Manual Microsoft Project 2007 Spanish

Manual Microsoft Project 2007
MICROSOFT PROJECT 2007
Contenido
CREAR UN ARCHIVO............................................................................................3 DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO............................................................7 Para Modificar Un Calendario a!e......................................................................" A'E AL PROYECTO......................................%( Para Crear Un Calendario N#e$o.......................................................................%& COMO APLICAR UN CALENDARIO A)RE)AR TAREA' AL PROYECTO......................................................................%7 IMPORTAR TAREA' DE'DE UNA HO*A DE E+CEL ...............................................%7 OR)ANI,ACI-N DE LA' TAREA' EN UN E'.UEMA............................................&& COMO TENER ACCE'O A LA INFORMACION DEL PROYECTO..............................&/ E'CALA' TEMPORALE'.................................................................................... ..3& ORDENAR LA INFORMACI-N EL PROYECTO.......................................................3( DEFINIR LA DURACI-N DE LA' TAREA'.............................................................3" E'TA LECER DEPENDENCIA DE TAREA'...........................................................0( CREACI-N DE HITO' EN UN E'.UEMA..............................................................12 CONFI)URACION DE RECUR'O'.......................................................................13 PARA A'I)NAR RECUR'O' MANUALMENTE.......................................................13 DI'PONI ILIDAD DE RECUR'O'........................................................................(0 PARA ENCONTRAR EL RECUR'O CORRECTO PARA EL TRA A*O.........................(1 VERIFICACI-N DE LO' RECUR'O'.....................................................................(/ RUTA' Y TAREA' CR3TICA'................................................................................72 VI'UALI,ACION DE TAREA' CR3TICA'...............................................................70 DIVI'I-N DE TAREA'........................................................................................."2 CAM IO' EN LA PRO)RAMACI-N......................................................................"& DEFINIR PRIORIDADE' DE REDI'TRI UCI-N....................................................."1 'E)UIMIENTO DEL PROYECTO..........................................................................."7 E'TA LECER UNA L3NEA A'E.........................................................................."7 Re$i!ar la infor4aci5n de re!#4en 6re$i!7a 8 real..........................................%2& Para 9orrar #na l:nea de 9a!e.........................................................................%21
ACTUALI,ACION DEL PRO)RE'O DE LA' TAREA'...........................................%2( Ac7#ali;ar el 6ro8ec7o !e<=n la 6ro<ra4aci5n................................................%2( In7rod#cir el 6orcen7a>e co46le7ado...............................................................%%% In7rod#cir la d#raci5n real...............................................................................%&% In7rod#cir Fec?a! de Co4ien;o 8 Finali;aci5n de la! Tarea!............................%&3 ACTUALI,ACI-N DEL PRO)RE'O MEDIANTE EL TRA A*O DE RECUR'O'........%&0 In7rod#cir el 6orcen7a>e de 7ra9a>o co46le7ado..............................................%&0 In7rod#cir el 7ra9a>o real 8 el 7ra9a>o re!7an7e co46le7ado.............................%&( PARA VOLVER A PRO)RAMAR EL PROYECTO...................................................%03 PLANEAMIENTO DE CO'TO' DE LO' RECUR'O' Y TAREA'.............................%01 PLANEAMIENTO DE CO'TO' DE RECUR'O'....................................................%01 Co4o e!6ecificar co!7o! $aria9le! 6ara lo! rec#r!o! de 7ra9a>o.....................%01 Co4o e!6ecificar co!7o! fi>o! 6ara lo! rec#r!o! de 7ra9a>o.............................%0( Co4o e!7a9lecer lo! co!7o! 6ara lo! rec#r!o! del 4a7erial.............................%0" Co4o e!7a9lecer $ario! co!7o! 6ara #n rec#r!o@.............................................%0/ CAM IO DE LA' A'I)NACIONE' DE RECUR'O'..............................................%1% COMO E'TA LECER LA ACUMULACI-N DE CO'TO'........................................%13 PLANEAMIENTO DE CO'TO' FI*O' DE TAREA'................................................%10 REVI'I-N DE LO' CO'TO' PLANEADO'..........................................................%1( ACTUALI,ACI-N MANUAL DE LO' CO'TO' DEL PROYECTO............................%(% 'UPERVI'I-N DEL PROYECTO..........................................................................%(3 INFORME' 'O RE EL PROYECTO.....................................................................%(" AL)UNO' E*EMPLO' DE INFORME'@................................................................%7& PARA CREAR INFORME' PER'ONALI,ADO'.....................................................%7(
Tabla de contenido agregada por Andrs %ttp&''((()#nblogserio)co*
!s"#e$
CREAR +, ARC-I O
Inicie el programa En el Men Inicio haga clic en la opcin ,#e.o
En el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si a a generar un nue o pro!ecto o a a utilizar uno e"istente
En este momento se de#e definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del pro!ecto$ %Para un pro!ecto programado desde la fecha de finalizacin& las tareas que no requieran una fecha espec'fica se programarn lo ms tarde posi#le& en lugar de hacerlo lo ms pronto posi#le($ )uando !a tenga toda la informacin clara* +aga clic en Pro/ecto 0 In1or*aci2n del Pro/ecto En el
cuadro de dilogo que aparece escri#a* Fec%a de co*ien$o escri#a la fecha de comienzo del pro!ecto$ El programa calcular automticamente la fecha de fin$ Progra*ar a Partir de Escoja si a a utilizar la programacin desde el inicio o desde el final del pro!ecto )uando se programa desde el final del pro!ecto la fecha que de#e ponerse es en el cuadro ,echa de ,in ! dejar constante la ,echa Inicio del Pro!ecto Por defecto el programa utilizar la fecha del d'a que aparece en el cuadro Fec%a de -o/ para iniciar la programacin$ -i usted desea iniciar desde otra fecha modif'quela$ 4
)uando ha!a terminado haga clic en .ceptar para cerrar el cuadro de dilogo
3EFI,IR E4 CA4E,3ARIO 3E4 PRO5ECTO

Microsoft Project proporciona tres calendarios #ase$ Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos& de tareas o al pro!ecto en general$ Est!ndar& est esta#lecido de lunes a iernes& de /*00 a$m$ a 7*00 p$m$ con una hora li#re a medio d'a$ Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el pro!ecto& las tareas ! los recursos$ T#rno de ,oc%e& El calendario la#oral est esta#lecido desde las 00*00 p$m$ hasta las 1*00 a$m$ cinco d'as a la semana& con una hora li#re de 2*00 a 3*00 de la ma4ana$ 26 %oras& est determinado para per'odos de 23 horas todos los d'as de la semana& sin detenerse$
Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del pro!ecto* +aga clic en -erra*ientas 0 Ca*biar Calendario 4aboral
Para hacer el cam#io de calendario& es recomenda#le sa#er cuales son los d'as de descanso que afectan la programacin ! las horas de tra#ajo que se a!a a implementar en el pro!ecto$ -e de#e tener en cuenta que el calendario del pro!ecto es diferente al de las tareas ! los recursos$ .unque en casi todo pro!ecto& estos tres calendarios coinciden$ .parecer& entonces& un cuadro de dialogo donde usted de#e decidir* si modificar algn calendario #ase o a a crear uno totalmente nue o$
Para Modi1icar +n Calendario 7ase
En el cuadro Para Calendario& seleccione el nom#re del calendario #ase que desea modificar$
-' solo desea modificar un d'a* En la casilla E8cepciones escri#a el nom#re con que identifique el cam#io& en las casillas de Co*ien$o ! Fin escri#a las fechas donde a!a a realizar el cam#io$ Estas e"cepciones no necesariamente tienen que durar un d'a& usted puede escri#ir la duracin de arios d'as& semanas o meses$
)lic en 3etalles) En el cuadro que aparece escri#a la informacin so#re la e"cepcin -i usted marca la e"cepcin como un d'a la#ora#le& inmediatamente se acti ar la opcin 5esde ! +asta$ Para escri#ir la informacin en este cuadro& haga clic en la casilla donde desea escri#ir ! presione la tecla F2$
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Para terminar clic en aceptar -i desea modificar un d'a de la semana* 6esalte el d'a de la semana que desea cam#iar presionado la techa S%i1t 9Ma/:sc#las; ! despla$!ndose con las 1ec%as) En la pesta4a Se*anas 4aborales escri#a el nom#re para su identificacin )lic en 3etalles) En el siguiente cuadro escri#a las caracter'sticas de esta semana ! por ltimo de clic en Aceptar)
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En cada uno de los anteriores casos o#ser e que el cam#io que hizo aparece resaltado con un color diferente segn el tipo de informacin que usted ha!a ingresado$ En el cuadro de dilogo del calendario& puede o#ser ar la con encin que utiliza Project para cada caso$
Para Crear +n Calendario ,#e.o

7o ms recomenda#le es cada que se a!a a crear un nue o pro!ecto& crear un calendario donde se defina los d'as que se an a tra#ajar& d'as que tiene un mes& horas a la semana& etc$ Para esto lle e a ca#o los siguientes pasos* )lic en -erra*ientas 8 Opciones )lic en Calendario) En el cuadro de dilogo que aparece defina las condiciones para el pro!ecto
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)uando ha!a terminado& d9 clic en Aceptar) .#ra nue amente el men -erra*ientas 8 Ca*biar calendario 4aboral) +aga clic en Crear Calendario
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En el cuadro ,o*bre escri#a el nom#re con el que a!a a identificar el calendario del pro!ecto$ -eleccione la opcin Crear n#e.o calendario base o acti e la opcin %acer #na copia del calendario base si desea adaptar un calendario e"istente$ )lic en .ceptar
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En la pesta4a Se*ana laborales escri#a un nom#re que identifique el calendario ! la duracin )lic en 3etalles 5efina el calendario a utilizar en todo el pro!ecto$
-e de#e tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un d'a %ejemplo* lunes& domingo( de#e dar clic en Aceptar para que Project a!a almacenando la informacin )uando toda la informacin ha!a sido ingresada& el calendario aparecer con otro color diferente al que ten'a inicialmente$ -e de#e tener cuidado de cam#iar el calendario de todo el pro!ecto$ El error ms frecuente es generar los cam#ios en una sola semana$
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COMO AP4ICAR +, CA4E,3ARIO 7ASE A4 PRO5ECTO
)lic en Pro/ecto 8 In1or*aci2n del Pro/ecto En el cuadro Calendario& seleccione el nom#re del calendario #ase que se aplicar al pro!ecto$ )lic en Aceptar)
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A<RE<AR TAREAS A4 PRO5ECTO

Por defecto& cuando se a#re Microsoft Project aparece el 5iagrama de :antt$ -i esto no ocurre haga clic en er 0 3iagra*a de <antt ;eniendo esta ista a#ierta escri#a el <om#re de las ;areas en el campo ,o*bre Pulse Enter para continuar con la siguiente
El programa le mostrar una duracin de 0d'a=$ )on el fin de recordarle que de#e ingresar el periodo de duracin de la acti idad$ El signo de interrogacin significa que la duracin de las acti idades es E-;IM.5.
IMPORTAR TAREAS 3ES3E +,A -OJA 3E E=CE4
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>na forma adecuada de automatizar el proceso de programacin es hacer que las personas in olucradas en 9l& utilicen E"cel para crear sus listas de tareas !& de este modo& importar las hojas al 5iagrama de :antt de Microsoft Project$ Para esto la nica condicin que se e"ige es que las columnas est9n el mismo orden que en la ta#la de diagrama de :antt$ El proceso de importacin de tareas es el siguiente* .#rir E"cel )lic en Arc%i.o 0 ,#e.o )lic en Sol#ciones %o>a de c!lc#lo %o en Marmreo o ,7 dependiendo de la ersin de E"cel que est9 manejando( +aga do#le clic en Plantilla de In1or*aci2n de listas de tareas de Microso1t Pro>ect) 7a Plantilla crea un archi o con columnas que corresponde al 5iagrama de :antt predeterminado de Project$
Escri#a las tareas ! la informacin necesaria ! luego guarde el archi o$ )uando !a ha!a escrito toda la informacin del pro!ecto& uel a a Microsoft Project$ 18
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+aga clic en Abrir ! a!a a la u#icacin del equipo donde ha!a guardado la lista de tareas en E"cel$ En el cuadro Tipo de Arc%i.os seleccione los libros de Microso1t E8cel 9con e8tensi2n ?)8ls;
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+aga do#le clic en el archi o ! le aparecer el Asistente para I*portaci2n)
+aga clic en Sig#iente +aga clic en la Plantilla de E8cel del pro/ecto ! a continuacin clic en sig#iente)
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Especifique si desea importar el archi o como un nue o pro!ecto& ane"ar las tareas al pro!ecto acti o o com#inar los datos en el pro!ecto acti o$ . continuacin haga clic en Finali$ar)
OR<A,I@ACIA, 3E 4AS TAREAS E, +, ESB+EMA

En este punto !a se de#e ha#er esta#lecido la secuencia de la lista de tareas& por lo tanto el programa est preparado para organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la perspecti a ms amplia a la ms detallada$ 7as tareas se di iden en dos tipos*
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Tarea de Res#*en& -on tareas con un ni el superior al de las otras tareas$ <ormalmente estas tareas representan los cap'tulos en los que se compone el pro!ecto$ Ejemplo* preliminares& concretos& etc$ S#btareas& -on tareas que figuran por de#ajo de las tareas de resumen$ Estas son tareas reales asignadas a recursos$ . su ez estas su#tareas pueden ser tareas de resumen de otras su#tareas$ Ejemplo* E"ca acin de 0 8 2 m& instalacin de mesn de acero ino"ida#le$ C) Con.ertir #na tarea en #na s#btarea& -e4ala la tarea que a!a a modificar En Pro/ecto haga clic en Es"#e*a )lic en Aplicar SangrDa)
-e aplicar -angr'a a la tarea se4alada$ 7a tarea superior se con ertir en una tarea de resumen$ 7as tareas de resumen aparecen en <egrilla ! se muestran en el rea del grfico como una #arra negra$ Para aplicar ! quitar sangr'as !a de#en estar escritas todos los cap'tulos %tareas resumen de acti idades($ IMPORTA,TE& E"iste una forma ms gil de aplicar sangr'as a las tareas* -e4ale toda la fila de la tarea que a!a a con ertir en una su#tarea +aga clic en el #otn derecho del Mouse )lic en Aplicar sangrDa
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Para anular la sangr'a simplemente seleccione la tarea que desee& repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en An#lar SangrDa)
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.l generar tareas ! su#tareas aparecen los signos ms ! menos que permiten mostrar ! ocultar las su#tareas$ 2) Insertar la tarea res#*en del pro/ecto +aga clic en -erra*ientas 8 Opciones )lic en ista En ?pciones de Esquema acti e la opcin Mostrar Tarea de Res#*en del Pro/ecto
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COMO TE,ER ACCESO A 4A I,FORMACIO, 3E4 PRO5ECTO

E"isten ms de 20 istas integradas en Microsoft Project& unas asociadas con tareas& otras con recursos ! otras con asignaciones$ 29
7as istas ms utilizadas estn disponi#les en el men @er$ Pero se pueden encontrar todas las istas en el Men: er 0 M!s istas
Para cam#iar a una ista diferente a la que se muestra en la pantalla* 1. +aga clic en el men er ! o#ser e la parte superior del men para er si aparece la ista que necesita$ 2$ -i aparece en la lista& haga clic en el <om#re$ 3. -i no aparece haga clic en M!s istas$ .parecer la lista completa de las @istas que se encuentran disponi#les$ 3$ +aga do#le clic en la ista que desea ! aparecer en el rea de tra#ajo& sustitu!endo la anterior
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)am#iar de una ista a otra no modificar los datos& simplemente reemplazara la anterior forma de er los datos$ )omo se mencion anteriormente& en el men @er aparecen las istas ms utilizadas& sin em#argo es posi#le que las necesidades de cada pro!ecto sean diferentes ! se desee cam#iar la configuracin del men& para hacerlo* En el Men er 8 Mas istas -eleccione la @ista que desea mostrar ! haga clic en Modi1icar) .parecer el cuadro de dialogo 3e1inici2n de #na .ista en el cual de#e acti ar la casilla Mostrar en el Men:$
Para eliminarlas de men @er se hace el mismo procedimiento ! se quita la erificacin de Mostrar en el Men$
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ESCA4AS TEMPORA4ES
7a escala temporal aparece en el rea del grfico de un pro!ecto$ Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas ni el$ Por ejemplo* .4o 8 Mes 8 -emana& .4o 8 -emana A 5'a$ El ni el superior muestra el periodo de tiempo ms e"tenso ! el ni el inferior muestra el per'odo de tiempo ms detallado$ 7a escala temporal predeterminada muestra dos ni eles* d'as dentro semanas Para definir las opciones de la escala temporal& siga estos pasos* Muestre en la pantalla una ista que contenga una escala temporal$ %El ms con eniente es utilizar el 5iagrama de :antt( )lic en For*ato 8 Escala te*poral 32
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.parecer el cuadro de dilogo Escala ;emporal que tiene cuatro fichas* <i el -uperior& <i el Intermedio& <i el Inferior ! Periodo <o 7a#ora#le$
El ni el intermedio es el que generalmente se modifica segn los requerimientos de la programacin& lo ms comn es mostrar la programacin en semanas ! d'as$
TA74AS ;odos los diagramas tienen una ta#la predeterminada definida por defecto$ El programa Project permite cam#iar la ta#la para los tipos de istas a los que estn relacionados o modificar una ta#la e"istente para agregar& cam#iar o quitar las columnas$ Para cam#iar la ta#la de una ista*
+aga )lic en
er 8 Tabla
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-i la ta#la aparece en el su#men& haga clic en el nom#re$ -i no aparece haga clic en M!s Tablas$ En el cuadro de dialogo que aparece& haga clic en la ta#la que desee$
7a ta#la se puede modificar con los datos que se necesiten$ Para esto se lle a a ca#o el mismo procedimiento e"plicado anteriormente ! en el cuadro de dialogo Mas ;a#las haga clic en Modi1icar) >sted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera$ 6ecuerde que esta informacin no se perder sino que quedar oculta en la #ase de datos del archi o$
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-i desea eliminar una columna desde el escritorio& haga clic so#re el Encabe$ado de la col#*na ! pulse la tecla S#pri*ir$ 7a columna desaparecer& pero seguir e"istiendo en la #ase de datos ! puede recuperarse en cualquier momento$
OR3E,AR 4A I,FORMACIA, E4 PRO5ECTO

)uando se a!a a ordenar una ta#la lo podemos hacer en orden alfa#9tico o num9rico #asndose en un campo en particular$ Por Ejemplo* -e podr'a organizar las tareas por ,echa de Inicio& por 5uracin& por Predecesoras& etc$ 7os pasos para ordenar la informacin de un pro!ecto son* Muestre la ista donde aparezca la informacin que a a ordenar$ 36
+aga clic en Pro/ecto 8 Ordenar En el su#men que aparece se muestran los campos ms utilizados$ -i desea ordenar por otro campo que no se muestre en el su#men haga clic en Ordenar por$
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.parecer el cuadro de dilogo Ordenar ! las opciones que tiene para ordenar la informacin$
-i no est seguro de querer cam#iar la numeracin de las acti idades del pro!ecto& asegrese que la casilla Ren#*erar Tareas Per*anente*ente este desacti ada$
3EFI,IR 4A 3+RACIA, 3E 4AS TAREAS

En el momento en que escri#a una tarea& Project le asignar una duracin estimada de 0 d'a& simplemente para tener algo que mostrar en el 5iagrama de :antt$ ;odos los alores del campo 5uracin que a!an acompa4ados de un signo de interrogacin se consideran como duraciones estimadas$ 7as duraciones pueden ser escritas en* 38
Minutos %m o min( +oras %h o hr( 5'as %d o d'( -emanas %- o sem( Meses %me o ms(
Para escri#ir la duracin de las tareas* Muestre el 5iagrama de :antt En el campo duracin de cada tarea& escri#a el periodo estimado que se demorar para ejecutarse %-i quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que es la duracin estimada( Pulse Enter)
)on este procedimiento se irn creando las #arras del diagrama de :antt$ 7as fechas del diagrama se calcularn automticamente& segn las fechas que se definieron en la informacin del pro!ecto$ Mientras no se ha!an configurado las dependencias de tareas inculando predecesoras ! sucesoras& la fecha de todas las tareas ser la misma que la fecha desde la que se a a programar el pro!ecto -i quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo espec'fica& independiente de los d'as la#orales& se puede escri#ir una duracin transcurrida$ Este tipo de tareas es utilizado generalmente en acti idades que despu9s de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del pro!ecto& Por ejemplo* ,raguado de )oncreto& -ecar Pintura& etc$ 7as duraciones transcurridas se programan 23 horas al d'a& 7 d'as a la semana& hasta que finalicen$ Para especificar una duracin transcurrida se de#e escri#ir una t despu9s de la unidad de duracin& por ejemplo* 2dt para tres d'as transcurridos Para las duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del pro!ecto& las condiciones con las que a a tra#ajar el programa& as' en el momento en que se omita alguna informacin el pueda tra#ajar con esta$ 7os pasos para esta#lecer las condiciones de tiempo espec'ficas de cada pro!ecto son* +acemos clic en -erra*ientas 8 Opciones
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En la pesta4a Calendario& escri#a las condiciones del pro!ecto$
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)lic en Predeter*inar )lic en Aceptar
ESTA74ECER 3EPE,3E,CIA 3E TAREAS

Para esta#lecer el tipo de dependencia entre las tareas de un pro!ecto& se de#e tener en cuenta estas cuatro relaciones* Fin a Co*ien$o 9FC;& 7a tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora Fin a Fin 9FF;& 7a tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora$ Co*ien$o a Co*ien$o 9CC;& 7a tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora$
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Co*ien$o a Fin 9CF;& 7a tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora$ Este tipo de 'nculo no se utiliza normalmente& aunque este disponi#le$ 7as dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos* Muestre el 5iagrama de :antt %7a dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de tareas& pero en el 5iagrama de :antt es donde mejor se o#ser a el efecto de los 'nculos( En la ta#la de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas predecesoras$ Para definir estas relaciones e"isten dos m9todos* Escri#ir directamente la identificacin num9rica de la acti idad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora ! predecesora& luego entrar en el Men Edici2n ! dar clic en la opcin inc#lar Tareas$ -i una tarea tiene arias acti idades predecesoras se se4alan todas ! se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escri#en todas las identificaciones num9ricas de las acti idades predecesoras separadas por comas$
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)uando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se e"presa como un alor negati o& que puede ser un porcentaje de la acti idad predecesora %A2BC( o un per'odo de tiempo espec'fico %A3d($ Para escri#ir esta programacin directamente so#re la hoja del 5iagrama& en la casilla de la acti idad sucesora se de#e poner el tipo de 'nculo e"istente ! el tiempo de adelanto$ Ejemplo* 2,) 8 2
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+aciendo do#le clic so#re el inculo de las tareas ! aparecer la informacin de dependencias$ En este cuadro se puede cam#iar automticamente las relaciones entre acti idades$
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CREACIA, 3E -ITOS E, +, ESB+EMA

7os hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del pro!ecto$ Para crear hitos ha! dos formas$ 7a ms fcil es escri#ir el hito como una tarea %Por ejemplo* construccin primer piso completo( ! ponerle una duracin de cero %0(& por ejemplo* Entrega de Planos$ -in em#argo el hito no tiene duracin cero& por lo tanto la otra forma es con ertir una tarea un hito& de la siguiente forma* -o#re el nom#re de la tarea resumen& se da do#le clic para que aparezca el recuadro con la informacin de la tarea En la pesta4a A.an$ado& se acti a la casilla Marcar la tarea co*o #n -ito
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7os hitos aparecern en la fecha l'mite de la tarea& aunque las fechas de inicio ! fin permanecern en la #ase de datos del programa sin sufrir alteraciones$ -e de#e tener en cuenta que una tarea con su#tareas %o sea& cuando se le ha!a aplicado sangr'a(& aunque se se4ale como hito no aparecer en la pantalla con la con encin de hito$
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CO,FI<+RACIO, 3E REC+RSOS
Microsoft Project es una #uena herramienta para analizar si los recursos de un pro!ecto estn so#reasignados desde el momento de su concepcin$ .l asignar los recursos al programa& las tareas se recalculan segn el esfuerzo que de#en lle ar a ca#o$ >na programacin que se e"tienda ms all del l'mite propuesto inicialmente& de#e re aluarse en cuanto al nmero de horas de tra#ajo o cantidad de recursos$
PARA ASI<,AR REC+RSOS MA,+A4ME,TE

+a! arias formas para asignar recursos& usted puede escoger con la que mejor tra#aje$ C) Pri*era For*a En el 5iagrama de :antt& haga do#le clic so#re la tarea a la que le asignar el recurso$ .parecer el cuadro de dilogo In1or*aci2n de la Tarea) )lic en la pesta4a Rec#rsos donde aparecer una ta#la en #lanco$ En esta ta#la puede asignar los recursos de cada tarea ! la unidad de asignacin$
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7as unidades de asignacin se escri#en en porcentaje o en nmeros enteros segn la configuracin esta#lecida por el programador ! significan la proporcin del recurso que se aplica a la acti idad %Por ejemplo* -e tiene una )oncretadora para realizar columnas ! igas& si la concretadora estar ocupada por la ma4ana en las columnas ! por la tarde en igas& entonces se utilizar B0C o 0$B en cada una de las acti idades($ -i los recursos que se estn asignando son materiales la unidad de asignacin !a no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las acti idades& Por ejemplo* Para acero la unidad es el Dilogramo o 0 DgEml Seg#nda For*a&
Estando en el 5iagrama de :antt haga )lic en er 8 -o>a de Rec#rsos En la ta#la que aparece& escri#a todos los recursos que utilizar en la ejecucin del pro!ecto$
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.l terminar de llenar esta ta#la uel a al 5iagrama de :antt -e4ale la acti idad a la que le a!a asignar los recursos +aga clic en -erra*ientas 8 Asignar Rec#rsos .parece un cuadro donde estn todos los recursos que usted ha escrito$
Para asignar los recursos& se4ale los que se apliquen a la acti idad ! haga clic en Aceptar)
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;odos los recursos que se asignen a la acti idad aparecen se4alados por medio de un chulo en la parte izquierda ! en la parte superior de la lista$
Para continuar asignando recursos solo se4ale la siguiente acti idad& sin cerrar el cuadro de dilogo ! repita el procedimiento$
Tercera For*a&
En el diagrama de :antt desplcese hasta la columna ,o*bre de los Rec#rsos
.ll' puede escri#ir los recursos directamente a la acti idad$ Para asignar la cantidad de recursos& es decir& la capacidad m"ima se escri#en los nmeros dentro de un corchete ! un recurso se separa de otro por medio de punto ! coma$ 56
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-i escri#e una lista con arios recursos& es recomenda#le ordenarla alfa#9ticamente para e itar que un recurso se encuentre arias eces en la lista$ Para esto* @a!a a la ta#la de recursos ! seleccione en el men Pro/ecto A Ordenar
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+aga clic en Ordenar Por
En el cuadro de dilogo que aparece& escri#a como primer criterio ,OM7RE ! luego de clic en Ordenar
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;eniendo la lista organizada por nom#res podr identificar cuales estn repetidos ! #orrarlos$ 5espu9s de tener todos los recursos asignados se de#e erificar que no ha!a so#reasignaciones$ >na so#reasignacin significa que el recurso est tra#ajando en un solo d'a& mas horas de las que puede$ Para esto ha! dos m9todos$ Pri*er Mtodo&

-e4ale todas las acti idades Por el men -erra*ientas 0 Asignar Rec#rsos En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en <r!1icos
.parecern tres tipos de grficos* ;ra#ajo 5isponi#ilidad 6estante 61
;ra#ajo de .signacin
En la casilla donde aparece el titulo del grfico& seleccione ;ra#ajo de asignacin
.parecer el siguiente grfico de #arras$ 7as #arras azules que estn por de#ajo de la l'nea negra son recursos que tra#ajan segn su capacidad m"ima$ 7as #arras rojas que aparecen ms arri#a de est l'nea muestra que ese d'a ha! una so#reasignacin de tiempo para los recursos$
Seg#ndo *todo
En er 0 +so de Rec#rsos todos los recursos que est9n so#reasignados aparecern de color rojo$ Est9 grfico nos muestra cuantas horas diarias est tra#ajando nuestros recursos ! di idiendo esto por el nmero de recursos 62
tengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir el programa de tra#ajo$
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7as celdas amarillas muestran cuantas horas tra#ajo el recurso en una acti idad especifica$ 7as celdas #lancas muestran cuantas horas tra#aja el recurso diariamente$
3ISPO,I7I4I3A3 3E REC+RSOS
Para los pro!ectos siempre ha! recursos que estn disponi#les en determinadas fechas ! en otras no$ -i usted quiere considerar esto desde el inicio de la programacin puede hacer lo siguiente*
Estando en el 5iagrama de :antt +aga clic en -erra*ientas 8 Asignaci2n de Rec#rsos
.parecer el cuadro de dilogo con todos los recursos$ >#'quese so#re un recurso ! d9le do#le clic para que aparezca la informacin del recurso$ En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de tiempo que el recurso estar disponi#le& tam#i9n podr agregar 64
diferente informacin como el costo de los recursos& las horas que tra#aja diariamente el recurso& etc$
)uando termine de ingresar clic haga clic en Enter
PARA E,CO,TRAR E4 REC+RSO CORRECTO PARA E4 TRA7AJO

Estando en el 5iagrama de :antt haga clic en -erra*ientas 8 Asignar Rec#rsos En el cuadro de dilogo Asignar rec#rsos& acti e la casilla de erificacin que ha! junto al cuadro Filtrar por*$ -i no aparece esta opcin& asegrese que el cuadro que ha! en la parte superior al lado de Opciones de lista de Rec#rsos tenga un signo menos& si no lo tiene haga clic so#re el cuadro$
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7uego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos$ -i el filtro que esta #uscando no aparece en la lista& haga clic en M!s Filtros )uando ha!a seleccionado un filtro& la lista de la ;a#la de 6ecursos solo mostrar los recursos que cumplen los criterios seleccionados$ Para asignar estos recursos& se realizar el proceso de la forma que se e"plic anteriormente -i quiere ol er a er todos los recursos& haga clic en Todos los Rec#rsos o simplemente desacti e la casilla Filtrar por
Para er aquellos recursos que tienen tiempo li#re dentro de la programacin del pro!ecto& siga estos pasos*
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En el 5iagrama de :antt& se4ale todas las tareas ! haga clic en -erra*ientas 8 Asignar Rec#rsos .cti e la casilla de erificacin 3isponible para traba>ar ! escri#a las horas que necesite estar disponi#le$ Inmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no cumplan con esta condicin
>sted tam#i9n puede o#ser ar la 5isponi#ilidad de los recursos grficamente* )uando este en el cuadro de Asignaci2n de Rec#rsos escoja el recursos que quiera o#ser ar o se4ale todos los recursos para er cual se encuentra disponi#le
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+aga clic en :rficos ! selecciones el :rafico de 5isponi#ilidad 6estante& cada color es un recurso diferente
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ERIFICACIA, 3E 4OS REC+RSOS

)uando ha!a terminado de asignar los recursos& usted de#e re isar como afectaron la programacin& es decir si la duracin inicial del pro!ecto ar'o$ -i esto ocurre& se de#er e aluar que solucin se le puede dar asignar ms recursos o cam#iar la duracin de las tareas$ Esta decisin siempre de#e ir acompa4ando de un anlisis econmico ! de espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de pro!ectos$ )uando !a tenga la solucin puede redistri#uir los recursos de forma manual o seguir el siguiente procedimiento* En +erramientas 8 6edistri#uir 6ecursos
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.parecer el cuadro de dilogo 6edistri#uir 6ecursos$ En este seleccione las condiciones de redistri#ucin que quiera que se apliquen al pro!ecto$ 6ecuerde por defecto& los recursos estn asignados por tra#ajo en horas& entonces en el cuadro de erificacin 7#scar sobre asignaciones con el criterio& se de#e poner %oras$
R+TAS 5 TAREAS CRETICAS
En la fase de planeacin del pro!ecto se identifica una ruta cr'tica particular$ 5espu9s de comenzar la fase de ejecucin ! de comunicar el progreso real& la ruta cr'tica puede cam#iar de un grupo de tareas inculadas a otro$
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Microsoft Project calcula automticamente la ruta cr'tica por medio de las demoras permisi#les de las tareas$ >na tarea que tenga definida una demora permisi#le igual a cero ser cr'tica$ -i quiere cam#iar la definicin de las tareas cr'ticas* En el Men: 8 -erra*ientas 8 C!lc#lo Escri#a su preferencia para una tarea cr'tica en el cuadro 4as Tareas son crDticas si la de*ora es *enor o ig#al a*
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Para er la cantidad de demora permisi#le ! total de cada tarea& puede aplicar la ta#la Programacin$ Estando en el 5iagrama de :antt& haga clic en Progra*aci2n er 8 Tablas 8
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En esta ta#la aparecer la demora permisi#le que Project ha calculado para cada tarea$ El clculo se hace segn las tareas sucesoras ! la fecha final del pro!ecto$ -i usted quiere cam#iar est demora permisi#le puede hacerlo directamente so#re esta ta#la$
6ecuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programacin en un pro!ecto& por eso se de#e re isar mu! #ien los clculos que hace so#re las tareas cr'ticas$ .l terminar de asignar las tareas es necesario re isar la ruta cr'tica del pro!ecto ! analizar si la que est calculando el programa es la que se de#er'a aplicar realmente$ -i esto no esta ocurriendo& haga las correcciones manualmente para acomodar el pro!ecto a la realidad
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IS+A4I@ACIO, 3E TAREAS CRETICAS

Para er la ruta cr'tica del pro!ecto e"isten arias formas$ En er& seleccione el 3iagra*a de <antt de Seg#i*iento
.parecer un diagrama de :antt con dos #arras diferentes$ >na de color azul o rojo ! la otra de color negro$ 7a de color rojo o azul me muestra la programacin inicial del pro!ecto& el color rojo son las tareas de las rutas cr'ticas ! el color azul las que no se encuentran en esta ruta$ 7as #arras de color negro mostrarn el porcentaje de a ance del pro!ecto cuando se le haga el seguimiento
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?tra forma para er la ruta cr'tica del pro!ecto es aplicando un informe$ +aga clic en er 8 In1or*es
+aga do#le clic en <enerales
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+aga do#le clic en Tareas CrDticas
-e puede agrupar el pro!ecto por ;areas )r'ticas ! <o )r'ticas& para esto* Por Pro/ecto 8 Agr#par Por 8 CrDticas$
)ada l'nea .marilla significa un grupo diferente de acti idad ! dentro de esta l'nea amarilla aparecer el nom#re del grupo por el que est agrupada la hoja 7as tareas cr'ticas aparecern agrupadas segn el orden de ejecucin$
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Para ol er a la configuracin inicial de la ta#la$ Por Pro/ecto 8 Agr#par Por 8 Sin Agr#par Ig#al*ente se p#eden 1iltrar las tareas crDticas& +aga )lic en Pro!ecto 8 ,iltro Para* A ;areas )r'ticas$ )on esta opcin solo aparecern en la ta#al las tareas cr'ticas$
Para quitar el ,iltro& se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Todas 4as tareas
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3I ISIA, 3E TAREAS
>na de los entajas de la di isin de tareas es que los recursos tra#ajan cuando tienen tiempo de hacerlo$ Igualmente& cuando se est creando un pro!ecto con repeticin de tareas en diferentes periodos& no se tiene que programar arias eces la acti idad& sino di idir la tarea en los tiempos que se realizar cada una de sus fases$ Para di idir una tarea* .#ra el diagrama de :antt$ En la #arra de herramientas Edici2n haga clic en 3i.idir Tareas
En el diagrama de la ista& coloque haga clic en la tarea a la fecha que desea que ocurra la di isin$
i ir ! en
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Para quitar la di isin de una tarea& arrastre una parte de la #arra de :antt hasta que toque otra parte
CAM7IOS E, 4A PRO<RAMACIA,
-i por algn moti o se tiene que realizar redistri#uciones en la programacin de tareas& recursos o costos se tienen dos opciones$ 7a primera es que Project calcule automticamente las cargas de tra#ajo cuando se presente so#reasignaciones& la otra forma es que la calcule cuando usted quiera$ Para que Project calcule automticamente estas redistri#uciones* )lic en -erra*ientas A Opciones
+aga clic en la pesta4a C!lc#lo ! seleccione A#to*!tico
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-i quiere que la redistri#ucin de recursos se haga cuando usted quiera& siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla Man#al) )uando termine de Enter) Igualmente se puede hundir la tecla Ma/:sc#la F FG) En cualquiera de los dos casos usted podr erificar que cam#ios por medio del 5iagrama de :antt de 6edistri#ucin$ En el men er 8 Mas istas En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin& #usque 3iagra*a de <antt de Redistrib#ci2n$ -eleccinelo ! de clic en Aplicar) .parecer un 5iagrama de :antt con dos #arras para cada tarea$ 7a primera nos muestra la programacin anterior a la redistri#ucin ! la segunda nos muestra como quedo la tarea despu9s de la redistri#ucin$
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3EFI,IR PRIORI3A3ES 3E RE3ISTRI7+CIA,

7os ni eles de prioridad comprenden de 0 8 prioridad ms #aja a 0$000 8 prioridad ms alta$ ;odas las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de B00& es decir son iguales en prioridad$ Project utiliza la configuracin de prioridad de tareas como un criterio de redistri#ucin$ 7as tareas que no quiere que sean redistri#uidas se de#en asignar con una prioridad de 0$000$ Para cam#iar la prioridad de las tareas* En el 5iagrama de :antt 8 haga do#le clic en la tarea con la prioridad para la que desea cam#iar el alor predeterminado de B00$ En el cuadro de dilogo In1or*aci2n de la Tarea& haga clic en la ficha <eneral
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En el cuadro de Prioridad escri#a el nmero que represente la prioridad deseada de esa tarea
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SE<+IMIE,TO 3E4 PRO5ECTO
En la fase de ejecucin del pro!ecto Microsoft Project puede a!udarlo a almac9n la informacin del progreso& analizar el rendimiento ! generar informes de estado$ -uper isando el progreso ! el rendimiento& puede ajustar el plan del pro!ecto para asegurarse de que el m#ito& la programacin& los costos ! los recursos estn equili#rados de forma necesaria$ Para hacer el seguimiento con Project se de#en hacer dos cosas* guardar la informacin pre ista del pro!ecto ! escri#ir la informacin de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas$
ESTA74ECER +,A 4E,EA 7ASE

>na l'nea #ase nos permite comparar la informacin con que se planeo el pro!ecto ! la forma como se est ejecutando$ .l guardar una l'nea #ase se estar almacenando informacin inicial del pro!ecto en un momento concreto$ 7a informacin que se almacena es* )osto 5uracin ,in )omienzo ;ra#ajo
Para guardar una l'nea #ase para el plan del pro!ecto siga estos pasos* +aga )lic en -erra*ientas 8 Seg#i*iento 8 <#ardar 4Dnea de 7ase .segrese que la opcin :uardar 7'nea de #ase est9 acti ada$ -i no se encuentra acti ada cierre el men +erramientas ! escoja en er 0 3iagra*a de <antt En la opcin <#ardar 4Dnea de 7ase asegrese que se ha seleccionado 7'nea de #ase En este mismo cuadro de dilogo en Para seleccione Pro/ecto Co*pleto 87
+aga clic en Aceptar
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)uando se asignan acti idades adicionales al pro!ecto aunque !a ha!a guardado la l'nea de #ase puede continuar agregndole tareas$ -iga estos pasos* En el 5iagrama de :antt seleccione las tareas que desea agregar a la l'nea de #ase$ +aga clic en -erra*ientas A Seg#i*iento 8 <#ardar 4Dnea de 7ase para mostrar el cuadro de dilogo 7'nea de Fase$ .segrese de que la opcin :uardar 7'nea de Fase est acti ada
En el cuadro 7'nea de Fase aparee la fecha en que guard por ltima ez la l'nea de #ase$ -i desea agregar tareas a otras l'neas de #ase& por ejemplo 7'nea de Fase 0& haga clic en la 4Dnea de 7ase correspondiente en la lista$ En Para& acti e las tareas seleccionadas$
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5e manera predeterminada despu9s de que se guarda una l'nea de #ase& una tarea de resumen no se actualiza al modificar& agregar o eliminar una su#tarea$ Para e itar esto seleccione la casilla 3e S#btareas a Tareas de Res#*en) +aga clic en Aceptar ! Si para confirmar que desea cam#iar la l'nea de #ase e"istente
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Para er la l'nea de #ase puede utilizar dos formas* En er haga clic so#re 3iagra*a de <antt de Seg#i*iento) En el grfico que aparece usted podr comparar la informacin inicial %#arras azules ! rojas( ! la ingresada durante la ejecucin del pro!ecto %negra($
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Igualmente puede utilizar las ta#las* )lic en er 8 Tabla 8 Mas Tablas
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En el cuadro de dilogo que aparece seleccione 4Dneas de 7ase ! haga clic Aplicar
7o ms comn es que las l'neas de #ase no se modifiquen& por lo tanto cuando tenga que asignar nue as tareas al pro!ecto cree una l'nea de #ase completamente nue a$ Para esto se sigue el procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opcin Para& Pro/ecto Co*pleto
Re.isar la in1or*aci2n de res#*en pre.ista / real

En el men Pro/ecto haga clic en In1or*aci2n del Pro/ecto) En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opcin EstadDsticas) .parecer la informacin del pro!ecto en forma comparati a
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Para borrar #na lDnea de base

+aga clic en -erra*ientas 0 Seg#i*iento 0 7orrar 4Dnea de 7ase
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.parecer el cuadro de dilogo 7orrar 4Dnea de 7ase) .cti e Plan Pre.isto o Plan Pro.isional segn el caso ! seleccione el nom#re de la l'nea de #ase que desea #orrar$ .cti e la opcin Pro/ecto Co*pleto o Tareas Seleccionadas )lic en Aceptar
ACT+A4I@ACIO, 3E4 PRO<RESO 3E 4AS TAREAS
.l introducir una parte de informacin de estado& normalmente& Microsoft Project calcula otras partes$ 7a programacin ! los costos se calculan automticamente$ E"isten arios m9todos para actualizar el proceso de las tareas& usted puede utilizar el que le parezca ms con eniente mientras que utilice siempre el mismo& pues esto le permite o#tener resultados ms coherentes$
Act#ali$ar el pro/ecto seg:n la progra*aci2n

El m9todo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es proporcionar informacin a Project que muestre que el pro!ecto funciona e"actamente de acuerdo con el plan$ Puede usar la fecha de ho! u otra distinta como fecha de referencia de Traba>o Co*pletado$ )on este m9todo& las tareas se actualizan de la siguiente manera* ;odas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de tra#ajo completado aparecen completadas en la fecha programada$ En otras pala#ras& las fechas programadas de finalizacin se con ierten en las fechas de finalizacin reales hasta la fecha$ ;odas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de tra#ajo completado %! una fecha de finalizacin despu9s de su fecha( estn en curso durante esa fecha$ ;odas las tareas con una fecha de comienzo programada despu9s de la fecha de tra#ajo completado quedan intactas$
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Para actualizar el pro!ecto segn la programacin* +aga clic en -erra*ientas 8 Seg#i*iento 8 Act#ali$ar Pro/ecto$ .parecer el cuadro de dilogo .ctualizar el pro!ecto
.segrese de que est acti ada la opcin Act#ali$ar traba>o co*pletado al Escri#a la fecha de tra#ajo completado en el cuadro$ 5e manera predeterminada aparecer la fecha de ho!
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.cti e la opcin Solo al 0H o al C00H si desea que Project calcule si la tarea no ha comenzado o si se ha completado al 000C& o si est en curso& tam#i9n puede acti ar la opcin Por Porcenta>e Acti.ado
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-i la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de tra#ajo completado& la tarea seguir con 0C$ -i la fecha programada de finalizacin de una tarea es anterior a la fecha de tra#ajo completado& la tarea se configurar con el 000C completado$ -i la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior ! la fecha programada de finalizacin de una tarea es posterior a la fecha de tra#ajo completado& el programa calcular un porcentaje de alor completo$ .cti e la casilla -olo de 0C al 000C si desea que las tareas en curso continen al 0C$ Es decir& todas las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a la fecha de tra#ajo completado para las que no se ha!a introducido un alor aparecern en cero Puede usar este m9todo para actualizar todo el pro!ecto o slo las tareas seleccionadas$ Para esto acti e la opcin Todo el Pro/ecto o Tareas Seleccionadas
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Introd#cir el porcenta>e co*pletado

.l introducir el porcentaje completado& Project calcula la duracin restante ! real$ Para escri#ir el porcentaje completado a una o ms tareas* En el 5iagrama de :antt& seleccione las tareas que desea actualizar$ En el men -erra*ientas 8 Seg#i*iento 8 Act#ali$ar Tareas
En el cuadro de dilogo Act#ali$ar Tareas introduzca el porcentaje completado de las tareas$
En el 5iagrama de :antt el porcentaje completado se representa como una l'nea negra dentro de las #arras$
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Esta actualizacin tam#i9n puede hacerse por la Informacin de la ;area -eleccione la ;area que desea actualizar +aga do#le clic so#re ella$ .parecer el cuadro de In1or*aci2n de la Tarea En la pesta4a <eneral escriba el porcentaje completado$
dilogo
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Introd#cir la d#raci2n real

-i escri#e la duracin real de una tarea& Project calcular el porcentaje completado$ Puede cam#iar la duracin restante si es necesario$ Para introducir la duracin real de las tareas* En el 5iagrama de :antt& seleccione la tarea que desea actualizar$ +aga clic en -erra*ientas 8 Seg#i*iento 8 Act#ali$ar Tareas En el c#adro 3#raci2n real escri#a el alor$
-i espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado& actualice la duracin restante el respecti o cuadro$
,OTA& 5e manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el tra#ajo ! el costo real ! restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado& la duracin real o la duracin restante de tareas o asignaciones$ -i quiere que el programa no lo haga automticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic 121
en -erra*ientas 8 Opciones 8C!lc#lo ! quita la erificacin de las casillas Act#ali$ar el estado de las tareas act#ali$a el estado del rec#rso
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Introd#cir Fec%as de Co*ien$o / Finali$aci2n de las Tareas

.l escri#ir fechas de comienzo ! finalizacin para tareas& puede super isar mejor la fecha de finalizacin de todo el pro!ecto& especialmente al tra#ajar con tareas cr'ticas$ -i escri#e una fecha de comienzo real& la fecha de comienzo programada cam#iar para adaptarse a la fecha real$ Igualmente& al escri#ir una fecha de finalizacin real& la fecha de finalizacin programada har lo mismo$ Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas& haga lo siguiente* En el 5iagrama de :antt& selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalizacin que desea actualizar$ +aga clic en -erra*ientas 8 Seg#i*iento 8 Act#ali$ar tareas 123
En Estado RealI escri#a la fecha real de comienzo o final segn sea el caso$
.l escri#ir fechas reales de comienzo ! finalizacin& las fechas programadas cam#ian para adaptarse a ellas& con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programacin esta#lecida inicialmente$
ACT+A4I@ACIA, 3E4 PRO<RESO ME3IA,TE E4 TRA7AJO 3E REC+RSOS
Introd#cir el porcenta>e de traba>o co*pletado

-i ha asignado recursos& puede introducir los informes del porcentaje que han completado hasta el momento$
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Para escri#ir el porcentaje de tra#ajo completado para una tarea& siga estos pasos* En el 5iagrama de :antt ! aplique la ta#la de ;ra#ajo$ +aga clic en er 8 Tabla 8 Traba>o En el campo H traba>o co*pl) de la tarea que desea actualizar& escri#a el alor del porcentaje de tra#ajo completado
-iga estos pasos para introducir el porcentaje de tra#ajo completado de una asignacin* .#ra la ista +so de Tareas +aga 5o#le clic en el nom#re del recurso situado de#ajo de la tarea %esto se llama .signacin( con el porcentaje de tra#ajo que desea actualizar$ En el cuadro de dilogo In1or*aci2n de la Asignaci2n& haga clic en la ficha Seg#i*iento) En el cuadro H traba>o co*pletadoI escri#a el alor$
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Introd#cir el traba>o real / el traba>o restante co*pletado

-i ha asignado arios recursos a una tarea e introduce el tra#ajo real completado para la tarea& la cantidad de tra#ajo se distri#uir uniformemente entre los recursos asignados$ Para introducir la cantidad total de tra#ajo real completado en una tarea& haga lo siguiente* 5esde el 5iagrama de :antt& haga clic en er 8 Tabla 8 Traba>o .rrastre la #arra di isoria hasta er la columna Real)
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En el campo Real de la tarea que desea actualizar& escri#a el alor de tra#ajo real$
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7os alores de los campos 6estante ! C tra#ajo compl$ se calcularn de nue o$ Para escri#ir la cantidad total de tra#ajo real completado en una asignacin& haga lo siguiente* .#ra la @ista +so de Tareas
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+aga clic en
er 0 Tabla J Traba>o
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En el campo Real de la asignacin que desea actualizar& escri#a el alor del tra#ajo real$
7os alores de los campos 6estante ! C tra#ajo Introd#cir el traba>o real co*pletado por perDodo de tie*po El m9todo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es introducir el tra#ajo real de las asignaciones por per'odos de tiempo$ Ejemplo* por horas )on este m9todo& se utiliza el parte de horas de la ista >so de tareas para introducir datos reales$ Para hacerlo siga los siguientes pasos* .#ra la @ista >so de ;areas +aga clic en For*ato 8 3etalles 8 Traba>o Real$ El parte de horas de la ista incluir la fila Trab) Real como una fila de#ajo de Trab)
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-i desea mostrar los totales resumidos de tra#ajo real de las asignaciones& aplique la ;a#la tra#ajo al parte de horas de la ista$ +aga )lic en er 8 Tabla 8 Traba>o
PARA
O4 ER A PRO<RAMAR E4 PRO5ECTO
5espu9s de actualizar la informacin del pro!ecto& se de#e ol er a programar las tareas incompletas a la fecha actual$ Microsoft Project calcular automticamente estas acti idades hasta la fecha que usted desee$ En este momento es recomenda#le guardar una nue a l'nea de #ase$ Para ol er a programar tareas incompletas& siga estos pasos* +aga clic en -erra*ientas 8 Seg#i*iento 8 Act#ali$ar pro/ecto
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.cti e la opcin Reprogra*ar traba>o restante para "#e e*piece desp#s de ! asigne la fecha desde la que quiera que se uel a a programar
Puede utilizar este proceso para reprogramar ;odo el pro!ecto o solo las ;areas seleccionadas$ Para esto acti e la opcin que mas se acomode a su necesidad$
IMPORTA,TE& 7as tareas que tengan restricciones no se reprograman de nue o
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P4A,EAMIE,TO 3E COSTOS 3E 4OS REC+RSOS 5 TAREAS

<ormalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen la ma!or parte de los costos$ Pero tam#i9n e"isten costos asociados directamente con las tareas$ El punto inicial es agregar los costos de los recursos ! los costos fijos para las tareas& Microsoft Project utiliza calcula los costos del pro!ecto en general con #ase en estos$ -i esta en la fase de e aluacin de pro!ectos& puede utilizar esta informacin para calcular el presupuesto ! si est en la parte de planeacin del pro!ecto puede compro#ar si el plan de tra#ajo est de acuerdo con el presupuesto asignado$
P4A,EAMIE,TO 3E COSTOS 3E REC+RSOS

>na forma para planear los costos del pro!ecto es asignar los costos de recursos$ .l escri#ir tasas de costos ! asignar recursos a tareas& esas tasas de costos de recursos se multiplican por el tra#ajo de las asignaciones$ El resultado es el costo de la asignacin$ Microsoft Project le permite escri#ir distintos costos para un recurso$
Co*o especi1icar costos .ariables para los rec#rsos de traba>o

Para esta#lecer los costos de los recursos siga estos pasos* .segrese que tenga se4ala la ta#la Entrada en el men er Por el men er 8 -o>a de Rec#rsos .parecer la ta#la con todos los recursos$ En esta ta#la solo se permitir asignar recursos a quienes sean del Tipo Traba>o) En el campo Tasa Est!ndar del primer recurso de tra#ajo& escri#a el costo del recurso$ Este costo de#e escri#irse so#re unidades de tiempo$ Por ejemplo G 2B0$000Ed'a 145
-i el recurso puede llegar a generar horas e"tras& asigne en la casilla Tasa de -oras E8tras el alor de las mismas$ Por ejemplo* G B$000Ehora
Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas e"tras cuando un recurso e"cede las 00 horas diarias o las 31 horas semanales$ -i lo hiciera& podr'a aca#ar con costos superiores a los reales$ Para utilizar la tasa de horas e"tra& usted de#e especificar el tra#ajo de horas e"tras ! el tra#ajo normal para el recurso Para asignar el tra#ajo e"tra& simplemente inserte una columna 7lamada ;ra#ajo de +oras E"tra
Co*o especi1icar costos 1i>os para los rec#rsos de traba>o

)uando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de tra#ajo que realicen& Por ejemplo* .lquiler de campamento& tra#ajan con este tipo de costos$ 146
Para especificarlos* +aga clic en er 8 -o>a de Rec#rsos -i no ha aplicado la ta#la Entrada a la +oja de 6ecursos& haga clic en er 0 Tabla J Entrada
En el campo Costo'+so del recurso de tra#ajo& escri#a el costo por uso del recurso$ Ejemplo* G 000$000
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Co*o establecer los costos para los rec#rsos del *aterial

Para definir los costos de los recursos& siga estos pasos* Estando en la ;a#la de Entrada$ +aga clic en er 8 -o>a de Rec#rsos .segrese que los recursos materiales de#en designarse en el campo Eti"#eta del Material con las unidades de medida$ Ejemplo* #ulto& m2& und
En el campo Tasa Est!ndar& escri#a el costo por unidad$ Por ejemplo* >n ladrillo ale G /B0& >n #ulto de cemento ale G 0H$000
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-i ha! un costo por uso del material& escr'#alo en campo )ostoE>so$ Ejemplo* Para los materiales granulares el derecho de e"plotacin de las cantares A G 0B00Em2
Co*o establecer .arios costos para #n rec#rso&

-i usted cuenta con informacin so#re aumento de precios de materiales en determinada fecha que afectar los costos del pro!ecto& o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo puede especificar diferentes costos en diferentes momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos) Para especificar diferentes costos& siga estos pasos* En la -o>a de Rec#rsosI haga do#le clic en el recurso para el que desea especificar arios costos$ En el cuadro de dilogo In1or*aci2n del Rec#rsoI haga clic en la ficha de Costos
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En la ficha . %predet$(& puede er la tasa estndar& la tasa de horas e"tras ! el costo por uso escritos en la +oja de 6ecursos Para especificar un cam#io en las tasas despu9s de un cierto periodo de tiempo& haga clic en Fec%a E1ecti.a ! escri#a la fecha modificada$ ;enga en cuenta que la primera celda no se dejar modificar pues Project calcular los cam#ios con respecto a esta$ )uando ha!a escrito la fecha& puede escri#ir los otros datos que se de#en modificar$
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Para especificar diferentes costos #asados en diferentes tipos de acti idades& escri#a los costos en otro ficha& como F o )$ Por ejemplo* >n a!udante tiene salarios diferentes dependiendo de la acti idad que realiza& entonces despu9s de asignar el costo de la primera acti idad en . se escri#e el costo de la otra acti idad en F$
CAM7IO 3E 4AS ASI<,ACIO,ES 3E REC+RSOS

)uando se asignen arios precios& se puede escri#ir los porcentajes que ar'an con respecto al primer precio$ Para esto se escri#e la fecha ! luego en la tasa estndar el porcentaje$ 7a tasa real que representa el cam#io se calcular inmediatamente ! aparecer en el cuadro$ 7a ta#la . se asigna de manera predeterminada a las acti idades segn el alor del recurso$ -i por algn moti o ha definida otra ta#la de costos& como la F o )& se de#e especificar que ta#la desea utilizar para la asignacin$ Para hacerlo& siga estos pasos* )uando !a tenga asignado los recursos a las tareas& haga clic en er 8 +so de Tareas %;am#i9n puede utilizar er 8 +so de Rec#rsos($ .parecer una ta#la donde se muestra los recursos asignados a las acti idades
151
7uego& haga doble clic en el recurso al cual se le asignar una ta#la diferente a la .$ .parecer el cuadro de dilogo In1or*aci2n de la Asignaci2n
-e4ale la pesta4a <eneral En la Tabla de Tasas de CostosI situada en la parte inferior& seleccin la ta#la que desee aplicar a esta asignacin
152
COMO ESTA74ECER 4A AC+M+4ACIA, 3E COSTOS

El m9todo que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo$ Pero usted puede especificar el m9todo que ms se ajuste a sus gustos$ Es importante especificar el m9todo de acumulacin de costos para el planeamiento del flujo de costos$ Para esto siga los siguientes pasos* +aga )lic en er 0 -o>a de Rec#rsos %.segrese que este u#icado en la ;a#la de Entrada( En el campo .cumular del recurso haga clic en uno de los m9todos* )omienzo& Prorrateo& ,in
7os m9todos consisten en* Co*ien$o& calcula los costos de las acti idades con los precios que se ingresaron al inicio del pro!ecto Final& calcula los costos de las acti idades con los precios que se ingresaron al final del pro!ecto Prorrateo& -e hace un promedio entre el precio inicial ! el precio final de las acti idades o recursos$ 153
;am#i9n puede especificar el m9todo de ac#*#laci2n de costos en la ficha Costos del cuadro de dilogo In1or*aci2n del Rec#rso$
P4A,EAMIE,TO 3E COSTOS FIJOS 3E TAREAS
)uando se tienen los costos asociados a las acti idades& sin importar si tienen recursos o no& puede escri#ir un costo fijo para una tarea$ Para escri#ir un costo fijo para una tarea& siga estos pasos* Estando en el 5iagrama de :antt& haga clic en er 8 Tabla 8 Costo .parecer la ta#la )osto con los campos Costo Fi>o ! Ac#*#laci2n de Costos Fi>os 154
En el campo Costo Fi>o de la tarea& escri#a el )osto En el campo Ac#*#laci2n de Costos Fi>os especifique cuando de#er'a acumularse el costo de la tarea$ El costo fijo planeado para la tarea se agregar a otros costos calculados para asignaciones ! tareas durante el pro!ecto$ El total aparecer en el campo )osto ;otal de la tarea de resumen del pro!ecto$
155
RE ISIA, 3E 4OS COSTOS P4A,EA3OS

C) Re.isi2n de los costos de asignaci2n Puede re isar los costos de asignaciones aplicando la ta#la Costo a la ista +so de Tareas o +so de Rec#rsos$ Para hacerlo siga estos pasos* +aga clic en er 8 +so de Tareas o er 8 +so de Rec#rsos& para mostrar una de las istas de asignaciones$ +aga clic en er 8 Tabla 8 Costo
En la ista +so de TareasI puede er los costos de cada asignacin ! el costo total de cada tarea$ En la ista +so de Rec#rsosI puede er los costos de cada asignacin ! el costo total de cada recurso$
156
2) Re.isi2n de los costos de rec#rsos& Puede re isar los costos de recursos para er cuanto cuesta a cada recurso lle ar a ca#o las tareas asignadas$ Para o#tener los costos totales de las asignaciones de un recurso& agregue el )osto a la +oja de recursos de la siguiente manera* +aga clic en er 8 -o>a de Rec#rsos +aga clic en el enca#ezado de columna situado a la derecha del lugar en el que desea insertar el campo )osto +aga clic en Insertar 8 Col#*na En la lista ,o*bre de Ca*poI haga clic en Costo ! a continuacin haga clic en Aceptar) -e agregar el campo )osto a la ta#la& mostrando los costos totales planeados para todas las asignaciones de cada recurso
157
158
K) Re.isi2n de costo de tareas& Puede re isar los costos de tareas para er cuanto cuesta realizar cada tarea$ Este costo es la suma de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea& adems de los costos fijos adicionales$ Para er los costos totales de las tareas& haga lo siguiente Estando en el 5iagrama de :antt& haga clic en er 8 Tabla 8 Costo 6e ise el campo Costo Total para er el costo de cada tarea
6) Re.isi2n del costo total planeado del pro/ecto Puede er el costo total planeado del pro!ecto$ Este costo es la suma de todos los costos de tareas& ! de los costos fijos adicionales del pro!ecto$ Para er el costo total del pro!ecto& siga estos pasos*
159
En el 5iagrama de :antt& agregue la tarea de resumen al pro!ecto$ En -erra*ientas 8 Opciones 8 ista 8 Mostrar Tarea de Res#*en del Pro/ecto haga clic en Tabla 0 Costo)
,rente a la #arra de resumen del pro!ecto& aparecer el costo total del pro!ecto$ Ejemplo* G /1$B00$000
?tra forma de er el costo total del pro!ecto es* +aga clic en Pro/ecto 0 In1or*aci2n del pro/ecto) En el #otn EstadDsticasI aparecer el costo total del pro!ecto
160
ACT+A4I@ACIA, MA,+A4 3E 4OS COSTOS 3E4 PRO5ECTO

-i ha asignado recursos a tareas en el pro!ecto ! tam#i9n se ha introducido el costo de estos recursos& los costos se actualizarn cuando escri#a informacin real del pro!ecto$ -i no desea que esta actualizacin se haga automticamente puede desacti ar esta opcin ! escri#ir los costos manualmente& para hacerlo siga estos pasos* +aga clic en -erra*ientas 8 Opciones J C!lc#lo 5esacti e la ficha de erificacin Microso1t Pro>ect sie*pre calc#la los costos reales 5e manera predeterminada los cam#ios realizados en los costos se distri#uirn uniformemente a lo largo de la duracin real de una tarea$ -i prefiere e"tender los costos a la fecha de estado %fecha de 161
actualizacin del pro!ecto(& acti e la casilla de erificacin 4as *odi1icaciones de los costos totales se e8tienden a la 1ec%a de estado
Para introducir los costos de tareas manualmente* En el 5iagrama de :antt haga clic en er 8 Tabla 8 Costo para aplicar la ta#la )osto$ Escri#a el total de costos reales en el campo Real de la tarea
162
S+PER ISIA, 3E4 PRO5ECTO

>sted puede o#ser ar como se est realizando la ejecucin de su pro!ecto ! compararlo con la programacin inicial$ Para esto e"isten arias formas* C) Pri*era For*a +aga clic en pro/ecto 0 In1or*aci2n del Pro/ecto 0 EstadDsticas
2) Seg#nda For*a En el 5iagrama de :antt& selecciones el men -erra*ientas 8 Opciones 8 ista J Mostrar tarea de res#*en del pro/ecto
163
K) Tercera 1or*a& En el 5iagrama de :antt& haga clic en er 8 Tabla A ariaci2n
164
6) C#arta 1or*a& En el diagrama de :antt& seleccione er 8 <antt de Seg#i*iento)
L) 4Dneas de Progreso 7as l'neas de progreso crean un grfico en el 5iagrama de :antt que proporciona aliosa informacin de progreso& de la siguiente manera* 7os picos dirigidos hacia la izquierda indican el tra#ajo retrasado con respecto a la programacin 7os picos dirigidos hacia la derecha indican el tra#ajo adelantado con respecto a la programacin 7as l'neas erticales de una #arra de :antt indican una tarea ajustada a la programacin$
Para agregar l'neas de progreso& siga estos pasos* 165
En el 5iagrama de :antt& haga Seg#i*iento 8 4Dneas de Progreso
clic
en
-erra*ientas
En la ficha Fec%as e inter.alos& acti e la casilla de erificacin Mostrar sie*pre la lDnea de progreso act#al$ . continuacin seleccione si desea mostrar la l'nea de progreso con la fecha de estado del pro!ecto o con la fecha actual$ En Mostrar lDneas de progreso en relaci2n con el& seleccione si desea que las l'neas de progreso reflejen el Plan 6eal o el Plan Pre isto$
Puede definir arias formas de representar las fechas e inter alos de fechas con las l'neas de progreso$ Puede introducir fechas de l'neas de progreso espec'ficas& mostrar l'neas de progreso en relacin con inter alos de fechas seleccionados& etc$
166
+aga clic en la ficha Estilos de 4Dnea ! defina sus preferencias para mostrar l'neas de progreso en el 5iagrama de :antt$ Puede especificar el tipo ! el color de la l'nea& ! la forma ! el color del progreso para la l'nea de progreso actual ! para otros diferentes$
Para quitar las l'neas de progreso& siga estos pasos* )lic en -erra*ientas 8 Seg#i*iento 8 4Dnea de Progreso En la ficha Fec%as e Inter.alos& desacti e la casilla de erificacin Mostrar sie*pre la lDnea de progreso act#al
167
I,FORMES SO7RE E4 PRO5ECTO

Para que esta opcin est9 acti ada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora& !a que los informes se generan por @istas Preliminares$ E"isten seis categor'as de informes disponi#les* :enerales .cti idades .ctuales )ostos
168
.signaciones )arga de ;ra#ajo Personalizados
Para .er los in1or*es integrados disponibles& +aga clic en er 0 In1or*es) .parecer el cuadro de dilogo Informes& mostrando las categor'as disponi#les$
,OTA& 7a ersin de Microsoft Project 2007 cuenta con un men llamado Informes$ Para que aparezca los informes haga clic en In1or*es 8 In1or*es)
En el cuadro de dilogo In1or*es& haga do#le clic en la categor'a que desea mostrar
169
+aga do#le clic en el informe que desee er
170
-i al seleccionar el informe& aparece otro informacin& introdzcala ! haga clic en Enter
cuadro
pidi9ndole
El informe aparecer en una entana de @ista Preliminar$ +aga clic en una parte del informe para ampliarla$ +aga clic otra ez para ol er al estado anterior$
171
Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms con eniente$ Para esto de clic en Con1ig#rar P!gina$ )uando !a est9 listo para imprimir de clic en I*pri*ir
A4<+,OS EJEMP4OS 3E I,FORMES&
C) I,FORMES 3E COSTOS El infrome presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total$ El informe refleja los costos reales& el costo pre isto %programado(& la ariacin& el costo fijo& el metodo de acumulacin ! el costo restante$ 7as tareas se enumeran de ma!or a menor costo$ Para crear el informe Pres#p#esto& haga lo siguiente* +aga )lic en er 8 In1or*es %En Microsoft Project 2007 aparecern los Informes en un men aparte( +aga do#le clic en Costos +aga do#le clic en Pres#p#esto .parecer el informe Presupuesto$
172
El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados ! reales de cada tarea& di ididos en periodos semanales$ Para generar un informe de Fl#>o de Ca>a En In1or*es 0 Costos haga do#le clic a Fl#>o de Ca>a
173
E"iste un Informe que resume toda la informacin del pro!ecto$ Este informe se centra en la informacin ms importante ! es particularmente til para las directi as por la concisa presentacin de los datos generales del pro!ecto$ Para generar el Informe 6esumen del pro!ecto En In1or*es 0 <enerales haga do#le clic a Res#*en del pro/ecto
174
El informe de TareasI Rec#rsos -#*anos / Fec%as es una muestra los recursos asignados a cada acti idad di ididos en horas diarias de tra#ajo asignado$ Para generarlo +aga do#le clic In1or*es 0 Asignaciones / do#le clic en TareasI Rec#rsos -#*anos / Fec%as
175
PARA CREAR I,FORMES PERSO,A4I@A3OS

Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado& siga estos pasos* +aga clic en er 8 In1or*es ! do#le clic en Personali$ados
En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de Informes
176
+aga clic en ,#e.o& Modi1icar o Copiar dependiendo como desee el informe$
Project permite personalizar los informes tomando datos de las ta#las del pro!ecto$ .l cam#iar un informe de#e especificar el contenido en las categor'as de 5efinicin& 5etalles ! ?rdenar
IMPORTA,TE& la ersin Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes @isuales$ .l seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en E"cel como resultado de una ;a#la dinmica$ Para crear un Informe @isual siga estos pasos* En el men In1or*es haga clic so#re In1or*es is#ales) .parecer un cuadro de dilogo donde usted podr escoger el tipo de Informe
177
Por ejemplo& al seleccionar In1or*e de Res#*en de Costos
178
>n conocido formato para representar grficamente los cam#ios del pro!ecto& es el <r!1ico de C#r.as S) Para crearlo usted de#e hacer el procedimiento que se e"plica a continuacin* +aga clic en er 8 Mas istas 8 Entrada de tarea
+aga clic en el enca#ezado de la columna del campo Predecesoras$ +aga clic en Insertar 8 Col#*na$ En el cuadro ,o*bre de Ca*po haga clic en Costo Real ! despu9s en Aceptar
179
-eleccione todas las tareas del pro!ecto$
180
En el men Arc%i.o haga clic so#re <#ardar Co*o$ .parecer el cuadro de dilogo de :uardar como& en la casilla de <#ardar co*o Tipo seleccione la opcin 4ibro de Microso1t E8cel
+aga clic en <#ardar$ .utomticamente Project mostrar el Asistente para E8portaci2n& de clic en Sig#iente para continuar$
181
Para e"portar toda la informacin seleccione la casilla Plantilla de E8cel del Pro/ecto& si solo quiere e"portar marque la opcin 3atos Seleccionados %Estas tareas de#en estar seleccionadas($
182
+aga clic en Finali$ar) .#ra el li#ro de E"cel que ha creado$ -eleccione las columnas ! las filas ,o*bre de Tarea ! Costo Real que contengan datos$
En la #arra de -erra*ientas seleccione Insertar A <r!1ico
183
En el asistente para grficos haga clic so#re Tipos Personali$ados -eleccione el tipo de grfico 4Dneas S#a.i$adas ! a continuacin clic en el #otn siguiente$
Iunto a Series en haga clic en Col#*nas ! despu9s haga clic en el #otn siguiente$
184
+aga clic en la ficha 4e/enda ! acti e la casilla de @erificacin Mostrar 4e/enda$ En >#icacin haga clic en 3erec%a ! a continuacin clic en siguiente
En Colocar <r!1ico& haga clic En #na %o>a n#e.a$ 5eje el nom#re como :rfico 0 ! a continuacin haga clic en Finali$ar
185
+a creado un grfico de cur a - con los costos de cada tarea
186

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