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Jean-Franois Bourdeau
Sommaire
Les ERP : principaux concepts et march Le BPR et les ERP La mise en uvre dun ERP
3 principales phases
Contenu des 3 phases Lien entre les phases 1 (Cadrage et tude des besoins) et 2 (consultation)
Risques projet : causes dcueil Matrise des cots Statistiques sur checs projets ERP
Processus et ERP Janvier 2011
3 principales phases
Contenu des 3 phases
Un projet ERP se droule en 3 phases successives
Un cadrage et une tude des besoins pour :
Dfinir clairement et formuler les objectifs du projet Estimer le budget du projet analyser les processus mtiers existants ( as is ), dterminer celui ou ceux qui sont impacts par le projet Dfinir les processus cibles ( to be ) Dfinir les fonctionnalits attendus selon les processus Organiser et cadrer la consultation Lancer les projets de la phase 2.
Cadrage Estimation budgtaire Expression des besoins Cadrage de la phase 2 Lancement de la phase 2
Cadrage Rencontre des diffrents fournisseurs qui prsenteront leur rponse selon le cahier des charges Choix des fournisseurs
Consultation
Ingnierie du changement
Dossier de cadrage / budget Cahier des charges fonctionnel Cahier des charges technique Cahier des charges projet
Solution technique Solution oprationnelle Solution valide par le pilote Solution dploye
3 principales phases
Lien entre les phases 1 (Cadrage et tude des besoins) et 2 (consultation)
Cadrage Etude des besoins Consultation Projets de ralisation et mise en uvre
Objectifs Primtre Contraintes majeures Organisation du projet Etude macroscopique des processus
Pr tude march des progiciels Pr tude march des progiciels Etude des besoins
Cadrage
Consultation
Choix du progiciel
Offres
Dossier de choix
Cerner les contraintes majeures : Budget, Ressources, Planning, jalons, deadline Etablir un premier planning global du projet, destin tre mis jour
Processus et ERP Janvier 2011
Cadrage
Prparation et organisation des entretiens (expression des besoins et attentes) Analyse des processus AS IS/ Dysfonctionnements identifis Fonctionnalits ncessaires Dfinition des choix discriminants pour prslection, pondration Best practices, standards techniques, prennit diteur, support, couverture fonctionnelle, volumtrie donnes Etude des offres du march Contacts tlphoniques diteurs Short-list selon critres slectionns
10 diteurs
Prslection
2 diteurs
Objectifs :
Produire le cahier des charges Fdrer et motiver autour du projet (tape propice la communication) Dterminer les traits de lorganisation cible Prparer les personnels au travail quils auront effectuer pour la mise en uvre du nouveau systme
Cadrage
Fonctionnel Technique
Runion initialisation
Compilation
Grille dvaluation progiciels personnalise Elments cahiers des charges Cahier des charges Critres de choix des solutions
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Tout dpend bien sr du primtre fonctionnel tudi : analyse des processus de vente ou dachat, tudes des dates de facturation, des types de facture, des critres dagrgation, des rgles ddition des factures, dimputation et de restitution des donnes. Cette phase danalyse et de formalisation doit tre faite en troite collaboration avec des employs de lentreprise cliente, dans le cadre dune structure de projet. Des groupes de travail sont organiss entre consultants et employs de lentreprise cliente pour travailler sur les processus mtiers. La mise en place dun ERP est souvent loccasion de redfinir ou doptimiser les processus de gestion existants. Le consultant apporte aussi son expertise mtier pour conseiller son client. Lors de la bascule dun logiciel maison vers un ERP ou dun ERP vers un autre ERP, des correspondances entre zones de donnes doivent tre trouves. La dfinition des interfaces va permettre aux dveloppeurs/ paramtreurs dtre oprationnels rapidement. Ils sauront exactement le type de donnes et le format des donnes traiter ainsi que leur correspondance entre lancien et le nouveau systme.
Processus et ERP Janvier 2011
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Question Tel progiciel peut-il faire laffaire ? Question se traduisant en : Quelles fonctions progiciel ? doit offrir
Information ncessaire Liste des fonctions offrir, pondres par un critre dimportance (grille de choix) le Donnes spcifiques grer, si elles sont
Environnement technique (plate-forme si elle est impose) Dans quel environnement technique doit-il tre dploy ? Peut-on dployer une solution pr- Typologie dentreprise paramtre ? administration) (Production,
Cette question peut se traduire en Quel Description de lenvironnement (humain, est le secteur de lentreprise, Qui utilisera organisationnel, externe lentreprise) telle fonction, et qui aura besoin de telle Dans quelle mesure peut-on modifier information, et quel moment lorganisation et les postes de travail ?
Processus et ERP Janvier 2011
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Information ncessaire Liste des fonctions offrir, pondres par un critre dimportance (grille de choix) Donnes spcifiques grer, si elles sont (pour
organisationnelles Donnes paramtrage des workflows) Quelles sont les interfaces assurer ?
Description de lenvironnement logiciel Description des vnements pouvant engendrer un mouvement vers un autre logiciel, et des entres en provenance dautres logiciels
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dispose-t-on dans Prrogatives et disponibilit des accompagner le personnes susceptibles dintervenir dans le projet (dcideurs, gestionnaires, informaticiens)
Des prestations annexes doivent-elles Liste des prestations annexes (formation, tre assures ? fourniture du matriel, accompagnement du changement, infogrance) Quel prix ? Nombre dutilisateurs / profil, dlai de raction requis en cas de problmes, pnalits de retard prvues.
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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins Cahier des charges - grille dvaluation synthse - exemple
SELECTION SELECTION FINALE FINALE
EDITEUR SOLUTION COMMENTAIRE
Leader, trs prsent dans le secteur C1 bien la finance et automobile. Couvre aussi le primtre 2 (achats, production, planning)
NOTE FINALE
PERENNITE
3 2 1 0
E1
SAP
R/3, mySAP
S1
TECHNIQUE
INTERNATIONAL
MeO
FONCTIONS
SUPPORT
3,0
PERENNITE
3 2 1 0
ORACLE
TECHNIQUE
INTERNATIONAL
Organisation date
E2
S2 E-BUSINESS SUITE S3
ENTREPRISE
C2
FONCTIONS
SUPPORT
2,9
PERENNITE
3 2 1 0
E3
PEOPLESOFT
C3
Fusion des 2 diteurs en 2003. OPA dORACLE en cours. Lditeur choisira la solution adapte en fonction des contraintes de TREVES exprimes dans le cahier des charges.
Consolidation
TECHNIQUE
INTERNATIONAL
FONCTIONS
SUPPORT
2,6
PERENNITE
Interfaces
PEOPLESOFT
E4
S4 ENTREPRISE
ONE (ex-JDE)
3 2 1 0
Formation utilisateurs
INTERNATIONAL
TECHNIQUE
FONCTIONS
2,6
SUPPORT
ERP "Light" MeO "Light" de l'ERP Core Model Commentaire Indicateur Commentaire Indicateur Cot / user plus faible (NB Cot / user quivalent qqs : Seul SAP propose cette taille du site solution) Plus simple mais Capitalisation avec fit gap vraisemblablement analysis (puis uniquement diffrente de la solution phase de conception Core. Phases de dtaille et ralisation ) conception gnrale et dtaille, puis ralisation Moindre car outil plus Plus faible que pour la simple version avec des MeO plus complexes (gros sites) mais plus importante que ERP Light ?? Apparemment des Simplifi outils pour l'interfaage des 2 solutions (vritable retour d'exprience?) Nouvelles interfaces Modification des interfaces ncessaires dveloppes pour la version Core Ncessit de prvoir Capitalisation avec les d'autres formations + personnes formes sur le constitution des docs Core et les manuels dj utilisateurs raliss
Ergonomie 5 CDG - Thme 4 4 3 CDG - Thme 3 2 1 0 CDG - Thme 2 Volumtrie Performance Application 1 Application 2 Evolutivit
Temps de rponse
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Un niveau synthtique, pour les dcideurs (15 pages maxi) Un niveau dtaill, sous forme dannexes spcialises, pour oprationnels les
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Prsentation de lentreprise Objectifs et primtre du projet Description de lorganisation et des acteurs Description du systme dinformation Description des processus Description des fonctions et rgles de gestion
Pour chaque catgorie fonctionnelle :
Synoptique des fonctions attendues Dtail des fonctions attendues
Description des interfaces Volumtries fonctionnelles Localisation des utilisateurs Contraintes de performances Reprise des donnes
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Exploitation
Monitoring Ordonnancement Sauvegardes Performances
Temps de rponse Disponibilit Scalabilit
Interfaces
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Donner la liste des applications du systme dinformation avec lesquelles le progiciel devra sinterfacer, avec, pour chacunes delles :
Le sens dchange Les donnes changer La frquence de lchange (temps rel, quotidien, hebdomadaire) Le type dinterface (fichier, web service)
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Organisation, responsabilits
Les activits
Direction de projet Fonctionnel Technique Conduite du changement
Structure et rles des quipes du client Structure et rles des quipes du fournisseur Instances projet Attentes en termes de pilotage et de suivi Les indicateurs de suivi
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Ne pas chercher dtailler les fonctions standards Dtailler les spcificits Ne pas occulter les problmes Ne pas tout exiger (dmarche et contenu adapt au contexte de lentreprise : taille, budget, maturit) Dtailler lenvironnement logiciel Ne pas ngliger les prestations annexes Le faire valider !
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adopte (Dfinition prliminaire des processus avant choix de lERP ou Choisir un ERP et adapter les processus) La description de lexistant AS IS concerne :
Organisation Processus mtiers Systme dinformation
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Le cot des ressources humaines internes : des employs en interne devront se consacrer au projet temps partiel ou temps plein selon lorganisation projet, ce qui reprsente un cot.
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Etablir votre budget dtaill en dcoupant pralablement le projet ERP en phases et en budgtant chaque phase du projet :
Etudes pralables et/ou cahier des charges Prparation au lancement (construction quipe projet, formation, logistique) conception dtaille (formalisation des processus, des besoins, des donnes manipuls, des rgles de gestion, description des interfaces) Ralisation des dveloppements/paramtrages/tests Prparation de la mise en production (recette, formation des utilisateurs finaux end users , bascule de lancien au nouveau systme, contrle de la reprise correcte des donnes) Mise en production (support utilisateur)
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Phase 2 - Consultation
Quels sont les choix raliser ?
Pour les projets du type ERP, la consultation porte gnralement sur 2 volets
Choix dun progiciel Intgration du progiciel (volet complexe) :
Paramtrage Adaptation Gestion du changement Formation
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Phase 2 - Consultation
Processus et soumissionnaires
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Phase 2 - Consultation
Grille d valuation des offres
Cadre danalyse des propositions recueillies lors de la consultation Permet de situer globalement limportance des critres (techniques, fonctionnels) A mettre au point ds ltude des besoins Penser tous les aspects (mthodes, cv des intervenants) Exemple de grille dvaluation :
Notes des candidat CRITERE DE SELECTION DES CANDIDATS Comprhension du projet apprciation des objectifs et enjeux comprhension et analyse du Cahier des Charges comprhension du domaine a comprhension du domaine b Prsentation de l'offre clart, prcision et prsentation de la rponse conformit de l'offre aux exigences apprciation des contraintes techniques, volumtrie 2 1 2 20 4 Poids 10 4 X Y Z
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Phase 2 - Consultation
Analyse et comparaison des offres
Privilgier lanalyse de la couverture des processus celle de la couverture des fonctions individuelles Sassurer de la mise en uvre du progiciel dans une entreprise similaire Appel des rfrences des candidats
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Phase 2 - Consultation
Dossier de choix
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Phase 2 - Consultation
Contractualisation
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SAP
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Prparation
SAP
35
SAP
36
SAP
37
SAP
38
SAP
39
SAP
40
SAP
41
SAP
42
SAP
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Direction de projet Directeur projet Client Business Owners Pilote oprationnel Client Directeur projet Intgrateur
Dveloppement
Responsable dveloppements Dveloppeurs legacy Experts IT Client Responsable dveloppement Dveloppeurs Intgrateur
Domaine Vente
Process Owners Key users Experts IT Client Consultant fonctionnel/ERP Intgrateur
Domaine Achats
Process Owners Key users Experts IT Client Consultant fonctionnel /ERP Intgrateur
Domaine Comptabilit
Process Owners Key users Experts IT Client Consultant fonctionnel /ERP Intgrateur
Domaine Controlling
Process Owners Key users Experts IT Client Consultant fonctionnel /ERP Intgrateur
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Acteur
En projet
En production
User
Le user est lutilisateur final de la solution concerne Le key user est un utilisateur expert de la solution
Form lutilisation du systme Connat les procdures (contacter le key user) Premier niveau de support Enregistre les incidents et demandes de changement Responsable de la cohrence des master data Teste et valide les modifications de systme Participe aux comits mtiers en fonction de lOJ Dfinit et ajuste les processus mtiers Arbitre les demandes de changement Gre les escalades Membre du comit mtier Arbitre les demandes de changement majeures Membre du comit stratgique et comit de pilotage Garantit la disponibilit des KU et PO Pilote les processus de gestion des incidents Pilote le processus de gestion des problmes Initialise le suivi des demandes de changement Membre du comit mtier
Key user
Lexpert applicatif est lacteur DSI responsable du suivi des processus de son domaine mtier
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Dveloppement
Paramtrages
Qualit
Paramtrages
Production
Serveur DE
BAC A SABLE
Serveur QE
Tests validation et intgration
Serveur PE
PRODUCTION
ERP BI
DB1
Recette mtier
TESTS UNITAIRES
Reprise de donnes
Formation rfrence
Serveur PB
PRODUCTION
Recette mtier
Serveur QBI
Tests validation et intgration
Serveur BF
Formation
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Dispersion fonctionnelle :
ne pas tout vouloir implanter en mme temps se garder de trop largir le primtre du projet
Direction non suffisamment implique Direction / gestion de projet dfaillante Changement des acteurs cls du projet Equipes indisponibles Analyses et maquettages insuffisamment valids
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Etude baptise "The Chaos Report du Standish Group, mene auprs de 400 entreprises amricaines de toutes tailles en... 1995 :
Le dpassement moyen par rapport au budget est de 178 % Le dpassement moyen par rapport au planning est de 230 % 51 % des fonctionnalits initialement prvues sont inutilisables 35% des projets sont abandonns
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Minimiser les dveloppements spcifiques Minimiser les interfaces Ngocier ses contrats logiciels et dintgration
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Savoir ce que lon veut Impliquer la direction (comit directeur) Composer une quipe projet lgitime et implique Choisir un ERP adapt Choisir un ou des partenaires comptents Piloter le projet Gestion du changement adapte :
Communication Formation Support
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