CAIET DE SARCINI SPECIFICAII TEHNICE

Capitolul I Informaii Generale 1.1.Autoritatea Contractant Autoritatea Contractant este Ministerul Sntii. 1.2.Proiectul Ministerul Sntii este beneficiarul unui Contract de Finanare pentru proiectul Elaborarea si implementarea unui sistem integrat de management al activitilor si documentelor din cadrul Ministerului Sanatatii i instituiile subordonate, n scopul mbuntirii eficacitii organizaionale Proiectul beneficiaz de fonduri n valoare de 10.864.159 lei lei fr TVA (din Fonduri Structurale, prin Fondul Social European prin PO DCA i de la bugetul de stat). Proiectul este structurat pe trei activiti principale: Asigurarea infrastructurii software i hardware necesare pentru implementarea proiectului; Optimizarea fluxurilor informaionale din cadrul Ministerului Sntii prin implementarea unui sistem informatic modern; Instruirea utilizatorilor i administratorilor de sistem.

1.3. Obiectivele proiectului Obiectivul general al proiectului este creterea eficacitii organizaionale a Ministerului Sntii prin implementarea de aplicaii informatice moderne n sprijinul proceselor de luare a deciziilor i gestionare a documentelor. Scopul proiectului const n mbuntirea proceselor de lucru din cadrul Ministerului Sntii prin implementarea unui sistem modern de administrare a documentelor i de optimizare a fluxurilor informaionale ca urmare a corelrii circuitului documentelor cu fluxurile existente n cadrul instituiei solicitante i al celor generate pe relaia cu instituiile subordonate Ministerului Sntii (Direciile de Sntate Public, spitale, Centrul Naional pentru Statistic i Informatic n Sntate Public), respectiv cu instituiile cu care acesta colaboreaz (CNAS).

1.4. Activitile proiectului

A1. Managementul proiectului; A2. Asigurarea msurilor de informare i publicitate privind derularea proiectului; B1. Asigurarea infrastructurii software i hardware necesare pentru implementarea proiectului; B2. Optimizarea fluxurilor informaionale din cadrul Ministerului Sntii prin implementarea unui sistem informatic modern; B3. Instruirea utilizatorilor i administratorilor de sistem.

Descrierea detaliat a activitii A2. care fac obiectul prezentului contract: Asigurarea vizibilitii proiectului, finanatorului i Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative se va desfura n conformitate cu prevederile Manualului de Identitate Vizual pentru Instrumentele Structurale 2007-2013 n Romnia (Obiectivul Convergen). n vederea asigurrii vizibilitii proiectului: - vor fi publicate 10 anunuri de pres ntr-un cotidian naional, 5 anunuri la nceperea proiectului i 5 anunuri la nchiderea proiectului cu menionarea rezultatelor obinute; - realizarea unui spot video privind proiectul i difuzarea acestuia la televiziuni naionale; - vor fi editate 1000 de brouri cu informaii privind finanatorul, scopul, obiectivele, activitile i rezultatele estimate ale proiectului; - vor fi realizate 1000 de flyere cu informaii privind proiectul; - vor fi editate 500 de afie cu informaii privind finanatorul, scopul, obiectivele, activitile i rezultatele estimate ale proiectului; - vor fi realizate 100 bannere care vor fi postate in cadrul instituiilor din subordinea solicitantului pe teritoriul tarii; - vor fi realizate 10 roll-up-uri de promovare a proiectului care vor fi utilizate in cadrul conferinelor de presa organizate; - vor fi realizate 1000 de mape care vor fi distribuite participanilor la conferine si mese rotunde; - vor fi realizate 200 de autocolante care vor fi aplicate in locuri vizibile pe toate echipamentele achiziionate prin proiect; - vor fi realizate materiale promoionale inscripionate: 1000 de pixuri, 1000 de agende, 1000 memory stick care vor fi distribuite in cadrul seminarilor si conferinelor organizate; - pe materialele elaborate n cadrul proiectului se vor include elementele obligatorii de identitate vizual conform manualului de identitate vizuala; - va fi realizat un site pentru proiect care va putea fi accesat i prin link -uri de pe site-urile instituiilor implicate n proiect. pe pagina de deschidere se vor afla link uri ctre www.fonduri-ue.ro. Materialele informative vor fi oferite participanilor la diferitele activiti ale proiectului i vor fi distribuite la sediile unitilor vizate de proiect, altor instituii publice relevante.

Materialele de informare i publicitate vor fi trimise Autoritii de Management pentru aprobare nainte ca acestea s fie utilizate n cadrul proiectului. Materialele vor putea fi tiprite doar dup acceptul de la AM PO DCA. - se va organiza o conferin pentru lansarea proiectului la care vor fi prezeni reprezentani ai instituiilor vizate de proiect; - se va organiza o conferin final de analiz i diseminare a rezultatelor proiectului, a recomandrilor pentru viitor. Evenimentele vor fi monitorizate i evaluate prin prisma numrului de participani, a feedback-ului participanilor i a apariiilor n pres (evaluare cantitativ i calitativ). Contractarea de bunuri i servicii se va realiza cu respectarea prevederile OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii cu modificrile i completrile ulterioare. Rezultate anticipate: grupul int, beneficiarii direci i indireci informai corespunztor cu privire la finanator i la obiectivele, activitile, rezultatele ateptate ale proiectului; vizibilitatea asupra proiectului, finanatorului i Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative asigurat prin: 10 anunuri publicate, 2 conferine organizate, 1000 brouri, 1000 flyere, 1000 de mape, 1000 memory stick, 500 afie, 100 bannere, 10 roll-up, 200 autocolante, 1000 pixuri inscripionate, 1000 agende inscripionate, 1 site Web, optimizare search engine, 1 spot video (20 difuzri). Capitolul II. Contractul de achiziie 1. Scopul contractului Achiziionarea de servicii calificate, de calitate pentru derularea activitilor de informare i publicitate prevzute n Cererea de Finanare a Proiectului, a prevederilor Contractului de Finanare i a regulilor stabilite n Manualul de Identitate Vizual PODCA. 2. Obiectivul contractului Obiectivul general al contractului l reprezint realizarea activitilor de informare i publicitate, cu respectarea prevederilor din Cererea de Finanare, Contractul de Finanare i Manualul de identitate vizual PODCA, care s conduc la atingerea obiectivului vizat prin aceast achiziie, respectiv: informarea grupului int, beneficiariilor direci i indireci, a populaiei generale cu privire la proiect; asigurarea vizibilitii continue i mediatizarea derulrii proiectului i a rezultatelor acestuia; aportul Uniunii Europene la realizarea proiectului.

Audiena int: 1. grup principal - grupul int, beneficiarii direci i indireci; 2. grup secundar populaia general, care va fi informat prin intermediul anunurilor i comunicatelor de pres. 3. Serviciile ce se vor achiziiona n cadrul prezentului contract 3.1. Planificarea activitilor de informare i publicitate, detalierea aciunilor i produselor de publicitate care vor fi utilizate n cadrul acestui proiect, inclusiv ntocmirea graficului de implementare. n elaborarea strategiei de implementare a activitilor de informare i publicitate, Furnizorul trebuie s ia n considerare, obligatoriu, prevederile din urmtoarele documente: Cererea de Finanare a Proiectului, Contractul de Finanare cu toate modificrile ulterioare i Manualul de Identitate Vizual PODCA. Att temele/mesajele transmise grupurilor int (beneficiari direci i indireci, populaia general) ct i coninutul i forma materialelor promoionale vor fi agreate mpreun cu AC. Toate materialele vor include, n mod obligatoriu, nsemnele i cerinele din Manualul de identitate vizual PODCA. Furnizorul va stabili conceptul i graficul de implementare al activitilor de informare i publicitate. Graficul de implementare trebuie s in seama de graficul de implementare a proiectului. Graficul de implementare va fi orientativ, termenele exacte pentru fiecare livrabil, n cadrul contractului, vor fi agreate ntre AC i Furnizor, n funcie de termenele reale de implementare ale proiectului. Planificarea activitilor de informare i publicitate se va realiza n concordan cu elementele descrise la capitolul II-punctul 4 Organizare i Metodologie. Livrabilele acestui contract vor fi proprietatea exclusiv a AC. 3.2.Materiale promoionale/livrabile: Aciunile vor consta, fr a se limita la concept, design, realizare, distribuie, difuzarea de produse promoionale, materiale informative i publicitare (brouri, afie, mape etc.).
Coninutul informativ al materialelor promoionale va fi transmis i aprobat de ctre AC.

Se vor avea in vedere urmatoarele aspecte: - Aspect Grafic Mesajul transmis

Culori utilizate Originalitate

Toate materialele elaborate vor fi avizate de ctre echipa de management din cadrul Ministerului Sntii. Furnizorul va prezenta propunerile sale i va pune la dispoziia AC mostre pentru produsele descrise la pct. 3.2.3 - 3.2.12, cu 5 zile lucrtoare nainte de nceperea produciei, propuneri care vor fi analizate n funcie de calitatea executiei i concordana cu obiectivele de promovare ale proiectului i de impactul asupra publicului int.

Produsele finite nu vor fi acceptate n condiiile n care nu sunt ndeplinite absolut toate cerinele menionate la descrierea detaliat a fiecrui produs/serviciu n parte sau dac nu corespund ntru totul cerinelor din Manualul de Identitate Vizual PODCA i in cazul in care nu prezinta acelasi nivel de calitate cu mostrele acceptate de AC. 3.2.1. Publicarea a 10 anunuri de pres, 5 la nceperea i 5 la nchiderea proiectului cu menionarea rezultatelor obinute, conform cerinelor de mai jos: publicare ntr-un cotidian central, difuzat la nivel naional; nr. anunuri: 10; apariii anun: 10 media lunar de vnzri pe apariie s fie mai mare de 30.000 exemplare, certificat pentru perioada octombrie decembrie 2012 de ctre instituii autorizate, independente, de audit (ex. Biroul Romn de Audit al Tirajelor - BRAT). suprafaa anunului: minim 10X15 cm opiuni chenar: cu chenar; opiuni culoare: alb-negru; poziie n publicaie: nepreferenial; profil publicaie: social; machet: model transmis de AC; perioada de difuzare: publicarea anunurilor n pres se va face n ziua urmtoare datei transmiterii anunului de ctre AC sau la o alt dat stabilit de aceasta; informaia ce va fi inclus n anunuri (coninutul) va fi redactat de ctre Autoritatea Contractant i transmis Furnizorului, care va respecta ntocmai coninutul i forma textului; publicul int: personalul din sistemul sanitar i din autoritile centrale i locale i, indirect, populaia general; n ofert se va indica denumirea ziarului/ziarelor; elementele grafice vor respecta ntru totul cerinele Manualul de Identitate Vizual PODCA. AC va fi notificat asupra publicrii anunurilor.

3.2.2. Spot video

- Ofertantul va produce i difuza 1 spot video privind proiectul. - Numr de difuzri: 20 - Ofertantul va realiza conceptul si l va supune spre aprobare Beneficiarului. Conceptul va respecta legislaia n vigoare privind corecta informare a publicului. n urma aprobrii conceptului, ofertantul va realiza efectiv spotul; - Ofertantul va asigura, prin planul de difuzare, vizibilitate maxim pentru tema proiectului, la televiziuni cu acoperire naionale i monitorizate. Pentru aceasta, ofertantul va prezenta alocarea difuzrilor pe televiziuni a spotului video. Nivelul de prezen va trebui s fie de cel puin 50% n perioada de audien maxim; - Ofertantul va pune la dispoziia AC n mod transparent rapoarte privind implementarea acestei activiti precum i impactul acesteia. Ofertantul trebuie s aib acces la surse acreditate de monitorizare a audienei i s demonstreze calitatea prestrii serviciilor de monitorizare a difuzrii.

3.2.3. Brour Specificaii tehnice/ Criterii de acceptanta: - dimensiuni: format A4 (210 x 297 mm); - numr de pagini: 6 file inclusiv copert; - suport pentru copert: hrtie lucioas 120 g/mp; - suport pentru interior: hrtie lucioas 120 g/mp; - culori: policromie fa/verso (4+4); - finisare: capsare; - tiraj: 1.000 exemplare; - Distribuie la Ministerul Sanatatii i unitile din subordine, Autoriti Publice Centrale i Locale; cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. Se solicit prezentarea a dou propuneri creative de brour privind acest proiect Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. 3.2.4 Flyer Specificaii tehnice/ Criterii de acceptanta: - Tiraj: 1000 exemplare; - format: 21 cm x 10 cm, tip vedere sau portret; - hrtie lucioas de 120 g/mp; - policromie fa/verso; - Distribuie la Ministerul Sanatatii i unitile din subordine, Autoriti Publice Centrale i Locale; cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. Se solicit prezentarea a dou propuneri creative de flyer privind acest proiect Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. 3.2.5. Afi

Specificaii tehnice/ Criterii de acceptanta: - dimensiuni: 460 x 680 mm; - suport: hrtie 130 g/mp; - culori: policromie fa; - tiraj: 500 exemplare; - Distribuie la Ministerul Sanatatii i unitile din subordine, Autoriti Publice Centrale i Locale; cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. Se solicit prezentarea a dou propuneri creative de afi privind acest proiect Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil.

3.2.6 Banner Specificaii tehnice/ Criterii de acceptanta: - expunere: orizontal - suport: frontlit-poliplan 340g/mp - culoare: policromie fa - dimensiuni: 2,5 m x 0,8 m - cantitate: 100 exemplare; - Distribuie la Ministerul Sanatatii i unitile din subordine, Autoriti Publice Centrale i Locale; cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC.
Se solicit prezentarea a dou propuneri creative de banner privind acest proiect

Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil.

3.2.7 Roll-Up Specificaii tehnice/ Criterii de acceptanta: - Dimensiune grafica: 85 x 200 cm; - print policromie full color, calitate fotografic, material frontlit indoor - sistem retractabil din aluminiu - picioare din aluminiu - bara de sustinere a printului formata din 3 parti - geanta de transport - Cantitate: 10 buci - Garantie: minim un an furnizorul va utiliza materiale necesare si ambalarea corespunzatoare pe perioadele transportului, pentru a asigura integritatea fizica a produselor pe toata perioada de desfasurare a proiectului. In cazul deteriorarii produsului in perioada de implementare a proiectului, acesta va fi inlocuit cu unul nou; - Distribuie la Ministerul Sanatatii. Se solicit prezentarea a dou propuneri creative pentru roll-up privind acest proiect

Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil.

3.2.8 Map Specificaii tehnice /Criterii de acceptanta: - dimensiuni: A4 (210 x 297 mm); - culori: policromie; - suport: carton lucios 300g/mp; - cu buzunar din tan; - tiraj: 1000 buci; - Distribuie la Ministerul Sanatatii i unitile din subordine, Autoriti Publice Centrale i Locale; cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. Se solicit prezentarea a dou propuneri creative de map privind acest proiect Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. 3.2.9 Autocolante Specificaii tehnice /Criterii de acceptanta: - Dimensiuni: 90x50 mm ; - policromie fata, - plastifiat lucios, - Hartie autocolanta - Cantitate: 200 buci; - Distribuie la Ministerul Sanatatii i unitile din subordine, Autoriti Publice Centrale i Locale; cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. 3.2.10 Pix - Culoare: Alba - Personalizare policromie, 2 pozitii - Material: plastic; - Distribuie la Ministerul Sanatatii i unitile din subordine, Autoriti Publice Centrale i Locale; cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. 3.2.11 Agenda

- Format 145x205 mm, nedatat; - Interior minim 100 file - Coperta policromie faa personalizat cu elementele obligatorii de identitate vizual PODCA i ale proiectului, - carton 300 gr/mp; - Distribuie la Ministerul Sanatatii i unitile din subordine, Autoriti Publice Centrale i Locale; cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. 3.2.12 Memory Stick - Personalizare policromie, 2 pozitii - Capacitate: 8 GB; - Interfata: minim USB 2.0 - Distribuie la Ministerul Sanatatii i unitile din subordine, Autoriti Publice Centrale i Locale; cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil.
3.3 Realizarea unui website al proiectului Servicii asigurate de Ofertant: crearea, administrarea, ntreinerea i suportul tehnic al website ului proiectului.

Se solicit prezentarea a dou propuneri creative website.

Gzduirea web a website-ului proiectului va fi asigurat de Ministerul Sntii Cerine website: - Website-ul va cuprinde prezentarea proiectului, va oferi informaii actualizate privind derularea activitilor proiectului, va constitui un suport pentru diseminarea rezultatelor proiectului. - Vor fi avute in vedere urmatoarele caracteristici:

Aspect Accesibilitate Manevrabilitate Mobilitate

mbinarea elementelor grafice Structur Originalitate Securitate Eficiena motorului de cautare

- Prima pagin a website-ul va conine link-uri ctre: Uniunea European - Fondul Social European in Romania ( www.fseromania.ro ); Guvernul Romniei ( www.gov.ro ); Ministerul Fondurilor Europene (www.fonduri-ue.ro); Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (www.fonduriadministratie.ro); Ministerul Sntii ( www.ms.ro ). - Website-ul trebuie s respecte o linie de design corespunztoare cu cerintele Manualului de Identitate Vizual PODCA; - Se va obtine aprobare a AM PODCA n privina respectrii regurilor de vizibilitate; - n cadrul website-ului va exista posibilitatea transmiterii de mesaje (cereri de informaii, sugestii, reclamaii etc.) prin intermediul unui form personalizat, la seciunea cont act. Acest form va prelua datele de identificare (nume, prenume, e-mail) ale destinatarului ct i mesajul respectiv. Mesajul, mpreun cu datele de identificare se vor transmite automat la o adres de mail care poate fi modificat de ctre beneficiar prin intermediul modulului de administrare. - Motor intern de cutare n site (pentru cutare cuvinte cheie), care are ca rezultat afiarea tuturor paginilor care conin textul cutat i link ctre acestea; - Posibilitatea administrrii prin intermediul website-ului (adugarea de tiri, anunuri, modificarea datelor de contact, schimbarea pozelor etc. la seciunile respective cu salvare n baza de date). Website-ul va permite accesarea modulului de administrare folosind un protocol securizat i prin intermediul unui cont cu username i password; - Prima pagin a website-ul va conine va conine un contor pentru numrul de vizitatori i sau de afiri. - Dup realizarea website-ului, toate drepturile de autor vor reveni n ntregime Ministerului Sntii.

Structura site-ului: Prima Pagin Prezentare Proiect Activitile proiectului Documente de suport Informaii media Contact

3.4. Organizarea a dou conferine

Prestatorul va asigura organizarea a dou conferine in Bucuresti una pentru lansarea proiectului, cealalt la finalizarea proiectului. 3.3.1 Conferin pentru lansarea proiectului pentru minim 75 invitai reprezentani ai instituiilor vizate de proiect, reprezentani mass-media (42 participani din afara Bucuretiului, persoane din sistemul sanitar). Servicii solicitate: - invitarea i asigurarea participrii reprezentanilor mass media (invitarea i asigurarea participrii personalului din sistemul sanitar vor fi n atribuia Autoritii Contractante); - pentru cei 42 de participanti din afara Bucurestiului, se va asigura: transport din localitatea de domiciliu la locatia de cazare si cazarea cu micul dejun inclus. Toi cei 42 de participani vor fi cazai n acelai hotel, situat ntr-o zon cu acces facil la mijloacele de transport n comun (metrou, autobuz, tramvai), categoria 3*. Conferina va fi organizat n acelai hotel n care se va face cazarea. n acest sens, hotelul va trebui sa dispun de sal de conferine cu o capacitate de minim 75 persoane. - asigurarea suportului logistic, dac este cazul (microfoane, videoproiector/retroproiector etc.); - pregtirea suporturilor cu numele persoanelor care vor lua cuvntul; - montarea bannerelor n spaiile n care se desfoar conferina; - ntocmirea i distribuirea mapelor minim 75 exemplare; - invitarea reprezentanilor presei; - elaborarea comunicatului de pres i transmiterea lui spre avizare Autoritii Contractante; - asigurarea serviciilor de fotografiere; - ntocmirea raportului complet al conferinei, care va include informaii despre program, audien, materialele folosite, acoperirea media, fotografii preluate n timpul evenimentului i orice alte aspecte relevante pentru evaluarea impactului aciunilor efectuate; 3.3.2 Conferin final de analiz i diseminare a rezultatelor proiectului, a recomandrilor pentru viitor pentru minim 75 invitai reprezentani ai instituiilor vizate de proiect, reprezentani mass-media (42 participani din afara Bucuretiului, persoane din sistemul sanitar). Servicii solicitate: - invitarea i asigurarea participrii reprezentanilor mass media (invitarea i asigurarea participrii personalului din sistemul sanitar vor fi n atribuia Autoritii Contractante); - pentru cei 42 de participanti din afara Bucurestiului, se va asigura: transport din localitatea de domiciliu la locatia de cazare si cazarea cu micul dejun inclus. Toi cei 42 de participani vor fi cazai n acelai hotel, situat ntr-o zon cu acces facil la mijloacele de transport n comun (metrou, autobuz, tramvai), categoria 3*. Conferina va fi organizat n acelai hotel n care se va face cazarea. n acest sens, hotelul va trebui sa dispuna de sal de conferine cu o capacitate de minim 75 persoane. - asigurarea suportului logistic, dac este cazul (microfoane, videoproiector/retroproiector etc.); - pregtirea suporturilor cu numele persoanelor care vor lua cuvntul; - montarea bannerelor n spaiile n care se desfoar conferina;

- ntocmirea i distribuirea mapelor minim 75 exemplare; - elaborarea comunicatului de pres i transmiterea lui spre avizare Autoritii Contractante; - invitarea reprezentanilor presei; - asigurarea serviciilor de fotografiere; - ntocmirea raportului complet al conferinei, care va include informaii despre program, audien, materialele folosite, acoperirea media, fotografii preluate n timpul evenimentului i orice alte aspecte relevante pentru evaluarea impactului aciunilor efectuate;

4. Organizare i Metodologie Prestatorul trebuie sa si defineasc organizarea si metodologia de implementare a contractului, pe care le va prezenta n oferta tehnica. Prezentarea acesteia n oferta trebuie sa ntruneasca urmatoarele cerinte: 4.1. Rationament de presatare a serviciilor: - Comentarii pe marginea Caietului de sarcini privind executia cu succes a activitatilor, n special a obiectivelor si a rezultatelor asteptate; - Opinii asupra aspectelor principale ce vizeaza atingerea obiectivelor contractului si ndeplinirea rezultatelor asteptate; - Explicarea riscurilor si supozitiilor privind executia contractului si a strategiei de minimizare/evitare a riscurilor.

4.2. Metodologia de prestare a serviciilor Metodologia de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezint strategia propus de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin specificaiile tehnice incluse n documentaia de atribuire. Metodologia trebuie s cuprind minimum urmtoarele informaii: - un rezumat al abordarii propuse pentru implementarea contractului si descrierea metodologiei propuse; - descrierea ct mai detaliat a activitilor propuse de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate, cu indicarea oricror etape / stadii considerate ca eseniale, a rezultatelor i efectelor ateptate i estimate ale fiecrei activiti; - descrierea contribuiilor ofertantului, n termeni de resurse umane specializate, cunotine, ore alocate pe tip de activiti, echipa de proiect, etc necesare pentru ducerea la ndeplinire n cele mai bune condiii a activitilor i obinerea rezultatelor; - detalierea modalitii de implementare a fiecrei activiti, respectiv alocarea resurselor umane per activitate cu indicarea responsabilitilor concrete; - n cazul n care oferta este depus de o asociere, o descriere a implicrii fiecrui asociat n prestarea serviciilor solicitate, a modului de colaborare ntre asociai n

vederea executrii contractului, inclusiv prin delimitarea sarcinilor i responsabilitilor individuale n prestarea serviciilor; - descrierea oricror aranjamente de subcontractare a unei pri a serviciilor solicitate, a interaciunii dintre ofertant i subcontractor/i, precum i o descriere detaliat a serviciilor ce vor fi subcontractate; - descriere concret a input-urilor i output-urilor (ateptrilor); - descriere a strategiei de monitorizare a percepiei publice privind acest proiect, asigurarea unui rspuns/abordare adecvat n caz de mesaje negative astfel nct s se asigure creterea vizibilitii i ncrederii n proiect.

4.3 Planificarea activitilor i Graficul de ndeplinire a acestora Graficul de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezint calendarul propus de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin specificaiile tehnice incluse n documentaia de atribuire. Vor fi avute in vedere urmatoarele: -Metodologia de lucru propus -Grafic implementare optimizat -Soluii inovative de informare i publicitate -Solutie de securitate website -Soluii optimizare timpi proprii/acces la baza de date de ncrcare

Graficul trebuie s includ un calendar ct mai detaliat al activitilor ce vor fi derulate n cadrul contractului, conform metodologiei de prestare a serviciilor, cu indicarea etapelor / stadiilor eseniale, a modului n care activitile respective sunt reflectate n rapoarte, a legturilor i relaiilor dintre activiti i secvenialitatea acestora, precum i a resurselor umane alocate pe activiti. Calendarul propus trebuie s se ncadreze n termenele indicate prin specificaiile tehnice cuprinse n documentaia de atribuire. Graficul de prestare al serviciilor va fi prezentat n format Microsoft Project sau n format compatibil .mpp. 4.4. Logistica necesar derulrii activitilor contractului Prestatorul trebuie sa se asigure ca toti expertii dispun de logistica corespunzatoare. Prestatorul va fi raspunzator pentru suportul si dotarile care sunt necesare expertilor sai n ndeplinirea sarcinilor prevazute. Toate documentele proiectului si toate comunicarile (scrise sau verbale) din cadrul proiectului vor avea loc numai n limba romna. Prestatorul trebuie sa asigure, pe toata perioada de derulare a contractului, pentru expertii implicati n desfasurarea activitatilor din prezentul caiet de sarcini, dotarea corespunzatoate din punct de vedere logistic, n special echipamente IT si accesul la Internet. Pentru ntlnirile

organizare ntre Autoritatea Contractanta si Prestator, n scopul derularii contractului, Beneficiarul va asigura spatiul corespunzator.

5. Responsabilitile prilor 5.1 Responsabilitile Autoritii Contractante (AC): va organiza, dup atribuirea contractului, o ntlnire preliminar cu operatorul economic ctigtor, pentru a detalia modalitatea de lucru pe parcursul derulrii contractului; va pune la dispoziia operatorului economic ctigtor toate informaiile / documentele relevante existente, necesare derulrii unor activiti din cadrul proiectului; va monitoriza, prin intermediul managerului de proiect, activitile operatorului economic i va semnala operatorului economic ctigtor, orice abatere de la contract. 5.2 Responsabilitile Prestatorului: va rspunde de execuia la timp a obligaiilor contractuale i de calitatea serviciilor, conform cerinelor prezentului caiet de sarcini; va realiza toate cerinele contractuale respectnd i aplicnd cele mai bune practici n domeniu; va furniza la timp informaii i date referitoare la serviciile prestate n scopul ndeplinirii contractului; se va conforma solicitrilor transmise de AC, prin intermediul managerului de proiect desemnat; va informa de urgen AC i managerul de proiect de orice eveniment sau circumstane ce mpiedic execuia la timp i cu eficien a sarcinilor sale; va asigura personal calificat corespunztor pentru a duce la bun sfrit sarcinile conform cerinelor prezentului caiet de sarcini; este responsabil pentru activitatea personalului i pentru prestarea serviciilor de calitate, conform cerinelor din caietul de sarcini; toate activitile vor fi realizate cu aprobarea n prealabil a AC. 5.3 Ofertantul este obligat la prezentarea riscurilor/supoziiilor i a modului de minimizare/evitare a acestora cerinta este oblogatorie 6. Raportarea Contractul va fi monitorizat n concordan cu legislaia naional i european n vigoare. Monitorizarea i evaluarea contractului vor avea la baz rapoartele ntocmite de ofertant pe parcursul implementrii activitilor, n vederea atingerii obiectivelor propuse. Ofertantul va ntocmi rapoarte pe ntreaga perioada de derulare a contractului. Rapoartele ntocmite vor acoperi toate activitile Proiectului i vor puncta toate rezultatele obinute de ctre Ofertant.

Ofertantul are obligaia de a ntocmi urmtoarele rapoarte: Rapoarte intermediare trimestriale n termen de maxim 10 zile de la sfritul fiecrei perioade prezentnd detaliat activitatea desfurat. Se vor specifica obligatoriu progresele realizate n derularea proiectului, activitile i aciunile desfurate, care au fost livrabilele produse pentru diverse activiti/subactiviti, dificulti ntmpinate n etapa respectiv, soluii aplicate pentru ndreptarea acestora, rezultate realizate, resurse utilizate, recomandri, aspecte financiare, precum i planificarea activitilor (aciuni, riscuri, resurse, livrabile etc.) pentru perioada urmtoare. Rapoartele conferinelor de lansare, respectiv finalizare a proiectului care vor include informaii despre programe, audien, materialele folosite, acoperirea media, fotografii preluate n timpul evenimentului i orice alte aspecte relevante pentru evaluarea impactului aciunilor efectuate; Raport privind modul de implementare i impactul difuzrii spotului video la televiziuni naionale; Raport final -trebuie s furnizeze o descriere amnunit a modului n care au fost realizate obligaiile ofertantului i s includ detalii de natur tehnic, financiar i administrativ. De asemenea, raportul final va include i un raport de evaluare a impactului achiziiei serviciilor de publicitate pentru acest proiect. Rapoarte ad-hoc la solicitarea Beneficiarului, Ofertantul trebuie s produc documentaie relevant adiional, n termenul stabilit de acetia, cum ar fi: rapoarte explicative sau de sprijin, necesare n documente strategice precum i alte rapoarte. Predarea i aprobarea Rapoartelor Toate rapoartele ntocmite n limba romn i vor fi transmise spre aprobare Autoritii Contractante. AC va aproba rapoartele sau va prezenta observaiile sale n termen de maxim 15 zile lucrtoare de la data depunerii (20 de zile lucrtoare pentru raportul final). Ofertantul va opera modificri n rapoarte, corespunztor observaiilor AC, n termen de maxim 5 zile lucrtoare de la data primirii acestora. Toate documentele trebuie transmise n limba romn, att n format electronic i pe hrtie. 7. Durata contractului Durata estimat a contractului este pn la data de 06 noiembrie 2014, cu posibilitatea de prelungire n cazuri excepionale si justificate de catre Autoritatea Contractant, dac este necesar i dac Autoritatea de Management a PO DCA o permite, dar fr a depi durata maxim de implementare aprobat a proiectului. Extinderea se poate efectua numai prin ncheierea unui act adiional la contractul de achiziie public, la solicitarea justificata a Autoritatea Contractant.