Business Process Management, Business

Process
Reengineering, Continous Process
Improvement dan Total
Quality Management

Proses bisnis merupakan hal yang sangat dinamis, karena banyak

dipengaruhi oleh lingkungan eksternal maupun internal organisasi yang
sangat kompleks. Oleh karena itu, diperlukan Business Process
Management yang membuat proses bisnis perusahaan berubah
sehingga tetap kompetitif sesuai dengan perubahan yang ada pada
organisasi dan lingkungannya.

Ketika organisasi mempertimbangkan untuk mengubah sistem yang ada

(legacy system) ke sistem yang baru, biasanya organisasi
mempertimbangkan Business Process Reengineering (BPR) untuk
menyesuaikan proses bisnis mereka dengan sistem yang baru. Karena
keadan situasi organisasi yang sangat dinamis sesuai dengan
lingkungannya, maka dilakukan Business Process Management
(BPM) yang secara simultan mengubah proses bisnis. Hal penting lain
yang memberikan nilai bagi organisasi adalah kualitas, yang biasanya
diaplikasikan dengan Total Quality Management (TQM) yang
menekankan bahwa kualitas merupakan tanggung jawab setiap individu
dan fungsi bisnis yang ada pada organisasi.

Business Process Reenginering (BPR), berupa one-time effort, yang

berfokus pada pengidentifikasian satu atau dua strategic business
process yang memerlukan perubahan secara radikal. Proyek BPR biasanya
mahal mempengaruhi proses berjalan dalam organisasi. Namun organisasi
biasanya memiliki banyak proses bisnis dan proses penyokong lainnya
yang harus secara konstan direvisi untuk menjaga agar tetap kompetitif.
Business Process Management (BPM) dan program Quality Improvement
lebih bersifat penyesuaian minor yang dilakukan secara bertahap dan
terus menerus sehingga memiliki efek mengganggu pada proses bisnis
yang berjalan yang lebih minimal.
erger dan akuisisi, perubahan pada model bisnis, persyaratan baru dari
level industri, dan perubahan ekspektasi pelanggan memiliki relasi
dengan masalah yang berkaitan dengan proses bisnis yang secara
terus-menerus mendera organisasi. BPM memungkinkan organisasi
untuk mengelola penyesuaian proses yang dibutuhkan secara simultan
(pada waktu yang sama) dalam berbagai area bisnis. BPM
menyediakan metodologi dan alat untuk menghadapi kebutuhan
organisasi untuk berubah secara terus menerus, dan idealnya mampu
mengoptimalkan berbagai proses bisnis internal dan proses yang
dijalankan bersama dengan pihak lain. BPM memungkinkan
organisasi untuk melakukan perbaikan secara terus menerus pada
berbagai proses bisnis secara simultan dan memanfaatkan proses tersebut
sebagai dasar fundamental dari corporate information system.

BPM mencakup work flow management, business process modeling,

quality management, change management, dan alat untuk
membentuk ulang proses bisnis organisasi sehingga memilik bentuk
standar yang dapat secara terus menerus dimanipulasi. Organisasi yang
melakukan BPM menggunakan process-mapping tools untuk
mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang berjalan dan untuk
membuat model baru yang telah disempurnakan sehingga dapat
diterjemahkan ke software system. Pemodelan proses mungkin
diperlukan untuk membangun sistem yang benar-benar baru atau
berbasis sistem yang sedang berjalan dan data yang ada. BPM software
tools secara otomatis mengelola proses antar bisnis, mengekstraksi data
dari berbagai sumber dan database, dan menghasilkan transaksi dalam
multiple related system.

BPM juga mencakup process monitoring dan analisis. Organisasi harus

mampu untuk menverifikasi kinerja proses yang telah diimprovisasi dan
mengukur dampak dari perubahan proses pada key business performance
indicators. Sejumlah vendor software komersial, seperti IBM, BEA
Systems, Vitria, Intalio, FileNet, Tibco, dan Fuego, menyediakan
produkproduk BPM.
Quality management merupakan area lain dari Continous Process
Improvement. Dalam rangka meningkatkan efisiensi pada level
organisasi, organisasi tersebut harus melakukan penyesuaian pada
proses bisnis untuk mengimprovisasi kualitas dari produk, jasa dan operasi
yang dilakukan. Untuk itu, organisasi sering menerapkan konsep Total
Quality Management (TQM) untuk membuat kualitas menjadi area
tanggungjawab seluruh personel dan fungsi dalam organisasi. Penerapan
TQM dengan sendirinya akan memiliki relasi dengan quality control. Setiap
personel diharapkan untuk memberikan kontribusi pada keseluruhan
improvisasi kualitas, Teknisi yang menghindari kesalahan dalam
rancangan, pekerja bagian produksi yang dapat mengetahui kecacatan
pada produk, penjual yang merepresentasikan produk secara benar pada
pelanggan potensial, hingga sekretaris yang menghindari kesalahan
ketik. TQM dilahirkan dari konsep quality management yang
dikembangkan oleh para ahli dari amerika seperti W. Edwards
Deming dan Joseph Juran, namun pengaplikasiannya dipopulerkan
oleh perusahaan-perusahaan dari Jepang.

Business Intelligence
Business Intelligence adalah sebuah kemampuan, teknologi, aplikasi, dan
praktik mengumpulkan, menggunakan, dan menganalisis data historis
dan data saat ini yang ada pada sebuah entitas bisnis yang dapat
digunakan untuk meramalkan kondisi bisnis pada masa yang akan
datang. Analisis ini sangat membantu dalam membuat keputusan, terutama
keputusan strategis yang akan diambil oleh manajemen.

Istilah Business Intelligence sudah diperkenalkan secara luas sejak 1989

oleh Howard Dresner (Gartner Group, Laporan September 1996) bahwa :

Pada tahun 2000-an, Kebebasan informasi akan muncul di depan

pemikiranperusahaan, dengan Business Intelligence, informasi dan
aplikasi tersedia luas bagi karyawan, konsultan, pelanggan,
pemasok, dan masyarakat umum. Kunci untuk berkembang dalam
pasar yang kompetitif adalah dengan terus berada di depan. Dalam
membuat keputusan bisnis berdasarkan informasi yang akurat saat ini
membutuhkan lebih dari sekedar intuisi. Analisis data, pelaporan, dan
query tools dapat membantu para pengambil keputusan untuk
mendalami lautan data dan mengikhtisarkan data menjadi sebuah
informasi berharga. Alat ini secara bersama-sama jatuh ke dalam
kategori yang disebut "Business Intelligence".

Keberadaan Business Intelligence tidak terlepas dari data warehouse, di

mana data- data historis perusahaan, data yang didapat dari luar, dan data
pendukung lainnya disimpan. Untuk dapat digunakan menjadi data yang
dapat digunakan, data yang dimiliki perusahaan ditransformasikan ke
dalam data multidimensi seperti kubus yang merepresentasikan
pengkategorian dimensi data, misalnya dimensi waktu, dimensi
pengukuran, dan dimensi produk.
Data multidimensi

Gambar di atas adalah contoh data cube, yang terdiri dari dimensi
akun, dimensi waktu, dan dimensi skenario. Dari sini dapat kita tarik
data misalnya kita potong kubus tersebut pada posisi Februari, maka
kita mendapat data margin, COGS, Sales, Budget, dan Actual pada
bulan Februari. Dalam menarik data (mengambil potongan kubus) ini
kita menggunakan Online Analytical Processing (OLAP) sebagai alat
bantu dalam visualisasi data.

Business Intelligence sendiri merupakan sebuah sistem yang sangat

kompleks yang terdiri dari beberapa komponen yang berjalan pada
sistem-sistem yang berbeda. Misal, sebuah data dari transaksi ERP,
CRM, E-Business, dan Webserver ditransformasikan ke dalam data
warehouse yang kemudian akan digunakan datanya menggunakan
OLAP.

Aplikasi Bussiness Intelligence, yang didesain dengan baik adalah

aplikasi yang membuat siapapun yang ada dalam perusahaan mampu
mengambil keputusan dengan baik dan membuat mereka cepat paham
mengenai “aset Informasi” dalam organisasi dan bagaimana manajer
tersebut berinteraksi dengan sistem. Aset tersebut antara lain data
customer, informasi Supply Chain, data karyawan, pabrikasi,
pemasaran, penjualan, dan data yang kita anggap penting. Software BI
membuat semua data yang terpisah tersebut menjadi satu framework
yang koheren sebagai pelaporan yang real-time serta analisis yang
mendetail bagi pelanggan, partner, karyawan, manager, serta
eksekutif.

Anatomi Business Intelligence

Ada beberapa tahap yang terdapat dalam Business Intelligence,
bahkan tahap tersebut dapat dikatakan sebagai sebuah siklus karena
selalu berulang. Sebuah gambaran dari siklus business intelligence
dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Seperti yang juga dapat dilihat
pada anatomi Business Intelligence intelligence, terdapat tahap
transaksi, di mana data-data transaksi yang diolah oleh aplikasi-aplikasi
seperti ERP dan CRM digunakan sebagai sumber data. Sumber data ini
kemudian diseragamkan dan diefisiensikan sehingga dapat memberikan
informasi yang berkualitas, tetapi dengan biaya yang rendah, dengan
efisiensi kapasitas penyimpanan yang digunakan dan efisiensi pada saat
eksekusi query (pemanggilan database). Data yang ditransformasikan ini
kemudian disimpan dalam data warehouse. Dari data yang ada dalam
data warehouse, dibuat business model yang mengkategorikan data-
data tersebut seperti pegawai, pesanan, dan persediaan, sehingga
mudah menggunakan data yang ada untuk analisis dan pembuatan
laporan. Analisis dan laporan dilakukan dengan menggunakan OLAP
yang mengolah data yang ada dengan multidimensional expressions
(MDX) yang merupakan query yang digunakan untuk data
multidimensional. Hasil analisis dan laporan ini kemudian dapat digunakan
untuk membantu manajemen membuat keputusan-keputusan, terutama
keputusan strategis.

DAFTAR PUSTAKA

Davis, Gordon B., Manajemen Information System., terjemahan oleh Drs.Bob

Widyahartono, PT.Pustaka Binaman pressindo, 1984.

Murdick, Robert G., Management Information System, New Jersey, Prentice Hall Inc,
1980.

Scott, George M., Principles of Management Information System, terjemahan oleh

Achmad Nashir Budiman, Edisi I, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1997.

Senn, James A. , Information Systems in Management, Belmont, cal, 4th edition,

1990.