BAB I PENDAHULUAN

Analisis masalah merupakan salah satu tahap dalam menyelesaikan masalah. Analisis masalah digunakan untuk menguji semua faktor dan elemen yang menghambat suatu individu, organisasi atau kelompok untuk mecapai tujuannya. Analisis masalah menjamin tersedianya pendekatan yang terstruktur untuk mengidentifiksai masalah dan penyebabnya untuk memastikan masalahmasalah tersebut mendapat perhatian khusus. Akan tetapi sebelum melangkah terlalu jauh, seseorang harus memisahkan, menajamkan dan mengklarifikasi variabel yang terkait dan hubungan yang meningkatkan permasalahan tersebut. Teknik analisis yang sering digunakan ada dua yaitu teknik analisis

Seven Tools yang meliputi fishbone diagrams, histogram, pareto analysis, flow charts, scatter plots, run charts dan control charts serta New Seven Tools yang meliputi affinity diagrams, relation diagrams, tree diagrams, matrix diagrams, arrow diagrams, process decision dan matrix data analysis. Dengan mengetahui teknik analisis diharapkan kita dapat

menggunakannya untuk merancang rencana tindakan, keterlibatan berbagai peran, waktu, identifikasi indikator perubahan peningkatan serta dampak tindakan, cara pemantauan kemajuan dan lain-lain. Untuk itu dalam makalah ini dibahas teknik analisis Seven Tools dan New Seven Tools dengan harapan dapat menjadi referensi dalam menganalisis suatu masalah.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Analisis Seven Tools 1. Diagram Sebab-Akibat (Cause Effect Diagram)/ Tulang Ikan (Fishbone Diagram)/ Diagram Ishikawa Diagram ini adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara karakteristik kualitas/ akibat dengan faktor-faktor penyebabnya sehingga didapatkan suatu hubungan sebab akibat untuk mencari akar dari suatu pokok permasalahan ditinjau dari berbagai faktor yang ada.1,3 Diagram ini digunakan sebagai grafik alat bantu manajemen mutu yang memaparkan dan

menggambarkan sumber-sumber penyebab variasi suatu proses. Penyusunan diagram ini bertujuan untuk mencari dan menemukan beberapa sumber masalah yang menjadi kunci penyebab suatu masalah. Diagram ini digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1. Diagram Sebab-Akibat (Cause Effect Diagram)/ Tulang Ikan (Fishbone Diagram)/ Diagram Ishikawa

Tujuan utama dari diagram tulang ikan adalah untuk menggambarkan hubungan antara outcome dan faktor-faktor yang mempengaruhi outcome. Sasaran utama dari penggunaan diagram ini adalah: 1,3-5 Menentukan akar masalah-masalah Memusatkan contoh masalah yang dianalisis dengan menggunakan teknik analisis sebab-akibat (cause effect diagram)/ tulang ikan (fishbone diagram)/ diagram Ishikawa seperti yang tercantum pada Gambar 2.

Gambar 2. Contoh Analisis Masalah Menggunakan Diagram sebabakibat (cause effect diagram)/ tulang ikan (fishbone diagram)/ diagram Ishikawa

2.

Histogram Histogram merupakan suatu tipe lain dari grafik batang/balok.6 Data

individual dikelompokkan dalam satu kelas sehingga akan didapatkan suatu informasi mengenai seberapa sering nilai pada masing-masing kelas terjadi. Histogram paling sering digunakan untuk menampilkan distribusi frekuensi atau variasi dari suatu data. Histogram dapat digunakan untuk menganalis suatu penyebab, yaitu melalui presentasi data yang dominan serta distribusi kejadian suatu masalah yang berbeda.7,8 Untuk membuat histogram, terlebih dahulu ditentukan penjumlahan data (sum), rata-rata (mean), nilai maksimum (max), nilai minimum (min) , rentang nilai (range atau max-min). Kemudian lebar kelas ditentukan dengan membagi range dengan jumlah kelas.

Tabel 1. Rule of thumb untuk jumlah kelas Jumlah Nilai 9-16 17- 32 33- 64 65-128 129-256 Jumlah Kelas 4 5 6 7 8

Gambar 3. Contoh histogram 8 3. Analisis Pareto 9-11 Analisis pareto merupakan teknik statistik dalam pengambilan keputusan. Analisis pareto biasanya digunakan untuk pemilihan sejumlah tugas yang menghasilkan efek keseluruhan yang signifikan. Analisis pareto menggunakan prinsip Pareto yang juga dikenal sebagai aturan 80-20, yakni gagasannya adalah bahwa dengan melakukan 20% dari pekerjaan, Anda dapat menghasilkan 80% manfaat dari melakukan seluruh pekerjaan.

Analisis pareto diperkenalkan pertama kali oleh seorang ahli ekonomi dari Itali, Vilvredo Pareto pada tahun 1897. Vilvredo Pareto melakukan penelitian di Eropa pada awal 1900 mengenai kekayaan dan kemiskinan. Beliau menemukan bahwa kekayaan yang terkonsentrasi di tangan segelintir orang dan lebih banyak yang mengalami kemiskinan. Prinisp ini didasarkan pada distribusi yang tidak merata pada berbagai hal di alam semesta, sehingga terciptalah prinsip Pareto. Dari sudut pandang kualitas, analisis ini diperkenalkan oleh Prof. JM. Muran, sebagai instrument untuk klasifikasi masalah kualitas: Masalah utama adalah sedikit masalah kualitas, namun hasilnya yang cukup penting Masalah kedua adalah banyak masalah kecil, namun hasilnya terbatas. Analisis pareto membantu tim untuk fokus pada sejumlah masalah kecil yang benar-benar penting atau yang menjadi penyebab masalah. Alat ini berguna dalam menetapkan prioritas masalah yang benar-benar harus atau paling penting untuk ditangani. Tidak ada perusahaan memiliki cukup sumber untuk mengatasi setiap masalah, jadi setiap perusahaan harus memprioritaskan masalah yang harus ditangani terlebih dahulu. Analisis pareto memiliki beberapa keuntungan, yakni: Memecahkan masalah secara efisien berdasarkan hierarki dan identifikasi masalah, menurut kepentingannya. Mengatur prioritas untuk aplikasi praktis. Memungkinkan lebih baik menggunakan sumber daya yang terbatas. Menunjukkan di mana untuk memfokuskan upaya. Sistem Pareto/ABC, tidak hanya digunakan untuk pengawasan persediaan, tetapi dapat juga digunakan untuk menentukan tingkat prioritas pelayanan pada langganan dan menentukan tingkat persediaan pengaman, khususnya untuk produk akhir. Grafik pada analisis pareto ini mirip dengan grafik histogram atau bar, kecuali bahwa bar tersebut diatur ke dalam urutan menurun dari kiri ke kanan sepanjang
6

absis. Tiap batang hanya mewakili kategori masalah, diatur dengan cara penurunan, dari kiri ke kanan, sesuai dengan kepentingan mereka. Langkah langkah dalam pembuatan diagram pareto, yakni: 1. Langkah Pertama a. Tentukan permasalahan apa yang akan diteliti dan bagaimana cara mengumpulkan data. b. Tentukan masalah yang akan diteliti, misalnya : item rusak, kerugian dalam arti moneter dan kejadian kecelakaan. c. Tetapkan data apa yang diperlukan dan bagaimana mengklasifikasikannya, misalnya rusak berdasarkan tipe, lokasi, proses, mesin, pekerja dan metode. Sebagai catatan item yang jarang muncul diringkas dalam kategori lainlain. d. Tetapkan metode pengumpulan data dan periode selama data dikumpulkan. Dianjurkan untuk menggunakan formulir penelitian yang dianjurkan.

2. Langkah Kedua Rencanakan lembaran catatan data yang mendaftar semua item, dengan menyediakan ruang untuk jumlah total. Seperti tabel 2 di bawah ini :

Tabel 2. Rencana Lembaran Catatan Data

3. Langkah ketiga Isi lembaran catatan dan hitung jumlah total

4. Langkah keempat Buat lembaran data Diagram Pareto yang mendaftar semua item masingmasing jumlah total, total kumulatif, prosentase terhadap total seluruhnya dan prosentase kumulatif seperti pada tabel 2 diatas.

5. Langkah Kelima Aturan item dalam urutan jumlah dan istilah lembaran data. Item lain-lain harus diletakkan pada garis terakhir tanpa mempermasalahkan besarnya. Hal ini disebabkan karena merupakan kumpulan grup item yang masing-masing lebih kecil

yang dicatat sebagai individu.

6. Langkah Keenam Gambar dua sumbu vertikal dan sebuah sumbu horizontal. Sumbu vertikal kiri. Tanda sumbu ini dengan skala dari 0 sampai pada total seluruhnya. Sumbu vertikal kanan. Tandai sumbu ini dengan skala dari 0% sampai 100%. Sumbu horizontal. Bagilah sumbu ini dengan jumlah intercal sampai jumlah item yang diklasifikasikan.

7. Langkah Ketujuh Buatlah diagram balok.

Gambar 4. Diagram Balok

8. Langkah Kedelapan Gambar kurva kumulatif (Kurva Pareto). Tandai nilai komulatif (total kumulatif atau prosentase kumulatif) di atas interval kanan dari setiap item dan hubungkanlah titik tersebut dengan garis.

9. Langkah 9 Tulis item-item yang diperlukan pada diagram, yaitu: Item yang berhubungan dengan diagram : judul, kuantitas sebenarnya, unit dan nama penggambar. Item yang berhubungan dengan data; periode, pokok dan tempat

penelitian dan jumlah total data.

4.

Flowchart Flowchart adalah diagram yang mendeskripsikan sebuah proses dengan rinci

mengenai tahapan dan urutannya dari awal hingga akhir secara grafis. Flow chart merupakan alat bantu yang memberikan gambaran visual urutan operasi yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas.12 Flowchart merupakan langkah pertama kita dalam memahami suatu proses, baik administrasi atau manufaktur. Dalam diagram alir ini digunakan simbol-simbol yang umum, diantaranya adalah persegi panjang untuk menggambarkan proses, belah ketupat untuk menggambarkan alternatif dan pilihan, jajaran genjang untuk menggambarkan pemrosesan data, oval menggambarkan mulai atau selesainya proses.11

10

Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan flowchart:

13

Pedoman-Pedoman dalam Membuat Flowchart 13 Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti : 1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.

11

2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. 3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja. 5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. 6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem. 7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar. Flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu :13 1. Flowchart Sistem (System Flowchart) 2. Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart) 3. Flowchart Skematik (Schematic Flowchart) 4. Flowchart Program (Program Flowchart) 5. Flowchart Proses (Process Flowchart)

12

Contoh Flow chart

Gambar 5. Contoh Flowchart 5. Scattered Plott 14-15 Diagram yang menggambarkan korelasi dari suatu penyebab yang berkesinambungan terhadap penyebab yang lain, digunakan untuk melihat ada tidaknya korelasi dari suatu penyebab dengan penyebab lain.

13

Langkah membuat diagram scattered : Scatter diagrams merupakan pendekatan non-mathematical atau grafis untuk mengidentifikasi hubungan antara ukuran kinerja dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Karakteristik kinerja (Y) digambarkan pada sumbu vertikal, sedangkan faktor yang diduga berkorelasi (X) diplot pada sumbu horizontal. Titik potong antara kedua sumbu adalah rata-rata masing-masing set data. Data yang dikumpulkan bukan untuk hanya mengamati karakteristik kualitas yang diteliti tetapi juga memperhatikan faktor-faktor atau penyebab lain yang mungkin berdampak pada karakteristik kualitas. Melalui penggambaran data dalam scatter diagram, akan dapat dilakukan analisa lebih lanjut, sejauhmana antara faktor x dan y memiliki korelasi, yang dalam hal ini direpresentasikan sebagai nilai r (rho), yaitu nilai yang menunjukkan tingkat keeratan hubungan antar faktor tersebut. Dikatakan kedua faktor itu berhubungan sangat erat bila nilai rho mendekati angka + 1. Di samping itu, juga akan dapat disimpulkan kecenderungan arah korelasi tersebut (positif atau negatif).

Gambar 6. Diagram Scatter Hubungan positif

14

Hubungan positif, dimana item pada sumbu X meningkat, item pada sumbu Y juga meningkat, dan sebaliknya.

Gambar 7. Diagram Scatter Hubungan Negatif Hubungan negatif, dimana item pada sumbu X meningkat, item pada sumbu Y berkurang

Gambar 8. Tidak ada hubungan

15

Tidak ada hubungan; Mengubah nilai-nilai dari item X tidak memiliki efek pada nilai barang Y. 6. Run Chart 16 Run chart adalah grafik yang menunjukkan perubahan pada proses pengukuran dari waktu ke waktu. Hal ini dapat digunakan untuk: Mengenali pola kinerja dalam suatu proses Dokumen perubahan dari waktu ke waktu

Run chart menggunakan dua buah variable yang menunjukkan dinamika proses yang berlangsung, dalam diagram ini titik-titik data dihubungkan dengan garis, dan bilamana perlu dilengkapi dengan garis nilai rata-rata dari data tersebut. Adapun kegunaan dari Run chart adalah untuk mengumpulkan dan menganalisa data, memberikan gambaran situasi yang sedang terjadi dalam aktivitas, dan untuk membandingkan data berdasarkan periode tertentu guna melakukan pemeriksaan dan pengendalian. Cara menggunakannya: a. Buatlah grafik. Label sumbu vertikal dengan ukuran kunci dari proses yang diukur. b. Kumpulkan data. Mengumpulkan data untuk jumlah yang sesuai dari periode waktu tertentu, sesuai dengan strategi pengumpulan data. c. d. Plot data. Plot setiap titik data pada tabel. Hitung dan plot-lah rata-ratanya. Ini menyediakan referensi untuk menggambar kesimpulan tentang poin-poin data individu. e. Interpretasikan grafik.

16

6 5 4 3 2 1 0

5.41 4.63 2.91 2.59 2.69 1.44 0.04 0.610.54 2002 2003

NCDR

Gambar 9. Contoh Run Chart 7. Control Chart 17 Control Chart merupakan grafik dengan mencantumkan batas maksimum dan batas minimum yang merupakan batas daerah pengendalian (Grant, Eugene, Leavenworth, R.S.,Pengendalian Kualitas Statis) dan dapat digunakan untuk mendeteksi apakah sebuah proses tersebut dalam kondisi terkontrol secara statistik (statistically stable) atau tidak. Proses yang tidak dalam kondisi terkontrol secara statistik akan menunjukan suatu variasi yang berlebih sebanding dengan perubahan waktu. Sebuah Control Chart terdiri dari garis pusat (Central Line), sepasang batas kendali masing-masing diletakkan di atas (Upper Control Limit) dan di bawah (Lower Control Limit) dan nilai karakteristik. Bila semua nilai digambarkan didalam batas kendali tanpa kecenderungan khusus, maka proses dipandang sebagai keadaan terkendali. Sedangkan bila mereka jatuh di luar batas kendali atau menunjukkan bentuk lain, maka proses ditetapkan berada di luar kendali.

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

17

Gambar 10. Control Chart 1

Gambar 11. Contoh Control Chart 2

Tujuan Control Chart 1. Untuk menetapkan apakah setiap titik pada grafik normal atau tidak normal

18

2. Dapat mengetahui perubahan dalam proses dari mana data dikumpulkan, sehingga setiap titik pada grafik harus mengindikasikan dengan cepat dari proses mana data diambil. Manfaat Control Chart 1. Mengetahui perubahan-perubahan yang terjadi selama satu periode produksi. 2. Memberikan informasi proses secara kronologis, yakni menunjukkan bagaimana pengaruh berbagai faktor, misalnya : material, manusia, metode, dan lain-lain terhadap proses produksi. 3. Mengidentifikasi gejala penyimpangan suatu proses yakni dengan

memperhatikan pola atas pergerakan titik-titik sehingga dapat dihindari Over Control yaitu pengontrolan terlalu ketat sehingga dapat menurunkan efisiensi maupun Under Control yaitu pengontrolan terlalu longgar sehingga dapat menurunkan mutu.

2.2. The New Seven Tools The new seven tools merupakan alat bantu yang digunakan untuk memetakan permasalahan, mengorganisasikan data agar lebih mudah dipahami, serta menelusuri berbagai kemungkinan penyebab permasalahan. New seven tools ini dikembangkan untuk dapat mengorganisasikan data-data verbal secara terstruktur. Berbeda dengan basic seven tools yang digunakan untuk mengorganisasikan data numerik. New seven tools terdiri dari: 1. Diagram Afinitas (Affinity Diagram/KJ Method) 2. Diagram Keterkaitan (Interrelationship Diagram) 3. Diagram Pohon (Tree Diagram/Systems Flow Chart) 4. Diagram Matriks (Matrix Diagram) 5. Analisa Data Matriks (Matrix Data Analysis) 6. Process Decision Program Chart (PDPC) 7. Diagram Panah (Arrow Diagram or PERT/CPM)

19

1. Diagram Afinitas (Affinity Diagram/ KJ Method)18-20 Diagram afinitas atau umumnya disebut metode KJ (Kawakita Jiro) adalah perangkat yang sangat membantu dalam mengidentifikasi pola di dalam data, menyediakan bantuan untuk investigasi atau tindakan yang lebih lanjut. Pada dasarnya perangkat ini serupa dengan brainstorming. Misalnya dalam berorganisasi, sewaktu kita memilih banyak data mentah seperti ide, pendapat, masalah maupun solusi kita perlu mengurutkannya berdasarkan kategori yang logis di antara data tersebut atau pengelompokan yang umum untuk memudahkan pengumpulan ide, sistematika konsep atau hubungan persepsi. Alat ini berguna untuk mengelompokkan permasalahan sehingga mudah untuk dilihat gambaran keseluruhan permalsahan dan detailnya seperti pada Gambar 1. Diagram afinitas dapat digunakan jika permasalahan yang timbul sangat banyak, kompleks dan susah dimengerti, tidak menentu sehingga tidak bisa mengingat apa saja yang dibicarakan, tidak teratur, ataupun berlimpah dan membutuhkan keterlibatan dan dukungan dari tim.

Gambar 12. Diagram Afinitas

20

Metode ini membuka kreativitas dan intuisi tim. Metode ini diciptakan pada tahun 1960-an oleh antropolog Jepang Jiro Kawakita. Langkah-langkah dalam membuat diagram afinitas: a. Pilih topik yang akan dibahas, yaitu : Hal-hal yang dianggap masalah utama/terbesar Hal-hal yang secara konsep perlu disimpulkan Hal-hal yang membutuhkan kreativitas untuk diselesaikan atau dikerjakan atau

b. Gunakan Post-it/kartu untuk menuliskan ide, pendapat, pengalaman apapun : Satu kartu satu pendapat Singkat dan padat Bisa dibaca orang lain

c. Kumpulkan bersama kartu-kartu yang memiliki kesamaan atau keterkaitan erat. d. Biarkan kartu sendiri yang tidak ikut ke kelompok manapun berada di luar kelompok. e. Berikan judul kelompok untuk setiap grup.Bentuklah diagram afinitas (perhatikan tata letaknya) Keuntungan dari diagram afinitas di antaranya adalah: Menstimulasi ide-ide baru Membangun kerja sama Memungkinkan masalah dapat ditentukan dengan akurat Menemukan hubungan antara berbagai elemen informasi yang ada Memastikan setiap orang menyadari akan adanya permasalahan Menggabungkan semua ide dari berbagai tingkatan anggota organisasi (perusahaan) Meningkatkan kesadaran anggota organisasi (perusahaan) akan adanya masalah Membangun kemempuan berpikir kritis di dalam tim
21

Membangun kemampuan berkomunikasi di dalam tim

2. Diagram Keterkaitan (Interrelationship Diagram) Relation diagram juga disebut interrelationship diagram, teknik ini digunakan untuk mengklarifikasi persoalan/masalah yang kompleks dengan mempertimbangkan sejumlah penyebab yang mungkin serta menentukan strategi yang tepat untuk setiap penyebab masalah yang berbeda. Relation diagram memungkinkan identifikasi akar penyebab masalah. Langkah-langkah pembuatan relation diagram, yaitu:21-22 1. Tempatkan masalah pada bagian tengah/pusat 2. Tulis penyebab primer dari masalah tersebut di sekelilingnya 3. Tentukan penyebab sekunder dan seterusnya 4. Tinjau ulang diagram secara keseluruhan , kemudian tinjau hubungan antar penyebab

Gambar 13. Diagram Ketertaitan 3. Diagram Pohon (Tree Diagram/Systems Flow Chart)23-24 Diagram pohon adalah teknik untuk memetakan lengkap jalur dan tugastugas yang perlu dilakukan dalam rangka untuk mencapai tujuan utama dan tujuan
22

sub terkait. Diagram ini mengungkapkan secara sederhana besarnya masalah dan membantu untuk sampai pada metode-metode yang harus dikejar untuk mencapai hasil. Diagram pohon dimulai dengan satu item yang cabang menjadi dua atau lebih, yang masing-masing cabang menjadi dua atau lebih, dan seterusnya. Kelihatannya seperti pohon, dengan banyak batang dan cabang. Hal ini digunakan untuk memecah kategori luas ke tingkat yang lebih halus lebih halus dan detail. Mengembangkan diagram pohon bergerak membantu Anda berpikir Anda langkah demi langkah dari generalisasi ke spesifik.

Gambar 14. Contoh Diagram Pohon

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN DIAGRAM POHON 1. Tentukan tujuan dasar o Bagaimana caranya ? o Mengapa sesuatu ada/terjadi ? 2. Tentukan cara/rencana pencapaian di level 1 (Level-1 : Cabang pertama dari pohon no.1) 3. Tentukan cara/rencana pencapaian di level 2 (Level-2 : Cabang kedua dari cabang-cabang no.2) 4. Kembangkan terus hingga ke 4 level atau lebih selama masih mungkin dan layak
23

5. Telusuri ulang untuk memastikan kesesuaian antar tingkat

Gambar 15 . Contoh Lain Diagram Pohon

4. Diagram Matriks (Matrix Diagram) Diagram matrix biasa dikenal juga tabel matrik. Diagram

matrik menunjukkan hubungan antara dua, tiga atau empat kelompok informasi. Diagram matrik juga memberikan informasi mengenai hubungan, seperti kekuatan diagram tersebut, aturan yang digunakan untuk beragam individu dan pengukuran. Ada enam bentuk matrik yang mungkin : L, T, Y, X, C dan bentuk atap, tergantung dari jumlah kelompok yang dibandingkan.25 Penggunaan tiap bentuk: 1. Matrik L menghubungkan dua kelompok satu sama lain (atau suatu kelompok dengan kelompok itu sendiri.

24

2. Matrik T menhubungkan tiga kelompok: kelompok B dan C masing-masing berhubungan dengan A. Kelompok B dan C tidak memiliki hubungan. 3. Matrik Y menhubungkan tiga kelompok. Tiap kelompok berhubungan dengan dua kelompok lainnya dalam suatu siklus. 4. Matrik C menhubungkan tiga kelompok. Semuanya secara simultan dalam kerangka 3 dimensi. 5. Matrik X menhubungkan empat kelompok. Tiap kelompok berhubungan dengan dua kelompok lainnya dalam suatu siklus. 6. Matrik atap menghubungkan satu kelompok dengan kelompok itu sendiri.Biasanya digunakan bersama matrik L dan T.

Gambar 16. Contoh Diagram Matriks

25

5. Analisa Data Matriks (Matrix Data Analysis)26 Analisis Data Matrix adalah teknik analisis multivariant yang disebut Principal Component Analysis. Teknik ini quantifies dan menyusun data yang disajikan dalam Diagram Matrix, untuk menemukan lebih banyak indikator umum yang akan membedakan dan memberi kejelasan jumlah besar kompleks informasi saling terkait. Ini akan membantu kita untuk memvisualisasikan dengan baik dan mendapatkan wawasan tentang situasi.

Gambar 17. Contoh Analisa Data Matriks 6. Process Decision Program Chart (PDPC)27-28 The Process Decision Program Chart (PDPC) biasanya digunakan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang berpotensi muncul dan mengidentifikasi tindakan pencegahan dalam suatu rencana.

26

Berdasarkan Mizuno (1988), metode PDPC membantu menetukan proses mana yang dapat digunakan untuk memperoleh hasil yang diinginkan dengan mengevaluasi perkembangan dari kejadian-kejadian dan berbagai hasil yang mungkin didapatkan. Rencana pelaksanaan tidak selalu berjalan sesuai dengan keinginan. Ketika masalah muncul, baik secara teknis atau nonteknis, terkadang solusi sering tidak ditemukan. Metode PDPC, dalam respon terhadap masalah seperti ini, mampu mengantisipasi hasil yang mungkin dan mempersiapkan tindakan pencegahan yang menuntun pada jalan keluar terbaik yang paling mungkin. PPDC digunakan saat: Ketika memuat rencana, untuk mebantu mengidentifikasi potensi risiko. Jika risiko teridentifikasi, PDPC digunakan untuk membantu

mengidentifikasi dan memilih tindakan pencegahan yang mungkin dilakukan. PDPC jug digunakan untuk membatu merencanakan cara menghindari dan mengeliminasi risiko yang teridentifikasi. PDPC merupakan penilaian terbaik jika risiko tidak jelas, seperti pada situasi yang tidak dikenal dengan baik atau rencana-rencana yang komleks, dan jika risiko kegagalan besar.
Memeriksa solusi untuk risiko/ perbaikan penyeb solusi pelaksan ab aan

identifika si

penetap an

masala h

revie w

Foolwup

Memeriksa rsiko dalam rencana

Gambar 18. Contoh PDPC

27

Langkah-langkah PDPC: 1. Tentukan tujuan penggunaan PDPC. 2. Untuk setiap bagian rencana harus dipertimbangkan, identifikasi potensial masalah yang mungkin akan terjadi. 3. Untuk setiap risiko yang teridentifikasi, putuskan mana yang harus menggunakan PDPC. Masukan risiko yang teridentifikasi ke dalam rencana, pilih beberapa risiko per bagian rencana (bisanya tiga atau kurang) 4. Masukan risiko yang teridentifikasi ke dalam rencana, gunakan bentuk kotak atau metode lain untuk memperlihatkan perbedaan risiko-risiko ini dari bagian-bagian rencana yang lain.

5. Pada setiap risiko yang sekarang terdapat di dalam PDPC, identifikasi tindakan pencegahan yang mungkin dilakukan. Sekarang perlu ditanyakan bagaimana risiko ini dapat dikurangi?. Carilah metode menghilangkan, mengurangi atau menangani risiko tersebut. 6. Dengan cara yang hampir sama dengan tahap 3, prioritaskan tindakan pencegahan ini dan pilihlah beberapa untuk dimasukkan ke PDPC 7. Dengan cara yang sama pada tahap 4, tambahkan tindakan pencegahan yang telah dipilih ke dalam rencana di bawah item risiko yang tepat.

28

8. Persiapkan tindakan pencegahan yang telah dipilih, pastikan bahwa setiap perubahan dalam rencana dianggap sebagai bagian normal dari rencana. Contoh:
Tidak membuang sampah ke sungai Membuat sumur jauh dari toilet

Sumber air banyak yang tercemar Meningkatka n kebersihan lingkungan

BAB di sembarang tempat

Membangun toilet umum yang memadai Edukasi mengenai cara mencuci tangan

Mengurangi angka kejadian diare

Meningkatka n kebersihan diri

Tidak tahu caranya

Konsumsi makanan dan air yang bersih dan sehat

Pengolahan makanan yang salah

Diagnosis dan terapi yang tepat

Kurangnya pengetahuan petugas medis

Edukasi mengenai pentingnya mencuci bahan makanan dan memasak air minum hingga matang Penyuluhan tetang diare

Gambar 19. Contoh PDPC 2

29

7. Diagram Panah (Arrow Diagram or PERT/CPM)29 Diagram panah menunjukkan urutan tugas-tugas yang diperlukan dalam suatu proyek atau proses, jadwal terbaik untuk seluruh proyek, dan potensi dan sumber daya penjadwalan masalah dan solusi mereka.

Gambar 20 . Arrow Diagram Arrow Diagram digunakan saat: Merencanakan suatu proyek atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian tindakan yang saling berkaitan. Gunakan untuk menghitung tanggal tercepat ketika proyek dapat diselesaikan dan untuk menemukan cara untuk mengubahnya. Gunakan untuk mengidentifikasi dan mengatasi risiko untuk menyelesaikan proyek tepat waktu Dapat juga digunakan untuk menggambarkan dan memahami kegiatan dalam proses kerja. Diagram yang dihasilkan berguna untuk mengkomunikasikan rencana dan risiko untuk orang lain.

Berikut langkah-langkah pembuatan Arrow Diagram 1. Ilustrasikan urutan operasi mulai dari paling kiri, pertimbangan apa mendahului, berikutnya apa dan mana yang paralel (bersama-sama)

30

2. Tuliskan/gambar persimpangan yang terjadi 3. Gambarkan garis panah dengan garis lurus berarti harus berurutan sedangkan putus-putus berhubungan tapi masih bisa ditunggu (tidakada waktu) 4. Tuliskan nomor persimpangan 5. Tuliskan nama operasinya 6. Tuliskanjumlah hari/waktu yang dibutuhkan 7. Jalur kritis (tidak bisa ditunda) digambarkan dengan garis panah lebih tebal. 8. Tujuan pemecahan akhir 9. Tuliskan kondisi masalahnya 10. Siapkan rencana kerja 11. Susun instruksi kerja untuk mengantisipasi aktivitas 12. Lakukan update jika situasi berubah. Jika memang tdak ada/tidak bisa disolusikan: berhenti 13. Gambarkan hasil akhir yang dicapai dan gunakan anak panah lebih tebal dari atas hingga ke bawah (jalur yang digunakan)

31

BAB III SIMPULAN

Analisis masalah merupakan hal terpenting dalam merencanakan suatu program, sehingga dapat mengetahui intervensi apa yang dapat diterapkan. Analisis masalah digunakan untuk merancang rencana tindakan, baik dalam menentukan spesifikasi/jenis tindakan, keterlibatan aktor yang berkolaborasi (berperan), waktu dalam satu siklus, identifikasi indikator perubahan peningkatan dan dampak tindakan, cara pemantauan kemajuan, dan lain-lain. Ada beberapa pendekatan atau alat yang dapat digunakan dalam melakukan analisis masalah. Sehingga, nantinya perencana dapat menentukan masalah utama dari semua permasalahan yang ada. Kegiatan yang paling penting dalam proses analisis adalah memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu kasus, menganalisis situasi untuk mengetahui isu apa yang sedang terjadi, dan memutuskan tindakan apa yang harus segera dilakukan untuk memecahkan masalah. Kasus harus dijelaskan sehingga perencana dapat mengetahui permasalahan yang sedang terjadi. Setelah itu metode yang sesuai dan dapat menjawab semua permasalahan secara tepat dan efektif dipergunakan. Langkah-langkah melakukan analisis masalah dimulai dengan

mengidentifikasi masalah utama, kemudian pilih salah satu masalah utama untuk dianalisis setelah mengidentifikasi seluruh masalah yang ada, tentukan masalah yang merupakan inti dari masalah. Identifikasi sebab langsung dari masalah utama, kemudian dilakukan penyusunan pohon masalah. Setelah itu, identifikasi akibat

langsung dari inti masalah dan buat dalam pohon masalah sehinggaakan terlihat akibat dari masalah. Langkah terakhir adalah meninjau kembali pohon masalah untuk

32

memastikan sudah valid dan lengkap. Pohon tersebut harus terlihat dan memberikan logika dari hubungan sebab dan akibat. Dalam analisis dan pemecahan masalah, dikenal adanya tujuh alat manajemen yang banyak digunakan. Tujuh alat itu terkenal dengan sebutan seven tools. Alat-alat bantu ini berkembang penggunaannya di dalam proses kegiatan peningkatan mutu atau pemecahan masalah yang biasa dilakukan dalam konteks QC Circle atau Quality Improvement Team, dan lain sebagainya. Jenis-jenis alat bantu yang tergabung dalam The 7 QC Tools antara lain: Diagram sebab akibat/ tulang ikan/ cause effect diagram/ fishbone diagram/diagram Ishikawa, Diagram Pareto, Diagram Scatter, Check Sheet, Histogram, Run Chart, dan Control Chart. Dalam perkembangannnya, penggunaan seven tools ini menjadi sangat umum digunakan. Kemudian beberapa praktisi merasakan kadang analisis masalah dengan seven tools ini menjadi kurang tajam. Sehingga kemudian dikembangkan The New Seven Tools untuk memperbaiki kekurangan yang ada pada Seven Tools versi sebelumnya. The New Seven Tools ini terdiri dari Affinity Diagram, Relation Diagram, Matrix Diagram, Tree Diagram, Arrow Diagram, Process Decision Program Chart, dan Matrix Data Analysis. The new seven tools merupakan alat bantu yang digunakan untuk memetakan permasalahan, mengorganisasikan data agar lebih mudah dipahami, serta menelusuri berbagai kemungkinan penyebab permasalahan. Namun, harus diingat, yang harus menjadi pedoman kita sebelum menggunakan 7 QC tools adalah EFISIEN, yakni ketepatan dalam memilih alat bantu yang sesuai dengan karakteristik persoalan yang akan dibahas dan EFEKTIF yaitu penggunaan yang dilakukan dengan benar, sehingga persoalan menjadi lebih jelas, mudah dimengerti dan memberikan peluang untuk diperbaiki.

33

DAFTAR PUSTAKA

1. American Society for Quality, Fishbone diagram http://www.asq.org/learn about-quality/cause-analysis-tools/overview/fishbone.html 2. Balanced Scorecard Institute, Basic tools for process improvement, Module 5 Cause and Effect diagram http://www.balancedscorecard.org/files/cediag.pdf 3. Ishikawa, Kaoru (1986). Guide to Quality Control. Tokyo, Japan: Asian Productivity Organization. 4. Walton, Mary (1992) The Deming Management Method, Mercury Business 5. Public Health Infrastructure, Fishbone (Ishikawa) Diagram (Example) http://www.phf.org/infrastructure/PublicHealthFishbone.pdf 2/9/2012) 6. Tague, Nancy. 2004. The Quality Toolbox Second Edition. ASQ Quality Press 7. 2005. Histograms (http://personnel.ky.gov/NR/rdonlyres/6E00B0CF-57D84AD3-9265-6CAACC40570F/0/Histograms.pdf) 8. Foster, Thomas. 2010. The Tools of Quality. Pearson Education, Inc (http://www.csus.edu/indiv/b/blakeh/mgmt/documents/foster_ch10_4th_editio n.ppt) 9. Admin. 2009. ABC Analisis dan Prinsip Pareto. Available online at http://goongbusiness.com/in/article-bebas/163-abc-analisis-dan-prinsippareto.html 10. Rimantho, Dino. 2010. Analisis Pareto 11. Hitoshi Kume, 1989, Metode Statistik Untuk Peningkatan Mutu, Penerbit Mediyatama Sarana Perkasa, Jakarta. 12. Surya, P. 7 Tools of Quality and New 7 Tools of Quality. Tersedia di: http://www.docstoc.com/docs/20608592/7-Tools-dan-New-7-Tools# (accessed on

34

13. Ernie.

Diagram

Alir

(Flowcharts).

2009.

Tersedia

di:

http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html 14. Tague 's Nancy The Quality Toolbox. 2004. Second Edition. ASQ Quality Press 15. Surya Putu. 2011. 7 tools and New 7 tools quality. Diunggah

http://www.docstoc.com/docs/20608592/7-Tools-dan-New-7-Tools 16. Run Charts/Time Plot/ Trend Chart. Tersedia di:

http://www.deming.edu.clemson.edu/pub/tutorials/qctools/runm.htm. Diunduh pada tanggal 1 September 2012. 17. Poerwanto, Hendra. Control Chart. Diunduh 2 September 2012 dari https://sites.google.com/site/kelolakualitas/Konsep-dan-Pengertian--SevenQuality-Tools-Tujuh-Alat-Manajemen-Kualitas/Control-Chart-Pengertianmanfaat-membuat-dan-contoh-Control-Chart-Peta-kendali 18. Swarsono. 1994. Manajemen Strategi Konsep, Alat analisa dan konteks, UUP AMP YKAN. 19. Harjito, Dydiet. 1995. Teori Organisasi Dan Tehnik Pengorganisasian. Raja Grofandi Persada: Jakarta. 20. Ishak, Aulia. 2002. Rekayasa Kualitas. Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Industri, Universitas Sumatera Utara: Medan. 21. Shahin, Arash, et.al. 2011. Proposing an Integrated Framework of Seven Basic and New Quality Management Tools and Techniques. Iran: Department of Management University of Isfahan. 22. Amjad, Muhammad. 2002. Aplication of Seven New Tools. Pakistan: ICQI 23. Diaz, Christopher. The New 7 Q.C. Tools (A Training Presentation on the N7). http://sixsigmaindonesia.com/blog-ina/?p=41 24. Nancy R. Tagues The Quality Toolbox, Second Edition, ASQ Quality Press, 2004 25. Kamajaya, Y. 7 Tools dan 7 New Tools. Tersedia di: http://ml.scribd.com/doc/45972955/7-Tools
35

26. Dianmardi. 2011. New 7 Tools of Quality blog.trisakti.ac.id/dianmardi/2011/04/19/new-7-tools-of-quality/ 27. Dean, Edwin. B. 2008. Process Decision Program Chart (PDPC). Tersedia di: http://www.oocities.org/ohcop/pdpc.html. 28. Straker, David. Process Decision Program Chart (PPDC): When to Use It. Tersedia di: http://syque.com/quality_tools/toolbook/PDPC/when.htm .

Diunduh pada tanggal 1September 2012. 29. Mardi D. New 7 tools quality. 2011. Tersedia di: http://blog.trisakti.ac.id/dianmardi/2011/04/19/new-7-tools-ofquality/

36