SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Disusun oleh :

Cynthia Yolanda Dwi Apriliani Jesica Hananta Kwik Felicia Cahyono Felice Lestari

Mayliana Dewi Sari Kelvin Frieska Suwandi Walter Wishnu Johanna Angela

Siklus manajemen SDM/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai.

2. Melatih
1. Rekrut dan mempekerjakan pegawai baru

TUGAS YANG LEBIH PENTING DALAM SIKLUS MANAJEMEN SDM?

3. Pemberian Tugas

6. Pemberhenti an Pegawai 5. Evaluasi

4. Kompensasi

Gambaran Umum

Aktivitas Siklus Penggajian

Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena alasan sebagai berikut: 1. Cek gaji dibuat secara periodik (mingguan, dua mingguan, atau bulanan) 2. Sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.

Berbagai aktivitas yang terjadi dalam siklus penggajian

1. Perbarui file induk penggajian

Departemen manajemen SDM memberikan informasi untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan dalam file induk (master file) penggajian yaitu mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Hal yang penting untuk diperhatikan adalah semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

2. Perbarui tarif dan pemotongan pajak

Bagian penggajian membuat perubahan perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3. Validasi data waktu dan kehadiran

Skema pembayaran para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Kartu waktu juga mencantumkan total jam kerja yang digunakan selama suatu periode pembayaran. Data tersebut digunakan untuk mengalokasi biaya tenaga kerja di antara berbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap misalnya para manajer dan staf profesional, jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiran mereka dalam suatu pekerjaan. Para pegawai bagian pemasaran dibayar baik berdasarkan konsumsi murni maupun gaji ditambah konsumsi. Sebagai tambahan, beberapa pegawai penjualan diberi bonus karena dapat melebihi target.

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi Pemrosesan penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan cara mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronik sebagai ganti dokumen kertas. Dengan ini, maka dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, verifikasi, dan akhirnya memasukkan data waktu serta kehadiran pegawai secara manual. Contohnya , pembaca kartu dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu kerja para pegawai bagian produksi. Data tersebut kemudian secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem pemrosesan penggajian.

4. Mempersiapkan Penggajian
Prosedur Pertama file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi. File transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk pengajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Contohnya, para pegawai penerima gaji yang dibayar bulanan akan menerima satu per dua belas gaji tahunan mereka setiap periode pembayaran.

Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih.

Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multi kolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai.
Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori. Ketika setiap transaksi diproses, sistem tersebut juga mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun buku besar terkait dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja. Sistem tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga semua catatan penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama dengan jumlah total untuk kolom di slip gaji, merupakan dasar untuk entri jurnal ringkasan, yang dimasukan ke dalam buku besar setelah semua cek gaji dicetak.

5. Membayar gaji
Prosedur Daftar penggajian dikirim ke bagian piutang usaha untuk ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan. Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian dikirim ke kasir, kasir akan meninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat dan menandatangani sebuah cek untuk mentransfer dan ke rekening bank untuk penggajain perusahaan. Kasir tersebut juga meninjau, menandatangani dan menyebarkan cek gaji. Jadi tugas mensahkan dan mencatat perusahaan. Guna mencegah pembuatan dan penyebaran cek gaji palsu, sebuah cek gai yang tidak di klaim akan dikirim ke departemen audit internal untuk diselidiki lebih jauh. Daftar peggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, Voucher pegeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi, yang akan menggunakanya untuk memperbaharui buku besar.

Peluang efesiensi: setoran langsung

Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efesiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakuakan. Setiap file berisi sebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. File-file ini dikirim secara elektronis, dengan ,menggunakan EDI ke setiap bank yang terlibat. Dan tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan biaya pembelian, pemrosesan, dan penyebaran cek kertas. Hal ini juga mengurangi biaya bank dan pengiriman. Penghematan ini sebagian diimbangi dengan hilangnaya pengambangan dana, yaitu penggunaan dana oleh perusahaan antara waktu cek ditarik dan ketika mereka dimasukan ke bank untuk pembayaran. Akan tetapi penghematan yang berhubungan dengan setoran langsung biasanya melebihi biayanya. Akibatnya, sebagian besar perusahaan kini menawarkan para pegawai mereka pilihan untuk pembayaran melalui setoran langsung dan mendorong mereka untuk memilih bentuk pembayaran ini.

6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Contonya perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Surat edaran E, Employers Tax Guide yang diterbitkan oleh IRS memberikan instruksi terinci mengenai kewajiban perusahaan untuk menahan dan mengirimkan pajak penghasilan serta untuk mengisi berbagai laporan. Menyediakan layanan dan kompensasi tambahan ini meningkatkan permintaan atas sistem manajemen SDM/ pengajian perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM sebuah perusahaan besar dengan ribuan pegawai dapat penghabiskan banyak waktu hanya untuk menjawab pertanyaan tentang rencana 401 (k). Lagipula, pegawai ingin dapat membuat perubahan dalam keputusan investasi mereka secara tepat waktu. Organisasi dapat memenuhi permintaan pegawai untuk layanan semacam ini tanpa meningkatkan biaya, dengan cara memberikan akses informasi penggajian/ manajemen SDM dalam intarnet perusahaan.

7. Keluarkan pajak penghasilan dan potongan lain lain

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dan secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

Gambar 2.3.1 DFD tingkat nol untuk siklus penggajian

Gambar 2.3.2 flowchart untuk siklus penggajian

Pilihan Pemrosesan : Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Tenaga Kerja

Banyak organisasi melakukan outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja (professional employer organization PEO).

Biro jasa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah karena alasan-alasan berikut ini:

Menurunkan biaya Kompensasi yang kebih luas Membebaskan sumber daya komputer

Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur

Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar Semua transaksi penggajian yang dicatat valid Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM (manajemen sumber daya manusia) telah dipenuhi Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif

Ancaman ancaman utama dalam siklus manajemen SDM / penggajian dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman ancaman tersebut adalah sebagai berikut : Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau penipu Pelanggaran hukum ketenagakerjaan Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian Data waktu yang tidak akurat Pemrosesan penggajian yang tidak akurat Pencurian atau distribusi cek gaji palsu Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi Kinerja yang kurang baik

Keputusan keputusan Penting, Kebutuhan Informasi, dan Model Data

Fungsi ketiga dari SIA dalam siklus penggajian / manajemen SDM adalah memberikan informasi untuk mengelola aktivitas bisnis.

Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut:

Kebutuhan pegawai di masa mendatang. Kinerja pegawai Moral pegawai Efisiensi dan efektifitas pemrosesan gaji

Biasanya, sistem penggajian memberikan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan pertanyaan ini, seperti data mengenai biaya tenaga kerja. Sistem manajemen SDM biasanya memberikan informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai. Tetapi, informasi lainnya seperti moral pegawai tidak dikumpulkan baik sistem penggajian maupun manajemen SDM. Selain data yang dihasilkan secara internal, data yang dihasilkan secara eksternal pun dipakai dalam pembuatan keputusan seperti tarif pajak,rata-rata pergantian pegawai dan ketidakhadiran. Model data yang didesain dengan baik dapat memfasilitasi integrasi yang efektif atas semua informasi ini.

Manfaat Model Data

Model data membuat informasi menjadi lebih mudah diakses oleh para manajer , maka model data mendorong keputusan yang lebih baik mengenai bagaimana sumber daya manusia digunakan dan dikembangkan (contoh: pertukaran informasi sesama pegawai antar perusahaan dengan menggunakan perusahaan jasa professional untuk menangani suatu masalah tertentu), selain itu juga mempermudah perusahaan mengawasi bahwa para pegawai memang benar-benar menghadiri kelas pelatihan yang tepat dan meningkatkan keahlian mereka. Para pegawai dapat melakukan banyak aktivitas manajemen SDM secara lebih efisien, sehingga dapat mengurangi biaya (contoh: pengumpulan surat lamaran secara online dapat didownload dan disimpan secara otomatis sehingga tak menghabiskan waktu untuk entri data secara manual dan biaya).

Pertimbangan Pengendalian
Diagram REA sangat berguna unutk menilai pengendalian pengendalian karena menunjukan pelaku internal mana yang teribat dalam suatu kegiatan. Apabila REA diimplementasikan dalam sebuah DBMS maka komputer dapat diprogram untuk mendorong pemisahan tugas dengan cara mencegah seseorang untuk melakukan fungsi yang tidak dapat disatukan. Selain itu DBMS juga meningkatkan pentingnya pengendalian akses yang efektif dan membantu mengendalikan akses dengan mengizinkan akses terbatas dimana pengguna hanya bisa mengakses tampilan saja. Dengan DBMS, pembuatan cadangan yang memadai dan prosedur pemulihan dari bencana juga menjadi hal yang sangat penting.

TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH TERIMA KASIH