Universidad Autnoma de Chihuahua Facultad de Contadura y Administracin Secretara de Investigacin y Posgrado

Anlisis de Metodologas para la Implementacin de un ERP de Software Libre

Trabajo de Investigacin
Que como requisito parcial para obtener el Grado de Maestro en Sistemas de Informacin

Presenta:

Ral Alberto Toledo Pin

Chihuahua, Chih., noviembre de 2012

Universidad Autnoma de Chihuahua Facultad de Contadura y Administracin Secretara de Investigacin y Posgrado

El que suscribe, Asesor del curso Opcin Grado Maestra, Dra. Mara del Carmen Gutirrez Diez, hace CONSTAR que el presente Trabajo de Investigacin, denominado:

Anlisis de Metodologas para la Implementacin de un ERP de Software Libre Elaborado por los pasantes de la Maestra en Sistemas de Informacin: Ral Alberto Toledo Pin Rene los trminos exigidos por el Reglamento General de Estudios de Posgrado y por el Reglamento Interior de la Facultad de Contadura y Administracin, por lo que se aprueba como requisito para la tramitacin del examen de grado correspondiente. Se extiende la presente a los veintitrs das del mes de noviembre del dos mil doce.

DRA. MARIA DEL CARMEN GUTIERREZ DIEZ ASESOR

REVISOR Dra. Alma Lilia Sapin Aguilar

REVISOR Dra. Laura Cristina Pion Howlet

ii

Dedicatoria A mi familia, por todo ese apoyo brindado.

iii

ndice Pgina
Introduccin .......................................................................................................................... 6 Resumen de la Investigacin ............................................................................................... 7 I. Justificacin ....................................................................................................................... 9 II. Objetivos ......................................................................................................................... 10 A. General ........................................................................................................................................ 10 B. Especficos ................................................................................................................................ 10 III. Antecedentes ................................................................................................................. 11 IV. Marco terico de referencia .......................................................................................... 12 Estrategia de implementacin ERP .......................................................................................... 12 Metodologa de implementacin de software ERP .............................................................. 12 Administracin de proyectos ..................................................................................................... 13 Trabajo en equipo ......................................................................................................................... 13 Crculos de Control de Calidad ............................................................................................. 13 Team Building ............................................................................................................................ 14 Equipos de Choque .................................................................................................................. 14 Equipos Multidisciplinarios .................................................................................................... 14 El modelo biolgico y sistmico ........................................................................................... 15 V. Marco conceptual ........................................................................................................... 16 Estrategia ........................................................................................................................................ 16 Metodologa .................................................................................................................................... 16 Software Libre ................................................................................................................................ 17 Definicin de ERP ......................................................................................................................... 17 VI. Estado de arte ................................................................................................................ 19 VII. Problema eje ................................................................................................................. 22 VIII. Hiptesis ...................................................................................................................... 23 A. Central ......................................................................................................................................... 23 B. Especficas................................................................................................................................. 23 IX. Delimitacin del problema ............................................................................................ 24 Naturaleza: ...................................................................................................................................... 25 Tipo de investigacin:.................................................................................................................. 25 Forma: .............................................................................................................................................. 25

iv

Modo: ................................................................................................................................................ 25 Mtodos de investigacin: .......................................................................................................... 25 Tcnicas de investigacin: ......................................................................................................... 25 Tcnicas auxiliares: ...................................................................................................................... 26 Universo: ......................................................................................................................................... 26 Poblacin: ....................................................................................................................................... 26 1. Sistemas ERP.................................................................................................................. 27 1.1 ERP ............................................................................................................................................. 27 1.2 Historia de los sistemas ERP .............................................................................................. 29 1.3 ERP de Software libre ............................................................................................................ 31 1.4 Ventajas de un Sistema ERP de Software Libre............................................................. 33 1.5 Implementacin de ERP ........................................................................................................ 36 2 Anlisis de Metodologas de Implementacin ............................................................... 38 2.1 Total Solution .......................................................................................................................... 38 2.2 Fast Track Plan........................................................................................................................ 40 2.3 ASAP .......................................................................................................................................... 42 2.4 Oracle AIM ................................................................................................................................ 44 2.5 Microsoft Dynamics Sure Step ........................................................................................... 46 2.6 Easy On Boarding .................................................................................................................. 47 2.7 OpenERP................................................................................................................................... 49 2.8 OpenBravo Implementation Framework ........................................................................... 51 3 Anlisis de Resultados .................................................................................................... 53 4 Conclusiones ................................................................................................................... 54 5 Recomendaciones ........................................................................................................... 57 Bibliografa .......................................................................................................................... 58

ndice de figuras

Pgina

Figura 1: Historia de los ERP .................................................................................... 30 Figura 2: Metodologa Total Solution ...................................................................... 39 Figura 3: Metodologa Fast Track Plan ................................................................... 40 Figura 4: Metodologa ASAP ..................................................................................... 42 Figura 5: Metodologa Oracle AIM............................................................................. 45 Figura 6: Metodologa Sure Step............................................................................... 46 Figura 7: Metodologa Easy On Boarding ................................................................. 48 Figura 8: Metodologia OpenERP............................................................................... 50 Figura 9: OpenBravo Implementation Framework ..................................................... 51 Figura 10: Cuadro Comparativo ................................................................................ 53

vi

Introduccin

A lo largo de los ltimos aos se ha sido testigos de cmo las empresas sin importar el giro buscan en todo momento mejorar su desempeo con el fin de crear competitividad as como de liderar sus respectivos mercados. Las compaas, tanto empresas locales o familiares as como aquellas multinacionales siguen confiadas en que el uso de sistemas de informacin resulta en mejoras a sus procesos as como ahorros. En la actualidad existe una amplia gama de sistemas de informacin destinados a cubrir las diversas necesidades y requerimientos de las compaas, sin embargo, hoy por hoy las compaas buscan utilizar sistemas ERP con el fin de alinear sus diferentes procesos hacia los mismo objetivos, los objetivos de la compaa.

El uso de sistemas ERP va ms all de llevar un simple control de inventarios ya que estos sistemas son capaces de alinear a la compaa con sus clientes y proveedores, con el fin de fortalecer la cadena de suministros, y con ello, generar grandes cantidades de ahorros as como de agilizar y hacer ms eficientes sus procesos y procedimientos.

Dada la importancia y el auge de estos sistemas, es importante conocer y analizar la manera y la importancia de implementar este tipo de sistemas. Por lo tanto se debe prestar atencin a las marcas y participantes lderes en el mercado de venta y consultora de ERP y conocer un poco sus mtodos al implementar estos sistemas.

Por otra lado, tambin nace la necesidad de investigar acerca de los sistemas ERP de software libre, los cuales es un tanto difcil poder establecer alguna mtodo general al momento de implementar este tipo de sistemas ya que debido a su naturaleza de software libre, es muy difcil o hasta imposible alinear a todos los usuarios y desarrolladores de estos sistemas con el fin de establecer un mtodo, de hecho, el intentar hacer algo como esto podra llevar a romper los principios del software libre, simplemente no se podra. 6

Resumen de la Investigacin
Hoy en da, las tecnologas de informacin marcan la diferencia entre compaas competidoras. La tendencia del mercado es producir ms, reduciendo los costos lo ms posible sin perder la capacidad de reaccionar ante las cambiantes necesidades y requerimientos tanto de los clientes internos como externos. Es por esto que la flexibilidad, adaptabilidad y la reduccin de costos son las principales razn por las que las compaas adoptan los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) de software libre. El objetivo de la presente investigacin es identificar y analizar las diferentes metodologas de implementacin de sistemas de ERP, ya sea de software de propietario, software libre o de casas consultoras especializadas en ERP, y finalmente identificar la metodologa que mejor se adapte a cualquier sistema de ERP de software libre. Primero, se establece la importancia de los sistemas de ERP y el por qu es importante contar con la apropiada metodologa para su implementacin. Se presenta el concepto detrs de los sistemas de ERP y cmo es que estos sistemas han evolucionado y cobrado cada vez mayor importancia para las organizaciones al incorporar todas las funciones de negocio bajo un sistema nico. A travs de una extensa investigacin bibliogrfica se identifican los sistemas de ERP ms importantes del mercado, sin importar si se trata de software libre o no, y junto con ellos las metodolog as de implementacin propuestas por sus fabricantes y casas consultoras. Las metodologas identificadas fueron Total Solution, Fast Track Plan, ASAP, Oracle AIM, Microsoft Dynamics Sure Step, Easy on Boarding, OpenERP y OpenBravo Implementation Framework. Tambin, se identificaron las principales caractersticas necesarias para la exitosa implementacin de un sistema ERP. As finalmente se analizaron las metodologas identificadas y se compararon entre s, con la finalidad de identificar la metodologa que ms se acercara a cumplir con las principales caractersticas para una implementacin exitosa. Llegando a la conclusin de que ninguna de las metodologas seleccionadas cumple con todas las caractersticas. Finalizando con una metodologa propuesta que cumple con los criterios de una implementacin exitosa de un sistema ERP.

Palabras clave: ERP, software libre, metodologas de implementacin.

Abstract

Today, information technologies make the difference between competing companies. The market trend is to produce more, reduce costs as much as possible without losing the ability to react to changing needs and requirements of both internal and external customers. That is why flexibility, adaptability and cost reduction are the main reason why companies adopt open source enterprise resource planning (ERP) systems. The objective of this research is to identify and analyze the different methodologies for implementing ERP systems, whether proprietary software, open source software or specialized ERP consultants, and finally identify the methodology best suited to any open source ERP system. First, it establishes the importance of ERP systems and why its so important to have the appropriate implementation methodology. It presents the concept behind ERP systems and how these systems have evolved and become increasingly important for organizations to incorporate all business functions under a single system. Through extensive literature research the major ERP systems on the market are identified, regardless of whether it is open source or not, and with them the implementation methodologies proposed by each manufacturer and consulting houses. The identified methodologies were Total Solution, Fast Track Plan, ASAP, Oracle AIM, Microsoft Dynamics Sure Step, Easy on Boarding, OpenERP and Openbravo Implementation Framework. It also identifies the main features required for a successful implementation of an ERP system. It then analyzes the identified methodologies and compares then with each other, in order to identify the methodology that is the closest to fulfilling the main features for successful implementation. Coming to the conclusion that none of the selected methodologies comply with all these features. Ending with a proposed methodology that meets the criteria of a successful ERP system implementation.

Key words: ERP, open source, implementation methodologies.

I. Justificacin

El uso de sistemas ERP ha aumentado en los ltimos aos, tal como lo describe la compaa de consultora Computer Economics en su estudio anual Technology Trends 2011/2012 publicado en el 2011, la tecnologa en la cual las organizaciones estn invirtiendo sus recursos y que terminan por adoptar es en los sistemas ERP.

Esto nos lleva a pensar en la importancia que est tomando la implementacin de sistemas ERP, la cual puede resultar desgastante, ya que se requiere analizar un sistema en uso, el cual ha sido diseado para satisfacer los requerimientos especficos de la organizacin y despus ajustar el ERP a dicho sistema. Sin embargo, como lo comenta la compaa consultora Panorama Consulting Solutions en su estudio 2012 ERP Report publicado en 2012, los costos y el tiempo de implementacin ha disminuido considerablemente en aquellas

implementaciones de ERP de vendedores como SAP, Oracle o Microsoft.

Pero el costo de adquirir o rentar el licenciamiento para este tipo de sistemas suele ser costoso para la compaa interesada, por lo tanto, cada vez es ms comn ver compaas que elijan Software Libre para este tipo de sistemas.

Sin embargo, elegir Software Libre conlleva a otro gran problema ya que este tipo de Software por lo regular no cuenta con una compaa que los respalde al momento de la implementacin, ocasionando que el soporte y la documentacin sea escaza o se requiera de un experto para la implementacin de ste.

Debido a la importancia y auge que han tomado tanto los sistemas ERP como el Software Libre, es importante definir una metodologa de implementacin de sistemas ERP de Software Libre que se pueda adaptar a las diferentes organizaciones, as como tambin analizar las metodologas de implementacin de ERP existentes de las compaas lderes en el mercado actual. 9

II. Objetivos

A. General Analizar Metodologas para la Implementacin de un Sistema de Planificacin de Recursos Empresariales de Software Libre.

B. Especficos I.- Identificar las Metodologas de implementacin de Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales.

II.- Comparar las Metodologas de implementacin de Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales y de Software Libre para establecer la ms conveniente para la Implementacin de Sistema de Planificacin de Recursos Empresariales basado en Software Libre.

10

III. Antecedentes

Cada empresa es un mundo distinto con necesidades distintas, aun cuando las lgicas de funcionamiento sean muy parecidas, siempre habr diferencias, es por esto que un ERP, debe al menos ser capaz de ser flexible frente a las necesidades particulares de la empresa a la cual le presta su servicio.

La gran mayora de los fracasos en la implementacin de un sistema ERP se deben a implantaciones mal planteadas. Un implementador de ERP debe preguntar a los clientes qu quiere que haga la aplicacin y adaptar el ERP a las necesidades reales del negocio.

Los proyectos ERP que fallan suelen descuidar algunos de los pilares fundamentales de la gestin del proyecto como puede ser la gestin del cambio, la asignacin de recursos, la formacin, la gestin del riesgo, el involucramiento de la direccin o la interlocucin entre implantador y cliente (Romani, 2012).

Una implementacin de ERP flexible ofrece procesos adaptables que soportan estrategias de diversificacin y aseguran la pronta respuesta ante las volubles necesidades de los negocios. Las soluciones ERP de Software Libre ofrecen esta flexibilidad, adems de reducir los costos de implementacin en comparacin con un software de propietario y esto las vuelve las ms populares y son cada vez ms solicitadas (Gianni, 2009).

Existen metodologas para implementacin de ERP basados en Software Libre, sin embargo, por la misma naturaleza de estos sistemas, la veracidad y responsabilidad de estas publicaciones caen en los usuarios que contribuyen a la construccin de dichos sistemas, de tal manera, que no existen metodologas avaladas por las marcas o por los usuarios en general. En estos casos, las casas consultoras y los usuarios definen sus propias metodologas en base a sus experiencias.

11

IV. Marco terico de referencia

La presente investigacin se enfoca en evaluar las siguientes caractersticas en la implementacin de un sistema ERP basado en software libre.

Estrategia de implementacin ERP

La implementacin de un sistema de planificacin de recursos es extremadamente variable y depende de una gran diversidad de factores entre los que se pueden destacar: la cantidad de sectores involucrados, el nmero de puestos laborales y el volumen de trabajo (Riegner, 2011).

Existen tres corolarios para la implementacin de cualquier sistema de informacin y un sistema de ERP no es la excepcin: Los sistemas de informacin son parte de la infraestructura de una compaa, y por lo tanto son estratgicos para su xito y supervivencia. Los sistemas de informacin existen para dar soporte a las funciones de negocio e incrementar la productividad, y no al contrario. Aprender de los xitos y fracasos de otros y no procurar no reinventar la rueda (Ligus, 2004).

Existen ya dos estrategias de implementacin del ERP que han probado ser exitosas, estas son: Big Bang y Step by Step. En la primera, se reemplaza a los sistemas de una compaa en una sola operacin. En la segunda, se implanta el software por etapas (Rashmi, 2006).

Metodologa de implementacin de software ERP

La mayora de los vendedores en la industria del software han desarrollado sus propias metodologas (para sus propios productos). En adicin a esto, compaas consultoras han desarrolla metodologas alternas para dichos productos. 12

Los vendedores de software utilizan las metodologas como herramientas de mercadeo con el fin de disminuir o eliminar los miedos y dudas referentes a la migracin de un sistema por parte de sus clientes. Sin embargo, las metodologas de implementacin de ERP son ms que eso, ya que ests provienen de la experiencia de anteriores implementaciones a lo largo de diferentes generaciones (Leon, 2008).

Administracin de proyectos

La administracin de proyectos es la planificacin, calendarizacin, y control de las actividades necesarias para lograr los objetivos de un proyecto. Los ms importantes objetivos que se deben ser logrados son los de desempeo, costos y tiempos, mientras que simultneamente se controla o mantiene el alcance del proyecto en los niveles adecuados (Lewis, 1995).

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo cobra una gran importancia en la actualidad, el mundo es cada vez ms complejo, por lo cual el trabajo es equipo es una necesidad fundamental para poder desempear cualquier proyecto.

Cassares define cinco tipos diferentes de trabajo en equipo: Crculos de control de calidad, Team Building, Equipos de Choque, Equipos Multidisciplinarios y El modelo biolgico y sistmico.

Crculos de Control de Calidad

Estos pequeos grupos son entrenados en el manejo de tcnicas de creatividad, de priorizacin de problemas, en medicin estadstica, en anlisis de problemas y trabajo en equipo.

13

Los crculos de calidad vinieron a demostrar que la participacin de todos en el compromiso de la produccin y de los servicios redunda en una mayor productividad, en mayor innovacin y motivacin.

La productividad se define en funcin de la utilizacin de todo el talento disponible. El poder y el liderazgo se comparte en todos los niveles, y la forma comn de trabajar es en equipo, en constante dialogo, en una generacin permanente de ideas de mejora, de nuevos proyectos y de una adaptacin continua al medio competitivo a travs de todas las clulas de la organizacin.

Team Building

Es un mtodo de trabajo en grupo el cual concibe a las organizaciones como un sistema compuesto por equipos de trabajo y no como un conjunto de individuos. La direccin general est integrada estructural y dinmicamente a cada una de las direcciones que reportan. Estas a su vez se integral con los equipos del siguiente nivel gerencial y as sucesivamente.

Equipos de Choque

Los equipos de choque son equipos que se forman en funcin de un problema especfico, que no puede ser resuelto rpidamente en las circunstancias normales de trabajo. Este mtodo de trabajo en equipo se utiliza para generar en un tiempo relativamente corto un nuevo proyecto o producto.

Equipos Multidisciplinarios

A medida que se inician y multiplican los equipos en una organizacin, se aprende que existen lmites a la solucin de problemas dentro del mismo grupo. Es necesario pasar a resolver problemas entre reas o conjuntamente con los proveedores o con

14

los clientes. El origen del nombre indica que se trata de un grupo compuesto por personas de diversas especialidades.

El modelo biolgico y sistmico

Las organizaciones son sistemas humano-administrativos que interactan entre s para lograr resultados de produccin o servicios.

La organizacin es un organismo vivo interactuante, compuesto de clulas interdependientes en donde el objetivo de estudio es la organizacin como un ente con identidad y destino. En otras palabras, la organizacin est formada por diversos equipos interactuantes. La clula bsica de la organizacin es el equipo. (Casares, 1995).

15

V. Marco conceptual

A continuacin se describen los conceptos requeridos para la presente investigacin.

Estrategia La palabra Estrategia procede del trmino griego strategos que significa dirigir un ejrcito. En el fondo, las empresas actuales se consideran como ejrcitos que luchan con otros en busca de mantener o ganar clientes.

La estrategia militar aporto nuevos enfoques en el campo empresarial. La estrategia militar se relacionaba con la creacin de un plan global para establecer una posicin favorable mediante el despliegue de una seria de recursos (Carrion, 2007).

La estrategia es un plan, es una especie de curso de accin conscientemente determinado, una gua para abordar una situacin especfica. De acuerdo con esta definicin, las estrategias tienen dos caractersticas esenciales: se elaboran antes de las acciones en las que se aplicara y se desarrollan de manera consciente y con un propsito determinado (Mintzberg, Brian, Voyer, 1997).

Por lo tanto, para esta investigacin, definiremos Estrategia como el plan global que se elabora antes de las acciones y con un propsito determinado.

Metodologa

La metodologa es el estudio crtico del mtodo. Mtodo es una sucesin de pasos ligados entre s por un propsito (Pardinas, 2005).

Una metodologa es una hoja de ruta (roadmap) que lleva a la implementacin hacia el xito. El propsito de una metodologa es entregar una implementacin en tiempo y forma acorde a las especificaciones y al presupuesto (Rashmi, 2006). 16

En base a estas dos definiciones, para los objetivos de esta investigacin definiremos Metodologa como el conjunto de pasos a seguir para una implementacin.

Software Libre

Se define software libre a todo aquel software que cumpla las siguientes caractersticas (Golden, 2005):

Disponibilidad del cdigo

El cdigo del software libre est disponible para sus usuarios, lo que significa que este se puede descargar y modificar por el usuario. Esto difiere totalmente del software propietario y comercial el cual es distribuido en formato binario con el fin de asegurar que el cdigo no sea modificado por nadie ms que sus propios creadores.

De igual manera las licencias de software libre son menos restrictivas en trminos a como el software puede ser utilizado. Esto no significa que no existan condiciones de uso bajo este tipo de licenciamiento, sin embargo, el software libre usualmente permite a las organizaciones hacer uso de este software de cualquier manera que se requiera.

Software sin precio

El software libre es distribuido sin costo, ya que debido a que el cdigo est abierto no hay manera de controlar la distribucin de este. A menudo se suele confundir el software libre con el freeware, sin embargo a pesar de que el freeware es distribuido sin cargos, este no permite el acceso y la modificacin al cdigo. Definicin de ERP

Un sistema de planeacin de recursos empresariales (ERP, Enterpise Resource Planning) es un trmino que se emplea para describir un sistema de informacin

17

organizacional (empresarial) integrado. El ERP es un software que ayuda al flujo de informacin entre las reas funcionales de la organizacin (Kendall, 2005).

18

VI. Estado de arte

A continuacin se describen algunas investigaciones recientes relacionadas con la implementacin de sistemas ERP de Software Libre. En el estudio Un estudio exploratorio sobre los factores crticos de xito en la implantacin de sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP) en Venezuela realizado por Leopoldo Colmenares y publicado en el ao 2005 en la revista JISTEM (Journal of Information Systems and Technology Managment) destaca que las empresas que participaron en el estudio utilizaron la metodologa de implementacin del proveedor, por ejemplo en el caso de la implementacin de SAP se utiliz la metodologa ASAP. La investigacin concluye entre otras cosas con la importancia de emplear una metodologa de implementacin as como de efectuar una rigorosa planeacin de esta (Colmenares, 2005). Por su parte Zfairopoulos, Pagourtzi, Litsa y Akounis en su investigacin Installing an ERP System with a methodology based on the principles of goal directed project management publicada en JISTEM en el ao 2009, proponen una metodologa de implementacin de ERP basada en la metodologa de administracin de proyectos GDPM (Goal Directed Project Management). Su propuesta a diferencia de las metodologas de los fabricantes abarca actividades como roles y responsabilidades del personal involucrado as como el manejo de riesgos. Como resultado de los trabajos de investigacin y actividades de el World Congress of Engineering and Computer Science 2011, R. Addo-Tenkorang y P. Helo en su publicacin Enterprise Resource Planning (ERP): A review literatura report hacen un anlisis acerca de trabajos publicados entre el ao 2005 y el 2010 con el tema referente a los ERP. Despus de analizar un total de 154 artculos de 49 publicaciones concluyen entre otras cosas que a menudo la implementacin de ERP es el proyecto ms grande que las compaas realizan en su historia, y por lo tanto todo lo relacionado a la implementacin de ERP ha llegado a ser una verdadera 19

preocupacin para la industria a tal grado que la mayora de los artculos (54%) hablan o se refieren a este tema. Muchos de estos artculos comparten las experiencias de implementacin de algunas compaas con el fin de explicar porque la implementacin de ERP es difcil y los requerimientos para que esta sea exitosa, as como los diferentes planes, estrategias, enfoques y comparaciones entre diferentes implementaciones.

Adems concluyen que, uno de los temas ms populares de los artculos publicados acerca de implementacin de ERP es identificar los factores crticos del xito, sin embargo despus de analizar estas publicaciones se encontraron muchas inconsistencias debido a que los investigadores describen muchas diferencies entre los factores crticos del xito definidos por los autores.

Respecto a los sistemas ERP de Software libre, Fernando Dos Santos e Idalberto Aparecido describen en su investigacin terica A theorical analysis of key points when choosing Open source ERP systems acerca de las ventajas de utilizar sistemas ERP basados en Software libre. Las principales ventajas descritas en su investigacin son que, estos sistemas ofrecen una mejor capacidad para adaptarse a la compaa, se reduce la dependencia hacia el proveedor del sistema y la reduccin de costos. Adems concluyen que es viable le eleccin de estos tipos de sistemas ERP debido a su bajo costo de implementacin y licenciamiento, sin embargo, dan nfasis a que el proceso de implementacin debe de ser rpido y de bajo costo para lograr el xito.

Existe una gran variedad de Software Libre en diversas categoras como lo son sistemas operativos, aplicaciones de escritorio, ERP, etc. Debido a esto y a la misma naturaleza del Software libre no existen metodologas que se apliquen a cualquier compaa u caso, por lo tanto las investigaciones referentes a las implementaciones de Software libre por lo general concluyen en propuestas de implementacin o descripciones de metodologas empleadas en base a experiencias anteriores.

20

Por ejemplo el caso de la investigacin Definicin de Metodologa para la Implementacin de Software Libre y Open Source en la Universidad Politcnica Salesiana Sede Cuenca, en la cual Janneth Morocho y Oscar Mayancela proponen una metodologa de implementacin exclusivamente para la Universidad Politcnica Salesiana de Ecuador, esta propuesta de metodologa se basa en la combinacin del estndar internacional para la evaluacin de la calidad de Software: ISO IEC 9126 y en el modelo para la mejora de procesos: CMMI. As como esta investigacin, existen muchas en las cuales las propuestas de metodologas de implementacin estn muy limitadas a ciertos casos u organizaciones.

21

VII. Problema eje

Existe una Metodologa de Implementacin de sistemas ERP de Software Libre que pueda aplicarse en cualquier empresa?

Se puede proponer una Metodologa de Implementacin de sistemas de Software libre que pueda aplicarse a cualquier empresa?

22

VIII. Hiptesis

A. Central

Existe una metodologa generalizada para Implementar un sistema de Planificacin de Recursos Empresariales de Software Libre.

B. Especficas

1. Las metodologas de implementacin de sistemas de ERP existentes son ASAP, Oracle AIM y Microsoft Sure Step.

2. Existe una Metodologa de implementacin de sistemas ERP de Software Libre que pueda aplicarse a cualquier empresa.

23

IX. Delimitacin del problema

La presente investigacin se limitara a analizar metodologas de implementacin para ERP de las marcas lderes en el mercado as como las metodologas de sistemas de informacin de Software Libre que estn respaldas por grupos de usuarios extensos o establecidos.

Existen diversas metodologas de seleccin, evaluacin y desarrollo de ERP; esta investigacin se concentrara en metodologas de implementacin.

La presente investigacin se realizara en la ciudad de Chihuahua Chih. Mxico durante el mes de noviembre del 2012.

24

X. Criterios metodolgicos A continuacin se describen los criterios metodolgicos de la presente investigacin.

Naturaleza: La presente investigacin es de carcter cualitativo, ya que se pretende establecer las cualidades que tienen las metodologas actuales para la implementacin de un sistema de Planificacin de Recursos Empresariales de Software Libre

La investigacin tendr un carcter descriptivo, debido a que se pretende establecer si existe una metodologa general para la implementacin de un sistema de Planificacin de Recursos Empresariales de Software Libre.

Tipo de investigacin: El objetivo de la presente investigacin es analizar las diferentes metodologas de implementacin de ERP con el fin de identificar las diferencias y semejanzas, por lo tanto esta investigacin es de tipo Comparativa.

Forma: Descriptiva. Se describen y analizan las diferentes metodologas de implementacin investigadas.

Modo: Documental, ya que en la presente investigacin se analiz informacin escrita acerca del tema de estudio.

Mtodos de investigacin: El mtodo de investigacin empleado ser Bibliogrfica Documental.

Tcnicas de investigacin: La tcnica a emplear en esta investigacin es la investigacin documental.

25

Tcnicas auxiliares: Elaboracin de Tablas en Microsoft Word para la evaluacin y anlisis de las metodologas investigadas.

Universo: Debido a que la investigacin es de carcter no probabilstico, y el universo de metodologas de implementacin depende de cada empresa de software encargada de su implementacin, no es posible establecer un nmero exacto de las metodologas existentes.

Poblacin: La poblacin de estudio sern empresas de Software de implementacin de sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales de Software Libre.

26

1. Sistemas ERP

A continuacin se detallaran los elementos requeridos acerca de ERP para la presente investigacin.

1.1 ERP

Un sistema de ERP es un producto integral que pretende administrar la mayora de las operaciones de una compaa. Lo que distingue a un sistema ERP es la integracin de funciones para crear un sistema nico y unificado, en vez de un grupo de aplicaciones aisladas independientes (Alshawi, Themistocleous y Almadani, 2004).

Se trata de un paquete de software integrado, de mltiples mdulos, que estn diseados para das servicio y soporte a mltiples funciones de negocio y considera esas funciones de negocio como un todo coherente, permitiendo que los datos se compartan entre diferentes departamentos. Este enfoque permite a los negocios y a las organizaciones mejorar la productividad y calidad, y mantener su competitividad. Las funciones tpicas incluyen sistemas tales como contabilidad, recursos humanos, procesamiento de rdenes de clientes, compras, finanzas, administracin de inventarios, operaciones o manufactura, distribucin, planeacin, servicio al cliente, etc.

Un sistema ERP integra las principales actividades de negocio de una compaa Esta integracin mejora la coordinacin entre diferentes entidades, flujos de trabajo y procesos, y juega un papel primordial el mejorar la productividad y el servicio al cliente, y por lo tanto, brinda una mayor satisfaccin al cliente. Tambin ayuda en la identificacin de necesidades de los clientes, identificar prospectos y mejorar las ofertas y mercadeo de la compaa. Los sistemas ERP tambin ayudan a mejorar la visibilidad de las operaciones de una organizacin y por lo tanto juegan un papel muy importante en la toma de decisiones administrativas al proveer informacin apropiada 27

y en tiempo real, contribuyendo a mejorar la calidad de los productos, y mejora la administracin de costos de inventarios al perfeccionar los pronostico y la planeacin de inventarios.

Sin embargo, aun cuando solo se trata de un paquete de software, un sistema ERP encarna formas preestablecidas de realizar las labores de una empresa. Existen estudios que demuestran como un sistema ERP no es solo un paquete de software que se acopla a las operaciones de una empresa, sino una infraestructura organizacional que afecta la forma de trabajar de las personas e impone su propia logia en las estrategias y cultura de una organizacin (Shehab et al., 2004).

Una de las partes ms importantes de un sistema ERP es la base de datos central. Esta base de datos se utiliza para almacenar la informacin de los diversos mdulos. Dichos mdulos producen informacin desde diferentes departamentos dentro de la organizacin, y por lo tanto, vuelven a la integracin el aspecto ms importante de un sistema ERP. Con gran frecuencia, las compaas utilizan solo algunas de las caractersticas o mdulos de un sistema ERP y crean interfaces entre dichos mdulos y sus propias aplicaciones o mdulos de otros vendedores. Un sistema de ERP es un paquete de software que implica un alto grado de estandarizacin, y por lo tanto se altera o modifica para satisfacer las necesidades especficas de cada compaa

Las principales compaas que proveen software ERP de propietario son SAP, Oracle, Sage y Microsoft. Los sistemas ERP que tradicionalmente solo eran utilizados por grandes compaas se estn adentrando poco a poco hacia las pequeas y medianas empresas, quienes, por lo general, encuentran complicado obtener los recursos o presupuesto para adquirir un sistema ERP de propietario.

Las licencias de Servidores para software ERP son por lo general muy costosas. Los sistemas ERP conllevan tambin altos costos de implementacin e instalacin. El software libre ofrece una alternativa muy llamativa en este aspecto. Los sistemas de 28

ERP de software libre ofrecen una curva de adopcin muy accesible y costeable. Las compaas pueden descargar el sistema sin ningn costo, probarlo y evaluarlo; Reducen los costos de licenciamiento; Ofrecen una flexibilidad que es muy difcil de encontrar en el software ERP de propietario que por lo general es muy genrico e inflexible, requiriendo de un mucho trabajo de personalizacin para cada implementacin.

1.2 Historia de los sistemas ERP

Los sistemas de ERP son una evolucin de los sistemas de Planificacin de recursos de produccin, MRP (Manufacturing Resources Planning) los cuales de enfocaban en la planeacin de las actividades de empresas de manufactura. Antes del ao 1960, el principal enfoque de los sistemas era el control de inventario basado en los conceptos bsicos de inventario (Metaxiotis, Psarras, y Ergazakis, 2003).

Durante los aos 1960, se vivi la aparicin de las primeras computadoras y los primeros MRP. La planificacin de requisitos de materiales (MRP -I) fue una de las primeras aplicaciones para dichos negocios (Orlicky, 1975).

El software MRP soportaba la creacin y mantenimiento de datos maestros de materiales y facturas de materiales a travs de todos los productos y partes en una o ms plantas de manufactura (Metaxiotis, Psarras, y Ergazakis, 2003).

Durante la dcada de 1970 nacieron algunos de los grandes vendedores de software como SAP, J.D. Edwards y Oracle con su reconocido Lenguaje de consulta estructurado (SQL).

A partir de 1980 se vio la necesidad de integrar el resto de los recursos de las organizaciones de manufactura, y por lo tanto se dio la evolucin del concepto planificacin de recursos de manufactura (MRP-II).

29

No fue hasta la dcada de 1990 que se vio un rpido incremento los sistemas ERP con un enfoque de integracin de los procesos de negocio dentro y a travs de las funciones de negocio. Los sistemas MRP-II se expandieron para incluir reas como ingeniera, finanzas, recursos humanos, administracin de proyectos, desarrollo de productos y procesos de produccin. Fue entonces cuando el trmino ERP (Planificacin de recursos empresariales) fue acuado. ERP es una mescla entre los sistemas MRP-II y las tecnologas cliente-servidor. ERP abarca una mayor parte de la cadena de suministros que MRP II al incluir planificacin y calendarizacin de los recursos de los proveedores basados en el calendario y demandas de los clientes. ERP obtuvo una gran popularidad al iniciar el ao 1994 cuando SAP lanz su software de siguiente generacin de nombre R/3. En los siguientes aos, grandes cantidades de dinero fueron invertidas en los sistemas de ERP desarrollados por SAP y sus competidores como Oracle, Baan y J.D. Edwards. Se puede afirmar que los sistemas ERP alcanzaron su madurez a mediados de la dcada de 1990.

Figura 1: Historia de los ERP

(Shehab, 2004)

El alcance de los sistemas se ha extendido para incluir funciones de soporte como administracin de rdenes, administracin financiera, almacenamiento, produccin distribuida, control de calidad, administracin de bienes y administracin de recursos humanos. 30

Adems, en los aos ms recientes se han incluido funciones frontales tales como la fuerza de ventas y automatizacin de mercadeo y comercio electrnico (Shehab et al., 2004).

1.3 ERP de Software libre

En la actualidad, el Software Libre compite a la par con el Software propietario tradicional, ofreciendo favorables soluciones para usuarios con reducidos

presupuestos. Este tipo de software es gratuito y por lo regular solo algunos servicios agregados como la instalacin, personalizacin entrenamiento y soporte conllevan un costo cargado por algn consultor o compaa especializada (Schatz, 2011).

El uso libre de este tipo de Software recae en sus tipos de licenciamientos.

Todas las licencias del software describen los derechos del autor para controlar la manera en que dicho software ser distribuido. El software es una identidad bajo derechos reservados que expresa la propiedad intelectual y por lo tanto, disfruta de la proteccin legal de las leyes de derechos de autor. As como las leyes de derechos de autor son a menudo utilizadas para restringir el uso de un producto, estas leyes pueden ser utilizadas para permitir la gratuita distribucin tambin. Cada software es distribuido bajo algn tipo de licencia el cual controla la manera en que este software puede ser utilizado.

Las licencias de software libre difieren significativamente de las licencias del software comercial. El licenciamiento comercial restringe el uso del software lo ms posible con el fin de incrementar las posibilidades de vender ms licencias. En contraste, el licenciamiento del software libre est diseado con el fin de permitir su libre uso, solo con pocas restricciones.

Partiendo del modo de licenciamiento, podemos categorizar al software libre de la siguiente manera: 31

1) Software de Dominio Publico Dominio Pblico es un trmino legal y significa de manera precisa sin copyright, por lo tanto este Software es aquel que no est protegido con derechos de autor (copyright).

2) Software Protegido con Copyleft

El software protegido bajo este trmino es aquel cuyos trminos de distribucin no permiten a los redistribuidores agregar ninguna restriccin adicional cuando estos redistribuyen o modifican el software. Esto significa que cada copia del software, aun si ha sido modificado, debe de continuar siendo libre.

El copyleft usa la ley del copyright pero a la inversa: en lugar de ser un medio de privatizar el software, se trasforma en un medio de mantener libre el software. La idea central del copyleft es dar a cualquiera el permiso (en trminos legales) para ejecutar, copiar, modificar y redistribuir versiones de software, pero no se d el permiso para agregar restricciones propias. De esta manera, las libertades cruciales que definen el software libre quedan garantizadas para cualquiera que tenga una copia.

3) Software libre No protegido con Copyleft

El software libre no protegido con copyleft es aquel en el cual el autor da la autorizacin para redistribuir y modificar el Software as como para aadirle restricciones adicionales.

Sin un software es libre pero no protegido con copyleft, entonces algunas copias o versiones modificadas pueden no ser libres completamente.

32

4) Software bajo licenciamiento GPL (GNU)

La GPL (General Public License, Licencia Publica General) es la licencia ms popular y conocida en el mundo del software libre, su autora corresponde a la Free Software Fundation (Fundacin del Software Libre, promotora del proyecto GNU) y en un principio fue creada para ser la licencia de todo software generado por esta organizacin.

A este tipo de licencia tambin se le conoce como GNU ya que es la utilizada por el grupo GNU para la liberacin de sus proyectos.

5) Software bajo Licencias tipo BSD

La licencia BSD (Berkeley Software Distribution) tiene su origen en la publicacin de versiones del sistema operativo UNIX realizadas por la universidad californiana de Berkley en Estado Unidos. La nica obligacin que existe es la de dar crdito a los autores, de igual manera permite el uso y la redistribucin del software. Este tipo de licencias nacen del hecho de que el software publicado bajo esta licencia era software generado en universidades con proyectos de investigacin financiados por el gobierno de los Estado Unidos. Las universidades prescindan de la comercializacin del software creado ya que asuman que ya haba sido pagado previamente por el gobierno y por lo tanto con los impuestos de todos los contribuyentes, por lo que cual empresa o particular podra utilizar el software sin restricciones (Golden, 2005).

1.4 Ventajas de un Sistema ERP de Software Libre

Con un sistema ERP de software libre se obtienen ahorros en cuanto a costos de licenciamiento. Sin embargo, estos ahorros se pueden ser despreciables cuando se toman en cuenta los costos de integracin y mantenimiento (Valyi, 2008). 33

Valyi (2008) argumenta que los costos de un sistema ERP de software libre se vuelven aparentes desde el principio de los procesos de integracin, mientras que los vendedores de software de licencia son buenos al ocultar dichos costos a largo plazo. Muchas compaas que eligen implementar software ERP de licencia han experimentado costos adicionales al paso el tiempo y el costo total de la implementacin fcilmente duplica el costo original. Segn un estudio realizado por el grupo Standish en el 2000 analizando las implementaciones de software ERP de propietario, el 28% de las implementaciones respetaban el presupuesto, los tiempos y satisfacan las necesidades de la empresa, el 49% se consideraban un fracaso en cuanto a presupuesto, tiempo y funcionalidad, y el 23% fueron abandonadas entes de terminar la implementacin. Adems de la ventaja en cuanto a costos, el software libre de ERP ofrece una cobertura mayor de las necesidades de negocio gracias a la capacidad de escalamiento. Algunas de las ventajas ms notorias de un software libre de ERP son: (Valyi, 2008)

Flexibilidad: Con un sistema ERP de software libre, se pone a disposicin el propio cdigo fuente y por lo tanto es ms fcil crear interfaces e integrarlo con otros sistemas. Aun mas, la personalizacin a integracin con sistemas previamente existentes se vuelve una tarea ms sencilla para la empresa, ya sea que lo realice de forma interna o contratando personal externo debido a la disponibilidad de recursos y documentacin en Internet. Por otro lado, los vendedores de software ERP de propietario tienen la tendencia a incluir un menor nmero de estndares, ya que esto puede resultar costoso. Por lo tanto, utilizan sus propios protocolos que no son vlidos fuera de los lmites del propio vendedor.

Calidad: Valyi (2008) indica que los sistemas ERP de software libre se distinguen por tener una mayor calidad en el nivel tcnico. Esta calidad superior puede ser el resultado del compromiso de los vendedores de software libre de ERP tienen hacia los retos tcnicos.

Disponibilidad de adaptacin al ambiente empresarial: Para el software ERP de propietario es responsabilidad del cliente adaptar sus procesos de negocio 34

al sistema en cuestin, esto se justifica por la premisa de que su implementacin est realizada con el mejor conocimiento en el dominio y que se han implementado las mejores prcticas en sus productos. Los sistemas ERP de software libre ofrecen al cliente la posibilidad de adaptar el sistema a su ambiente y prcticas empresariales. Modelo de infraestructura que se adapta a las Pymes: Los sistemas ERP de propietario tienen altos costos de modelo de infraestructura por lo que son difciles de adaptarse a la realidad econmica de las Pymes. Adems, a nivel tcnico, los sistemas ERP de propietario conllevan altos costos de integracin. Sin costos ocultos: muchos de los vendedores de sistemas ERP de propietario se aproximan a sus clientes con paquetes con costos aceptables pero finalmente resultan ser muy limitados, principalmente en el nmero de usuarios. Una vez que una organizacin adopta un software ERP de propietario se puede encontrar atrapado en una costosa batalla para escalar el sistema o para incrementar el nmero de usuarios de ERP Posibilidad de desarrollo especfico: los vendedores de software ERP de propietario mantienen el control sobre los ensamblados de los mdulos funcionales que requiere la organizacin de sus clientes. Si un cliente desea realizar un desarrollo especfico para su sistema, ser difcil garantizar que dicho desarrollo ser compatible con el sistema. Independencia del vendedor: Al adoptar un sistema ERP de software libre, el cliente no se encuentra a merced del vendedor. El soporte para el producto es provisto por la comunidad y el cliente tiene una gran posicin para ejercer una presin proactiva sobre el vendedor. Libertad de actualizacin: una organizacin que elige adoptar un sistema ERP de software libre puede elegir actualizarlo cuando lo desee. Pueden realizar la actualizacin ellos mismos o al mejor precio disponible al enviar diversas solicitudes de presupuesto a compaas rivales y elegir la mejor opcin al final.

35

1.5 Implementacin de ERP

Por lo regular el ERP es un sistema personalizado que en lugar de que se desarrolle de manera interna se compra a alguna compaa, una vez realizada la compra este producto se personaliza de acuerdo a los requerimientos de la organizacin que lo adquiri. Es comn que el fabricante requiera un compromiso por parte de la organizacin, como usuarios especializados o capacitacin de los analistas (Kendall, 2005).

Implementar un ERP suele traer grandes beneficios a la organizacin, sin embargo tambin trae consigo grandes dificultades. Trae beneficios dado que la mayora de los sistemas ERP son diseados en base a experiencias y buenas prcticas resultando en mejoras a la productividad y el desempeo. Los nuevos procesos de negocios van orientados a la cadena de suministros y al servicio al cliente. Debido a la integracin de la informacin, la consistencia de datos se da de manera natural eliminando la necesidad de sincronizar datos entre diferentes aplicaciones. Adems el ERP facilita la comunicacin entre los diferentes departamentos de la organizacin.

Por otro lado, implementar un ERP suele ser un proceso largo, y durante el proceso de implementacin el desempeo laboral del da a da suele verse mermado debido a los recursos necesarios para ambas actividades. En ocasiones existe resistencia del Staff al disear nuevos procesos de negocios. La personalizacin del sistema ERP por lo regular es limitada as como difcil y costosa ya que el sistema tiende a ser rgido e inflexible si una funcin o actividad no es cubierta por el mismo ERP (Schatz, Egri y Saucer, 2011).

La implantacin de un ERP es un proyecto muy ambicioso para cualquier empresa, significa involucrarse en la totalidad de los procesos de la empresa, y en muchas ocasiones va a con llevar un rediseo de procesos y el mismo flujo de la informacin.

36

Es por ello que la implementacin de un ERP es un factor que no se puede dejar al azar.

Como definen Daz Alecxys, Ruiz Mara Elena y Gonzales Juan Carlos en la Revista de Investigacin de Sistemas e Informtica de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, las principales caractersticas de un desarrollo de implementacin son:

Definir las fronteras y los alcances del sistema: para poder hacer que toda la implementacin gire en torno a estos lmites previamente definidos. Flexibilidad: Dentro de la estrategia de la organizacin es importante que est defina claramente el mayor alcance del sistema de acuerdo a las caractersticas de la empresa para maximizar el aprovechamiento del sistema ERP que le permita crear nuevas ventajas competitivas y mantener las ventajas competitivas obtenidas.

Alcance de la aplicacin: La implantacin del nuevo sistema ERP debe ofrecer una nica solucin que abarque todas las reas de la organizacin. Infraestructura tecnolgica: En la mayora de las organizaciones, la implantacin del ERP requiere reemplazar y/o optimizar la infraestructura existente.

Cambios en los procesos organizacionales: La implementacin del ERP implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la informacin. Por naturaleza, introducir cambios es un proceso

polticamente difcil que puede mostrar la resistencia de grupos o personas conservadoras. Intensidad de la relacin con el proveedor del sistema. El xito del proyecto depende plenamente de que existe una buena relacin con el proveedor y del tamao del sistema que se est implantando. Involucramiento de los usuarios: El involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante, adems el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave para el xito del sistema.

37

2 Anlisis de Metodologas de Implementacin

La mayora de los vendedores en la industria del software han desarrollado sus propias metodologas (para sus propios productos). En adicin a esto, compaas consultoras han desarrolla metodologas alternas para dichos productos.

Los vendedores de software utilizan las metodologas como herramientas de marketing con el fin de disminuir o eliminar los miedos y dudas referentes a la migracin de un sistema por parte de sus clientes. Sin embargo, las metodologas de implementacin de ERP son ms que eso, ya que ests provienen de la experiencia de anteriores implementaciones a lo largo de diferentes generaciones.

A continuacin se describen algunas metodologas de implementacin de sistemas ERP. Como se mencion anteriormente, algunas de estas metodologas son propiedad de los mismos fabricantes del sistema, otras son propiedad de casa compaas consultoras.

2.1 Total Solution

Como menciona Leon la empresa Ernst & Young LLP ha desarrollado un enfoque de reingeniera llamado Total Solution (Solucin Total), este enfoque se basa en 5 componentes:

1) Proposicin de valor Este componente construye el caso de negocio (Business Case). La clave de xito antes de que cada proceso pueda iniciar es asegurarse que estos tengan sentido para el negocio. Las siguientes preguntas deben ser respondidas antes de que cada proceso inicie:

Est justificada la inversin en tecnologa? Hace sentido con los objetivos de la compaa? 38

La gerencia comprende los cambios, y adems los apoya? Cul es el esquema para la toma de decisiones? Cules metas sern los medibles en el desarrollo del proyecto? Durante el proceso, se entrega valor hacia la compaa? Figura 2: Metodologa Total Solution

(Leon, 2008) 2) Verificacin real En esta fase se hace una revisin de la organizacin para el cambio. Siendo que mucha gente se opondr al cambio, es necesario estar anticipados. Por lo tanto las siguientes preguntas deben de ser contestadas: Est la organizacin lista para el cambio? Existen planes escondidos?, cmo sern manejados? Estn todos a bordo con el alcance y la naturaleza del cambio? Cul son las expectativas de la gerencia?

3) Enfoque de alineacin Aqu se describen las expectativas del cambio a corto y largo plazo. Los beneficios tanto a corto como a largo plazo son la clave para el xito de cualquier proyecto, Inclusive, si algunas personas no estn de acuerdo con el cambio, esto es fcil de aceptar si el progreso es visible. En esta fase se realizan las siguientes tareas:

Evaluar las alternativas para proyecto de reingeniera. Elaborar el mejor enfoque que facilite la implementacin. Comunicar los resultados esperados a la gerencia y mantener la comunicacin durante el progreso del proyecto, esto ayuda a que el proyecto est en tiempo y dentro del presupuesto. 39

4) Dimensin del xito La perfecta combinacin de gente, experiencia, habilidades, mtodos y

administracin es esencial para el xito del proyecto. El equipo responsable de la implementacin deber ser conformado por personal con conocimientos en administracin de procesos y de cambios, as como de experiencia en la industria.

5) Entrega de valor Este componente consiste en medir los resultados y celebrar el xito. Un proyecto que no demuestra resultados medibles a lo largo del proceso se ir a la deriva. La gente perdera entusiasmo y las expectativas acerca de la nueva manera de trabajar se convertiran en una promesa rota. Se debe de asegurar que cada proyecto entregue dividendos de manera continua adems de minimizar los riesgos (Leon, 2008).

2.2 Fast Track Plan

El grupo de consultora Deloitte & Touche argumenta que su metodologa Fast Track Plan puede mejorar y acelerar la implementacin de ERP sin importar que los objetivos del negocio involucren reingeniera global, mejora de procesos o remplazo de software. Las 5 fases del Fast Track Plan con sus respectivas actividades ayudan a lograr una rpida y de gran calidad transformacin del negocio. Figura 3: Metodologa Fast Track Plan

(Leon, 2008)

40

Esta metodologa consiste en las siguientes etapas:

1) Alcance y Planeacin.- Inicia la planeacin del proyecto. 2) Visin y Metas.- Se identifican la visin y las metas. 3) Re-diseo.- Inicia el desarrollo y el diseo del software. 4) Configuracin.- Se planea la integracin. 5) Pruebas y Entrega.- El sistema es entregado.

Fast Track Plan est diseado para reflejar e integrar las decisiones referentes al rediseo del negocio, los cambios y el desempeo de la organizacin, as como el entrenamiento, la integridad de procesos y sistemas adems de la arquitectura tcnica.

Esta metodologa identifica 5 reas (grupos) como elementos individuales que sern llevados a travs de las 5 fases, dichas reas son:

1.- Administracin del Proyecto.- Incluye organizacin del proyecto, anlisis de riesgos, planeacin, monitoreo, comunicacin, manejo de presupuestos y control de calidad. 2.- Arquitectura de los Sistemas de Informacin.- Incluye seleccin de Hardware y equipo de Telecomunicaciones, instalaciones, operacin, diseo de Software, desarrollo e implementacin. 3.- Integridad de Procesos y Sistemas.- Incluye auditorias de seguridad y control. 4.Liderazgo de cambio.Incluye diseo de la organizacin, polticas,

procedimientos, y medibles de desempeo. 5.- Entrenamiento y Documentacin.- Incluye el diseo y el desarrollo del entrenamiento para el equipo de trabajo, los usuarios y la gerencia (Leon, 2008).

41

2.3 ASAP

En 1996 la compaa de Software SAP presenta su metodologa de implementacin: Accelerated SAP (SAP Acelerado, ASAP) con el objetivo de agilizar los proyectos de implantacin de SAP. ASAP estaba orientado a los nuevos clientes para que estos utilizaran el conocimiento y la experiencia de SAP obtenida de miles de implementaciones alrededor del mundo. Esta metodologa es especficamente orientada para pequeas y medianas empresas que se encuentran en proceso de adoptar SAP (Lau, 2005).

Figura 4: Metodologa ASAP

(Lau, 2005)

Cada fase est compuesta por un grupo de paquetes de trabajo. Estos paquetes de trabajo a su vez estn compuestos de actividades, y cada actividad est compuesta por un grupo de tareas.

Las fases de la metodologa ASAP, tambin conocido como ASAP Roadmap, son:

1) Preparacin del proyecto El propsito de esta fase es definir una planeacin y preparacin inicial para el proyecto SAP. Los pasos realizados en esta fase ayudaran a identificar y planear las reas de principal inters a considerar, as como objetivos, alcance, planeacin y definicin del equipo de trabajo.

42

En esta fase se integra el equipo de trabajo y se establecen todos los estndares gerenciales como lo son la frecuencia de las reuniones, los informes semanales, informes mensuales, la documentacin del proyecto, etc.

Tambin se identifica un plan de comunicacin que define de forma clara los mtodos y procesos globales de comunicacin para compartir toda la informacin del proyecto.

2) Plano empresarial (Blueprint) El propsito de esta fase es entender los objetivos de la organizacin y determinar los procesos requeridos para apoyar dichos objetivos. En general el objetivo de esta fase es la creacin de un plan empresarial, el cual es un documento a detalle de los resultados obtenidos durante las jutas y reuniones en las que se revisaron los requerimientos. Este documento permitir al grupo de trabajo definir el alcance y solo enfocarse en los proceso de SAP requeridos por la organizacin. El plano empresarial consistir de una vista grafica de la estructura de la organizacin as como una versin preliminar de los procesos de negocio tanto en formato grafica como escrita.

3) Realizacin El propsito de esta fase es implementar los procesos requeridos en la fase anterior. Los objetivos de esta fase son implementaciones finales en el sistema, pruebas generales y la liberacin del sistema en ambiente de produccin (operacin).

4) Preparacin final El propsito de esta fase es completar las pruebas finales, realizar el entrenamiento a usuarios finales, administracin del sistema y actividades de migracin para finalizar. La fase de preparacin final tambin sirve para resolver todas las dudas.

Las pruebas finales del sistema consisten en: Prueba de los procedimientos y programas de conversin. 43

Pruebas de volumen y carga. Pruebas de aceptacin final.

El paso final de esta fase es aprobar el sistema y verificar que la organizacin est lista para ir al ambiente de produccin e iniciar a trabajar con el sistema de manera oficial.

5) Entrada en produccin y soporte El objetivo de esta fase es migrar del ambiente de pruebas a produccin. Un grupo dentro de la organizacin debe de ser preparado para atender problemas de los usuarios finales y brindar soporte a las diferentes reas involucradas en la migracin. Esta fase es utilizada tambin para monitorear transacciones y mejorar el desempeo del sistema. Al finalizar esta etapa el proyecto de implementacin ser completamente cerrado (Lau, 2005)

2.4 Oracle AIM

Esta metodologa es similar a las metodologas tradicionales de administracin de proyectos de software.

1) Fase de Definicin Durante esta fase se planea el proyecto, se determina los objetivos de la organizacin y se verifica la viabilidad del proyecto en el tiempo, recursos y presupuestos acordados.

2) Fase de Anlisis Operacional En esta fase el equipo de implementacin necesita comprender la operacin de la organizacin, analizarla a detalle y determinar los requerimientos de la organizacin y las limitantes del sistema con el fin de identificar las diferencias entre estos.

44

Figura 5: Metodologa Oracle AIM

(Rashmi, 2006)

AIM es una metodologa basada en seis fases:

3) Fase del Diseo de la Solucin Utilizado para crear diseos de soluciones que cubran futuros requerimientos y procesos basndose en los resultados de la fase de Anlisis Operacional.

4) Fase de Construccin Una vez aceptado el diseo, el sistema de software diseado y probado es validado en esta fase. Aqu suelen realizare los cambios requeridos en la fase de anlisis que no estn contemplados en el paquete de software original.

5) Fase de Transicin Una vez que el sistema esta est completamente configurado el resultado final es implementa dentro de la organizacin y los usuarios finales son movidos hacia este nuevo esquema.

45

6) Fase de Produccin Esta fase se lleva a cabo cuando la organizacin comienza a utilizar el ERP en el ambiente de produccin (Rashmi, 2006).

2.5 Microsoft Dynamics Sure Step

Desde su creacin en 2007, los mtodos de trabajo existentes se han ido modificando y otras nuevas se han agregado generando una metodologa que guie durante el proceso de entrega de una solucin. Sure Step no solo cubre la entrega, sino la planeacin de la solucin as como el proceso de venta (Shankar, Bellefroid, 2011). Se basa en seis fases:

Figura 6: Metodologa Sure Step

(Shankar, Bellefroid, 2011) 1) Diagnostico Conocida como fase de pre-implementacin con el fin de auxiliar al cliente en determinar el tipo de solucin que proveer Microsoft Dynamics.

46

2) Anlisis Esta es la primera fase de la implementacin. Aqu se incluye la asignacin del lder del proyecto, el plan del proyecto, los requerimientos funcionales, anlisis de requerimientos y la junta de arranque del proyecto.

3) Diseo Define como sern solucionados los requerimientos del negocio. Esta fase incluye la configuracin del sistema as como las modificaciones requeridas para ajustar la solucin a los requerimientos del cliente descubiertos en la fase de anlisis.

4) Desarrollo Involucra las modificaciones de programacin requeridas para solucionar los requerimientos del usuario.

5) Implementacin En esta fase inicia la transicin hacia la solucin de Microsoft Dynamics. Esta fase incluye actividades como entrenamiento, modificaciones, pruebas piloto y la migracin.

6) Operacin Esta fase consiste en la transicin del proyecto por parte del grupo de implementacin al grupo de soporte. Una vez que la implementacin es terminada, el cliente asigna las actividades diarias de soporte a un grupo (Donnelly, 2011).

2.6 Easy On Boarding

La compaa de Software QAD en base a implementaciones realizadas durante los ltimos aos ha desarrollado la Metodologa Easy On Boarding (EOB). A travs de su sitio de internet www.qad.com describe como EOB es una metodologa diseada 47

para entregar de manera exitosa la solucin deseada por el cliente en tiempo y dentro del presupuesto.

Figura 7: Metodologa Easy On Boarding

(QAD, s.f.)

Esta metodologa intenta ser flexible y escalable con el fin de ser utilizada en proyectos que requieren implementaciones rpidas, simples, de bajo costo, as como aquellos que requieren el desarrollo de grandes modelos multisitio. Esta metodologa consiste de cuatro fases:

1) Planeacin y Control En la fase de planeacin se especifica el entorno de trabajo para la implementacin, de tal manera que la terminar esta fase toda la documentacin del proyecto deber de estar finalizada. Esto asegurara que todos los miembros del equipo de implementacin (as como los clientes) tengan amplio conocimiento de que es lo que se est requiriendo, la estimacin de los tiempos y quien ser responsable de cada una de las tareas.

48

2) Diseo y configuracin En esta etapa el equipo de trabajo finaliza la definicin de los procesos del negocio, as como los roles y las responsabilidades. Los miembros del equipo de trabajo son entrenados en el uso de QAD utilizando documentos y escenarios de prueba, en los cuales, el cliente est de acuerdo en aportar datos de su compaa para realizar dichas pruebas. En esta fase, el equipo de trabajo asegura que el cliente entienda el proceso, este satisfecho con los escenarios de prueba y comprenda como funciona las aplicaciones de QAD.

3) Pruebas y aceptacin En esta fase se probaran los procesos y los usuarios finales debern de estar de acuerdo con los escenarios de prueba. En esta fase se le da la oportunidad al equipo de trabajo de probarse a s mismos, a la gerencia y a los usuarios finales que la solucin de QAD cumple con los requerimientos de la compaa.

4) Implementacin y Evolucin 4.1) Implementacin.- Consiste en finalizar los pasos de la implementacin hasta llevar el sistema al ambiente de produccin. En esta fase se incluye el entrenamiento a los usuarios finales as como asegurar que el sistema funcione perfectamente en el ambiente de produccin.

4.2) Evolucin.- Consiste en proveer de soporte a todos los requerimientos y problemas despus de la migracin al ambiente de produccin as como evaluar el funcionamiento para identificar futuros requerimientos (QAD, 2012).

2.7 OpenERP

Debido a su modularidad, la colaboracin de desarrolladores en OpenERP ha sido ampliamente integrada, permitiendo a cualquier compaa elegir entre la amplia lista de funciones disponibles.

49

Figura 8: Metodologa OpenERP

(OpenERP, s.f.)

Los elementos de la siguiente metodologa se describen a travs de diferentes fases:

1) Anlisis de requerimientos y planeacin En esta etapa se define el equipo de trabajo, se definen los costos y beneficios del proyecto y se preparan las siguientes fases de la implementacin. En esta fase se responden preguntas como: qu se va a configurar?, se adaptara el software o se cambiara el mtodo de trabajo?

2) Despliegue En esta fase se busca tener la base de datos y el sistema OpenERP listos para el ambiente de produccin. Para esto se deber de instalar OpenERP en el servidor as como crear y configurar las bases de datos.

3) Entrenamiento En esta fase se llevan a cabo 2 tipos de entrenamiento: Tcnico y de usuarios. El entrenamiento tcnico va orientado a los administradores del sistema con el fin de que estos sea capaces en un futuro de desarrollar, modificar y adaptar los modules de OpenERP dentro de la organizacin. El entrenamiento de los usuarios est orientado a que estos utilicen el sistema en ambiente de produccin lo ms rpido posible.

4) Soporte y Mantenimiento El objetivo de esta fase es asegurar que los usuarios obtengan la mxima productividad en el uso del sistema respondiendo a sus preguntas. El

50

mantenimiento busca que el sistema contine las funciones requeridas y que este siempre disponible (OpenERP, s.f.)

2.8 OpenBravo Implementation Framework

Este esquema provee una gua escalable para los proyectos de implementacin de OpenBravo. Figura 9: OpenBravo Implementation Framework

(OpenBravo s.f.).

La metodologa de implementacin de OpenBravo se basa en 5 etapas:

1) Preparacin Se define el equipo de trabajo, as como el detalle de la planificacin, se realiza la junta inicial (Kick-Off),

2) Definicin Las actividades de esta fase son: la extraccin detallada de requerimientos, se realiza el diseo funcional as como la estrategia de migracin y la definicin y diseo de interfaces.

3) Prototipo Iterativo En esta fase se realiza la parametrizacin y configuracin del sistema, los diseos tcnicos de interfaces y desarrollos, as como las pruebas unitarias.

51

4) Preparacin final Se llevan a cabo las pruebas integradas, la migracin de datos as como el entrenamiento a los usuarios finales.

5) Arranque y soporte En esta fase se pone en marcha el sistema en ambiente de produccin, se realizan los ajustes finales as como soporte y correcciones (OpenBravo, s.f.).

52

3 Anlisis de Resultados

A continuacin se muestra un cuadro comparativo con los resultados obtenidos de esta investigacin:

Figura 10: Cuadro Comparativo

Aspectos Total Solution Proposicin de valor Verificacin Real Enfoque de Alineacin Fast Track Plan Alcance y Planeacin Visn y Metas Re-diseo ASAP Preparacin del proyecto Plano empresarial Realizacin Preparacin Final Entrada en Produccin y Soporte Oracle AIM Metodologas Microsoft Dynamics Sure Step Diagnostico Anlisis Diseo Desarrollo Implementacin Operacin proyectos que requieren implementaciones rpidas, simples, de bajo costo No Team Bulding Pequeas Y Medianas Empresas Easy On Boarding Planeacin y control Diseo y configuracin Pruebas y aceptacin Implementacin y Evolucin Openbravo OpenERP Analisis de Requerimientos y planeacin Despliegue Entrenamiento Soporte y mantenimiento

Pasos / Fases

Definicin Anlisis Operacional Diseo de la Solucin Construccin Transicin Produccin

Preparacin Definicin Prototipo Iterativo Preparacin Final Arranque y Soporte

Dimensin del xito Configuracin Entrega de valor Pruebas y Entrega

Orientacin

--------

--------

Pequeas Y Medianas Empresas

--------

--------

--------

Considera la resistencia al cambio Tipo de Trabajo en Equipo Definir las fronteras y los alcances del sistema Flexibilidad Alcance de la aplicacin Infraestructura tecnolgica Cambios en los procesos organizacionales Intensidad de la relacin con el proveedor del sistema Involucramiento de los usuarios

Si Grupos Multidisciplinarios No Si Si No No

No --------

Si Equipos de Choque Si No Si No Si

No --------

No --------

Si --------

No --------

No Si Si Si Si

Si No Si No No

Si No Si No No

Si No Si No No

Si No Si No No

Si No Si No Si

No

Si

Si

Si

Si

Si

Si

Si

No

Si

Si

Si

Si

Si

Si

Si

53

4 Conclusiones

A continuacin se describen los resultados de la investigacin realizada en los captulos anteriores.

Buscando identificar las metodologas de implementacin de Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales se encontr que las metodologas comerciales como ASAP, Oracle AIM y Microsoft Sure Step, se encuentran enfocadas a la implementacin de sus productos correspondientes. As tambin, la metodologa Easy On Boarding, OpenERP y OpenBravo Implementation Framework tambin se encuentran enfocadas para sus productos especficos, resaltando el hecho que dos de estas metodologas son para productos de software libre.

Existen tambin metodologas de implementacin de Sistemas ERP que no consideran el producto a implementar sino que generalizan los pasos necesarios para lograr una implementacin exitosa, como son Total Solution y Fast Track.

Una vez identificadas dichas metodologas se realiz una comparacin de las Metodologas de implementacin de Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales y de Software Libre para establecer la ms conveniente para la Implementacin de Sistema de Planificacin de Recursos Empresariales basado en Software Libre.

A pesar de las similitudes entre estas metodologas, existen diferencias importantes que son capaces de inclinar la balanza a favor de una metodologa. Sin embargo, la metodologa ASAP, cubre la mayora de las principales caractersticas para una implementacin exitosa de un sistema ERP.

Analizando las Metodologas para la Implementacin de un Sistema de Planificacin de Recursos Empresariales de Software Libre encontramos que no existe una metodologa generalizada para Implementar un sistema de Planificacin de Recursos 54

Empresariales de Software Libre que cumpla con todas las caractersticas para una implementacin exitosa de un sistema ERP. Por lo tanto se propone la siguiente metodologa:

1. Planeacin y Anlisis

En esta etapa y a lo largo de la metodologa se deber conformar un grupo de trabajo multidisciplinario, conformado en una parte por personal de la empresa, as como por parte de la compaa que vaya a implementar el sistema ERP de Software Libre.

En esta se debern cubrir los siguientes puntos: Delimitacin del sistema: se establecern las fronteras y alcances propios del sistema. Anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA): con este paso se pretende comenzar a eliminar la resistencia al cambio por parte de los directivos, al mostrarle las bondades que tiene implementar un sistema ERP. Anlisis de requerimientos tecnolgicos: se debe establecer si la empresa cuenta con la infraestructura tecnolgica adecuada para soportar un sistema ERP, en caso de que sea insuficiente se harn las recomendaciones correspondientes para que se cumplan con los requerimientos.

2. Integracin y Reingeniera de procesos

Esta etapa busca eliminar los vicios que se encuentren dentro de la operacin de la empresa, debido al contar con un sistema integral como lo es un ERP, se deben ajustar los procedimientos para mejorar el desempeo de la empresa.

55

As mismo se pretende eliminar fronteras entre departamentos al integrarlos a un sistema global dentro de la empresa, el cual proveer una solucin para todas las reas de la empresa.

3. Realizacin

Esta etapa tiene como objetivo: La implementacin de los procesos establecidos en las etapas anteriores en un ambiente de prueba. Comenzar a involucrar a los usuarios en el manejo del ERP, haciendo mencin en los beneficios directos que tendrn. Evaluar el desempeo del flujo del sistema.

4. Capacitacin y Pruebas Finales

En esta etapa se capacitara se integrara en dos partes: Capacitacin formal al personal: se dotara capacitacin al personal que empleara el ERP, as mismo como al personal que brindara el soporte tcnico. Pruebas finales del sistema: (Volumen y carga, aceptacin)

Adems se determinara si la empresa esta prepara para pasar el sistema a produccin

5. Migracin y Control

Se realizara la migracin de los diversos sistemas con que cuente la empresa al ERP y se pasara de un ambiente de pruebas a produccin. As mismo se realizaran mediciones de control para medir el desempeo del ERP.

56

5 Recomendaciones

Debido al corto periodo de tiempo para realizar la presente investigacin, la principal recomendacin es validar la metodologa propuesta, esto es, realizar una implementacin de algn sistema de ERP de Software libre con dicha metodologa con el fin de observar si el resultado de dicha implementacin es exitoso o no.

Adems, esta investigacin fue basada especficamente en metodologas, haciendo a un lado las estrategias de implementacin y la administracin de proyectos, sin embargo dada la importancia y cercana de estos trminos con las implementaciones de ERP, sera de gran importancia investigar acerca de ellos.

Como ltima recomendacin es la bsqueda de ms metodologas con el fin de que las conclusiones obtenidas de esta investigacin sean las correctas.

57

Bibliografa

Addo-Tenkorang R.y Helo P. (2011).Enterprise Resource Planning (ERP): A Review Literature Report. Congreso WCECS 2011. San Francisco California. Alshawi, S. Themistocleous, M. , y Almadani, R. (2004). Integrating diverse ERP systems: A case study. The Journal of Enterprise Information Management. Emerald Group Publishing Limited. Carrion M. (2007). Estrategia, de la visin a la accin. Ed. ESIC. Madrid. Casares D. (1995). Liderazgo: capacidades para dirigir. [2da edicin]. Fondo de cultura econmica. Mxico. Colmenares L. (2005). Un estudio exploratorio sobre los factores crticos de xito en la implantacin de sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP) en Venezuela. JISTEM J.Inf.Syst. Technol. Manag. (Online) vol.2. Sao Paulo. Computer Economics (2012). Technology Trends 2011/2012. Estados Unidos. Daz A., Ruiz M., Gonzales J. (2005) Implantacin de un sistema ERP en una organizacin. Revista de Investigacin de Sistemas e Informtica. Peru. Donnelly N. (2011). Implementing Dynamics NAV: Key Success. Ed. ECKO House Publishing. Estados Unidos. Dos Santos F. y Aparecido I.(2011). A Theoretical Analysis of key points when choosing open source ERP systems. JISTEM J.Inf.Syst. Technol. Manag. (Online) vol.8 no.2. San Paolo. Gianni V. (2009) A Study of Open Source ERP Systems. Golden B. (2005). Succeeding with Open Source. Ed. Pearson. Estados Unidos. Kendall K. y Kendall J. (2005). Anlisis y Diseo de Sistemas. Ed. Pearson Educacin. Mxico. Lau L. (2005). Managing Business with SAP: Planning, Implementation and Evaluation. Ed. Idea Group Publishing. Estados Unidos. Leon A. (2008). ERP Demystified [Segunda Edicion]. Ed. Tata McGraw-Hill. Nueva Deli. Lewis J. P. (1995) Fundamentals of Project Management. Ed. AMACOM Books, E.U.A. pp. 58

Ligus R. G. (2004) The 12 Cardinal Sins of ERP Implementation. Recuperado de http://rockfordconsulting.com/the-12-cardinal-sins-of-erp-implementation.htm. Metaxiotis K., Psarras J., y Ergazakis K.A. (2003) Production Scheduling in ERP Systems: an AI based approach to face the gap, Business Process Management Journal, Vol. 9, No. 2. Mintzberg, Brian, Voyer (1997). El proceso Estratgico: Conceptos, Contextos y Casos [Edicion Breve]. Ed. Pearson. Mxico. Morocho J. y Mayancela O. (2010). Definicin de Metodologa para la

Implementacin de Software Libre y Open Source en la Universidad Politcnica Salesiana Sede Cuenca. Tesis de Pre-grado. Universidad Politecnica Salesiana de Ecuador. Recuperado de

http://dspace.ups.edu.ec/handle/123456789/423?mode=full. OpenBravo Blogs (2008). Recuperado el 11 de Noviembre de 2012, de http://planet.openbravo.com/?cat=12 OpenERP Book (s.f.). Recuperado el 11 de Noviembre de 2012, de

http://doc.openerp.com/v6.0/book/index.html Orlicky J. (1975). Material Requirements Planning: The New Way of Life in Production and Inventory Management. McGraw-Hill. New York. Panorama Consulting Solutions (2012). 2012 ERP Report: A Panorama Consulting Solutions Research Report. Estados Unidos. Pardinas F. (2005). Metodologa y Tcnicas de Investigacin en Ciencias Sociales. Ed. Siglo XXI Editores . Mxico. QAD Implementation Metodology (s.f.). Recuperado el 1ero de Noviembre de 2012, de http://www.qad.com/erp/Services/Consulting/Implementation+Methodology Rashmi A. (2006). Oracle 11i: The Complete Reference. Ed. Firewall Media. Nueva Deli. Riegner M. (2011): Implementacin del ERP: cada maestrito con su librito. EvaluandoERP.com, Recuperado de

http://www.evaluandoerp.com/Content.aspx?Id=1055 Romani L. (2012) Por qu hay tantos proyectos de ERP que fracasan? EvaluandoERP.com 59

Schatz A., Egri P. y Saucer M. Open Source ERP: Reasonable Tools for Manufacturing SMEs. Fraunhofer Institute for Manufacturing Engineering and Automation. Alemania. Shankar C. Bellefroid V. (2011). Microsoft Dynamics Sure Step 2010. Ed. Packt Publishing. Reino Unido. Shehab M., Sharp M., Supramaniam L., Spedding T. (2004). Enterprise Resource Planning An Integrative Review, Business Process Management Journal , Vol. 10, No. 4. Valyi R., (2008). White Paper on ERP Open Source . Smile. France. Wallace T. y Kremzar M. (2001). ERP: Making it Happen. John Wisley & Sons. Canada. ZafeiropoulosI I. PagourtziII E. LitsaIII A. y AskounisIII D. (2009). Installing an ERP System with a methodology based on the principles of goal directed project management. JISTEM J.Inf.Syst. Technol. Manag. (Online) vol.6 no.3. Sao Paulo.

60