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Grille Budgetaire Colloque

Grille Budgetaire Colloque

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 Les actions/supports/outils doivent être chiffrés en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de compléter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste)
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Sous total 1
Etude et analyse des besoins, recherches de sites : disponibilité, configurations possiblesRepéragesEtude des coûts de location et des prestations annexes fournies par le site Analyse des avantages/inconvénients Analyse des coûtsX jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique
Sous total 2 
Création de l'identité visuelle de l'événement et de ses déclinaisons graphiques Invitation / Programme (format en cm, nombre de pages) Dossier d'accueil des participants (X pages, X exemplaires) - chemise du dossier  - résumé d'intervenants - biographies - autres contenusBadges (personnalisés / presse)Signalétique et ses déclinaisonsFiches pour séance questions/réponsesExécution des documents au format de chaque supportRéalisation de la synthèse de débats - Actes (plénières et X ateliers) X jour(s) concepteur/rédacteur X jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet senior X jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique
Sous total 3
Constitution de la base de données participants : intégration et uniformisation des fichiers fournis (hors saisie complémentaire), dédoublonnageConception, réalisation de la plateforme d'inscription en ligne - licence et mise en place pour l'événement (import de la base de données, formulaire d'inscription, hébergement, maintenance) - personnalisation spécifique du formulaire pour les ateliers - intégration du programme du colloque - enquête en ligne - paiement et ligne et facturation - demande de visa - envoi de mails (pré-invitation, invitation, confimation, relance, attestation de présence, remerciements etc)Conception des contenus des mails - pré-invitation - confirmation participation + informations pratiques - remerciement + information actes, synthèses etcGestion des inscriptions et confirmations : listings, étiquettes, suivi des inscriptions, reportingRelances participants (téléphoniques ou mail)Gestion logistique des intervenants : contacts, suivi, identification des besoins, informations pratiquesIntégration dans la plateforme de slides, infos pratiques, synthèses de débats, photos, vidéos etc)X jour(s) directeur logistiqueX jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet logistiqueX jour(s) chef de projet senior 
Sous total 4
Interview audio (comprenant tournage, montage, équipe technique)Interview vidéo (comprenant tournage, montage, équipe technique)Reportage vidéo ou micro trottoir (comprenant tournage, montage, équipe technique)Infodécor Rédaction du synopsis, corrections, modificationsSéquençage pour l'événement ou pour le webVote électronique (conception, mise en place, location boîtiers)Questions par SMSConception, réalisation du kit d'animation (diaporama, masque powerpoint, slides et adaptations)X jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet senior X jour(s) directeur de production
Sous total 5 
4. Inscription participants, gestion, relances5. Conception, réalisation documents audiovisuels et de dynamisation6. Equipement et production technique (salle non équipée)
L'AACC a élaboré ce modèle de grille budgétaire utilisable dans le cadre d'un appel d'offres portant sur un colloque, afin de faciliter à l'acheteur institutionnel l'identification des postes inhérents à ce type de manifestations. Cette grille budgétaire n'est ni ferme, ni exhaustive, les postes peuvent être modifiés ou complétés en fonction des besoins spécifiques de chaque donneur d'ordre ou des idées proposées par l'agence d'événement. Il s'agit d'un modèle pour un colloque ponctuel, qui n'a pas vocation à se substituer aux BPU conçus pour un accompagnement événementiel sur la durée.
MODELE BUDGET COLLOQUE
1. Conception générale, définition du cadre global. Inputs stratégiques et création. Recommandations de moyens logistiques et techniques, validation de la faisabilité du projet.2. Recherches d'une location de salle3. Editions, documents de communication : conception, rédaction (hors impression)
 
 Les actions/supports/outils doivent être chiffrés en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de compléter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste)
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MODELE BUDGET COLLOQUE
X micros + sonorisation Ecran (format) en locationVidéoprojecteur, optique et support, distributeur et écran de retour scèneEclairage scène traditionnel sans automatiqueEnregistrement débats audio sur CD RomPost-productiion audio pour mise en ligne sur le webX PC + câblesInstallation technique, vérification, techniciens son, lumière, vidéo, infographiste Mobilier Location, livraison, installation, démontageCaptation vidéoPost-production vidéo et séquençage pour mise en ligne sur le webX micros + sonorisation Ecran (format) en locationVidéoprojecteur, optique et support, distributeur et écran de retour scèneEclairage scène traditionnel sans automatiqueEnregistrement débats audio sur CD RomPost-productiion audio pour mise en ligne sur le webX PC + câblesInstallation technique, vérification, techniciens son, lumière, vidéo, infographiste Mobilier Location, livraison, installation, démontageCaptation vidéoPost-production vidéo et séquençage pour mise en ligne sur le web
Frais de régie et frais de vie des techniciens…, transport
Repérage, préparation, montage, exploitation, démontageX jour(s) régisseur généralX jour(s) directeur de productionX jour(s) chef de projet senior 
Sous total 6 
Conception, plans d'implantationDécor scénique  AutresX jour(s) régisseur général
 X jour(s) directeur de production X jour(s) chef de projet senior 
Sous total 7 
Hôtesses d'accueilPersonnel vestiairePersonnel sécuritéPrestation nettoyageX jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique
Sous total 8 
oer accueMobilier vestiaire Autres mobilier (diffusion publications etc)X jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique
Sous total 9
Café d'accueilPauseDéjeuner Open bar Repas intervenants Repas équipeCréation d'officeLocation de benne
 Autres (cocktail de clôture, dîner…)
X jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique
Sous total 9
Identification et proposition de journaliste animateur Préparation, briefing, suivi, répétition avec les intervenants, transmission des messages clés, articulations des discoursGestion logistique du (des) journaliste(s) en cas d'un colloque en province ou à l'étranger X jour(s) directeur conseil
Salle plénièrePar salle d'atelier 7. Scénographie spécifique8.Personnel d'accueil/vestiaire, sécurité, nettoyage9. Restauration10. Journalistes animateurs9. Mobilier accueil, vestiaire, autres
 
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MODELE BUDGET COLLOQUE
X jour(s)chef de projet senior X jour(s) chef de projet logistique
Sous total 10 
Identification et proposition d'intervenants et expertsContact intervenants/experts, préparation, répétition, suivi de l'intervention de chacun et articulations des intervenants / experts en lien avec le journaliste animateur ou modérateur Kit d'animation des séances
hors conception graphique du masque ;
 voir point 5)
Conception, rédaction du conducteur général de l'événement et de chaque séance identifiant les temps de parole et éléments clés de contenus de chaque interventionRécupération des slides finalisés des intervenants, vérification et éventuelles suggestion de correctionsGestion logistique et suivi des intervenants avec identification de ses besoins, courriers informations pratiques et utiles (contact, plan d'accès, coordonnées hôtel, lieu de l'événement, remboursement frais etc)X jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet senior X jour(s) chef de projet logistique
Sous total 11
Traduction languesTraduction langue des signes et/ou vélotypieX jour(s) chef de projet logistique
Sous total 12 
Liaison Internet (matériel, encodage, technicien, ligne IP ou Numeris)RetransmissionX jour(s) directeur de productionX jour(s) chef de projet senior 
Sous total 13
Reportage photos avec livraison d'un CD photo (libre de droit) incluant les photos en basse définition + les "planches contact"
 X jour(s) photographe X jour(s) chef de projet pour brief, encadrement, contrôle, choix 
Sous total 13
Conception, édition du questionnaire de satisfaction (ou questionnaire en ligne) Analyse des réponses (quanti et quali)Saisie des participants présents et non pré-inscrits Bilan des inscriptions/participationsRédaction du bilan de la manifestationX jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet senior X jour(s) chef de projet logistique
Sous total 14Sous total 15 Sous total 16 
Sous total frais techniques
Direction du projet global. Conseil permanent, recommandations, définition du plan d'action, des étapes de travail, de moyens humains, des outils. Management et coordination des équipes.
Directeur conseil / directeur de projet base X jours
Pilotage opérationnel du projet. Co-animation des équipes avec le Directeur Conseil. Supervision et planning de travail. Préparation et co-animation des réunions de travail internes et externes (ODJ et CR, mise à jour des "to do list")
Chef de projet senior base X jours
Conception de l'ensemble des principes logistiques inhérents à l'événement. Suivi de la réalisation. Management des équipes logistiques.
Directeur Logistique, base X jours
Suivi de l'ensemble des postes logistiques de l'événement
Chef de projet Logistique, base X jours
Coordination et suivi de l'ensemble des postes liés à la production technique de l'événement. Suivi financier. Management des
équipes techniques (régisseur, assistants…). Post-production de l'événement.
Directeur de Production, base X jours
Sous total honoraires de coordination, pilotage, suivi et conduite de projetMarge de gestion et d'administration du projet de x % (hors moyens humains)
SOUS TOTAL EVENEMENT 
15. Frais d'exploitation (talkies...), frais de régie et bureau de production, frais de vie équipe (restauration, hébergement, transport …), coursiers, déplacements, repérages…
16. Droits SACEM et SDRMHonoraires agence (en nombre de jours identifiés ou en forfait). Management, coordination, pilotage du projet et post-production. Management et pilotage général du 11. Accompagnement experts, intervenants, modérateurs12. Traduction13. Reportage photo14. Bilan de la manifestation13. Retransmission internet de la captation vidéo (voir point 6)

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