Professional Documents
Culture Documents
Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Surat memiliki banyak kelebihan yaitu memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan. Surat juga memiliki kelemahan yaitu keterbatasan dalam penyampaian ekspresi kejiwaan.
Fungsi Surat
Media komunikasi Bukti tertulis Alat pengingat Bukti historis Pedoman kerja Duta organisasi
1. Dikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, baik milik pemerintah maupun swasta. 2. Berisikan kepentingan-kepentingan kedinasan, keorganisasian. 3. Disusun dengan ragam bahasa resmi.
Logo
1)
Keterangan :
1) Kepala surat
2) Nomor surat 3) Tanggal surat 4) Lampiran
2) 4) 5)
3)
6)
7)
8) Isi
8)
9)
11)Tembusan
10)
12)Inisial
11 ) 12 )
1. Kepala Surat
Fungsinya sebgai identitas diri bagi instansi bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas berikut : a. Nama instansi b. Lambang atau logo instansi c. Kode pos d. Nomor telepon e. Nomor faksimile atau e-mail
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jalan Dr. Setiabudi 229 Bandung 40154 Telepon (022) 2013164 Faksimile (022) 2013651 E-mail : inter@proxi.ikip-bdg.ac.id
Logo
2. Nomor Surat
Penulisan nomor surat berguna untuk : a. Memudahkan dalam pengarsipan b. Memudahkan dalam mencarinya kembali c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar d. Bahan rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya
Lazimnya nomor surat berisikan : a. Nomor urut surat b. Kode surat c. Angka bulan d. Angka tahun
Nomor : 007 / KSH-1 / IV / 2001
Angka tahun Angka bulan Kode surat Nomor urut
3. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Namatempat mendahului tanggal surat. Namun apbila sudah tercantum dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu lagi dituliskan. Contoh :
Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah : a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap b. Angka tahun tidak boleh disingkat c. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik
4. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Contoh penulisan lampiran yang benar :
1) 2) 3) 4)
5. Hal Surat
Hal bermakna perkara, soal, urusan, peristiwa, dan tentang hal. Cara penulisannya : a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik b. Berwujud kata atau frase, bukan kalimat c. Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh penulisan hal yang benar :
1) Hal 2) Hal
6. Alamat Surat
Pada umumnya surat dinas dikirim dengan menggunakan sampul atau amplop. Dengan demikian, ada dua macam alamat yaitu alamat luar dan alamat dalam.
1) 2) 3) 4)
Alamat Luar pada sampul Terdiri atas : kata Kepada Yth nama jabatan unit kerja alamat lengkap
a)
Kepada Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd. Jalan Gegararum Baru 20 Bandung 40153
b) Kepada Yth. Direktur LPK Triguna Jalan Tentara Pelajar 91 Tasikmalaya c) Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi Sekretariat Jendral Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jendral Sudirman, Senayan Jakarta 10270
b. Alamat Dalam pada surat Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian dalam: 1. Tidak didahului kata Kepada 2. Menggunakan kata Yth 3. Menggunakan nama jabatan 4. Mencantumkan unit kerja 5. Menggunakan alamat lengkap 6. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di
7. Salam Pembuka
salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.
Hal yang perlu diperhatikan : a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital b. Huruf awal kata hormat ditulis dengan huruf kecil c. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
a. Alinea pembuka
8. Isi Surat
b. Alinea Isi
c. Alinea penutup
Alinea isi merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat. Alinea penutup bisa berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat.
Beberapa contoh kesalahan dalam penulisan alinea penutup adalah sebagai berikut : 1) Atas perhatiannya saya sampaikan terima kasih. 2) Saya haturkan terima kasih atas perhatian ibu.
9. Salam Penutup
Salam penutup yang lazim digunakan adalah
Hal-hal yang perlu diperhatikan : a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma
Contoh :
b. Singkatan anb. Kepanjangan atas nama beliau. 1) Isi surat harus dikonsultasikan terlebih dahulu kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh persetujuan. 2) Isi surat merupakan tanggung jawab pejabat yang diatasnamakannya itu.
Contoh : Kepala SMUN 1 Rajadesa anb. Wali Kelas 1A Ttd Drs. Firmansyah Nugraha NIP 121320458
c. Singkatan u.b. kepanjangan dari untuk beliau digunakan jika seseorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya. d. Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas perintah digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.
e. apb. (atas perintah beliau); digunakan jika menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya. f. plh.(pelaksana harian); digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangi surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan kepada pejabat setingkat di bawahnya.
g. wks. (wakil sementara); digunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas. h. u.p. (untuk perhatian); digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam tembusan : a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. b. Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah. c. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. d. Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan. e. Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya f. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
Tembusan :
12. Inisial
Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat bersangkutan.
b. Bentuk Lurus
f. Bentuk Lekuk
A. B. C. D.
Menentukan Perihal Surat Menyusun Kerangka Surat Pengumpulan Informasi Mengembangkan Kerangka Surat dan Proses Pengetikan 1) mengembangkannya menjadi surat yang utuh 2) memilih kertas surat 3) mengetik surat
Kepada Yth. Bapak Yogia S. Meliala, Direktur CV Yrama Widya, Jalan Permai 28/97 Margahayu Permai Bandung
Surat Perintah
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak yang lebih rendah (bawahan) agar bawahan tersebut berbuat sesuatu/tidak berbuat sesuatu sebagaimana diterangkan dalam surat perintah tersebut.
Bagian akhir surat perintah: Nama tempat, tanggal-bulan-tahun surat perintah dibuat Jabatan pemberi perintah Nama terang dan no. induk pegawai pemberi perintah Stempel unit organisasi dan tembusan Lampiran surat perintah resmi.
Surat Tugas
Adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi, ditujukan kepada pihak bawahan agar bawahannya melaksanakan tugas tertentu. Surat tugas bersifat singkat tapi jelas. Pada umumnya surat tugas dipandang perlu agar pengemban tugas memperoleh pengesahan formal untuk tugas yang harus dilaksanakan.
Perlu mencantumkan kepala surat dari instansi yang bersangkutan No. surat tugas Orang/pejabat yang memberi tugas Orang/pejabat yang diberi tugas Maksud dan tujuan surat tugas itu dibuat Mulai berlakunya surat tugas Tempat dan tanggal surat tugas dikeluarkan Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang disertai cap/stempel dari instansi yang bersangkutan Bila perlu dibuat tembusan Lampiran surat tugas resmi
Surat Instruksi
Surat yang ditujukan kepada banyak pihak (tidak hanya kepada bawahan dalam satu unit organisasi). Surat instruksi memuat petunjukpetunjuk secara teknis dan terinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan, serta petunjuk bagaimana cara pelaksanaan ketetapan tersebut. Berikut ini contoh bentuk surat instuksi (lampiran surat instruksi resmi).
Adalah surat untuk mengantarkan sesuatu dengan maksud agar yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.
Surat Pengantar
Harus mencantumkan nama ,alamat pengirim, penerima sesuatu Perlu mencantumkan nomor surat pengantar Tempat dan tanggal surat pengantar dibuat Perlu dibuat kolom: no. urut, uraian, banyaknya, keterangan Perlu mencantumkan nama yang berhak mengantarkan barang/sesuatu itu Perlu mencantumkan kolom tanda tangan dan nama terang yang menerima barang tersebut Perlu di cap/stempel dari instansi yang mengantarkan barang tersebut Lampiran surat pengantar
Surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan terhadap seseorang yang dapat di percaya supaya bertindak mewakili orang yang memberi kuasa karena orang yang memberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri.
Surat Kuasa
Surat kuasa untuk perorang tidak perlu mencantumkan no. surat kuasa Surat kuasa untuk mengambil gaji atau honorarium tidak perlu di bubuhi materai Surat kuasa untuk instansi (kedinasan) di tulis di atas surat segel atau di bubuhi materai secukupnya Surat kuasa diberikan kepada orang yang di percaya Orang yang memberi kuasa dan yang menerima kuasa harus sudah dewasa, sehat rohani dan jasmani Surat kuasa perlu mencantumkan tempat dan tanggal surat kuasa itu dibuat Surat kuasa di anggap sah apabila antara pemberi dan penerima kuasa telah menandatangani surat kuasa tersebut Lampiran surat kuasa.
Nota Dinas
Adalah surat peringatan/penunjukan/keterangan secara resmi dengan maksud agar isi yang tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan sebaik-baiknyya dengan penuh rasa tanggung jawab.
Bentuk-bentuk Surat
Bentuk Lurus Bentuk Lekuk Bentuk Setengah Lurus Bentuk Lurus Penuh Bentuk Alinea Menggantung Bentuk Offician Style
Kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi: penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,pemrosesan lebih lanjut. agar surat dapat dengan cepat dan tepat sampai ke yang dituju.
Kartu kendali
1. Di file 2. Sarana indek mudah diingat
TUGAS
BUATLAH FORMAT BUKU AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR URAIKAN LANGKAH-LANGKAH PENERIMAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR