Practical

Visionaries

Funcionalidad de Nuevo Libro Mayor (New G/L)

Marzo, 2010 Confidential // Neoris

1 Confidential // Do Not Reproduce without prior written permission from Neoris

ndice
Antecedentes

Objetivos
Alcance Nuevo Libro Mayor Particin de documentos

Contabilizacin por segmentos

Integracin AP/AR/AA CO

MM
Nuevos programas Contabilidad paralela Migracin e Implementacin

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Antecedentes
Dada la necesidad de Cemex de contar con informacin financiera por segmentos de negocio, se est analizando la funcionalidad de Nuevo Libro Mayor en SAP en la nueva versin ECC 6.0 y determinar si es factible utilizarla para este fin.

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Objetivos
Hacer un fit analysis de la funcionalidad de Nuevo Libro Mayor enfocado a cubrir la necesidad de contabilidad por segmentos de negocio.

Alcance
El presente documento incluye las mayores implicaciones de la funcionalidad de Nuevo Libro Mayor haciendo nfasis en la solucin de contabilizacin por segmentos de negocio.

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Nuevo Libro Mayor

El Nuevo Libro Mayor es una estructura extendida de datos que incluye los libros especiales. Sus principales ventajas son: Contabilidad paralela utilizando los libros paralelos. Reporteo por segmentos que es permitido por la nueva particin de documentos. Dada la flexibilidad del nuevo libro mayor, es posible crear campos adicionales y utilizarlos en reportes std. Integracin en lnea con Controlling. Sustituye la contabilizacin por centro de beneficio y los libros especiales.
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Nuevo Libro Mayor (cont)

Si el Nuevo Libro Mayor est activo, cada documento tendr dos vistas:

Vista de entrada. Vista de cmo el documento aparece en las vistas de los

auxiliares, es la vista usual del documento, no ha tenido cambios.

Vista de libro mayor. Vista de la particin de documentos en caso que lo hubiera,

nicamente se podrn visualizar en este nivel.

(Adems del libro principal tambin puede visualizarse un documento en otros libros no principales dentro de la vista de libro mayor.)

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Particin de documentos
La particin de documentos se refiere a la creacin de una vista adicional de un mismo documento (vista de libro mayor). Esta vista adicional separa las partidas por segmento.
VISTA DE ENTRADA CCd 5400 I 1 2 PK 31 40 Acct 3080271 61484365 Vendor 1 Staff Transportation

(La vista de entrada no tendr ningn cambio)

Description Amount -11,600.00 1,000.00 Curr. EUR EUR Tx VN VN 7203997001 720399 SEG A CCtr PC Segment

3
4

40
40

61484366
13611000

Overtime Meals
Value added tax

9,000.00
1,600.00

EUR
EUR

VN
VN

7202999875

720299

SEG B

VISTA DE LIBRO MAYOR CCd 5400 I 1 2 PK 31 40 Acct 22201000 61484365 Description Documented suppliers third parties Staff Transportation Amount -1,160.00 1,000.00 Curr. EUR EUR Tx VN VN 7203997001 CCtr PC 720399 720399 Segment SEG A SEG A

3
4 5 6

40
31 40 40

13611000
22201000 61484366 13611000

Value added tax

Documented suppliers third parties Overtime Meals Value added tax

160.00
-10,440.00 9,000.00 1,440.00

EUR
EUR EUR EUR

VN
VN VN VN 7202999875

720399
720299 720299 720299

SEG A
SEG B SEG B SEG B

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Particin de documentos (cont)

Cuando se utiliza la particin de documentos (online split), se pueden crear estados financieros a nivel sociedad y, si se requiere, por segmentos. Esta configuracin puede hacerse por mandante o sociedad y como requisito la funcionalidad de New G/L tiene que estar activa en el mandante. Los procesos operativos no deben cambiar por el nuevo manejo de segmentos. El sistema balancea a nivel segmento cada documento.

El documento en G/L ser dividido en varias lneas y estas solamente sern visibles en la vista de libro mayor, en los libros auxiliares NO se visualiza la particin de documentos.

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Contabilidad por Segmentos El campo de segmento es un campo estndar disponible en SAP para analizar por objetos en un nivel inferior a la sociedad. Su objetivo es dar informacin detallada de las actividades del negocio en sus diferentes giros.

A tiempo real los documentos financieros pueden contabilizar movimientos al nuevo campo de SEGMENT, adems de que el sistema permite desglosar los movimientos, por ejemplo, para postear distintos segmentos a las cuentas de impuestos.

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Contabilidad por Segmentos (cont)

DERIVACION DEL SEGMENTO

El segmento se puede asignar en el dato maestro del centro de beneficio y este ser derivado al momento del posteo.
El segmento puede derivarse a travs de reglas en un programa (BADI).

Datos maestros centro de costos

Datos maestros centros de beneficio

Nuevo campo en ECC 6.0

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Contabilidad por Segmentos (cont)

El siguiente es un ejemplo de cmo la particin de documentos permite derivar los segmentos y registra en la vista de libro mayor, lo correspondiente a cada uno de ellos en el pasivo y la cuenta de impuestos (las lneas creadas automticamente son las marcadas en gris).
ENTRY VIEW CCd 5400 I 1 2 3 4 G/L VIEW CCd 5400 I 1 2 3 4 5 6 PK 40 31 40 40 31 40 Acct 61855763 22201000 13611000 61855763 22201000 13611000 Description Office supplies Amount 25.00 -29.00 4.00 25.00 -29.00 4.00 Curr. EUR EUR EUR EUR EUR EUR VN VN VN 7215017431 Tx VN CCtr 7201997905 PC 720199 720199 720199 721601 721601 721601 Segment SEG A SEG A SEG A SEG B SEG B SEG B PK 40 40 31 40 Acct 61855763 61855763 3080271 13611000 Description Office supplies Office supplies Vendor 1 Input V A T Amount 25.00 25.00 -58.00 8.00 Curr. EUR EUR EUR EUR VN Tx VN VN CCtr 7201997905 7215017431 PC 720199 721601 Segment SEG A SEG B

Docu. Supplies
Input V A T Office supplies

Docu. Supplies
Input V A T

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Contabilidad por Segmentos (cont)

Los siguientes son ejemplos de los segmentos creados actualmente en el sistema y podran considerarse como segmentos en la nueva funcionalidad.

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Integracin AR
Los documentos financieros de Cuentas por cobrar (AR), cuentas por pagar (AP) y activos fijos (AF) tienen las mismas reglas para determinacin de segmentos: AR El profit center en las cuentas de ingresos es utilizado para determinar el segmento y partir el documento.
VISTA DE ENTRADA
CCd 540 0 I 1 2 3 4 PK 01 50 50 50 Acct 50223092 41101100 41101100 13611000

(La vista de entrada no tendr ningn cambio)

Description J R Maintenance & Civil National sales National sales Value added tax Amount 11,600.00 -1,000.00 -9,000.00 -1,600.00 Curr. EUR EUR EUR EUR Tx VN VN VN VN CCtr PC 720399 6215081502 6215081501 SEG A SEG B Segment

VISTA DE LIBRO MAYOR CCd 540 0 I 1 2 3 4 5 6

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PK 01 50 50 01 50 50

Acct 12101000 41101100 13611000 12101000 41101100 13611000

Description Trade receivables National sales Value added tax Trade receivables National sales Value added tax

Amount 1,160.00 -1,000.00 -160.00 10,440.00 -9,000.00 -1,440.00

Curr. EUR EUR EUR EUR EUR EUR

Tx VN VN VN VN VN VN

CCtr

PC 6215081502 6215081502 6215081502 6215081501 6215081501 6215081501

Segment SEG A SEG A SEG A SEG B SEG B SEG B 17

NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Integracin AP El profit center en las cuentas de gastos es utilizado para determinar el segmento y partir el documento.
VISTA DE ENTRADA

(La vista de entrada no tendr ningn cambio)

Description
Vendor 1 Staff Transportation Overtime Meals Value added tax

CCd
5400

I
1 2 3 4

PK
31 40 40 40

Acct
3080271 61484365 61484366 13611000

Amount
-11,600.00 1,000.00 9,000.00 1,600.00

Curr.
EUR EUR EUR EUR

Tx
VN VN VN VN

CCtr

PC

Segment

7203997001 7202999875

720399 720299

SEG A SEG B

VISTA DE LIBRO MAYOR CCd 5400 I 1 2 3 4 5 6 PK 31 40 40 31 40 40 Acct 22201000 61484365 13611000 22201000 61484366 13611000 Description Documented suppliers third parties Staff Transportation Value added tax Documented suppliers third parties Overtime Meals Value added tax Amount -1,160.00 1,000.00 160.00 -10,440.00 9,000.00 1,440.00 Curr. EUR EUR EUR EUR EUR EUR Tx VN VN VN VN VN VN 7202999875 7203997001 CCtr PC 720399 720399 720399 720299 720299 720299 Segment SEG A SEG A SEG A SEG B SEG B SEG B

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Integracin AP (cont)
Pago de factura de proveedor
En el pago de cualquier factura, la asignacin de segmentos se hace en base al segmento asignado en el documento original.

VISTA DE ENTRADA CCd 540 0 I 1 2 PK 40 25 Acct 11301000 3080271

(La vista de entrada no tendr ningn cambio)

Description Banks Vendor 1 Amount 11,600.00 -11,600.00 Curr. EUR EUR Tx VN VN CCtr PC Segment

VISTA DE LIBRO MAYOR CCd 540 0 I 1 2 3 4 PK 40 25 40 25 Acct 11301000 22201000 11301000 22201000 Description Banks Documented suppliers Banks Documented suppliers Amount 1,160.00 -1,160.00 10,440.00 -10,440.00 Curr. EUR EUR EUR EUR Tx VN VN VN VN CCtr PC 720399 720399 720299 720299 Segment SEG A SEG A SEG B SEG B

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Integracin AF
La derivacin del segmento para el caso de activos fijos se hace en base al centro de costos del activo o de la orden interna.

Documento en el sistema actual:

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Integracin AF (cont)
En base al centro de beneficio o centro de costos de la orden (recordemos que un centro de costos siempre esta asociado a un centro de beneficio) se determina el segmento.

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Integracin AF (cont)
La derivacin del segmento quedara de la siguiente forma:

Para los escenarios de liquidacin de ordenes internas, compra de activos, capitalizacin de activos en construccin y venta de activos fijos, en los casos revisados siempre se cuenta con informacin de Ordenes Internas o Centros de Costo del dato maestro del activo para poder determinar su segmentacin.

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Integracin con Controlling.

Integracin en lnea CO -> FI
Anteriormente cualquier movimiento en Controlling era reflejado en FI hasta despus de un proceso de reconciliacin a fin de mes, es decir, la integracin de CO a FI no era en tiempo real y requera de un proceso de cierre. Con el Nuevo Libro Mayor, la integracin de CO a FI ahora es en lnea y no es necesario ya ningn proceso de reconciliacin entre estos mdulos a final de mes.

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Integracin con MM
Los segmentos son derivados del centro de beneficio incluido en el documento financiero generado en MM.

Recepcin de material

Verificacin de factura

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Integracin con MM (cont)

En el caso de un documento financiero por movimientos de materiales a diferentes centros de beneficio, el sistema utiliza la particin de documentos y crea lneas adicionales para balancear los segmentos. En un consumo de materia prima en donde el COS es cargado a diferente centro de beneficio que el inventario, el sistema crea dichas lneas adicionales para lograra un balance por segmentos.
ENTRY VIEW CCd 540 0 I 1 PK 50 Acct 14202000 Description Manuf Finish PR Amount -400.00 Curr. EUR CCtr PC 720399 Segment SEG A

2
G/L VIEW CCd 540 0 I

40

51043109

COS - Raw Material

400.00

EUR

6220161502

6220161502

SEG B

PK

Acct

Description

Amount

Curr.

CCtr

PC

Segment

1
2 3 4

50
40 40 50

14202000
TBD 51043109 TBD

Manuf Finish PR
Clearing segment COS - Raw Material Clearing segment

-400.00
400.00 400.00 -400.00

EUR
EUR EUR EUR 6220161502 6220161502

720399
720399 6220161502 6220161502

SEG A
SEG A SEG B SEG B

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Contabilidad paralela
La contabilidad paralela responde a la necesidad de contar con estados financieros creados de acuerdo a diferentes reglas contables en procesos como la valuacin de moneda extranjera, valuacin de activos fijos, etc. Para lo anterior, se pueden crear reglas contables utilizando esta funcionalidad en SAP en el Nuevo Libro Mayor. Adicionalmente a las cuentas, el Nuevo Libro Mayor permite utilizar libros diferentes para guardar los diferentes escenarios.

Los posteos vlidos nicamente para un GAAP sern registrados nicamente a un libro especfico, no as los registros que son validos para todos los GAAPs que se postearn en todos los libros.

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES

MIGRACIN
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Procesos peridicos
Los programas de procesos peridicos del sistema estn ahora considerando el posteo a los respectivos segmentos, estos programas son:
Nuevo programa de valuacin de moneda extranjera determina el segmento en base al centro de beneficio de las partidas en ME a revaluar.

Nuevo programa de depreciacin de activos fijos.

VISTA DE ENTRADA CCd 540 0 I 1 2 PK 40 75 Acct 62825605 17341000 Description Transp Deprc Acc Depr M & E Amount 1,250.00 -1,250.00 Curr. EUR EUR Tx VN VN CCtr 7514014430 PC 751401 751401 Segment SEG A SEG A

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES MIGRACIN

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Reportes
Los reportes std de versiones anteriores sern re-direccionados a las nuevas tablas que se actualizarn con el Nuevo Libro Mayor e incluirn nuevos criterios de seleccin, como el Libro Paralelo, Segmento, etc. En cuanto a los reportes desarrollados por Cemex, actualmente se tienen detectados 18 desarrollos que habra que analizar las correcciones necesarias en cada uno de ellos. Es importante tambin considerar cualquier impacto en BI ya que los extractores de BI pudieran estar direccionados a tablas que sern desactivadas.

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NUEVO LIBRO MAYOR

PARTICIN DE DOCUMENTOS

CONTABILIDAD PARALELA

CONTABILIDAD POR SEGMENTOS

G/L

A/R

A/P

A/F

CO

MM

PROCESOS PERIODICOS REPORTES IMPLEMENTACIN Y MIGRACIN

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Fases de Implementacin Nuevo Libro Mayor

Conceptualizacin del Nuevo Libro Mayor Configuracin del Nuevo Libro Mayor Pruebas en ambiente de desarrollo Planeacin de migracin Anlisis del ambiente productivo Parametrizacin particin de documentos Parametrizacin de Migracin Cierre de ao fiscal Cierre de parametrizacin del Nuevo Libro Mayor y de migracin Cierre de pruebas en ambiente de desarrollo Validacin de resultados de la particin de documentos Pruebas de migracin Migracin al final de la Fase 1 Activacin del Nuevo Libro Mayor despus de migracin

FASE 0

FASE 1

Utilizacin del Nuevo Libro Mayor en Productivo

FASE 2

Desactivacin de actualizacin del Libro Mayor despus de un periodo de transicin Desactivacin de PCA.

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37

Migracin
La migracin de datos al Nuevo Libro Mayor no debe subestimarse y deber manejarse como un proyecto por separado a la configuracin de sta funcionalidad y no solamente como una migracin tcnica de datos.

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38

Migracin (cont)
La migracin de datos debe considerar todos los escenarios imaginables para la transicin del libro mayor clsico al nuevo libro mayor, estos escenarios van desde la propia fusin de libros ya existentes a una totalmente nueva conceptualizacin de la contabilidad, como lo es el manejo de contabilidad por segmentos. Estas nuevas funcionalidades traen consigo cambios muy extensos, la transicin del libro mayor clsico al nuevo libro mayor es muy compleja, y el volumen de datos involucrado no debe subestimarse. Por lo anterior, la migracin debe considerarse como un proyecto adicional, con fases de cualquier proyecto y considerar los pasos apropiados para asegurar pruebas y entrenamiento suficientes.

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ACTIVIDADES MIGRACIN
Fase de migracin Descripcin Fase 0 Fase 1 Fase 2

Fase Inicial

Configuracin de migracin y desarrollo de Badi para la particin de documentos. Creacin del plan de migracin. Revisin de volumen de datos. Revisin de datos transacciones para verificar la plausibilidad del Nuevo Libro Mayor. Preparacin de datos a migrar. Suspender cualquier posteo en el sistema y ejecutar reportes para validacin. Contiene las actividades tcnicas requeridas para la migracin. Se crea en esta fase la lista de trabajo de todas las partidas a transferirse al Nuevo Libro Mayor. Validacin de datos migrados Termino de migracin y activacion del Nuevo Libro Mayor

Si

Si

No

Fase de revisin

Si

Si

No

Fase de preparacin

No

Si

No

Fase de migracin

No

Si

No

Fase de validacin Fase de activacin

No

Si

No

No

No

Si 40

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Consulting

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