UNIDAD DIDACTICA 4. DOCUMENTACION E IMPLANTACION DEL SISTEMA.

LECCION 1. ELABORACION DE LA DOCUMENTACION

1. PRINCIPALES DOCUMENTOS DE DESARROLLO DEL SISTEMA APPCC

La empresa debe establecer los procedimientos documentados y un plan de APPCC para garantizar la consistencia entre el APPCC y la poltica de seguridad alimentaria de la empresa y la conformidad con aquellas. Igualmente la empresa deber garantizar el control de dicha documentacin as como de los registros generados. La estructura bsica documental del APPCC se puede estructurar de la forma siguiente:

Manual de APPCC. Procedimientos APPCC. Instrucciones de elaboracin de productos. Especificaciones tcnicas.

La estructura del manual de calidad debera recoger:

1- Introduccin (presentacin de la empresa) 2- Prerrequisitos: Programa de formacin. Programa de control de plagas. Plan de mantenimiento y control de los equipos. Programa de limpieza y desinfeccin. Programa de muestreo y control analtico. Control del agua. Planos de instalaciones y conducciones de aguas. Procedimiento de evaluacin de proveedores.

3. Equipo APPCC. 4. Descripcin del producto. 5. Uso del producto. 6. Diagrama de flujo. 7. Peligros asociados a cada fase y medidas preventivas. 8. Determinacin de los PCC. 9. Cuadro de gestin del sistema. 10. Desarrollo del sistema de autocontrol. 11. Verificacin: procedimiento de auditoras APPCC. 12. Sistema de documentacin y registro.

13. Trazabilidad.

Entre los procedimientos a desarrollar encontraramos, a ttulo de ejemplo; los siguientes:

1. Procedimiento de formacin. 2. Procedimiento de mantenimiento. 3. Procedimiento para el control de los equipos. 4. Procedimiento de limpieza. 5. Procedimiento de control analtico. 6. Procedimiento de compras y evaluacin de proveedores. 7. Procedimiento de verificacin del sistema: auditoras APPCC. 8. Procedimiento para la elaboracin de la documentacin. 9. Procedimiento para el control de los registros. 10. Procedimeinto de trazabilidad.

Las instrucciones tcnica incluirn las necesarias para describir los procesos de elaboracin de los distintos productos y las especificaciones tcnicas, referidas a las de las materias primas

A fin de ilustrar sobre como preparar la documentacin se incluye, en el apartado siguiente; ISO/TR 10013:2002.

2. ISO/TR 10013:2002. DIRECTRICES PARA LA DOCUMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD.

Este informe tcnico pretende la adopcin de un enfoque basado en procesos a la hora de documentar un sistema de calidad conforme a ISO 9000. Bien es cierto que puede ser aplicado, dicho enfoque a los distintos sistemas de calidad existentes en base a la flexibilidad que han de disponer las organizaciones al relacionarlo con el sistema o los sistemas de gestin que tenga establecidos la organizacin. Tener documentado un sistema de calidad supone, sin pretender agotar las posibilidades, los siguientes beneficios: Describir el sistema. Proporcionar informacin para grupos de funciones relacionadas. Ayudar al personal a comprender su funcin facilitando el entendimiento con la direccin y ser base para las expectativas del desempeo. Indicar como se llevan a cabo las actividades. Procurar la evidencia objetiva del cumplimiento de requisitos y base para la mejora continua.

Ser marco de referencia para clientes y proveedores..

El apartado 4.4 del informe tcnico se refiere al manual de calidad. Aspecto que desarrollamos en este punto. El manual de calidad es nico para cada organizacin, permite flexibilidad en la definicin de la estructura, forma, contenido, o el mtodo de presentacin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad. El manual de calidad debera incluir el alcance del sistema objeto de documentacin , los detalles de cualquier exclusin y su justificacin, los procedimientos documentados, o referencia a ellos, y una descripcin de los procesos del sistema y sus interacciones. En funcin del tipo de organizacin y complejidad de las actividades se desarrollarn: - Procedimientos. - Instrucciones de trabajo. - Formularios. - Planes de calidad. - Especificaciones. - Registros. - Documentacin externa.. La informacin acerca de la organizacin, tal como el nombre, ubicacin y medios de comunicacin, deberan estar incluidos en el manual de calidad. Tambin puede ser incluida informacin adicional como su actividad, antecedentes, historia, etc... Un manual de calidad debe contener los elementos descritos a continuacin: Ttulo y alcance. Debe definir la organizacin a la cual se aplica el manual, haciendo referencia a la norma del sistema aplicado. Tabla de contenidos. Incluyendo el nmero y ttulo de cada seccin y su localizacin. Revisin, aprobacin y modificacin.. Poltica y objetivos de calidad. Organizacin, responsabilidad y autoridad. Proporcionando una descripcin de la estructura de la organizacin. Referencias. Incluyendo un listado de los documentos a los que se hace referencia. Descripcin del sistema de calidad.

En lo que se refiere al proceso de elaboracin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad cabe indicar: Que la documentacin del sistema de gestin debera ser desarrollada por aquellas personas involucradas en los procesos y actividades y que sirve, por otra parte, para proporcionar al personal un sentido de compromiso y propiedad. Los mtodos de elaboracin de la documentacin del sistema de gestin deberan: - Identificar los procesos necesarios para la implementacin eficaz del sistema de gestin. - Entender las interacciones entre estos procesos; y

Documentar los procesos en la extensin necesaria para asegurar su eficaz operacin y control.

El anlisis de los procesos debera ser la fuerza conductora para definir la extensin de la documentacin necesaria para el sistema de gestin de la calidad, no ser la documentacin quien conduzca los procesos. El manual de calidad deber de recoger el proceso de aprobacin, emisin y control de los documentos del sistema de gestin de la calidad.

3. LA PIRMIDE DOCUMENTAL
Se ha insistido, casi hasta la saciedad, en la necesidad de que la empresa disponga de documentos como un medio para asegurar la calidad. La forma de abordar la elaboracin de los documentos ha sufrido asimismo una interesante evolucin hasta el momento presente, de la cual se pueden extraer algunas lecciones prcticas. En un principio, las compaas trataban de reflejar todas sus actividades y tareas ligadas a la calidad en un nico documento, que denominaban Manual de Organizacin, o Manual de Calidad. Este documento, por sus dimensiones gigantescas, no resultaba prctico para los usuarios de cada departamento concreto, pues la mayor parte de la informacin era irrelevante para dicho departamento, al contener tanta informacin referente a otras reas de la empresa. Pero lo realmente grave era que la tarea de mantenerlo permanentemente actualizado, aspecto fundamental para justificar su utilidad, adquira dimensiones picas y se converta en un imposible. Consecuentemente, el Manual quedaba archivado y olvidado en una estantera o armario, acumulando una espesa capa de polvo, y esperando el momento solemne de ser trasladado al archivo definitivo (papelera o basura). Incluso, era habitual que la tarea de su elaboracin no llegase a completarse nunca. Hoy, como resultado de la evolucin en las tareas de documentacin, las empresas adoptan para su base documental una estructura jerrquica: la PIRAMIDE DOCUMENTAL.

LA PIRMIDE DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA CONTENIDO MANUAL DE APPCC (NIVEL 1) POLTICA DE CALIDAD Y DESCRIPCION DEL SISTEMA DE APPCC SEGN NORMA

PROCEDIMIENTOS (NIVEL 2)

DESCRIBE LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA PONER EN MARCHA LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE APPCC

INSTRUCCIONES DE TRABAJO Y OTROS DOCUMENTOS DE TRABAJO DETALLADOS DOCUMENTOS DEL OPERARIO (NIVEL 3)

La estructura piramidal es especialmente prctica para asegurar dos cosas: (1) (2) que en cada lugar existan los documentos precisos para operar (distribucin individualizada segn las necesidades de cada puesto, rea o departamento); que la actualizacin de los documentos sea sumamente gil, al poderse realizar de modo individual.

Anteriormente, hemos visto que estas dos premisas no podan satisfacerse, puesto que todos los documentos estaban reunidos en un tomo de grandes dimensiones. A partir de aqu analizaremos el contenido y el significado de cada uno de los tres niveles de la pirmide documental. Nivel 1: El manual de calidad.

El primer nivel de la pirmide, en la cspide, lo constituye el Manual de Seguridad Alimentaria. Este documento contiene las Polticas de Calidad de la empresa, y luego una descripcin muy general del Sistema de Calidad, por lo que tiende a ser bastante breve. Su funcin es servir como gua o directorio del Sistema, e indicar mediante referencias cules son los documentos (en los niveles inferiores) que desarrollan o despliegan cada requisito de la norma correspondiente. Por esta razn, es frecuente y no es una mala idea- que las empresas escriban su manual de Calidad siguiendo una estructura paralela a la de la norma aplicable (por ejemplo, numerando las secciones o captulos del manual siguiendo el mismo orden de los requisitos de ISO 9001. Es fundamental resaltar que las empresas disponen de una libertad total y absoluta en cuanto al formato, estructura y contenido del Manual de Calidad. Sin embargo ISO 10013 proporciona algunas pautas que puede ser tiles a las empresas que afrontan esta tarea sin una experiencia previa. El nivel 2: Los procedimientos del sistema. Un Procedimiento es un documento que describe, con el grado de detalle necesario, el modo de realizar las actividades principales del Sistema de Calidad. Suele incluir las responsabilidades implicadas en las tareas, as como una referencia a otros documentos (ms detallados) que se utilizan en el desarrollo de las tareas. La estructura de un procedimiento suele contener los siguientes apartados: propsito, campo de aplicacin, responsabilidad, desarrollo, documentos y referencias y registros. Debe tenerse presente que en cada situacin, la complejidad, el tamao o la organizacin requerirn un volumen diferente de procedimientos. Es muy frecuente que cada procedimiento tenga una estructura y formato similar dentro de la organizacin. En la medida de lo posible, un procedimiento debe ocuparse de una sola tarea o actividad.

Los procedimientos, como regla general, no deberan entrar en detalles puramente tcnicos al nivel que suelen presentarse en las instrucciones de trabajo. Recomendaciones para la redaccin de procedimientos de un sistema de calidad Planificacin y desarrollo de Procedimientos La planificacin del procedimiento exige: Identificar aquellas actividades que deben ser controladas mediante procedimiento Identificar quin ser el autor del procedimiento Definir previamente lo siguiente: Objeto del procedimiento Alcance Calendario para el desarrollo y aprobacin del procedimiento Formato Sistema de control del procedimiento El desarrollo de un procedimiento abarca las siguientes fases: Diagramar la actividad tal y como se est llevando a cabo, considerando: Responsabilidades Interaccin con otras actividades Documentos utilizados Tipo de registros realizados Modo de controlar la actividad Principales aspectos de la actividad que afectan a la calidad Mostrar a todos los implicados en la actividad el diagrama de flujo realizado para asegurarse de que es correcto Revisar la actividad para conocer si consigue los objetivos propuestos y si es susceptible de racionalizacin. Redactar el procedimiento siguiendo como referencia el diagrama. El nivel de detalle de la redaccin depender del personal al que se destina y del nivel de entrenamiento del mismo. El borrador del procedimiento debe ser revisado y/o aprobado por los responsables involucrados en la actividad descrita, para obtener de ellos el compromiso de que el procedimiento se llevara a la prctica. Debe redactarse un procedimiento gua para la escritura de procedimientos (Procedimiento para la elaboracin y gestin de procedimientos). Los procedimientos deben ser elaborados por cada departamento teniendo como base el procedimiento gua. Estructura del procedimiento El procedimiento suele redactarse con los siguientes epgrafes: Objeto: define el motivo por el cual se elabora el procedimiento

Alcance: define las actividades y departamentos a los que el procedimiento es aplicable Referencias: documentos que tienen relacin directa con el procedimiento Definiciones: definicin de trminos y abreviaturas quie van a ser utilizadas en el procedimiento Realizacin: describe la forma de llevar a cabo la actividad respondiendo a las preguntas: quin? qu? cmo? dnde? cundo? por qu? Otros documentos y formatos: relacin de documentos que resultan de la implantacin del procedimiento (registros, instrucciones, etc.) y sus formatos. Es conveniente adjuntar en esta seccin una copia de cada formato. Todos los procedimientos de la empresa deben estar escritos en el mismo formato, guardando uniformidad. El formato debe tener espacio suficiente para incluir el nombre de la empresa, el ttulo del documento, el cdigo del documento, su nmero de edicin y fecha de sta y la firma de la persona que lo ha aprobado.

Redaccin del procedimiento Un procedimiento tiene que estar escrito de forma:

Clara Fcil de entender Gramaticalmente correcto Secuencia de acciones ordenadas de forma lgica No incluir comentarios irrelevantes

El redactor debe hacerse las siguientes preguntas qu trato de decir? qu palabras expresan mi mensaje de forma clara? puedo expresarlo de forma ms corta? he escrito algo superfluo?

Simple usar lenguaje comn no utilizar palabras y frases rebuscadas no usar frases muy largas

Directa Se identifica el sujeto: quin lo hace? Se identifica la accin qu se hace? Se describe la accin. cmo se hace?

El procedimiento debe eliminar todo tipo de ambigedad que pudiese originar una mala interpretacin Debe evitarse el uso de condicionales Es conveniente utilizar con frecuencia el punto y aparte (un tema por prrafo)

Nivel 3: Instrucciones de trabajo.

Estos documentos son descripciones, con el mximo nivel de detalle, de tareas u operaciones muy especficas dentro de la empresa, muchas veces referidas al proceso productivo. Estos documentos estn concebidos para ser usados por el operario que realiza la tarea. Tambin en este tercer nivel se encuadran otros documentos, como los Mtodos de Inspeccin, Mtodos de calibracin, Planos, Impresos, etc. Siempre nos referimos en este apartado a documentos detallados, cuyo uso suele estar limitado a la seccin en donde tiene lugar la tarea descrita por el documento. Antes, al hablar de los procedimientos, hemos establecido una lista que poda ser orientativa, y se ha dicho que suelen redactarse entre 20 y 30 procedimientos. En el caso de los documentos de este nivel, por ejemplo, hablando de las Instrucciones de Trabajo, no es posible determinar de antemano cules vamos a necesitar, ni tampoco puede especificarse un nmero mnimo ni mximo. En este sentido, puede afirmarse que se necesita un documento de Nivel 3 (por ejemplo, una instruccin de Trabajo) siempre que en ese proceso o para esa operacin pueda suponer un riesgo el carecer de un documento escrito para apoyar la ejecucin de la tarea.