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AUDITORA
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas con el fin de determinar la extensin en que se cumple con el Sistema de Gestin de la Calidad
Reunir y analizar suficiente evidencia objetiva para determinar si los controles del Sistema de Calidad son adecuados y si stos estn satisfactoriamente DOCUMENTADOS e IMPLANTADOS.
NECESIDAD DE AUDITAR
Para
proporcionar informacin a la Gerencia sobre el desempeo del Sistema de Calidad. Una Auditora realizada efectivamente debe: Proporcionar informacin real sobre la cual puedan basarse las decisiones de la Gerencia. Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada. Promover la comunicacin entre los diferentes niveles dentro de la organizacin.
TIPOS DE AUDITORAS
Auditoras Internas de Primera Parte Auditoras Externas de Segunda Parte Auditoras Externas de Tercera Parte
Soporte Gerencial Entrenamiento de Auditores Independencia de funciones de Auditora / Auditados Planeacin y enfoque sistemtico
Definicin y Documentacin de Controles del Sistema de Calidad. Definicin y Documentacin de Procedimientos de la Auditora. Acceso oportuno a instalaciones, Dctos., Personal, Material y Equipo.
FASES DE LA AUDITORA
Planeacin
Ejecucin
Informe
Seguimiento
PLANEACIN DE AUDITORAS
Conocimiento de las reas a ser auditadas. . Seleccin especfica de las actividades/reas a ser auditadas. . Seleccin de la categora de auditora . Determinacin de los recursos necesarios
PROGRAMACIN DE AUDITORAS
Operacin a ser auditada. . Tipo y categora de la auditora. . Localizacin. . Frecuencia de las auditoras. . Fechas requeridas o tentativas. . Documentos de referencias de auditoras previas o similares . Requisitos de calificacin especificados del personal auditor. . Nmero de miembros del equipo.
D) Adiestramiento
E) Participacin en Auditoras
H) Registros de calificacin
Cumplir con el 100% de los requisitos de auditora. Tener habilidades de comunicacin y entendimiento de los requisitos de la auditora. Realizar efectivamente las actividades asignadas. Documentar el 100% de las observaciones. Verificar la efectividad de las acciones aplicadas como resultado de la auditora.
y soporte al auditor
lder. Mantener la documentacin relativa a la auditora. Trato adecuado de la informacin, con la discrecin debida.
HERRAMIENTAS DE AUDITORA
Comprobacin
LISTA DE VERIFICACIN
Preparadas
para cada actividad del Sistema de Calidad Registrar el Cumplimiento o Incumplimiento Oportunidad de resumir y sintetizar las observaciones.
VENTAJAS: Despersonaliza la Auditora Administracin del tiempo Uniformidad al proceso de Auditora
los
requisitos
estado
actual
del
LISTA DE VERIFICACIN
Ref Descripcion Cumple No Cumple N/A Comentarios
PREPARACIN DE LA AUDITORA
PREPARACIN DE LA AUDITORA
Preparacin de las listas de verificacin Determinacin de la muestra para la auditora: Actividades rutinarias Actividades no rutinarias Mtodos que estn relacionados con estos trabajos
Objetivo y alcance Documentos de referencia Equipo Auditor Lugar y fecha Programa de la Auditora Programacin de la reunin apertura y cierre. Datos confidenciales Resumen de hallazgos.
de
de
la auditora
De
Manual de Calidad
EJECUCIN DE LA AUDITORA
Se divide en principales:
cuatro
etapas
REUNIN DE APERTURA
Asistencia de: a) Equipo auditor b) Miembros del rea auditada c) Representante de la Gerencia Conducida por el Auditor Lder Revisin del Plan de Auditora Recursos disponibles Mtodos de Auditora Canales de Comunicacin Programa final de auditora
EVIDENCIA OBJETIVA
Informacin cualitativa o cuantitativa, registros informes de hechos pertinentes a la calidad de un artculo servicio o de la existencia e implementacin de un elemento en un Sistema de Calidad, el cual est basado en la observacin, medida prueba y el cual pueda ser verificado.
Amable y profesional Puntual Vestir Apropiadamente Preparado Honesto Integro Corts Paciente Interesado Tenaz Buen Receptor Sin temor a ser el tipo malo Con capacidad de comunicacin
Contacto cara a cara Mostrarse interesado Tomar notas en corto tiempo Observar el lenguaje corporal Hablar claramente Preguntas abiertas Verificar con evidencia Dar las Gracias Contacto cara a cara Mostrarse interesado Tomar notas en corto tiempo Observar el lenguaje corporal Hablar claramente Preguntas abiertas Verificar con evidencia Dar las Gracias
NO CONFORMIDADES MS COMUNES
Planeacin de Calidad no evidente. No hay Instrucciones de inspeccin. No se cumple lo establecido en los procedimientos. No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas. Acciones Correctivas inadecuadas. Fechas de Calibracin vencidas. No se contempla la remocin de etiquetas y documentos obsoletos, en el Control de Documentos.
Cambios no autorizados en documentos Controlados No hay documentos relativos al retrabajo de producto No Conforme Almacenes con material sin identificar, no conforme y bajo condiciones inadecuadas Los tamaos de muestra no corresponden con las tablas No se evalan a los subcontratistas.
REUNIN DE CIERRE
A) Objetivo y alcance B) Presentacin de Hallazgos C) Solicitud de acciones correctivas D) Informe de Auditora y Seguimiento E) Agradecer las atenciones
INFORME DE AUDITORA
Alcance
y Objetivo Itinerario de la Auditora Identificar la documentacin de referencia Ref. de Listas de Verificacin Integrantes del equipo auditor Personal contactado de la empresa Resumen de Hallazgos Identificar las NO CONFORMIDADES
INFORME DE AUDITORA
Solicitud
de Acciones Correctivas Indicar el motivo por el cual se lleg a omitir algn elemento. Cuando aplique. Resumen con declaracin del equipo auditor sobre el cumplimiento del Sistema hacia los objetivos Detalles de las acciones de seguimiento.
Subjetivas
Informacin Confidencial
Crtica hacia individuos
Declaraciones ambiguas
Detalles triviales
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO
Identificacin de la auditora Fecha de inicio y fin de la auditora Nmero de solicitudes de accin correctiva
Fecha de vencimiento de las acciones correctivas y estado de avance Fecha re-programacin de auditora (cuando sea aplicable) Modo de administrar el seguimiento