Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Kategori: Microsoft Word

Tutorial untuk cara menampilkan format angka Excel, seperti pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, dan persentase di Mail Merge Word 2007, dapat dibaca di artikel ini: Cara Menampilkan ormat !ngka Excel di Mail Merge Word 2007"

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen #misaln$a surat% $ang isin$a sama untuk penerima $ang berbeda secara cepat dan mudah" itur ini sangat membantu terutama bila peneriman$a sangat ban$ak" Mail merge &uga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop" 'ntuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, $aitu: Dokumen Master, dokumen $ang isin$a sama untuk semua penerima" Data Source, $aitu dokumen $ang isin$a khusus untuk masing( masing penerima, misaln$a nama dan alamat penerima" )ata source dapat berupa data di Excel, !ccess, Contact pada *utlook dan sebagain$a" +ada tutorial ini, data source menggunakan Excel , karena cara ini lebih cepat" ,elain itu: -ebih mudah mengontrol dan menambah data baru" -ebih mudah membaca data $ang ditampilkan di lembar ker&a Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah penge&aan dan sebagain$a" .uga mempermudah men$alin data source pada dokumen Excel ke lembar ker&a $ang lain" Misaln$a dalam membuat sertifikat pelatihan $ang pesertan$a lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar ker&a tersebut dan men$alinn$a ke dokumen #data source% baru"

-angkah(langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

1. /uat data source di Excel seperti contoh di ba0ah ini dan simpan
dengan nama Data Surat"

Tahap II Membuat Dokumen Master

2. /uat dokumen master surat di Word seperti contoh di ba0ah ini dan
simpan dengan nama Master Surat" /eri &arak untuk menaruh nama dan alamat" )okumen ini &angan ditutup karena kita akan lan&utkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

1" +ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge"

2" ,elan&utn$a kita akan memilih data source" 5. +ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients" 6. +ilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen #Data Surat% pada kotak dialog Select Data Source" 3emudian klik pen untuk menampilkan kotak dialog Select Table" 7" +ada kotak dialog Select Table, klik lembar ker&a $ang berisi sumber data dan pastikan kotak !irst ro" of data contains column headers dicentang" 3emudian klik #"

4" ,ekarang kita akan menempatkan data pada masing(masing tempatn$a" 9. Taruh di kursor di ba0ah tulisan #epada $th., kemudian pada Mailings tab, grup %rite & Insert !ields, klik Insert Merge !ield dan pilih 'ama" 50" -akukan &uga hal $ang sama pada (lamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di ba0ah ini" )ata ditampilkan dalam tanda kurung siku dua ))data field**"

o o

Tips+ )i sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada 'ama dan sebagain$a" /ila han$a data tertentu sa&a $ang ingin dipilih, lakukan cara berikut: 1. +ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List" 2. )i kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di ba0ah ini" /ila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada )ata ,ource dan klik tombol 6efresh" )ata $ang baru akan ditampilkan di daftar"

11. 'ntuk melihat hasil penggabungan, klik tombol ,re-ie"Results"

,urat akan ditampilkan per data" 3lik tanda panah untuk berpindah antar data" .ika masih ada $ang ingin diubah, klik lagi tombol ,re-ie"Results dan lakukan perubahan $ang diinginkan"

Tahap I. Men/impan dan Mencetak Mail Merge

52"
o

+ada tahap ini, klik tombol !inish & Merge dan pilih: ,rint Documents, untuk mencetak surat" !da 1 pilihan: 1. (ll untuk mencetak semua surat" 2. 0urrent record untuk mencetak surat pada halaman $ang aktif" 1" 7si nomor urut data pada kotak !rom dan To, untuk mencetak surat $ang dipilih sa&a"

Edit Indi-idual Documents, untuk men$impan hasil penggabungan ke dokumen baru" +ilihan sama dengan di atas #(ll, 0urrent record dan nomor urut tertentu%" +ada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman" .angan lupa men$impan dokumen baru tersebut"