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EFECTIVO
EQUIVALENTE DE EFECTIVO
Considerar el control interno sobre las transacciones de efectivo. Comprobar la existencia de efectivo registrado. Establecer la totalidad del efectivo registrado. Determinar si los clientes tienen derecho sobre el efectivo registrado. Establecer la precisin numrica de las planillas sumarias de efectivo.
Los auditores son conscientes que pueden haber sido tomado efectivo inapropiadamente durante el periodo, aunque el efectivo de fin de ao este declarado apropiadamente. POR EJEMPLO: Para distinguir estas situaciones suponga que en el Estado de Situacin Financiera del cliente muestra Efectivo S/. 10,000.00. para la mayora de los clientes, los riesgos principales son que por error o fraude: 1) Se cree una situacin en la cual el valor de S/. 10,000.00 sobrestima el efectivo real. 2) Se haya reducido el saldo en forma inapropiado a S/. 10,000.00.
Refleja los registros del cliente todas las transacciones de efectivo realizadas durante el ao?
fueron autorizados apropiadamente y para uso legtimo del negocio todos los pagos de efectivo?
Los auditores dedican una proporcin ms grande en las horas de auditoria totales al efectivo porque: Los pasivos, ingresos, gastos y la mayora de los dems activos fluyen a travs de la cuenta de efectivo; el examen de las transacciones de efectivo ayuda a los auditores sustentar los estados financieros. El efectivo es el ms lquido de los activos y ofrece la mayor atencin para el robo, desfalco y malversacin.
DESFALCOS:
CONTROL INTERNO:
Salvaguardar los activos de la empresa de robos por empleados, robos o usos no autorizados. Exaltar la precisin y veracidad de la data de contabilidad al reducir riegos de errores e irregularidades en los procesos de contabilidad.
Estas funciones incluyen: Manejo y depsito de las entradas de efectivo. Firmas de cheques. Inversin de dinero ocioso. Manejo de la custodia de equivalentes de efectivo.
las funciones del departamento de finanzas y el departamento de contabilidad deben proporcionar seguridad sobre: Todo el efectivo que deba haber sido recibido, efectivamente se recibi, se registr en forma precisa y se deposit inmediatamente. Se han hechos desembolsos para fines autorizados y estos han sido registrados apropiadamente. Los saldos de efectivo se manejan a niveles adecuados, pero no excesivos
No permita que ningn empleado maneje una transaccin de principio a fin. Separe el manejo del efectivo de su contabilizacin. Contabilice las entradas de efectivo en forma oportuna. Estimule a los clientes a obtener recibos y a observar los totales de la caja registradora. Deposite diariamente las entradas de efectivo. Efecte todos los desembolsos mediante cheques y transferencia electrnica de fondos, con la excepcin de pequeos gastos de caja menor. Conciliaciones bancarias mensuales por empleados no responsables de la emisin de cheques o de la custodia del efectivo.
VENTAS EN EFECTIVO
El control sobre las ventas es mayor cuando dos o ms empleados participan en cada transaccin con un cliente
Una pantalla visible al cliente de la cantidad de la venta. U n recibo impreso. La acumulacin bajo llave del total de las ventas del da.
Un escner electrnico lee el cdigo universal del producto impreso en el producto. El vendedor necesita escanear el cdigo para que la registradora grave la venta del precio del producto
Control de caja fuerte o de seguridad sobre las entradas de efectivo: La caja de seguridad es controlado por el banco de la compaa. Transferencia electrnica de fondos: Las instituciones financieras permiten el intercambio de informacin por computador y transfieren fondos electrnicamente entre las cuentas bancarias de una compaa a otra. Este sistema disminuye el flujo de papel y puede minimizar los costos de
ventaja
Otras ventajas
La centralizacin de la autoridad de desembolso en manos de unos pocos empleados designados: personas autorizadas para firmar cheques. Un registro permanente de los desembolsos. Una reduccin en el monto del efectivo que maneja a mano o en la oficina.
Para asegurar los beneficios los cheques deben estar prenumerados y todos los nmeros en la serie tienen que tener una explicacin.
Los cheques anulados deben ser tachados para eliminar cualquier posibilidad de uso posterior, y archivarlos en la secuencia regular de cheques pagados.
Los empleados encargados de firmar cheques deben revisar los documentos que soportan el pago y perforarlos para evitar sean presentados una segunda vez.
Para hacer menos probable el fraude que involucran documentos falsificados, los cheques firmados no deben ser devueltos al departamento de contabilidad, que los preparo para ser firmados.
La conciliacin de los extractos bancarios mensuales es esencial para el control interno adecuado sobre las entradas y desembolsos de efectivo.
Los extractos del banco deben llegar sin abrir a este empleado. Cada mes la conciliacin debe ser revisada y aprobada por escrito.
Un sistema de comprobantes
Proporciona seguridad de que todos los desembolsos estn autorizados apropiadamente y son revisados antes de emitir un cheque.
El departamento de contabilidad es responsable de reunir la documentacin apropiada para soportar todo desembolso de efectivo.
Es una hoja de autorizacin con espacio para las iniciales de los empleados que realizan las funciones de autorizacin (operaciones aritmticas, determinar si la factura concuerda con la orden de compra, otros).
COMPROBANTE
En la fecha de pago, el comprobante y los documentos de soporte son retirados del archivo de tipo recordatorio.
El tesorero revisa el comprobante antes de firmar el cheque; el cheque entonces se enva directamente al beneficiario y el comprobante y todos los documentos de soporte se tachan para evitar un nuevo uso.
La caja chica
Es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque. Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin. Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Pruebas de auditoria
Los auditores
probar las transacciones examinando los comprobantes de caja menor y verificando su secuencia numrica.
La persona
Que custodia un fondo de caja menor solicita un reintegro del fondo, los documentos que soportan cada desembolso deben ser revisados en busca de la inclusin total y autenticidad, y deben ser anulados o perforados para evitar su utilizacin repetida.
EL CONTROL INTERNO Y EL COMPUTADOR El procesamiento de las transacciones de efectivo por computador fortalece el control interno en diversas formas: Se utilizan para procesar las remisiones de pago por parte clientes por correo. Para emitir cheques, y posteriormente preparar las conciliaciones bancarias. Otras utilizan transferencia bancaria en vez de cheques.
Son el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinin que emite al suscribir su informe.
Facilitar la preparacin del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. Proporcionar informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los procedimientos de auditoria aplicados. Cumplir con las disposiciones legales.
Cliente y ejercicio a revisar Fecha Nombre y apellidos del sujeto Objeto de los mismos Cuando el auditor utilice marca o smbolo tiene que explicar su significado
Evidencia que los estados contables y dems informacin, sobre los que va a opinar el trabajador, estn de acuerdo con los registros de la empresa. Relacin de los pasivos y activos, demostrando de cmo tiene el auditor evidencia de su existencia fsica y valoracin. Anlisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados. Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado. Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega. Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.
NO DEBEN CONTENER:
No ser copia de la contabilidad de la empresa No ser copia de los estados financieros No ser copia de la auditoria del ao pasado.
El nombre de la compaa sujeta a examen rea que se va a revisar Fecha de auditoria La firma o inicial de la persona que prepar la cdula y las de quienes lleven a cabo la supervisin en sus diferentes niveles. Fecha en que la cdula fue preparada Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo Cruce de la informacin indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan
Marcas de auditoria y sus respectivas explicaciones Fuente de obtencin de la informacin Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cdula analtica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobacin.
PREGUNTAS SOBRE LOS PAPELES DE TRABAJO
La informacin que contienen los papeles es necesaria para auditoria? se puede presentar esta informacin de forma mejor? debe darse algn dato ms para su comprensin?
4.- CLASES DE PAPELES DE TRABAJO Por su uso Por su contenido Hoja de trabajo. Cdulas sumarias o de Resumen. Cdulas de detalle o descriptivas. Cdulas analticas o de comprobacin.
Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio determinado; en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.
Se clasificarn de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificacin o ejecucin del trabajo. Entre estos estn: Planificacin de auditoria Hojas de trabajo Cdulas sumarias o de resumen Cdulas de detalle Cdulas narrativas Cdulas de hallazgos Cdulas de notas Cdulas de marcas
Estados financieros Conciliaciones bancarias Manuales Organigramas Planes de trabajo Programacin de actividades Informes de labores
Confirmaciones de saldos Interpretaciones autnticas y normativa publicada Decretos de creacin de unidades Opiniones Jurdicas Opiniones Tcnicas
Las tradicionales, tambin denominadas bsicas, son aquellas cuya nomenclatura es estndar y su uso es muy comn y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las. Cedulas sumarias Cedulas analticas
Las eventuales no obedecen a ningn tipo de patrn estndar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor Programa de trabajo. cedulas de asientos de ajuste control de tiempos de la auditoria
Compaas ms grandes.
Despus que los auditores han obtenido un conocimiento de los controles, consideraran los tipos de errores que se puedan ocurrir.
DESCRIPCIN DEL HERROR DEBILIDADES DEL EJEMPLOS CONTROL INTERNO Fraude: sobreestimar las Falta de separacin de de entradas de efectivo. deberes de los funciones de acceso al efectivo y su contabilizacin. Fraude: un cajero malversa los pagos en efectivo de los clientes. Error: un auxiliar contable no registra accidentalmente el pago de una cta. Por cobrar Supervisin inadecuada de los cajeros. Controles inadecuados para conciliar las cintas de la registradora y los registros de contabilidad.
Determinar manualmente si los documentos han sido ingresados en forma precisa a los diarios , efectuar el proceso de conciliacin.
Compare los detalles los listados de entradas de efectivo con el diario de entradas de efectivo con los traslados de cuentas por cobrar y con los volantes de depsito originales.
Compare los detalles de una muestra de desembolso contabilizados en el diario de pagos de efectivo con los traslados de cuentas por pagar, las rdenes de compra, los informes de entrada, las facturas y los cheques pagados.
Planilla
El banco.
Nmero de cuenta.
Tipo de cuenta.
Enviar formas estndar de confirmacin a las instituciones financieras para verificar las cantidades en depsito en cuentas corrientes y de ahorro.
Confirman los montos en depsito preparan conciliaciones entre los extractos bancarios y los registros de contabilidad.
B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVO Obtenga o prepare conciliaciones de cuentas bancarias a la fecha del balance general y considere la necesidad de conciliar la actividad bancaria para meses adicionales. Conciliar Saldo del extracto bancario Empieza con el saldo de acuerdo con el banco y termina con el saldo no ajustado de acuerdo con los registros contables. Formas de conciliaciones Saldo de registros contables
Conciliacin adicional
1. 2. 3. Entradas y desembolsos de efectivo registrados en los registros contables y no en el extracto bancario. Depsitos y desembolsos en efectivo registrados en el extracto bancario y no en los registros contables. Entradas y desembolsos de efectivo registrados por diferentes sumas en el banco y en los registros contables
B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVO Obtenga un extracto bancario de corte que contenga las transacciones de por lo menos siete das hbiles posteriores a la fecha del balance general.
Proporciona seguridad de que la cantidad de efectivo mostrado en el balance general no fue sobrestimado.
1. Entradas de efectivo no depositada. 2. Fondos de caja menor. 3. Fondos para cambio. Al terminar el conteo. Firma del que custodia el dinero. Fecha del conteo Declarar que fueron devueltos intactos por el auditor.
Esos esfuerzos para mejorar el panorama financiero que ser reportado no son inapropiados.
Antes de dar la aprobacin del efectivo en el balance general los auditores deben ejercer su juicio profesional.
Analice las transferencias bancarias durante la ltima semana del ao de auditoria y la primera semana del ao siguiente.
Periodo flotante
Muestran las fechas en las cuales fueron contabilizados cada entrada y desembolsa de efectivo en los diarios de efectivo y en los extractos bancarios.
Reglas para determinar si es probable que el saldo de efectivo haya quedado errado por una transferencia de efectivo
Las fechas de registro de la transferencia de acuerdo con los libros corresponden a periodos de estados financieros diferentes.
La fecha en que el cheque fue registrado por el banco corresponde al periodo de los estados financieros anterior a cuando este fue contabilizado en los libros.
Investigue los cheques que hayan representado pagos representativos o poco usuales con las partes relacionadas.
Los auditores deben determinar si cada transaccin de esas ha sido cargada a la cuenta apropiada, esta soportada por comprobantes adecuados, y si fue aprobada con anticipacin por un alto ejecutivo diferente del que recibe los fondos.
Fueron autorizados y contabilizados apropiadamente. Estn reveladas adecuadamente en los estados financieros.
Evale su presentacin apropiada en los estados financieros y las revelaciones sobre el efectivo.
En el balance general de efectivo deben incluir solamente aquellas cantidades que estn disponibles para su uso.
Operaciones corrientes
Depsito bancario cuyo uso est restringido no debe estar incluido en el efectivo.
La consideracin del control interno sobre el efectivo, por ejemplo, puede realizarse antes del final del ao del cliente. El trabajo de auditoria sobre el efectivo al final del ao puede estar limitado a pruebas sustantivas, como una revisin de las conciliaciones bancarias del cliente, la confirmacin de los saldos bancarios de fin de ao y una revisin general de las transacciones de efectivo.