A importncia da incorporao da metodologia de Gesto de Documentos no processo Eletrnico

A Gesto Eletrncia de Documentos: uma tecnologia que prov um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informaes existentes em documentos. Os sistemas Gesto letr!nica de "ocumentos permitem aos usu#rios acessar os documentos de forma #gil e segura. $ capacidade de gerenciar documentos uma ferramenta indispens#vel para a Gesto do %onhecimento. "ocumentos formam a grande massa de conhecimentos de uma &nstituio. $ gesto eletr!ncia dos documentos permite preservar esse patrim!nio e organizar eletronicamente a documentao, para assegurar a informao necess#ria, na hora exata, para a pessoa certa. ' importante pensar nestes aspectos na fase de concepo do processo eletr!nco pois assim como produzimos documentos no meio convencional, tam(m sero produzidos no meio digital e muitos destes de valor hist)rioco para &nstituio. *or isso tem que ser considerados critrios necess#rios a organizao e recuperao das informaes contidas nos documentos, (em como a preservao dos mesmos pelo tempo necess#rio tanto para fins de prova ou mem)ria. sses critrios rece(em o nome de Gesto "ocumental e a(rangem a criao de %)digo de %lassificao e +a(ela de +emporalidade ela(oradas de forma personalizada pela organizao seguindo a legislao pertinente e (aseando,se em levantamentos da produo documental e das atividades desenvolvidas. -o podemos esquecer que os documentos produzidos no decorrer das atividades das organizaes, indendentemente do suporte, registram suas pol.ticas, funes, procedimentos e decises e portanto so documentos arquiv.sticos e servem como fonte de prova e de informao tanto para a administrao prestar contas de suas atividades, como para o cidado exercer seus direitos. $lm disso esses documentos tam(m podem ter valor hist)rico e ter funo de mem)ria corporativa e coletiva. $o ela(orar os plane/amentos estratgicos, e ao pessar na implantao de processo eletr!nico, as &nstituies devem incluir diretrizes para preservao digital, seguindo as normas nacionais e internacionais 0vide carta de preservao no site %O-$123 tais como4 Gesto arquiv.stica de documentos4 definio de procedimentos e estratgias de gesto arquiv.stica de documentos desde a criao, passando pela transmisso e preservao de documentos em formatos digitais para garantir a produo e manuteno de documentos fidedignos, autnticos, acess.veis, compreens.veis e preserv#veis. *adres e protocolos4 definio ou recomendao da utilizao de padres e protocolos a(ertos e de aceitao ampla na criao, uso, trasmisso e armazenamento de documentos digitais5

1equisitos funcionais5 definio desses requisitos e estimulao de sua adoo para orientar o desenvolvimento e a aquisio de seistemas eletr!ncios de gesto arquiv.stica adequados a legislao5 6ixar os limites do o(/eto a ser preservado4 definio clara de quais elementos sero efetivamente mantidos5 *reservar a autenticidade4 garantia de que o o(/eto acessado exatamente aquele que se procura, apesar das poss.veis trasformaes 0 controlar verses35 7ocalizar e rastrear o o(/eto digital ao longo do tempo4 garantia do acesso ao o(/eto digital na edio ou verso completa, apesar de serem pass.veis de alterao, c)pia ou movimentao. *reservar a provenincia4 identificao da origem de um o(/eto e detalhamento de seu hist)rico a/udam a confirmar sua autenticidade e integridade. 8egurana da informao digital5 definio da pol.tica de segurana da informao, considerando aspectos legais, organizacionais, humanos e tecnol)gicos.

*or tais motivos, torna,se imprescind.vel a participao do pessoal de gesto documental no grupo que ir# tra(alhar no esta(elecimento de diretrizes para implantao de *rocesso eletr!nco nos +ri(unais de %ontas.