PENGANTAR KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI

Arsip berasal dari kata Archeion ( Bahasa Yunani ) dan Archivum ( Bahasa Latin ) artinya
kantor pemerintah dan kertas yang disimpan dikantor tersebut, yang semula diterapkan
pada records / rekaman pemerintah ( arsip )

Sumber : Materi Pokok Pengantar Kearsipan ; 1 – 6, PUST 2252 / 2 sks / Sulistyo-Basuki

.- - Jakarta : Universitas Terbuka, Depdikbud,1996

Dalam Bahasa Inggris Arsip disebut Archives, yang memiliki makna : Public records ; the
place where public records and document are stored. ( Webster’s World University
Dictionary / C. Ralph Taylor .- - Washington,D.C : Publisher Company, INC, 1965

Sedangkan dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang berarti kumpulan tersusun
daripada bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar, surat, dll, yang berhubungan
dengan sejarah / perkembangan suatu negara, daerah / kota, lembaga, perhimpunan /
keluarga.
Sumber : Ensiklopedi Umum / Prof. Mr.A.G Prianggodigdo & Hasan Shadaly .- -
Yogyakarta : Kanisius, 1973

Menurut Ensiklopedi Administrasi, terdapat dua pengertian Arsip, yaitu : Pertama, Suatu
instansi tempat menyimpan warkat – warkat dari suatu organisasi secara tertib. Kedua,
Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan / badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, dan yang dipandang berharga untuk
disimpan secara permanen bagi suatu keperluan. ( Ensiklopedi Administrasi / Drs.
Theliang Gie,dkk.- - Jakarta : CV Haji Masagung, 1989 )

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yang
mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi.
( KBBI / Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa .- - Jakarta : Balai Pustaka, 1988 )

Pengertian Arsip lainnya menurut Buku Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI ialah :

1. Naskah – naskah yang diterima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan
pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam
keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam
keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

( Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI / Drs.A.W. Widjaja .- - Jakarta : Rajawali

Press, 1990 )

Berdasarkan dua pengertian diatas Drs. Zulkifli Amsyah,MLS mengatakan bahwa arsip
yang disebutkan diatas dibedakan menurut fungsinya, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip
Statis.

Dimana Arsip Dinamis ialah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik
kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya.
Arsip Dimanis dalam Bahasa Inggris disebut record.

Sedangkan Arsip Statis adalah arsip yang disimpan di Arsip Nasional ( ARNAS ) yang
berasal dari arsip ( dimanis ) dari berbagai kantor. Arsip statis dalam Bahasa Inggris
disebut archieve.