MANUAL DE FUNCIONES DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO ORAL 70

Recibir y acoger a los pacientes. El auxiliar administrativo de ORAL 70 debe procurar siempre tener una actitud amable y de colaboracin hacia los pacientes. Actitudes decorosas como el saludo y la despedida de carcter respetuoso, la cordialidad en el trato, el ofrecimiento de un lugar donde sentarse o el recibimiento de bolsos y paquetes deben estar siempre a la orden del da. Gestionar las citas Una vez finaliza la atencin clnica, el auxiliar administrativo de ORAL 70 debe asegurar que al paciente le sea asignada la prxima cita, adems debe realizar trazabilidad a los pacientes, esto quiere decir: llamarlos y confirmarles el horario de atencin, o llamarlos luego de 6 meses de finalizado el tratamiento a asignar cita de revisin. Tambin debe disponer de actitudes respetuosas a la hora de contestar el telfono y atender a un paciente. Siempre que vaya a contestar el telfono se debe contestar: Consultorio Odontolgico ORAL 70, muy buenos (das, tardes, noches), mi nombre es (Nombre) en que puedo colaborarle. Controlar y actualizar los archivos de historias clnicas. El embalaje, organizacin y control de los archivos de las historias clnicas debe ser una labor permanente de la cual est encargado el auxiliar administrativo de ORAL 70 bajo la supervisin del odontlogo de turno. Este embalaje debe ser de acuerdo a un nmero consecutivo establecido por el nmero de cdula. En lo que respecta a este tem, cada vez que finalice la atencin odontolgica de un paciente, debe solicitar la historia clnica diligenciada por parte del odontlogo, revisar que no existan incompatibilidades y adems escribir en la hoja de ESTADO DE CUENTA lo que cancel el paciente y lo que debe. Deber hacer firmar al paciente en los lugares que le corresponda. Actualizar base de datos de pacientes. El auxiliar administrativo de ORAL 70 tiene la responsabilidad de ingresar a la base de datos de pacientes de ORAL 70 a todos los pacientes nuevos a los cuales se les hace historia clnica. Durante el ingreso del paciente a la base de datos, deber anotar documento de identidad, telfono, detalle de la atencin, doctor que lo atendi y correo electrnico. Adems, cuando la atencin es a un paciente antiguo, el auxiliar administrativo de ORAL 70 debe actualizar la informacin, no solo referente a su identificacin personal sino de plan de tratamiento. Desarrollar actividades diarias de orden administrativo.

Las actividades administrativas de las cuales debe encargarse el auxiliar administrativo de ORAL 70 se enmarcan en los siguientes tems: a. Diligenciar los formatos que los criterios de habilitacin requieren: RIPS, krdex, controles de humedad y temperatura, registro de recogida de desechos, inventarios de hojas de vida de equipos y manejo de carpetas de habilitacin. Esta labor es conjunta con el personal auxiliar odontolgico de ORAL 70. b. Atencin personal y telefnica de personal de convenios: Este tem se refiere a la atencin de pacientes y trabajadores de los planes de beneficios, tarjeta de Opcin salud, estudiantes SENA y dems. Con respecto a este tpico al auxiliar administrativo de ORAL 70 le corresponde llevar un registro de atencin de los pacientes de cada uno de los convenios.

c. Supervisin de pgina de internet www.oral70.com en procura de dar respuesta oportuna a solicitudes por all presentadas. d. Llevar la contabilidad de los ingresos y egresos diarios de cada uno de los odontlogos. En la induccin debe haber quedado claro como es el ingreso de ella. El dinero se lo debe entregar a la auxiliar odontolgica de turno para que ella lo guarde en el sitio correspondiente. En lo que respecta a este tem, existen odontlogos con particularidades que requieren induccin previa. Tambin debe diligenciar correcta y permanentemente los recibos de caja menor y de cada uno de los pacientes.

Velar por la seguridad del consultorio odontolgico. El auxiliar administrativo de ORAL 70 y todo el equipo de trabajo debern mantener actitudes de alerta ante cualquier indicio o sospecha de fraude, robo, depreciacin o cualquier delito que atente contra los intereses lucrativos de ORAL 70. Ante ello deber tener en cuenta: o Si es la ltima persona en salir durante el da: Cerrar correctamente todas las puertas, esto incluye la puerta del ventanal que da hacia el mirador, las puertas de los consultorios, baos, central de aseo, sala de recepcin y saln de rayos x. Aislar totalmente el suministro de aguas. Apagar y desconectar todos los electrodomsticos tipo computadores, impresoras, mouse, equipo de rayos x y sillones odontolgicos. Durante el desarrollo de las actividades rutinarias del da:

Asegurar que la puerta de ingreso al consultorio permanezca siempre cerrada. Ante esto se deber fijar si los pacientes que ingresan dejan la puerta a medio ajustar o completamente cerrada. Maniobrar correctamente el datafono. No permitir el ingreso a las reas clnicas o de acceso restringido, de personas diferentes a los acompaantes del paciente.

Elaborar inventario de materiales En el literal a. del desarrollo de actividades diarias de orden administrativo se expuso la necesidad del manejo del krdex o inventario de materiales. Es responsabilidad del auxiliar administrativo de ORAL 70, conjuntamente con el personal auxiliar odontolgico, que permanezcan suficientes existencias los materiales comnmente utilizados durante los procedimientos clnicos.

Se entiende que los oficios descritos en este manual son para beneficio exclusivo de ORAL 70 y que el auxiliar odontolgico debe durante su tiempo laboral generar el clima organizacional necesario para el correcto desempeo de las labores mencionadas.