COMPUTACIN E INFORMTICA

Instituto Profesional de Chile Enrique Venegas Martnez

Microsoft Access 2010

Formularios Obtencin de Datos externos Exportacin de Datos Informes

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Formularios
Concepto de Formularios con asistente y vista diseo Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

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Crear formularios Para crear un formulario tenemos varias opciones, podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear: Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegacin. Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseo y tenemos que ir incorporando los distintos

objetos que queremos aparezcan en l.

Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseo como la anterior opcin, se abrir en Vista Presentacin. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegacin. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Navegacin te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simula la estructura tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre seis diseos distintos. Ms formularios despliega un men con otros tipos de formularios disponibles, como grfico dinmico, tabla dinmica, hoja de datos o el formulario dividido.

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El asistente para formularios El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo Formularios > botn Asistente para formulario. En la siguiente ventana elegimos en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos que queremos incluir en l.

Seleccionar y elegir el origen (tabla o consulta),

Seleccionar los campos a incluir en el formulario.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn sobre el botn .

o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic

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Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.

A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a continuacin...
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario (nombre asignado al formulario). Antes de pulsar el botn Finalizar podremos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin (ver el resultado del formulario preparado para la edicin de registros) Modificar el diseo del formulario, aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.

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Editar datos de un formulario Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrirlo haciendo doble clic en l, desde el Panel de navegacin. El formulario que has creado mostrar sus datos en la Vista Formulario.

Podemos buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.

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La Vista Diseo de formulario Nos permite definir el formulario, cmo debe presentar los datos del origen del formulario. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Navegacin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual.

Nos aparece la ventana Diseo de formulario, cuya rea de diseo consta de tres secciones :

Encabezado de formulario: ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.

Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.

La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

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Obtencin de Datos externos

Importar datos Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente. Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar la opcin adecuada en el grupo Importar y vincular.
Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.

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Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn Access. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc. slo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn Aceptar.

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En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar

Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar.

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Ejemplo de Importar Datos de un Archivo de texto. En la pestaa Datos externos, grupo Importar y vincular, haz clic en Archivo de texto.

La primera ventana del asistente te permitir elegir el archivo de origen de tu disco duro. Asegrate de que est seleccionada la opcin Importar y pulsa Aceptar.
Debers seleccionar el modo en el que estn formateados y estructurados los contenidos en el archivo de texto: Delimitado: Esta opcin indica que los campos de cada registro se hallan separados por algn tipo de smbolo, bien sea un punto y coma (;), una coma (,), un salto de tabulacin, etc. Ancho fijo: En este caso, los campos de un registro no vendrn delimitados por smbolos, sino que para cada campo ha sido reservado un ancho en carcteres.

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Sea cual sea la opcin que elijas (Delimitado o Ancho fijo) podrs indicar diferentes propiedades para los campos que contiene el archivo de texto, pulsando el botn Avanzado de la zona inferior de la ventana.

Lo relevante del cuadro anterior es la Informacin del campo, donde podemos definir los campos como si trabajramos en la Vista Diseo de tabla. El resto de opciones de este cuadro son puramente de formato, todas estas opciones son muy importantes, pues dependiendo de cmo se configuren, Access leer el archivo de texto de un modo u otro.

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Si seguimos con el ejemplo, vers una ventana que te permite asignar el nombre y tipo de datos de cada campo.

En la siguiente pantalla deberemos elegir si queremos Permitir a Access agregar una clave principal (clave principal determinada ) o si por el contrario la elegiremos nosotros mismos

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Finalmente debers indicar el nombre para la nueva tabla y Finalizar.

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Exportacin de Datos Es enviar la informacin de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo.

Para ello, slo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrars en la seccin Exportar de la pestaa Datos Externos.

Estos comandos te permitirn copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de
datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

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Ejemplo Exportar a Word y Excel Desde la seccin Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF.

Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir.

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Informes
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. Crear un informe Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaa Crear:

Informe: consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegacin.

Diseo de Informe: abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l.

Informe en Blanco: abre un informe en blanco en vista Presentacin. Asistente para Informes: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe.

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Asistente para Informes En la pestaa Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botn

Seleccionar la tabla o consulta de donde se obtendrn los datos

seleccionamos los campos disponibles, pinchando o haciendo doble clic sobre el campo

Seleccionados todos los campos, pulsamos el botn Siguiente >

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En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

Con el botn

podemos refinar el agrupamiento.

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente >

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En esta pantalla podemos elegir cmo ordenar los registros.

Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente. Para seguir con el asistente, pulsamos el botn Siguiente >

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En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe.

En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).

Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.

A continuacin pulsamos el botn Siguiente >

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En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

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La vista diseo de informe La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos cmo debe presentar los datos del origen del informe. Para abrir un informe en la vista diseo debemos seleccionarlo en el Panel de navegacin y pulsar Nos aparece la ventana diseo, el rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: .

El Encabezado del informe contendr la informacin que se ha de indicar nicamente al principio del informe, como su ttulo.

El Encabezado de pgina contendr la informacin que se repetir al principio de cada pgina, como los encabezados de los registros, el logo, etc.

Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un nico registro, y el informe ser el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros.

El Pie de pgina contendr la informacin que se repetir al final de cada pgina, como la fecha del informe, el nmero de pgina, etc.

El Pie de informe contendr la informacin que nicamente aparecer al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado