Introduccin a la planilla de calculo

Docente: Georgina Castelln G.

Utilidad de una planilla de calculo

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.

Conocer el entorno grfico de una planilla de clculo

Barra dede acceso rpido Banda de Opciones Barra etiquetas Barra titulo Botn de office Formulas

Conceptos Bsicos
Libro: Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo, estos tienen la extensin .xlsx en la versin 2007 de Excel. Cuando se inicia un sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro 1.

Conceptos Bsicos
Hoja de trabajo: La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo, esta sirve para que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculo u operaciones con ellos

Conceptos Bsicos
Filas: Las filas se enumeran desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

Conceptos Bsicos
Columna: Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C, AA, AB,.IV.

Conceptos Bsicos
Celdas: La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo, A1

Nombre Celda Celda

Conceptos Bsicos
Rango de Celdas: El Rango es un bloque rectangular de dos o ms celdas que Excel trata como una unidad. El nombre del rango siempre es la primera celda de este.

Rango

Conceptos Bsicos
Referencia: El operador : hace referencia a celdas adjuntas

Conceptos Bsicos
Referencia: El operador ; hace referencia a celdas no adjuntas

Conceptos Bsicos
Referencia a un rango de celdas unidimensional Se le llama rango de celdas unidimensionales cuando se da referencia a un rango ya sea de forma horizontal o de forma vertical por separado nunca juntos

Conceptos Bsicos
Referencia a un rango de celdas bidimensional Se le llama rango de celdas bidimensionales cuando se da referencia a un rango horizontal y vertical al mismo tiempo

Conceptos Bsicos
Referencia a una celda o rango de celdas de otra hoja Crear una referencia de celda a otra hoja de clculo Se puede hacer referencia a celdas que se encuentran en otras hojas de clculo si se anexa el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de exclamacin (!) al comienzo de la referencia de celda. En el siguiente ejemplo, la funcin de la hoja de clculo denominada PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de clculo denominada Marketing del mismo libro.

Referencia a un rango de celdas de otra hoja de clculo del mismo libro Se refiere a la hoja de clculo Marketing Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas Separa la referencia de hoja de clculo de la referencia del rango de celda

Ingreso de datos.
Tipo de Datos:
Valores Constantes: Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Nmeros: Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4. Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como debes dar el formato de fraccin a la celdas ya que de no hacerlo Excel lo tomara como fecha.

Ingreso de datos.
Tipo de Datos:
Fecha U Hora: Para introducir una fecha u hora, no tiene ms que escribirla de la forma que desea que aparezca. Cuando introduzca una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente debemos introducir el ao completo. Ejemplo: 1/12/99 14:30 1-12-99 1/12/99 14:30 2:30 PM 12/07/2031

Ingreso de datos.
Tipo de Datos:
Texto: Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y caracteres especiales. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Frmulas: Una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores.

Ingreso de datos.
Funcin: Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos son esos valores y devuelven un resultado. Todas las funciones tiene que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error.

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmeros o texto), frmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ; o por dos puntos:

Ingreso de datos.

Funcin

Formula

Men Archivo.
Opcin Guardar y Guardar como 1.- Haz clic en el botn de office. 2.- Selecciona la opcin Guardar 3.- En el men desplegado escribe el nombre del archivo que deseas guardar y luego haz clic en el botn Guardar

Nota: Normalmente la ubicacin de tu libro de trabajo Excel debiera ser Mis documentos.

Men Archivo.
Opcin Abrir 1.- Haz clic en el botn de office. 2.- Selecciona la opcin Abrir 3.- En el men desplegado selecciona el archivo que deseas abrir y luego haz clic en el botn Abrir

Edicin de celdas.
Modificar Datos: Para modificar los datos ya ingresados puede dar dos clic de forma lenta sobre la celda a modificar o una vez seleccionado presionar F2. Dar formato a celda: Para esto debe: Dar clic con el botn derecho sobre la celda y luego elegir la opcin Formato de celda O en el subgrupo Numero Encontrara la opcin de cambiar Directamente el formato de la celda

Edicin de celdas.
Formato Numrico: Con este formato pueden ver si el numero es negativo o positivo y si es necesario verlo con decimales. Formato Monetario: Este formato nos da la opcin de reflejar nuestro valor en moneda, esta puede ser de cualquier parte del mundo y al igual que el anterior permite seleccionar si queremos ver la cifra con decimales. Formato de Fecha: Con este formato damos formato a las fechas, estas pueden aparecer en letras o en numero dependiendo la opcin que usted desee.

Edicin de celdas.
Formato de Bordes y Rellenos. Esta opcin tiene como nico fin dar mayor realice a la celda, estas opciones no afectaran el calculo de ellas.

Edicin de filas y columnas.

Insertar Filas y Columnas 1era Opcin: En el subgrupo Celdas encontrara la opcin para insertar Celdas, columnas, filas y hojas. 2da Opcin: Selecciona la fila o columna que desea que preceda a la Fila o columna insertada luego haz clic en el botn derecho del mouse y elige la opcin Insertar

Edicin de filas y columnas.

Eliminar Filas y Columnas 1era Opcin: En el subgrupo Celdas encontrara la opcin para eliminar Celdas, columnas, filas y hojas. 2da Opcin: Selecciona la fila o columna que desea eliminar y haz clic en la opcin eliminar

Edicin de filas y columnas.

Ajustar ancho de columna y alturas de filas. 1era Opcin: En el subgrupo Celdas encontrara la opcin formato en ella encontraras las opciones para modificar tanto el ancho como el alto de las filas y las columnas 2da Opcin: De forma manual debes posesionarte en la unin de ya sea la columna o la fila, al lograr esto el cursos tendr dos flecha en direcciones contrarias cuando esto pase debes hacer clic y sin soltar mover la celda o fila en la direccin que desee.

Edicin de una hoja de clculo.

Insertar hojas

Con el botn derecho hagoy Luego Hoja de Calculo clic sobre la hoja que luego presiona el botn Elige la opcin Insertar quedara despus aceptar de la hoja insertada

Hoja Insertada

Edicin de una hoja de clculo.

Mover hoja

Seleccionamos la ubicacin en laderecho cual Presiona el botn Eligue la opcin Mover o dejaremos la hoja4 en este del mouse sobre la de las pestaas de las copiar caso elegiremos opcin pestaa de lasla hojas hojas Mover al final

Edicin de una hoja de clculo.

Eliminar hoja

Y se eliminara la hoja, debes Presiona tomar el botn en cuenta derecho que Selecciona la opcin esta de se laseliminara pestaascon de las toda Eliminar la informacin hojas que contenga

Edicin de una hoja de clculo.

Renombrar hoja

Para cambiar el nombre Cuando la pestaa tome Selecciona la opcin debes hacer clic sobre este estado podrs la Cambiar nombre pestaa de la hoja que cambiar su nombre deseas renombrar.

Mejorar la presentacin en una hoja de clculo.

Bordes Para aplicar bordes a una celda o rango se debe seleccionar la opcin demarcada con rojo, luego se desplegaran las opciones que Excel da para aplicar bordes, en caso que los bordes que se desean no estn dentro de las posibilidades que Excel brinda entonces deben dirigirse a la ultima opcin del men desplegado llamada Ms Bordes junto con esto se desplegara un men en el cual podrn crear el borde deseado.

Mejorar la presentacin en una hoja de clculo.

Color de relleno Para agregar color de relleno a las celdas la primera opcin es el icono que esta demarcado en rojo, este da matices de colores ya establecidos, en caso que el color de relleno deseado no se encuentre en estas opciones deben ingresar a la opcin Ms Colores y hay encontraras otra gama de colores disponibles.

Mejorar la presentacin en una hoja de clculo.

Color de Fuente Para agregar color a la fuente debes dirigirte al icono demarcado con rojo, y este desplegara una gama de colores predeterminados, en caso que no estuviera el color que desea debe hacer clic en la opcin Ms colores y esta desplegara otra gama de colores para dar nuevas posibilidades de colores.

Mejorar la presentacin en una hoja de clculo.

Insercin de Imagen Para insertar una imagen deben dirigirse al icono demarcado con rojo, al hacer clic sobre el desplegara una ventana en la cual usted deber dar la direccin de la imagen que va insertar, luego de haberla ubicado presionen Insertar y la imagen se insertara en la hoja de calculo.

Mejorar la presentacin en una hoja de clculo.

Insercin de Imagen prediseada Para insertar una imagen prediseada deben dirigirse al icono demarcado con rojo, al hacer clic sobre el desplegara una ventana en el costado derecho de la pantalla, en ella deber ingresar el concepto de la imagen que desea, por ejemplo Gente y luego has clic en la opcin buscar, comenzaran a salir todas las imgenes correspondientes a el concepto, cuando ya decididas que imagen vas a insertar entonces has clic sobre ella y se insertara de forma automtica

Mejorar la presentacin en una hoja de clculo.

Insercin de Objeto (Formas) Para insertar una forma deben dirigirse al icono demarcado con rojo, al hacer clic sobre el desplegara una ventana en ella deber elegir la forma deseada una ves que ocurra esto el cursor del mouse se convertir en un signo + entonces debes desplazarlo por la zona que deseas dejar la forma.

Mejorar la presentacin en una hoja de clculo.

Insertar Objetos (SmartArt) Para insertar un SmartArt debes presionar la opcin demarcada con rojo, esta desplegara una ventana con todas las opciones que hay de diagramas, una ves decido cual vas a usar presionas aceptar e insertara el diagrama deseado el cual debers modificar con la informacin deseada

Mejorar la presentacin en una hoja de clculo.

Encabezado y Pie de Pagina Para insertar un encabezado y pie de pagina debes dirigirte a el icono demarcado con rojo encontrado en la cinta de opciones llamada Insertar al presionar esta opcin la vista de tu pagina cambiara y se habilitara una cinta de opciones llamada Diseo en la cual encontraras todas las herramientas para dar formato a tu encabezado y pie de pagina. Nota: El encabezado y pie de pagina no se reflejan en la planilla de calculo sino que al imprimirla o generar una vista previa de esta.

Mejorar la presentacin en una hoja de clculo.

Combinacin de Celdas Para combinar dos o mas celdas primero debe seleccionar las celdas a combinar una ves que esto ocurra debes presionar la opcin demarcada con rojo y automticamente las celdas quedaran combinadas, en el caso que ya no deseen mantener las celdas combinadas, seleccionas las celda y presionas el mismo botn anteriormente nombrado. Nota: Si combina dos celdas que tiene informacin, Excel enviara un mensaje para avisarle que la informacin de la celda derecha se perder.