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Introducción a ACCESS

Introducción a ACCESS

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11/20/2013

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Introducción a Access
Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office, que permite crear tablas, consultas, formularios e informes que permiten almacenar  y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL, no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consultar fácilmente los datos almacenados. 1.
 
-Bases de datos en Access Una base de datos es una colección de datos organizada de tal manera que se facilite el acceso y la consulta de la información. Por ejemplo, una biblioteca es una base de datos compuesta de material impreso en papel y donde podemos encontrar el libro que necesitamos al consultar el catálogo de la biblioteca. Podemos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel en donde solamente se almacena información relacionada a un tema específico. Tablas, campos y registros en Access Una tabla de Access está definida por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de datos específico como son los campos de tipo texto, los campos de tipo número, de tipo fecha, etc. Podemos pensar que un campo es similar a una columna de una tabla de Excel donde se ha especificado un título el cual indica el tipo de información contenida en dicha columna. La información de una tabla se almacena en registros que no son más que las filas de la tabla y donde cada registro contiene una pieza de información específica. De esta manera podemos concluir que una base de datos en Access está siempre formada por tablas y las cuales a su vez se componen de campos y de registros. 
 
 2.-Crear una base de datos en Access Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo y posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarán las plantillas disponibles. Pulsar la opción Base de datos en blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo. al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho. Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía llamada
Tabla1 
 a partir de la cual podremos iniciar con la creación de nuestro diseño. 
 
3.-Crear una tabla en Access Una base datos en Access almacena la información en tablas. Una tabla es un conjunto de columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada. Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel. Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitos podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta. Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla. Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla. Definir el campo primario de la tabla: Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenaré la información de los empleados de una empresa con la siguiente información:

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