l#i >i crearea consisten,ei necesare management#l#iB 1 Simplificarea oc#menta,iei sistem#l#i >i asig#rarea coeren,ei acesteia. Doc#mentele Sistem#l#i e "anagement 'ntegrat al %V' s#nt asociate >i corelate c# procesele specifice fiecr#i s#bsistem. De>i fiecare s#bsistem a a#g management#l#i calit,ii* procese specifice management#l#i e me i#* e sntate >i sec#ritate oc#pa,ional* e %esponsabilitate Social* se i entific #n pac7et com#n e procese care se regse>te n toate s#bsistemele* format in #rmtoarele: 1 Control#l oc#mentelorB 1 Control#l nregistrrilorB 1 'nstr#ire >i formarea personal#l#iB 1 A# it internB 1 Analiza management#l#iB 1 Conrol#l .ro #s#l#i 6 Servici#l#i neconformB 1 Ac,i#ni corectiveB 1 Ac,i#ni preventive. Diecr#ia intre aceste procese i este asociat c+te o proce #r ( e sistem& E intre care < s#nt FobligatoriiF pentr# s#bsistem#l e management al calit,ii E >i fiecrei proce #ri i s#nt asociate pac7ete e oc#mente erivate (proce #ri e l#cr#* instr#c,i#ni* form#lare etc.&. Cn total ar rez#lta 32 e Fpac7eteF e oc#mente necesare pentr# cele 5 s#bsisteme e>i acestea se refer la oar = procese com#ne t#t#ror celor 5 s#bsisteme e management.
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: # 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

AvantaA#l Sistem#l#i e "anagement 'ntegrat este c* se pot concentra cele 32 e Fpac7ete e oc#menteF* necesare celor 5 s#bsisteme* n n#mai = Fpac7eteF #nice* valabile pentr# toate s#bsistemele* evit+n #1se n acela>i timp re #n an,ele >i c7iar contra ic,iile inerente at#nci c+n se abor eaz ,inerea s#b control a acel#ia>i proces* in patr# perspective iferite (cea a management#l#i calit,ii* me i#l#i* sec#rit,ii >i snt,ii oc#pa,ionale >i responsabilit,ii sociale& 1. SCOP .rin proce #rarea activit,ii e control al oc#mentelor* se #rmre>te n eplinirea cerin,ei 5.2.3 in stan ar #l 'S$ ?00/:200= (cerin, care se regse>te irect sa# in irect >i n celelalte stan ar e* 'S$ /500/:2005* $@SAS /=00/:2004* SA =000:200=& ce imp#ne o proce #r ( e sistem&. 1 Scop#l acestei proce #ri e sistem este e a asig#ra c* la nivel#l organiza,iei %V'* oc#mentele generate e %V' pentr# #z intern ar >i pentr# a fi trimise partenerilor* la fel c#m >i cele externe intrate n organiza,ie* s#nt controlate. 1 Doc#mentele necesare sistem#l#i e management integrat al calitatii* me i#l#i* SS$ >i %S treb#iesc controlate >i scop#l acestei proce #ri oc#mentate este e a efini control#l necesar pentr#: 1 a aproba oc#mentele* nainte e emitere* n ceea ce prive>te a ecvarea acestoraB 1 a analiza* a act#aliza* ac este caz#l* >i a reaproba oc#menteleB 1 a se asig#ra c s#nt i entificate mo ificrile >i sta i#l reviz#irii c#rente ale oc#mentelorB 1 a se asig#ra c versi#nile relevante ale oc#mentelor aplicabile s#nt isponibile la p#nctele e #tilizareB 1 a se asig#ra c oc#mentele rman lizibile >i i entificabile c# #>#rin,B 1 a se asig#ra c oc#mentele e provenien, extern s#nt i entificate >i istrib#,ia lor este controlatB 1 a preveni #tilizarea neinten,ionat a oc#mentelor perimate >i a le aplica o i entificare a ecvat ac s#nt pstrate in iferent n ce scop. 2. DOMENIU DE APLICARE .roce #ra se aplic t#t#ror oc#mentelor S"'1%V'* incl#siv oc#mentelor e provenien, extern* in iferent e s#port#l (papier sa# electronic& pe care acestea s#nt nregistrateB .reve erile prezentei proce #ri s#nt c#nosc#te >i aplicate* #p caz* e intreg#l personal in %$"VEC 'ND(S)%'E care elaboreaz* gestioneaz* ve7ic#leaz >i #tilizeaza oc#mente ale S"'1%V'. Doc#mentele S"'1%V' incl# * fr a se limita oar la acestea* #rmtoarele: 1 .olitica6politicile privin calitatea* me i#l* SS$* %SB
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: 5 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

1 AngaAament#l "anagement#l#i e V+rf al %V'B 1 Declara,ie6 eclara,ii privin obiectivele calit-ii* protec,iei me i#l#i* SS$ >i %SB 1 "an#al#l Sistem#l#i e "anagement 'ntegrat ("S"'1%V'&(incl# e n str#ct#ra sa mo #lar patr# sec,i#ni istincte care abor eaz aspecte specifice ale management#l#i calit,ii* management#l#i e me i#* management#l SS$ >i management#l %S E >i* in p#nct#l e ve ere al s#biect#l#i abor at* fiecare sec,i#ne n parte sa# orice combina,ie ntre acestea* pot fi consi erate ca man#ale ale calit,ii* me i#l#i* SS$* %S sa# "an#ale ale sistemelor e "anagement integrat c# 2 sa# 3 componente&B 1 .roce #rile e sistem integrat (.S"'&1 proce #ri care escri# o activitate sa# #n proces care se esfGoar la nivel#l t#t#ror compartimentelor in ca r#l %V' >i* n acela>i timp* rsp#n cerin,elor e FobligativitateF imp#se e stan ar ele e referin, 'S$ ?00/* 'S$ /500/* $@SAS /=00/* SA =000B 1 .roce #rile e proces (..& E pot fi generale (..8& sa# specifice proceselor management#l#i Calit,ii (..C&* management#l#i e me i# (.."&* management#l#i SS$ (..SS$&* management#l#i %esponsabilit,ii Sociale (..%S&B 1 .roce #rile opera-ionale (.$& E pot fi generale (.$8& sa# alocate activit,ilor6proceselor specifice oar #n#ia sa# mai m#ltor compartimente f#nc,ionale in %V' e icate management#l#i Calit,ii (.$C&* management#l#i e me i# (.$"&* management#l#i SS$ (.$SS$&* management#l#i %esponsabilit,ii Sociale (.$%S&B 1 .roce #rile e l#cr# (.H&1 s#nt preve eri c# #n gra mai mare sa# mai mic e etaliere care escri# 6 stat#teaz* #p necesitate* mo #l e efect#are a #nei ac,i#ni specificate ntr1o proce #r e rang s#perior (proce #r e sistem* proce #r e proces* proce #r opera,ional&. D#p c#m proce #rile e rang s#perior ale cror ac,i#ni specificate le abor eaz pentr# explicitarea etaliat a efect#rii lor* pot fi generale (.HS"'& sa# e icate management#l#i Calit,ii* "e i#l#i* SS$ sa# %S* tot a>a >i .roce #rile e l#cr# vor fi generale (.H8& sa# respectiv* e icate E .HC* .H"* .HSS$ >i .H%SB 1 'nstr#c,i#ni e l#cr# ('H& E ori e c+te ori proce #rile e l#cr# (.H& incl# ele nsele ac,i#ni complexe a cror efect#are pres#p#ne o etaliere separat s#nt necesare instr#c,i#nile e l#cr#* mai ales n caz#rile n care ac,i#nea 6 opera,i#nea respectiv este com#n mai m#ltor .H. Not: Cn caz#rile n care gra #l e etaliere a ac,i#nilor escrise e o .H este s#ficient e mare* 'H1#rile s#nt in#tile* iar ac ac,i#nile in proce #rile e rang s#perior pot fi escrise s#ficient e clar >i complet e #na sa# mai m#lte 'H* .l1#rile s#nt in#tile. Din aceste motive* n m#lte sit#a,ii* semnifica,ia .H este i entic c# cea a 'H >i ele* fiin ec7ivalente* se folosesc alternativ s#bstit#in #1se reciproc* c# acela>i rez#ltat n ca r#l colec,iei e oc#mente ale S"'1%V'. 1 .roce #ri e l#cr# specifice 6 'nstr#c,i#ni e l#cr# specifice (.HS 6 'HS& E S#nt cele mai n#meroase oc#mente ale S"' E %V' c# #n pron#n,at caracter te7nic* escri# procese te7nologice specifice >i meto ologii e exec#,ie care integreaz cerin,e legale* cerin,e explicite >i implicite ale client#l#i >i ele constit#ie baza asig#rii calit,ii l#crrilor efect#ate la nivel#l t#t#ror epartamentelor %V' (>antiere* atelierele e proiectare >i e pro #c,ie
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: 6 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

sec#n ar etc.& n care se exec#t efectiv activit,i specializate pentr# realizarea pro #s#l#i 6 servici#l#i solicitat 6 coman at e client. Aceste proce #ri >i instr#c,i#ni e l#cr# specifice s#nt practic stan ar e te7nice e calitate efinite la nivel#l %V' pentr# exec#tarea iferitelor tip#ri e pro #se 6 servicii in omeni#l s# e activitate oferite clien,ilor 6 poten,ialior clien,i. Ele respect ierar7izarea .H 6 'H specificat anterior* n sens#l c 'HS form#leaz etaliat >i explicit mo #l e efect#are a #nei ac-i#ni asociate #nei .HS* ar se pot s#bstit#i reciproc #nele altora at#nci c+n nivel#l e etaliere al ac,i#nilor proce #rate n# necesit o# nivel#ri consec#tive e escriere a mo #l#i e exec#,ie a acestora. S#nt organizate 6 gr#pate n Fpac7ete e proce #ri >i instr#c,i#ni e l#cr#F e icate (..'D& #n#i an#mit tip l#crri >i sa# e ec7ipament 6 instala,ie ce constit#ie mpre#n Fs#biect#lF cerin,elor client#l#i. Cn principal Fpac7eteleF ..'D s#nt asociate #n#i an#mit tip e ec7ipament (cazan e ab#r* con #cte* arztoare* instala,ii e a#tomatizare* recipiente s#b presi#ne etc.& la care se exec#t 6 se pot exec#ta l#crri e proiectare (.&* exec#,ie (E&* montaA ("&* p#nere n f#nc,i#ne (.'D&* repara,ie (%&* service (S&. Ec7ipamentele s#nt i entificate prin simbol#rile asociate acestora e .rescrip,iile )e7nice 'SC'%B De exempl# pentr# cazane e ab#r >i ap fierbinte* simbol#l este C/* pentr# cazane e ap cal E simbol#l este C?* pentr# recipiente s#nb presi#ne simbol#l este C5* s.a.m. . Astfel* e exempl# Fpac7et#lF ..'D pentr# cazanele e ab#r se va n#mi F..'D.C/F* iar orice combina,ie e l#crri specifice ! Fcazan e ab#rF etermin simbolizarea personalizat a pac7et#l#i >i a proce #rilor 6 instr#c,i#nilor e l#cr# componente prin a #garea s#fix#rilor respective ( e exempl# ..'D.C/.E* respectiv .HS.C/.E 6 'HS.C/.E vor fi folosite pentr# pac7et#l >i proce #rile >i instr#c,i#nile e l#cr# componete ale pac7et#l#i specifice l#crrilor e Exec#,ie la cazane e ab#r >i ap fierbinte& 1 Cnregistrri ale S"'1%V' (Dorm#lare* %egistre* C7estionare etc.& Aceste oc#mente escri# sistem#l e management al calitatii* me i#l#i* SS$ >i %S* activit,ile in ca r#l %V'* responsabilit,ile fiecar#i membr# al personal#l#i* s#nt isponibile t#t#ror angaAa,ilor >i a# regim controlat. Doc#mentele S"'1%V' s#nt if#zate n regim controlat eoarece ele s#nt if#zate pe baza listei e if#zare. 3. DEFINIII I PRESCURTRI
3.1 Definiii

Ter*e-5l Act#alizare Analizare Aprobare

E3i6ia: " ! ) #

0efi-iFia
A #cerea #n#i oc#ment la starea e corespon en- c# cerin-ele e la #n moment at. Eval#area in epen ent a #nei activit,i sa# a #n#i oc#ment* efect#at e o persoan sa# #n gr#p e persoane esemnate n acest scop* care n# s#nt implicate n exec#tarea activit,ii6elaborarea oc#ment#l#i. Acceptarea #n#i oc#ment e ctre o entitate organizatoric sa# o persoan* prin care oc#ment#l prime>te #n caracter obligatori# >i exec#tori#.
Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: 7 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

Ter*e-5l Ar7iv Ar7iv c#rent Ar7iv electronic A# it Avizare Conformitatea oc#ment#l#i6 nregistrrii Control Coor onator str#ct#r Doc#ment Doc#ment perimat Doc#mente "anageriale6 $perative Doc#mente c# circ#it intern Doc#mente e provenien- extern

0efi-iFia
Ansambl# e oc#mente elaborate sa# primite referitoare la istoric#l er#lrii activit,ilor* estinate prin nat#ra lor a fi conservate >i epozitate ntr1o loca,ie special esemnat (biro#* cl ire* me i# e stocare&. Ar7iva constit#it in oc#mente primite* expe iate sa# ntocmite pentr# #z intern* rez#ltate in activitatea coti ian a entit-ilor %V' ( eprtamente 6 compartimente&* oc#mente care s#nt pstrate #n timp limitat* timp n care s#nt constit#ite n osare6biblioraft#ri sa# colec-ii e oc#mente pe s#port electronic. Sistem#l electronic e ar7ivare* mpre#n c# totalitatea oc#mentelor n form electronic ar7ivate >i me iile e stocare aferente.
Examinare sistematic i independent n scopul de a determina dac activitile referitoare la SMI i rezultatele aferente satisfac dispoziiile prestabilite, precum i dac aceste dispoziii sunt implementate efectiv i sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor.

Acceptarea #n#i oc#ment e ctre o entitate organizatoric sa# o persoan* care con i,ioneaz circ#la,ia #lterioar a acest#ia* fr ca prin aceasta oc#ment#l s capete #n caracter exec#tori#. Elaborarea oc#ment#l#i 6 efect#area nregistrrii n conformitate c# cerin,ele >i6sa# specifica,iile S"' sa# a #nei ter,e pr,i. Analiz permanent sa# perio ic a #nei activit-i* a #nei sit#a-ii* a #n#i oc#ment pentr# a #rmri conformitatea c# cerin,ele >i specifica,iile n ve erea men,inerii >i mb#nt-irii S"'. Con #ctor#l #nei entit,i f#nc,ionale in ca r#l in %$"VEC 'ND(S)%'E(ex.: Director 8eneral* Director )e7nic* ;ef ;antier* Director Departament* ;ef 9iro# .roiectare etc.& 'nforma,ie (proce #r* stan ar * esen* form#lare pentr# nregistrri etc.& mpre#n c# me i#l s# s#port (7+rtia* me ii e stocare* fotografia sa# mostra sa# combina,ii ale acestora&. Doc#ment care n# mai este act#al* care este nvec7it* ep>it* ie>it in #z (n# mai coresp#n e c# cerin,ele sa# specifica,iile e la #n moment at&. Doc#mentele >i nregistrrile elaborate n activitatea c#rent e ctre managerii e la toate nivel#rile >i e ctre personal#l e la nivel#l str#ct#rilor f#nc,ionale. (Ex. %$'* %$D* ecizii* 7otr+ri* fi>e e post* a rese* referate* contracte* com#nicate* form#lare* oc#mente specifice proces#l#i e exec#,ie a pro #s#l#i 6 servici#l#i coman at e client etc.& Doc#mentele elaborate e ctre str#ct#rile f#nc,ionale ale %$"VEC 'ND(S)%'E >i care circ#l n#mai ntre acestea (ex: oc#mente estinate gestionrii proceselor e instr#ire formare (profesional contin#& a personal#l#i* e investigare oport#nit,i pe pia,a l#crrilor in omeni#l e activitate al %V'* a ministrative 6 sociale Gi e cooperare inter epartamental* incl#siv oc#mentele estinate excl#siv S"'1%V'&. Doc#mentele care vizeaz ntr1o form sa# alta activit,ile %V'* n# s#nt elaborate n ca r#l %V' >i ale cror mo ificri n# se afla s#b control#l %V' ( oc#mente legislative* stan ar e Gi reglementri ale #nor organiza-ii* oferte* mesaAe a resate %V' etc.&.

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

E e*plar:

/a7i-a: 8 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

Ter*e-5l Doc#mente e provenien- intern trimise n exterior Doc#mente specifice S"' Doc#mente (>i Cnregistrri& controlate 'nforma,ii neconfi en,iale 'nforma,ii confi en,iale Cnregistrare "e i# e stocare "o ificare Neconformitate a oc#ment#l#i6 nregistrrii Sistem e "anagement 'ntegrat (S"'& )rasabilitate Verificare
3.2

0efi-iFia
Doc#mentele elaborate e ctre str#ct#rile f#nc,ionale ale %V'* trimise ctre ter,i (se refer la iverse tip#ri e rsp#ns#ri Gi scrisori* oc#menta,ii solicitate pentr# participarea la licita,ii* ac-i#ni e reprezentare Gi asig#rare a vizibilit-ii %V'* etc.&. Doc#mentele elaborate n ve erea efinirii Sistem#l#i e "anagement 'ntegrat (S"'& al %V' (ex. "an#al#l S"'1%V'* .roce #ri e sistem* .roce #ri e .roces* .roce #ri $pera,ionale* 'nstr#c,i#ni e l#cr# etc.& Doc#mente (>i nregistrri& aflate pe orice s#port (tiprit sa# me ii e stocare& care respect cerin,ele specificate n prezenta proce #r. 'nforma,ii* ate sa# oc#mente a cror iv#lgare nea#torizat n# pro #ce a#ne %V' 'nforma,ii* ate sa# oc#mente a cror iv#lgare nea#torizat este e nat#r s pro #c a#ne importante %V' sa# pr,ilor interesate. Doc#ment (form#lar* grafic etc.& prin care se eclar rez#ltatele ob,in#te sa# se f#rnizeaz ovezi ale activit,ilor realizate. Cnregistrrile pot fi #tilizate >i pentr# a oc#menta trasabilitatea >i pentr# f#rniza ova a verificrilor* ac,i#nilor corective 6 preventive. $rice me i# pe care se poate nregistra sa# e pe care se poate re a #n oc#ment n form electronic. .rel#crarea* refacerea sa# sc7imbarea aspect#l#i* formei sa# con,in#t#l#i #n#i oc#ment aprobat. Nerespectarea cerin,elor privin elaborarea oc#ment#l#i sa# efect#rii nregistrrilor. Sistem e management care integreaz toate componentele relevante ale #nei organiza,ii ntr1#n sing#r sistem coerent* permi,+n astfel n eplinirea optim a obiectivelor organiza,iei. 1&T.: Abor area integrat n ca r#l %V' pres#p#ne integrarea sistemelor e control "anagerial 6 intern >i e asig#rare a calit,ii ntr1#n sing#r sistem. Capacitatea e a reconstit#i istoric#l* aplicarea sa# localizarea oc#mentelor >i nregistrrilor. Confirmare* prin examinarea Gi analiza oc#mentelor* c acestea s#nt a ecvate scop#l#i pentr# care a# fost elaborate sa# mo ificate.

Prescur !ri"

R8I I %$"VEC 'ND(S)%'E S.%.H. SS& I Sntate >i Sec#ritate $c#pa,ional RSI %esponsabilitate Social S'I-R8I I Sistem e "anagement 'ntegrat (Calitate* "e i#* SS$* %S& al %V'
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: 9 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

0% I Director 8eneral 0T I Director )e7nic 0S'I='SS&RS I Director Sistem e "anagement 'ntegrat1Calitate* "e i#* Sntate Gi Sec#ritate $c#pa-ional Gi %esponsabilitate Social (%V'& 0E'.R/.RU I Director Exec#tiv "arJeting* A ministrativ* %ela-ii c# .#blic#l* Aprovizionare Gi %es#rse (mane (%V'& SB/ I ;ef 9iro# .roiectare S4 I Str#ct#r f#nc,ional n ca r#l %V' ( e exempl# : >antier* p#nct e l#cr#* atelier* biro#* servici# 6 epartament (Aprovizionare* %ela,ii* .ersonal etc.&& CS4 I Coor onator Str#ct#r D#nc,ional ( e exempl# SB/ este CS4 pentr# S4 G9iro# proiectareF* iar 0E'.R/.RU este CS4 pentr# S4 GServici#l A ministrativF * pentr# FServici#l .ersonalF etc.& .S'I-R8I I Ar7iva Sistem#l#i e "anagement 'ntegrat al %V' S I Secretar6 6 Secretariat 6 %egistrat#r /0 I .ersoana Desemnat 6 Cmp#ternicit /.I .ersonal angaAat RS'I I %esponsabilii S"' la nivel#l str#ct#rilor %V' ( #p caz >antiere* biro#ri* epartamente etc.&: 1 R.CI %esponsabil c# asig#rarea calit,ii 1 R' I %esponsabil e "e i# 1 RSS& I %esponsabil c# SS$ (protec,ia m#ncii& 0'& I Doc#ment "anagerial6$perativ RIE0&C I %egistr#l e intrri 6 ie>iri oc#mente 20 H Hista e if#zare6retragere a oc#mentelor

0SS'I I Doc#mente specifice S"'1%V':

'S'I-R8I I "an#al#l Sistem#l#i e "anagement 'ntegrat al %V' /S'I I .roce #ri e sistem ( e management integrat& // I .roce #ri e proces //% I .roce #ri e proces 8enerale //C I .roce #r e proces specific management#l#i calit,ii //' I .roce #r e proces specific management#l#i e me i# //SS& I .roce #r e proces specific management#l#i SS$ //RS I .roce #r e proces specific management#l#i %S /& I .roce #ri opera,ionale /&% I .roce #ri opera,ionale 8enerale
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: "0 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

/&C I .roce #r opera,ional specific management#l#i calit,ii /&' I .roce #r opera,ional specific management#l#i e me i# /&SS& I .roce #r opera,ional specific management#l#i SS$ /&RS I .roce #r e opera,ional specific management#l#i %S /2 I .roce #ri e l#cr# /2S'I I .roce #ri e l#cr# (8enerale& ale S"'1%V' /2C I .roce #r e l#cr# e icat activit,ilor 6 ac,i#nilor management#l#i calit,ii /2' I .roce #r e l#cr# e icat activit,ilor 6 ac,i#nilor management#l#i e me i# /2SS& I .roce #r e l#cr# e icat activit,ilor 6 ac,i#nilor management#l#i SS$ /2RS I .roce #r e l#cr# e icat activit,ilor 6 ac,i#nilor management#l#i %S I2 I 'nstr#c,i#ni e l#cr# I2S'I I 'nstr#c,i#ni e l#cr# (8enerale& ale S"'1%V' I2C I 'nstr#c,i#ne e l#cr# e icat escrierii activit,ilor 6 ac,i#nilor management#l#i calit,ii I2' I 'nstr#c,i#ne e l#cr# e icat escrierii activit,ilor 6 ac,i#nilor management#l#i e me i# I2SS& I 'nstr#c,i#ne e l#cr# e icat escrierii activit,ilor 6 ac,i#nilor management#l#i SS$ I2RS I 'nstr#c,i#ne e l#cr# e icat escrierii activit,ilor 6 ac,i#nilor management#l#i %S

componentelor specifice ale componentelor specifice ale componentelor specifice ale componentelor specifice ale

/2S I .roce #ri (te7nice& e l#cr# specifice (.reve eri privin exec#,ia efectiv a l#crrilor pentr# realizarea pro #s#l#i 6 servici#l#i solicitat 6 coman at e client& I2S I 'nstr#c,i#ni (te7nice& e l#cr# specifice (Specifica,ii partic#larizate privin exec#,ia efectiv a #nor etape6activit,i specifice in ca r#l l#crrilor pentr# realizarea pro #s#l#i 6 servici#l#i solicitat 6 coman at e client& //I0 I .ac7et e proce #ri >i instr#c,i#ni (te7nice e l#cr#& e icate exec#trii iverselor tip#ri e l#crri la iverse tip#ri e ec7ipamente ( e exempl# cazane e ab#r >i ap fierbinte* cazane e ap cal * con #cte* recipiente s#b presi#ne* arztoare* instala,ii e a#tomatizare& Tipuri de lucrri: / I proiectare E I exec#,ie ' I montaA /I4 I p#nere n f#nc,i#ne S I service R I repara,ii Tipuri de echipamente:
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: "" 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

C" I cazane e ab#r >i ap fierbinte C9 I cazane e ap cal >i ab#r e Aoas presi#ne C6 I con #cte te7nologice C# I recipiente s#b presi#ne C"0 I con #cte e ab#r >i ap fierbinte C"" I instala,ii e a#tomatizare Exemplu de combinaie: //I0.C#./ Icon,ine #n n#mr (x& e .HS1#ri ( /2S.C#./. J >i #n n#mr (K& e 'HS1#ri (I2S.C#./.K&J H .ac7et e proce #ri >i instr#c,i#ni (te7nice e l#cr#& e icate exec#trii l#crrilor 6 acivit,ilor specifice e proiectare la Frecipiente s#b presi#neF #. DOCUMENTE DE REFERIN #." Sta-3ar3e: S% EN 'S$ ?000 :200< 1 LSisteme e management al calit,ii. .rincipii f#n amentale >i vocab#larF B S% EN 'S$ ?00/:200= 1 LSisteme e management al calit,ii. Cerin,e. Control#l oc#mentelorFB S% 'S$ /00/3 :2003 - L87i pentr# oc#menta,ia sistem#l#i e management al calit,iiFB S% EN 'S$ /500/:200: E FSisteme e management e me i#. Cerin,e c# g7i e #tilizareFB 'S$ /50:0:200? E F"anagement e me i#.Vocab#larFB S% EN 'S$ /5005:20/01 FSisteme e management e me i# E Hinii irectoare referitoare la principii* sisteme >i te7nici e aplicareFB S% $@SAS /=00/:200= E FSisteme e management al snt,ii >i sec#rit,ii oc#pa,ionale. Cerin,eFB S% $@SAS /=002:200? C GSisteme e management al snt-ii Gi sec#rit-ii oc#pa-ionale. 2i-ii 3irectoare pe-tr5 i*ple*e-tarea &LS.S "800":!007G$ %S(SA& =000:200= 1 Stan ar e %esponsabilitate Social. #.! /roce35ri / i-9tr5cFi5-i ale S'I-R8I: .HS"'1%V'1/0/ LCntocmirea* analizarea >i ,inerea s#b control a proce #rilor >i instr#c,i#nilor S"'1%V'F 'HS"'1%V'1/02 MCo ificarea oc#mentelor S"'1%V'M #.) Cla5>ele 3e referi-F< ale 9ta-3ar3elor IS& 900","#00", &LS.S "800", S. 8000
Ceri-Fa
E3i6ia: " ! )

IS& 900":!008
# Revi>ia: 0

IS& "#00":!00#
" ! ) #

&LS.S "800":!007
E e*plar:

RSIS.J8000:!008
/a7i-a: "! 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

Co-trol5l 3oc5*e-telor

#.!.)

#.#.5

#.#.5

i*plicit<

$. RESPONSABILITATE I AUTORITATE .. 0irector5l %e-eral a& acor ter,ilor acces#l la oc#mentele >i nregistrrile %V'B b& aprob oc#mente conform matricei in Anexa 2B B. 0irector5l 0S'I='SS&RS a& men,ine evi en,a oc#mentelor >i a form#larelor S"' la nivel#l %V'B b& if#zeaz DSS"' la nivel#l (H9S C. Coor3o-atorii 9tr5ct5rilor f5-cFio-ale ICS4J: a& if#zeaz prezenta proce #r n ca r#l compartimentelor ierar7ic s#bor onateB b& aprob nregistrrile ntocmite la nivel#l str#ct#rii coor onateB c& aprob tip#l >i n#mr#l nregistrrilor specifice activit,ilor esf>#rate n str#ct#rile s#bor onateB & act#alizeaz evi en,a nregistrrilor >i transmit o copie 0S'I='SS&RS / .S'I-R8IB e& aprob istr#gerea 0'& #p expirarea termenelor e ar7ivare stabiliteB 0. Re9po-9a@ilii S'I IR.C, R', RSS&J la -ivel5l 9tr5ct5rilor R8I: a& men,in evi en,ele privin oc#mentele >i nregistrrile str#ct#riiB b& i entific >i n osariaz 0'&B c& ar7iveaz >i pstreaz 0'&* n con i,iile stabilite e prezenta proce #rB E. /er9o-al5l R8I I/.J a& #tilizeaz n activitatea c#rent form#larele n vigoare la moment#l respectivB b& aplic preve erile .S"'6.H"'6'HS"' aferente control#l#i oc#mentelor >i a nregistrrilor* aferente activit,ilor c#rente. %. PROCEDURA 6." %e-eralit<Fi
Doc#mentele sistem#l#i e management integrat %V' 1 al calit,ii* me i#l#i* snt,ii >i sec#rit,ii oc#pa,ionale* responsabilit,ii sociale (0SS'I &1 s#nt men,in#te s#b control n conformitate c# preve erile prezentei proce #ri oc#mentate e sistem: /S'I-R8I-0" co-trol5l 3oc5*e-telor * care specific mo #l c#m se realizeaz: aprobarea oc#mentelor nainte e emitereB act#alizarea perio ic a oc#mentelorB if#zarea e i,iilor n vigoare ale t#t#ror oc#mentelor n toate loc#rile necesareB retragerea prompt in toate p#nctele e if#zare a oc#mentelor nevalabile sa# perimateB
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: ") 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

pstrarea lizibilit,ii >i i entificarii oc#mentelorB i entificarea coresp#nztoare a oc#mentelor perimate* pstrate n scop#ri A#ri ice >i6sa# e conservare. Doc#mentele sistem#l#i e management integrat al calit,ii* me i#l#i* SS$*%S s#nt analizate >i act#alizate perio ic* e %eprezentant#l "anagement#l#i S"'* pentr# mb#nt,irea contin# a acestora >i p#nerea n concor an, c# politica6politicile in omeni#l calit,ii* me i#l#i* SS$ >i %S a6ale %$"VEC 'ND(S)%'E >i c# cerin,ele stan ar elor e referin,.

6.! Co-trol5l 3oc5*e-telor S'I-R8I I3e9criere proce35r<J

a& .rezenta proce #r stabile>te mo alit,ile e control a oc#mentelor >i nregistrrilor %V' pe ntreg cicl#l e via, al acestora (elaborare* i entificare* accesare* if#zare* ar7ivare* proteAare* regsire* istr#gere& n ve erea f#rnizrii ovezilor privin f#nc,ionalitatea >i conformitatea c# cerin,ele a f#nc,ionrii S"' al %V'. b& .roce #ra contrib#ie la ezvoltarea #n#i sistem eficient e com#nicare intern >i extern* care s asig#re o if#zare rapi * fl#ent >i precis a oc#mentelor >i nregistrrilor* astfel nc+t acestea s aA#ng complete >i la timp la #tilizatori. c& .roce #ra p#ne bazele organizrii #n#i fl#x coerent >i logic al oc#mentelor >i nregistrrilor* astfel nc+t acestea s fie accesibile ntocmai >i la timp management#l#i* angaAa,ilor >i ter,ilor interesa,i (c# abilitare n omeni#&.

6.) 0oc5*e-tele pe-tr5 care /roce35ra /S'I-R8I-0" 3e9crie *o35l 3e co-trol Doc#mentele ,in#te s#b control* e %$"VEC 'ND(S)%'E* s#nt* n principal #rmtoarele: eclara,ii ale D8 1 privin politica societ,ii n omeni#l calit,ii* me i#l#i* snat,ii >i sec#rit,ii oc#pa,ionale* responsabilit,ii socialeB eclara,ia Director#l#i 8eneral privin obiectivele n omeni#l calitii* me i#l#i* snat,ii >i sec#rit,ii oc#pa,ionale* responsabilit,ii socialeB man#al#l sistem#l#i e management integrat calitate* me i#l#i* snat,ii >i sec#rit,ii oc#pa,ionale* responsabilit,ii socialeB proce #rile oc#mentate 1 e sistem integrat* e proces* opera,ionale* e l#cr#: instr#cti#nile e l#cr#B oc#mentele e provenien, externB oc#mentele e planificare* operare >i control al proceselorB oc#mente referitoare la asig#rarea calit,ii oc#mente referitoare la protec,ia me i#l#iB oc#mente referitoare la sntatea >i sec#ritatea oc#pa,ionalB oc#mente referitoare la responsabilitatea socialB nregistrrile calit,ii* e me i#* SS$* %S.
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: "# 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

)oate oc#mentele >i atele intrate sa# ie>ite n6 in %$"VEC 'ND(S)%'E se nregistreaz e ctre S n MRe7i9tr5l i-tr<ri-ieEiri 3oc5*e-teG* co3 4-R8I-0"/" (Anexa /&. 6.)." Co-trol5l 3oc5*e-telor 9pecifice ale S'I C R8I I0SS'IJ aJ ' entificarea 0SS'I se realizeaz printr1#n co care asig#r asocierea fiecr#i oc#ment c# pozi-ia in Lista de control a documentelor - co3 4-R8I-0"/) (Anexa 3&B @J Control#l 0SS'I se er#leaz conform prezentei proce #ri : /S'I C R8I C 0"B e l#cr# I2S'I-R8I-"0!

cJ Co ificarea 0SS'I se realizeaz conform instr#c,i#nii NCo3ificarea 3oc5*e-telor S'I-R8INB

3J Dif#zarea 0SS'I se poate face at+t n format electronic c+t >i n format tiprit >i este controlat e ctre Director#l 0S'I='SS&RS. DSSMI se pot difuza n dou categorii de copii: controlate poart numrul exemplarului din LD (dac este cazul) se regsesc la persoanele de pe LD (Lista de difuzare/retragere a documentelor, cod F !"I #$/ %& (Anexa 2& !i pe Lista de control a documentelor - co3 4-R8I-0"/)" necontrolate documente difuzate n scopuri de consultare informare mbuntire etc# eJ .entr# a asig#ra prevenirea #tilizrii e oc#mente nevalabile Gi6sa# perimate* Director#l 0S'I='SS&RS este responsabil c# act#alizarea Listei de control a documentelor - co3 4-R8I-0"/), care i entific e i-ia Gi revizia n vigoare pentr# fiecare 0SS'I. fJ Director#l 0S'I='SS&RS are responsabilitatea e a nloc#i ime iat oc#mentele S"' care Gi pier valabilitatea. E i,iile valabile ale oc#mentelor S"'* incl#siv mo ificrile acestora s#nt isponibile la .S'I-R8I I Ar7iva Sistem#l#i e "anagement 'ntegrat al %V' (at+t pe s#port papier c+t >i pe s#port electronic& 7J )ot personal#l intern (/. al %V'& are acces la 0SS'I. :J Acces#l personal#l#i extern la 0SS'I ale %V' este permis c# aprobarea Director#l#i 8eneral (0%& sa# a persoanei mp#ternicite 6 esemnate ( /0& e acesta* care stabile>te nivelele e oc#mentare la care a# acces solicitan,ii (parteneri* organe e a# it >i6sa# e control etc.& n conformitate c# preve erile legale n vigoare.
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: "5 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

6.).! 0oc5*e-tele e ter-e aJ Doc#mentele e provenien, extern s#nt oc#mente provenite in afara societ,ii >i care reglementeaz activit,ile societ,ii sa# rela,ia c# ter,ii. Cn aceast categorie se nca reaz: legile >i alte tip#ri e ispozi,ii legaleB stan ar e* norme >i alte reglementri aplicabileB proiecte te7nice >i preve eri contract#ale* caiete e sarcini 1 p#se la ispozi,ie e ctre clien,iB form#lare imp#se* #tilizate n relatia c# clien,ii* f#rnizorii* organisme e inspec,ie >i control >i alte a#torit,i ale stat#l#iB avize >i a#torizatii* etc. @J Doc#mentele e provenien, extern se controleaz s#b aspect#l i entificrii* prel#crrii* stocrii* if#zrii >i ar7ivrii lor. Doc#mentele externe pstreaz co ificarea original* la care se a a#g n#mr#l e nregistrare atrib#it e Secretariat 6 %egistrat#ra ( S& %V' ( ac este caz#l& la intrarea acestora n %V' . cJ Doc#mentele externe s#nt if#zate e ctre 0% sa# persoana esemnat (/0& e ctre acesta. Cn toate caz#rile* c# excep,ia celor n care se isp#ne altfel* /0 este 0S'I='SS&RS. )oate oc#mentele e provenien, extern se nregistreaz e ctre 0S'I='SS&RS sa# e ctre 0E'.R/.RU (n caz#rile n care acestea s#nt if#zate irect e ctre 0%& n N2i9ta 3oc5*e-telor 3e prove-ie-F< e ter-<N, co3 4-R8I-0"/# >i se if#zeaz compartimentelor %V' implicate n aplicarea 6 #tilizarea preve erilor acelor oc#mente. .entr# if#zare se #tilizeaz form#lar#l e control FLista de difuzare/retragere a documentelor, cod F !"I #$/ %. 3J Control#l oc#mentelor externe se realizeaz prin nregistrarea la %egistrat#ra 6 Secretariat#l %V' (S& n RIE0&C I %egistr#l e intrri 6 ie>iri oc#mente ( co3 4-R8I-0"/"J * la .S'I-R8I I Ar7iva Sistem#l#i e "anagement 'ntegrat al %V' >i la estinatar* conform .$6.H6'H proprii fiecrei SD implicate. Ha .S'I-R8I I Ar7iva Sistem#l#i e "anagement 'ntegrat al %V' se pstreaz N2i9ta 3oc5*e-telor 3e prove-ie-F< e ter-<N, co3 4-R8I0"/# care se act#alizeaz e ctre 0S'I='SS&RS ori e c+te ori este nevoie. 6.).) 0oc5*e-tele *a-a7eriale/operaFio-ale I0'&J aJ 0'& reprezint 3oc5*e-tele Ei O-re7i9tr<rile elaborate n activitatea c#rent e ctre
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: "6 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

managerii (Ex. %$'* form#lare* coman at

e la toate nivel#rile >i e ctre personal#l e la nivel#l str#ct#rilor f#nc,ionale. %$D* ecizii* 7otr+ri* fi>e e post* a rese* referate* contracte* com#nicate* oc#mente specifice proces#l#i e exec#tare a pro #s#l#i 6 servici#l#i solicitat 6 e client etc.&

@J Acces#l la 0'& n# poate fi restric,ionat personal#l#i a cr#i activitate este corelat oc#mentelor >i6sa# nregistrrilor respective. cJ 0'& s#nt elaborate* verificate* avizate* aprobate* if#zate* ar7ivate >i istr#se e ctre f#nc,iile care a# a#toritate n acest sens 1 conform Anexei 5 la prezenta proce #r. 6.# Etaple proce35rii 3e co-trol al 3oc5*e-telor

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

E e*plar:

/a7i-a: "7 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

6.#." Ela@orarea 3oc5*e-telor .reve erile prezente se aplic la elaborarea t#t#ror oc#mentelor ntocmite 6 e itate e %V' >i specificate mai s#s n s#capitol#l 6.)* ar c# prec ere la elaborarea 0'&. .entr# elaborarea proce #rilor >i instr#c,i#nilor S'I C R8I, e toate nivel#rile ( e sistem* e proces* opera,ionale* e l#cr# etc.& s#nt necesare >i exist n ca r#l sistem#l#i S"'1%V' proce #ri >i instr#c,i#ni e l#cr# care se vor aplica c# prioritate* >i an#me: /2S'I-R8I-"0" MP-toc*irea, a-ali>area Ei Fi-erea 95@ co-trol a proce35rilor Ei i-9tr5cFi5-ilor S'I-R8IG I2S'I-R8I-"0! NCo3ificarea 3oc5*e-telor S'I-R8IN 6.#."." Re75li 7e-erale: aJ Doc#mentele elaborate n ca r#l %V' treb#ie s con-in n F7ea erF antet#l %V'* n orice format >i combina,ii e c#lori >i font#ri 1 pentr# care opteaz elaborator#l* c# con i,ia s con,in toate elementele 6 informa,iile e i entificare viz#al >i contactare ale %V' a>a c#m rez#lt in alternativele e mai Aos (recoman ate&:

S.C. ROMVEC INDUSTRIE S.R.L.

c.p: 050686, Str. Iovita 7-9, Sector 5, BUCURESTI, Tel / fa : 0!".#"0.76."5 / #"0.66.77 $ RE%.C&'. ( #0 / 9856 / "998, C.U.I. : R& """"0)"9, e*ail : ro*vec+clic,-et.ro

ROMVEC INDUSTRIE S.R.L.

Str. 'ovita* Nr. 41?* Sector :* 9(C(%ES)'* C.: 0:0<=< )el 6 fax: 00502/.5/0.4<./: 6 5/0.<<.44 %E8.C$". N 50 6 ?=:< 6 /??=* C.(.'. : %$ ////03/?* email : romvecOclicJnet.ro
(#0 / 9856 / "998 $ CUI: R& """"0)"9 B5c5re9ti, 9tr. Iovita -r.7-9, 9ector $ C/: 050686 Tel / fa : 00#0!".#"0.76."5 / #"0.66.77

email : romvecOclicJnet.ro Societatea Co*erciala E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: "8 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

ROMVEC INDUSTRIE S.R.L

Str. 'ovita 41?* Sector :* 9(C(%ES)'* )el 6 fax: 02/.5/0.4<./: 6 5/0.<<.44 %E8.C$". N 50 6 ?=:< 6 /??=* C.(.'. : %$ ////03/?* email : romvecOclicJnet.ro

@J 4le i@ilitatea Ei a3apta@ilitatea re75lilor 7e-erale privi-3 o@li7ativitatea i-9er<rii ele*e-telor 3e i3e-titate vi>5al< a R8I pe toate 3oc5*e-tele ela@orate 3e R8I @"J 'lementele de identitate vizual (i de identificare contact )ot fi distri*uite n F7ea erF >i FfooterF (cel p#,in pe prima pagin (pagina e gar a #n#i oc#ment elaborat e %V'&* conform #rmtoarelor mo ele exemplificative:
S.C. R&'8EC I10USTRIE S.R.2.
%E8.C$". N 50 6 ?=:< 6 /??=* C$D D'SCAH : %$ ////03/?

$agin %&

'ediu 'ocial: 'tr# (o)ita *-+ 'ector , -./.0E'T( /ont )irament : 067: 0654-08E&42 '9 32:,+&4&422 E.0 :06,,-08E&42 '9 4:&4542&422

Tel 1 fax: 22& 2344#&42#*5#4, " &42#55#**" email : rom)ec;clic<net#ro

R M!E" I#$%S&RIE
$agin %&

Ro*vec I-359trie

Societate co*ercial< a5tori>at< ISCIR co-for* /T C Colec6ia ISCIR

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

E e*plar:

/a7i-a: "9 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

Str. 'ovita* Nr. 41?* Sector :* 9(C(%ES)'* C.: 0:0<=< )el 6 fax: 00502/.5/0.4<./: 6 5/0.<<.44 %E8.C$". N 50 6 ?=:< 6 /??=* C.(.'. : %$ ////03/?* email : romvecOclicJnet.ro

Societatea Co*erciala
Str. 'ovita 41?* Sector :* 9(C(%ES)'* )el 6 fax: (005&02/.5/0.4<./: 6 5/0.<<.44 %E8.C$". N 50 6 ?=:< 6 /??=* C.(.'. : %$ ////03/?* email : romvecOclicJnet.ro

ROMVEC INDUSTRIE S.R.L

$agin %&

%E8.C$". N 50 6 ?=:< 6 /??=* C$D D'SCAH. : %$ ////03/? Str. 'ovita 41?* Sector :* 9(C(%ES)'* )el 6 fax: 0/.5/0.4<./: 6 5/0.<<.44 email : romvecOclicJnet.ro

Cont virament : %$H: %$</9%DE5/0 SV 20=:?5/5/00* E(% :%$::9%DE5/0 SV /=5/</05/00 9anca:9%D18ro#p Societe 8enerale* S#c#rsala ACADE"'E'

R&'8EC I10USTRIE

&r7a-i>a6ie a5tori>at< co-for* /T CColec6ia ISCIR

@!J 'lemente de identitate vizual minimale .entr# oc#mentele elaborate e %V' care s#nt integrate ntr1#n Fpac7et e oc#menteF care este efinit cel p#,in printr1o pagin e gar care con,ine toate elementele e i entitate viz#al >i informa,iile e contact specificate mai s#s ( pct. a >i pct. @"& se a mite ca n loc e antet %V' complet* s poarte n F7ea erF sa# n FfooterF sa# n orice zon a paginii s#ficient e vizibil estinat i entificrii in ivi #alizate a acesteia* oar elementele e i entitate viz#al minimale* la alegere* #na intre pictogramele il#strate n exemplele e mai Aos:
S.C. ROMVEC INDUSTRIE S.R.L.
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

ROMVEC INDUSTRIE J40/9856/98; RO 11110319

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

E e*plar:

/a7i-a: !0 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL
BUCURETI

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

%eg#lile generale e elaborare a oc#mentelor %V' n# stabilesc formate 6 form#lare obligatorii pentr# oc#mentele elaborate e iferitele SD (str#ct#ri f#nc,ionale& in ca r#l %V'* oferin maxim flexibilitate >i nc#raA+n ini,iativele elaboratorilor menite s se a apteze contin## la cerin,ele clien,ilor* la cerin,ele normative 6 legislative aplicabile >i la cerin,ele mb#nt,irii contin#e a S"' (mb#nt,ire care este rez#ltanta mb#nt,irii fiecrei ac,i#ni 6 activit,i n parte* in iferent c+t e simpl sa# neimportant ar prea acea activitate n ansambl#l S"'& ar imp#n6cer #n minim e elemente necesare pentr# asig#rarea controlabilit,ii oc#mentelor elaborate E pentr# facilitarea realizrii acestor cerin,e* reg#lile generale p#n la ispozi,ia elaborator#l#i exemple 6 mo ele alternative. 6.#.".! .9i75rarea i3e-tific<rii Ei tra9a@ilit<Fii 3oc5*e-telor ela@orate Doc#mentele se elaboreaz av+n griA s con,in #rmtoarele elemente e i entificare : 1 str#ct#ra f#nc,ional #n e a fost elaborat* 1 titl#l oc#ment#l#i* 1 co #l ( ac este caz#l E pentr# form#lare&* n#mr#l e nregistrare* 1 ata elaborrii 1 n#mr#l paginii* 1 persoana6persoanele care a# elaborat 6 ntocmit oc#ment#l 1 verificator#l 1 avizator#l 1 aprobator#l .rin existen,a acestor elemente n fiecare oc#ment elaborat e %V' se asig#r trasabilitatea oc#ment#l#i n timp la versi#nea original Gi la persoanele care a# elaborat* verificat* avizat >i aprobat oc#ment#l. Doc#mentele c# pagini m#ltiple este recoman abil s aib o Fpagin e gar F ( #p caz* #n set e pagini e gar & sa# o prim pagin iferit ca format e rest#l paginilor oc#ment#l#i* care s con,in toate elementele e i entificare >i trasabilitate specificate mai s#s* pentr# a n# complica 6 ncrca format#l celorlalte pagini ale oc#ment#l#i c# aceste elemente n etriment#l text#l#i e con,in#t al oc#ment#l#i. Cn f#nc,ie e nat#ra oc#ment#l#i elaborat ( ecizie* corespon en,* memori#* raport* fi>e* oc#mente te7nice >i e prezentare etc.& >i e complexitatea con,in#t#l#i acest#ia Cn toate caz#rile n care preve erile prezentei proce #ri e sistem n# s#nt s#ficiente sa#
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: !" 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

ac,i#nile exp#se necesit etalieri specifice pentr# clarificarea mo #l#i e exec#tare a acestora* fiecare SD va elabora .$6'H proprii privin control#l oc#mentelor >i al nregistrrilor n care vor stabili: format#l* fl#x#l D"$* mo alitatea e ntocmire a nregistrrilor aferente fiecrei activit,i prec#m >i mo alit,ile e control conform specifica,iilor prezentei proce #ri. .ersoanele care emit oc#mente* a# obliga,ia s #rmreasc ac acestea s#nt re actate coresp#nztor ( simpl#* corect* clar* fr ambig#it,i* ilizibile & >i ac s#nt semnate* atate >i >tampilate 1 #pa caz. 6.#.".) 'o3ific<rile 3oc5*e-telor .ot fi generate e sc7imbri n cerin-e >i6sa# specifica,ii* act#alizri ale normativelor 6 reglementarilor 6 stan ar elor* sc7imbri n organizare* ac-i#ni corective6preventive rez#ltate in a# it#rile S"' sa# in analizele con #cerii etc. "o ificrile s#nt concep#te e ctre elaborator#l oc#ment#l#i* >i s#nt s#p#se acelora>i analizri* avizri* aprobri* if#zri ca >i oc#mentele ini,iale. $rice angaAat al societ,ii poate s fac prop#neri pentr# mo ificarea oc#mentelor cer#te e S"'. .rop#nerile* privin mo ificarile* se transmit la 0S'I='SS&RS. "o ificrile prop#se se s#p#n analizei >i aprobrii 0%. Cn caz#l n care* mo ificrile se aprob* 0S'I='SS&RS le opereaz n oc#ment#l respectiv (exemplar martor& >i le if#zeaz persoanelor care #tilizeaz oc#ment#l respectiv. 6.#.! 8erificarea 3oc5*e-telor Doc#mentele ntocmite s#nt procesate Gi semnate e ctre elaboratori* #p care s#nt transmise spre analiz Gi verificare. Cn f#nc,ie e nat#ra oc#ment#l#i >i e S4 n care a fost elaborat acesta este verificat e ctre CS4 sa# e ctre /0 (.ersoan esemnat& e ctre 0%. Analiza Gi verificarea oc#mentelor are n ve ere: 1 a ecvan-a* 1 completit# inea* 1 lizibilitatea* 1 existen-a semnt#rilor a#torizate* 1 existen-a atelor e i entificare Gi regsire a oc#ment#l#i* 1 eliminarea event#alelor greGeli e re actare 1 etc. Verificarea* finalizat fr observa,ii >i remarci care ar necesita refacerea 6 mo ificarea oc#ment#l#i se confirm prin semnt#ra verificator#l#i esemnat p#s pe exemplar#l martor. Este in icat s se consemneze >i ata verificrii. Cn lipsa consemnrii separate a acesteia* ata verificrii se asimileaz c# ata elaborrii oc#ment#l#i.
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: !! 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

6.#.) .vi>area 3oc5*e-telor Avizarea oc#mentelor elaborate este o ac,i#ne e as#mare a responsabilit,ii privin con,in#t#l >i format#l oc#ment#l#i s#p#s avizrii* preliminar p#nerii n circ#la,ie (n ca r#l S"' E %V'& a #n#i oc#ment elaborat e %V' sa# intrat n circ#it#l S"'1%V' in exterior* prin care este confirmat acceptarea #n#i oc#ment e ctre o entitate organizatoric sa# o persoan* care con i,ioneaz circ#la,ia #lterioar a acest#ia* fr ca prin aceasta oc#ment#l s capete #n caracter exec#tori#. +um se face (i cine face avizarea documentelor ela*orate, D#p analiz >i verificare* oc#mentele 1 semnate e ctre persoana care le1a analizat Gi verificat 1* s#nt nregistrate la %egistrat#ra 6 Secretariat#l %V' Gi naintate spre avizare 0S'I='SS&RS, ac este caz#l. 0S'I='SS&RS eci e ac avizarea se face e ctre CS4, o persoan esemnat I/0J, sa# e ctre el ns#>i* n f#nc,ie e nat#ra >i con,in#t#l oc#ment#l#i (scop* s#biect* nivel e confi en,ialitate* estinatar etc.& Avizarea se confirm prin semnt#ra avizator#l#i pe exemplar#l martor (este in icat s se consemneze >i ata avizrii* n lipsa acesteia se consi er a#tomat c avizarea s1a fc#t la ata verificrii 6 elaborrii oc#ment#l#i& 6.#.# .pro@area 3oc5*e-telor Spre eosebire e avizare* aprobarea oc#mentelor* elaborate n ca r#l %V'* reprezint etapa final e verificare >i vali are n #rma creia oc#ment#l elaborat capt caracter exec#tori#. Aprobarea #n#i oc#ment elaborat atest c oc#ment#l a fost elaborat a>a c#m treb#ia (respect+n criteriile e formatare >i e con,in#t& >i c a fost elaborat pentr# ce treb#ia (rsp#nz+n a ecvat necesit,ii 6 cerin,ei reale care a eterminat elaborarea l#i& . .e sc#rt aprobarea #n#i oc#ment este confirmarea scris c oc#ment#l este cum tre*uie >i ceea ce tre*uie. Aprobarea se face prin semnt#ra Gi atarea ( ata intrrii n vigoare a oc#ment#l#i& acesteia pe oc#ment e ctre a#toritatea esemnat e a fi e acor c# aplicarea respectiv#l#i oc#ment n organiza-ie. Aprobarea oc#mentelor se face e ctre 0% sa# e ctre /0 E persoana esemnat e ctre 0%. 6.#.5 0if5>area 3oc5*e-telor a& Dif#zarea D"$ se poate face at+t n format electronic c+t >i n format tiprit. Destinatar#l oc#mentelor are responsabilitatea implementrii oc#mentelor if#zate b& Diecare #tilizator e oc#mente are responsabilitatea e a se asig#ra c se afl n posesia t#t#ror oc#mentelor care i s#nt necesare pentr# satisfacerea con i-iilor privin calitatea* protec,ia me i#l#i* SS$ >i %S activit-ii sale Gi a rez#ltatelor acesteia. E i,iile6reviziile n vigoare ale "an#al#l#i sistem#l#i e management integrat calitate* me i#* SS$*%S* .roce #rilor e sistem e management integrat* .roce #rilor e proces* .roce #rilor opera,ionale >i 'nstr#c,i#nilor e l#cr# se if#zeaz* n mo controlat* e
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: !) 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

ctre 0S'I='SS&RS* prin Lista de difuzare/retragere a documentelor, cod F !"I #$/ % * (Anexa 2&* t#t#ror angaAa,ilor societ,ii crora le revin responsabilit,i in ele. .ersoanele crora li s1a# pre at oc#mente confirm prin semnt#r primirea lor. Exemplar#l original al fiecr#i oc#ment este pstrat la epartament#l S"' sa#* #p caz la CSD (coor onator ii epartamentelor(str#ct#rilor f#nc,ionale& emitente ale %V'. "#ltiplicarea oc#mentelor ( isponibile n format .p f& poate fi efect#at e ctre to,i cei interesa,i fr a avea ns posibilitatea e a interveni as#pra con,in#t#l#i sa# formei oc#ment#l#i. Doc#mentele S"'1%V' pot fi if#zate n o# categor ii e copii: a& n %E8'"C $N)%$HA) pentr# copiile ,in#te s#b control >i care s#nt act#alizate permanent (acestea a# n#mr e exemplar&B b& n %E8'" 'ND$%"A)'V 1 pentr# copiile ne,in#te s#b control >i care s#nt valabile n#mai la ata if#zrii. Aceste copii s#nt if#zate n scop#ri promo,ionale* e informare* e ofertare etc. >i n# se act#alizeaz. Dorm#larele s#nt if#zate o at c# oc#mentele prin care s#nt intro #se 6.#.6 .r:ivare a& $riginalele t#t#ror oc#mentelor S"' >i D"$ s#nt pstrate pentr# a se asig#ra: i. .rotec,ia coresp#nztoareB ii. )imp#l minim e pstrare pe oc#ment sa# gr#pa e oc#mente* n conformitate c# cerin,ele legale sa# contract#aleB iii. Datele e pe me iile e stocare s#nt proteAate mpotriva: pier erii e ate (ex. c+mp#ri electromagnetice* s#pertensi#ne* >oc#ri mecanice >i6sa# termice etc.& acces#l#i nea#torizat >i ns#>irii6#tilizrii ab#zive sa# n alte scop#ri ec+t cele pentr# care a# fost create E prin parole c#nosc#te e #tilizatoriB b& )oate oc#mentele treb#ie s fie lizibile* i entificabile >i #>or e regsit n ar7ive. .entr# ar7ivarea c#rent se vor folosi me ii e stocare* osare* biblioraft#ri* #lap#ri* fi>ete etc. Dosarele* biblioraft#rile* me iile e stocare vor avea opis1#ri c# oc#mentele con,in#te. c& .strarea >i ar7ivarea c#rent a oc#mentelor se realizeaz pe s#port e 7+rtie >i6 sa# pe me ii e stocare electronice. S#port#l va fi a ecvat scop#l#i* estina,iei >i importan,ei acestora. & %esponsabilitatea privin ar7ivarea c#rent a oc#mentelor revine CSD sa# persoanei esemnate e ctre acesta.
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: !# 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

e& %esponsabilitatea privin esemnate la nivel#l SD.

ep#nerea oc#mentelor la ar7iva S"'1%V( revine persoanei

f& Ar7ivarea electronic a oc#mentelor pe calc#lator#l (server#l& S"' E %V' este organizat pe fol ere* s#bfol ere* oc#mente i entificabile prin titl# explicit 6 co . 6.#.7 Retra7erea / 0i9tr57erea co-trolat< a 3oc5*e-telor a& Doc#mentele %V' nevalabile >i6sa# perimate s#nt retrase in #z. %etragerea oc#mentelor e la #tilizatori se face n #rmtoarele caz#ri: i. an#larea 6 nloc#irea oc#mentelorB ii. mo ificarea 6 reviz#irea oc#mentelorB iii. oc#mentele prezint #n gra avansat e eteriorare. b& Doc#mentele perimate care s#nt pstrate n scop#ri A#ri ice sa# pentr# conservare a c#noGtin-elor s#nt nsemnate pe prima pagina c# inscrip-ia MAN(HA)M. c& Distr#gerea Doc#mentelor perimate se face #p expirarea perioa ei e pstrare sa# la intervale e timp prestabilite* c+n se realizeaz #n control al strii n care se gsesc oc#mentele ar7ivate. & Distr#gerea Doc#mentelor este realizat e ctre 0S'I='SS&RS sa# CSD sa# .D care gestioneaz ar7iva SN'1%V' 6ar7iva c#renta* n con i,iile prevz#te e specifica,iile n vigoare. e& Doc#mentele perimate* se i entifica prin aplicarea pe prima pagina* e catre 0S'I='SS&RS * a inscris#l#i N/ERI'.TN. Doc#mentele perimate se retrag ime iat e persoana care le1a if#zat* e la loc#rile #n e a# fost if#zate si se epoziteaza intr1#n loc c# acces limitat.
$.2.1 E&i ere'( ')r*+'re'( ,ifu-'re' si re r'.ere' ,*cu&en e/*r $.2.1.1 Documentele SMI se elaboreaza de DCM sau de o alta persona, desemnata de DG. Modul in care se intocmesc si se controleaza procedurile si instructiunile SMI se prevede in ILSMI-RVI-1 1. $.2.1.2 !ersoanele care emit documente, au obli"atia sa urmareasca daca acestea sunt redactate corespunzator # simplu, corect, clar, $ara ambi"uitati, ilizibile % si daca sunt semnate, datate si stampilate - dupa caz. $.2.1.3 Documentele se identi$ica prin titlu, cod,numar& editie'revizie'e(emplar, data reviziei si data aprobarii. Inainte de a $i di$uzate, documentele se avizeaza si aproba de $unctiile prevazute in )Matricea responsabilitatilor, privind controlul documentelor si datelor* , cod DI-RVI- + #,ne(a -%. $.2.1.# Documentele SMI se codi$ica con$orm IL-RVI-1 - *Codi$icarea documentelor sistemului de mana"ement inte"rat*. $.2.1.$ Specimenele documentelor sistemului de mana"ement inte"rat se pastreaza de DCM pe suport .artie. /ditiile'reviziile in vi"oare ale Manualului sistemului de mana"ement inte"rat
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: !5 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

calitate, mediu, !rocedurilor de sistem de mana"ement inte"rat, !rocedurilor de proces, !rocedurilor operationale si Instructiunilor de lucru se di$uzeaza, in mod controlat, de catre DCM, prin )Lista de di$uzare'retra"ere a documentelor0, cod 1-RVI- 1'-, #,ne(a 2%, tuturor an"a3atilor societatii carora le revin responsabilitati din ele. !ersoanele carora li s-au predat documente con$irma prin semnatura primirea lor. $.2.1.% Documentele perimate, se identi$ica prin aplicarea pe prima pa"ina, de catre DCM, a inscrisului 0PERIMAT0. Documentele perimate se retra" imediat de persoana care le-a di$uzat, de la locurile unde au $ost di$uzate si se depoziteaza intr-un loc cu acces limitat. $.2.1.1 DCM are responsabilitatea de a veri$ica periodic continutul si modul in care se pastreaza documentele, daca corespund sub aspectul lizibilitatii si daca se identi$ica corect. $.2.1.2 Cand se di$uzeaza copii ale Manualul sistemului de mana"ement inte"rat calitate, mediu si ale !rocedurilor si Instructiunilor, se completeaza numarul e(emplarului si campul *Copie controlata*, cu D, sau 45, de pe prima pa"ina sau din antetul documentului. $.2.1.3 In scopul tinerii sub control, a stadiului editiilor si reviziilor documentelor, acestea se inre"istreaza de DCM in $ormularul )/videnta editiilor si reviziilor documentelor0 cod 1RVI- 1 '2 #,ne(a 6%. Stadiul editiilor si al reviziilor documentelor SMI se consemneaza de DCM si in $ormularele& *Lista procedurilor sistemului de mana"ement inte"rat calitate, mediu*, $ormular cod 1-RVI- 1'6, #,ne(a 7%* *Lista instructiunilor de lucru*, cod 1-RVI- 1'7, #,ne(a 8%9 *Lista $ormularelor*, cod 1-RVI- 1'8, #,ne(a +%9 *Lista documentelor interne*, cod 1-RVI- 1'+ #,ne(a :%9 *Lista documentelor de provenienta e(terna*, cod 1-RVI- 1': #,ne(a ;%. Listele se actualizeaza de DCM si de S #Lista documentelor de provenienta e(terna% ori de cate ori intervin modi$icari ale documentelor sau apar noi documente. $.2.2 M*,ific'ri/e ,*cu&en e/*r $.2.2.1 <rice an"a3at al societatii poate sa $aca propuneri pentru modi$icarea documentelor cerute de SMI. !ropunerile de modi$icari se $ac prin completarea $ormularului )!ropuneri modi$icare documente ), cod 1-RVI- 1 ';, #,ne(a 1 %. $.2.2.2 !ropunerile, privind modi$icarile, se transmit DCM. Modi$icarile propuse se supun analizei si aprobarii DG. In cazul in care, modi$icarile se aproba, DCM le inre"istreaza si le di$uzeaza persoanelor care utilizeaza documentul respectiv. $.2.3 Documentul modi$icat, se marc.eaza cu un asterisc #=%, plasat la inceputul $iecarui para"ra$ revizuit. Cand se $ace o sc.imbare ulterioara, pe aceeasi pa"ina, se aplica asteriscul numai pentru ultima revizie. $.3 C*n r*/u/ ,*cu&en e/*r ,e )r*4enien ' e5 ern' $.3.1 Documentele de provenienta e(terna sunt documente provenite din a$ara societatii
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: !6 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

si care re"lementeaza activitatea societatii sau relatia cu tertii. In aceasta cate"orie se incadreaza& le"ile si alte tipuri de dispozitii le"ale9 standarde, norme si alte re"lementari aplicabile9 proiecte te.nice si prevederi contractuale, puse la dispozitie de clienti9 $ormulare utilizate in relatia cu clientii, $urnizorii si alte autoritati ale statului9 avize si autorizatii, etc. $.3.2 Documentele de provenienta e(terna se controleaza sub aspectul identi$icarii, prelucrarii, stocarii, di$uzarii si ar.ivarii lor. $.3.3 >oate documentele de provenienta e(terna se inre"istreaza de DCM in *Lista documentelor de provenienta e(terna*, cod 1-RVI- 1': si se di$uzeaza compartimentelor, implicate in aplicarea prevederilor lor, in baza $ormularului )Lista de di$uzare'retra"ere a documentelor0, cod 1-RVI- 1'-. $.3.# *Lista documentelor de provenienta e(terna*, cod 1-RVI- 1': se actualizeaza de DCM ori de cate ori este nevoie. Documentele e(terne, care au devenit perimate, se retra" de DCM de la locurile de di$uzare, in baza $ormularului )Lista de di$uzare'retra"ere a documentelor0, cod 1-RVI1'-. $.# C*n r*/u/ ,*cu&en e/*r si ,' e/*r inre.is r' e )e su)*r inf*r&' ic $.#.1 >oate documentele si datele inre"istrate pe suport in$ormatic se tin sub control. $.#.1.1 Lunar, documentele si datele inre"istrate pe suport in$ormatic, se salveaza de catre persona care le-a emis. $.#.1.2 Salvarea documentelor se $ace pe suport ma"neto-optic, identi$icat printr-o etic.eta aplicata pe el, care speci$ica natura in$ormatiilor inre"istrate. Suportii, care contin documentele inre"istrate, se pastreaza in locuri si"ure, special amena3ate, pentru a $i $eriti de pericolul distru"erii sau de"radarii lor, neintentionate. $.#.2 >inerea evidentei copiilor de salvare se $ace de catre persoana care a e$ectuat salvarea in$ormatiilor. $.#.2.1 /videnta copiilor de salvare se tine in $ormularul )/videnta copiilor de salvare0 cod 1-RVI- 1'1 , #,ne(a 11%.

%. Res)*ns'+i/i ' i
%.1 C*n r*/u/ ,*cu&en e/*r R/S!<4S,?IL SI !,R>ICI!,4>I
DCM PD PD

,C>IVI>,>I I4 C,DR5L !R<C/D5RII

D<C5M/4 ELABORARE DOCUMENTE

1<RM5L,R/ SI !I/S/ SCRIS/

D<C5M/4>/ SMI

ANALIZA DOCUMENTE

D<C5M/4>/ SMI

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

E e*plar:

/a7i-a: !7 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

D6

APROBARE DOCUMENTE

D<C5M/4>/ SMI

NU

APROBARE ?

DA DCM 1-RVI- 1'6 AR IVARE SPECIMEN DOCUMENTE CU ACCES REZERVAT ... 1-RVI- 1'1

DCM

DI!UZARE DOCUMENTE

)Li

Lista de di$uzare'retra"ere a documentelor0, 1-RVI- 1 ')Lista de di$uzare'retra"ere a documentelor0, 1-RVI- 1 ')!ropuneri modi$icare documente0, 1-RVI- 1 '; )!ropuneri modi$icare documente0, 1-RVI- 1 ';

PA

CON!IRMARE PRIMIRE

PA

PROPUNERI MODI!ICARI DOCUMENTE

ANALIZA PROPUNERI MODI!ICARI

DCM 2 1

document

R/S!<4S,?IL SI !,R>ICI!,4>I
2

,C>IVI>,>I I4 C,DR5L !R<C/D5RII

1

1<RM5L,R/ SI !I/S/ SCRIS/

D6

APROBARE DOCUMENTE MODI!ICATE

D<C5M/4>/ M<DI1IC,>/

NU
APROBARE ?

DA E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: !8 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL
IN!ORMARE PERSOANE )Lis CARE AU PROPUS MODI!ICARI SI DI!UZARE DOCUMENT MODI!ICAT

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

DCM

Lista de di$uzare'retra"ere a documentelor0, 1-RVI- 1 '-

%.2

C*n r*/u/ ,*cu&en e/*r ,e )r*4enien ' e5 ern'

,C>IVI>,>I I4 C,DR5L !R<C/D5RII 1<RM5L,R/ SI !I/S/ SCRIS/

R/S!<4S,?IL SI !,R>ICI!,4>I

!RIMIR/ D<C5M/4>/ D/ !R<V/4I/4>, /@>/R4,, I4R/GIS>R,R/ SI DI15A,R/

Re"istru intrari'iesiri documente de provenienta e(terna 1-RVI- 1'1

DCM

E3i6ia:

"

Revi>ia:

I4R/GIS>R,R/ D<C5M/4>/ D/ !R<V/4I/4>, /@>/R4,

"

E e*plar:

/a7i-a: !9 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

DCM

Lista documentelor de provenienta e(terna 1-RVI- 1':

DCM

DI15A,R/'R/>R,G/R/ SI !,S>R,R/ D<C5M/4>/ /@>/R4/

Lista de di$uzare'retra"ere a documentelor 1-RVI- 1 '-

%.3 C*n r*/u/ ,*cu&en e/*r si ,' e/*r )'s r' e )e su)*r inf*r&' ic
R/S!<4S,?IL SI !,R>ICI!,4>I ,C>IVI>,>I I4 C,DR5L !R<C/D5RII 1<RM5L,R/ SI !I/S/ SCRIS/

PA

S,LV,R/ L54,R,

S5!<R> M,G4/><<!>IC

PES

I4R/GIS>R,R/ #/VID/4>,% C<!II D/ S,LV,R/

) /videnta copiilor de salvare0 1-RVI- 1'1

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

E e*plar:

/a7i-a: )0 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

PES

D/!<AI>,R/ C<!II D/ S,LV,R/

PES

R/S>,5R,R/ D,>/

)/videnta copiilor de salvare0 1-RVI- 1'1

P- toate ca>5rile O- care preve3erile pre>e-tei proce35ri 3e 9i9te* -5 95-t 95ficie-te 9a5 acFi5-ile e p59e -ece9it< 3etalieri 9pecifice pe-tr5 clarificarea *o35l5i 3e e ec5tare a ace9tora Diecare SD va elabora .$6'H proprii privin control#l oc#mentelor >i al nregistrrilor n care vor stabili: fl#x#l D"$* mo alitatea e ntocmire a nregistrrilor aferente fiecrei activit,i prec#m >i mo alit,ile e control conform specifica,iilor prezentei proce #ri. e& .$6'H elaborate la nivel#l SD vor #rmri etapele prezentate n Anexa /.

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

E e*plar:

/a7i-a: )" 3i- ))

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (SMI-RVI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

1. Inre.is r'ri
1.1 )Re"istrul de intrare-iesire a documentelor0, cod 1-RVI- 1'19 1.2 )Matricea responsabilitatilor, privind controlul documentelor si datelor0, cod DI-RVI+9 1.3 )Lista de di$uzare'retra"ere a documentelor0, cod 1-RVI- 1' -9 1.# )/videnta editiilor si reviziilor documentelor0, cod 1-RVI- 1'29
E3i6ia: " ! ) # Revi>ia: 0 " ! ) # E e*plar: /a7i-a: )! 3i- ))

DOCUMENTAIA SPECIFICA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT al RVI (DSSMI)

/R&CE0UR. 0E SISTE'

C$D: /S'I-R8I-0"

C&1TR&2U2 0&CU'E1TE2&R
SC ROMVEC INDUSTRIE SRL

0ata revi>ie: "#.0!.!0") copie controlat 0a

1.$ *Lista procedurilor sistemului de mana"ement inte"rat calitate, mediu*, cod 1-RVI1'69 1.% *Lista instructiunilor de lucru*, cod 1-RVI- 1'79 1.1 *Lista $ormularelor*, cod 1-RVI- 1'89 1.2 *Lista documentelor interne*, cod 1-RVI- 1'+9 1.3 *Lista documentelor de provenienta e(terna*, cod 1-RVI- 1':9 1.10 )!ropuneri modi$icare documente0, cod 1-RVI- 1 ';9 1.11)/videnta copiilor de salvare0, cod 1-RVI- 1'1 .

2. Ane5e
2.1 ,ne(a 1 B )Re"istrul de intrare-iesire a documentelor0, cod 1-RVI- 1'19 2.2 ,ne(a - B )Matricea responsabilitatilor, privind controlul documentelor si datelor0, cod DI-RVI- +9 2.3 ,ne(a 2 B )Lista de di$uzare'retra"ere a documentelor0, cod 1-RVI- 1'-9 2.# ,ne(a 6 B )/videnta editiilor si reviziilor documentelor0, cod 1-RVI- 1'29 2.$ ,ne(a 7 B * Lista procedurilor sistemului de mana"ement inte"rat calitate, mediu*, cod 1-RVI- 1'69 2.% ,ne(a 8 B *Lista instructiunilor de lucru*, cod 1-RVI- 1'79 2.1 ,ne(a + B *Lista $ormularelor*, cod 1-RVI- 1'89 2.2 ,ne(a : B *Lista documentelor interne,* cod 1-RVI- 1'+9 2.3 ,ne(a ; B *Lista documentelor de provenienta e(terna*, cod 1-RVI- 1':9 2.12 ,ne(a 1 B )!ropuneri modi$icare documente0, cod 1-RVI- 1';9 2.13 ,ne(a 11 B */videnta copiilor de salvare*, cod 1-RVI- 1'1

INTOCMIT( !D

7ERIFICAT( DCM

E3i6ia:

"

Revi>ia:

"

E e*plar:

/a7i-a: )) 3i- ))