FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Penelitian ini bertujuan untuk membahas implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) dan menentukan faktor-faktor kunci kesuksesan implementasi ERP Dari hasil pembahasan diperoleh empat faktor kunci kesuksesan implementasi ERP yaitu : 1. ". #. %. bisnis proses yan matan ! manajemen perubahan yan baik! komitmen manajemen mulai dari le$el manajemen sampai user sistem perubahan budaya or anisasi.

Kata Kunci : Enterprise Resource Planning! &anajemen perubahan! 'isnis proses 1. PENDAHULUAN Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem terinte rasi yan mendukun akti$itas-akti$itas bisnis inti sebuah or anisasi yan meliputi manufakturin ! lo istik! finansial! akutansi! penjualan! pemasaran! dan sumber daya maanusia. (ebuah sistem ERP akan membantu ba ian-ba ian dalam sebuah or anisasi untuk berba i data dan informasi! pen uran an biaya! dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Den an keuntun an-keuntun an yan dita)arkan sistem tersebut! banyak perusahaan yan ter iur untuk men implementasikan. (tratman dalam *lad)ani ("++1) menyatakan dibalik keuntun an-keuntun an tersebut! banyak ju a sistem ERP yan men alami ke a alan pada saat implementasi. (antoso ("++#) menyatakan bah)a rata-rata ke a alan implementasi software ERP! (,& dan ,R& didunia berdasarkan hasil sur$ey adalah -+. sampai /+.. Dalam banyak tulisan! an ka /+. dapat dikatakan 0standar0 ke a alan yan dapat diterima bersama dalam proyek 12. (elanjutnya! (tandish 3roup menyatakan hanya 1+. perusahaan yan berhasil menerapkan ERP! #-. proyek dibatalkan dan --. men alami keterlambatan. 4ondisi tersebut dialami ju a oleh perusahaan di 1ndonesia! banyak yan bernasib sama den an perusahaan di luar ne eri yaitu men alami ke a alan implementasi ERP setelah berin$estasi besar-besaran. 5amun ke a alan tersebut jaran terun kap karena rata-rata perusahaan malu men un kapkan detil ke a alan yan akan menurunkan citra perusahaan dan men ece)akan para konsumen dan shareholdersnya. 2. REVIEW LITERATUR 'anyak perusahaan yan in in men implementasikan ERP hanya menden ar hal-hal positif dari vendor! tetapi tidak memahami kesulitan-kesulitan yan terjadi serta biaya yan dibutuhkan untuk implementasi selain biaya software sehin a serin underestimated. 6r anisasi perlu men etahui perubahan-perubahan yan akan terjadi jika implementasi ERP akan dilakukan! diantaranya : 1. 'anyak pekerjaan yan akan diotomasi sesudah implementasi sehin bisnis. a men uran i fleksibilitas dalam men operasikan sebuah

". #.

4ata 0Enterprise0 dalam ERP men andun makna apa yan terjadi di satu area akan memiliki efek beriak pada area lain. (istem ERP cenderun men antikan sistem lama baik pada le$el taktis maupun manajemen. (e ala sesuatu harus dijalankan secara konsisten yan berarti cara yan diterapkan dalam menjalankan sesuatu harus sama untuk semua area. Disampin itu perlakuan khusus yan akan dilakukan pada satu area tidak akan ter)ujud tanpa merubah konfi urasi sistem.

7al-hal inilah yan serin tidak dimen erti oleh sebuah perusahaan dan selanjutnya terjebak pada saat men implementasikan. 'eberapa penyebab ke a alan implementasi ERP adalah : 1. Manajemen peruba an !an trainin". 'iasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yan harus dilakukan. Disampin itu trainin yan melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan sea)al mun kin. ". T# $PR #r n#t t# $PR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya! den an implikasi berupa biaya dan )aktu untuk merubah sistem. #. Perencanaan %an" buru&. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfi urasi sistem. %. Mereme &an &ea 'ian IT. 1mplementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditin katkan den an baik.

-.

Manajemen pr#%e& %an" buru&. 7anya sedikit or anisasi yan men implementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. 5amun serin kali konsultan melakukan perbuatan yan meru ikan kliennya den an tidak memba i tan un ja)ab.

8.

Perc#baan(perc#baan te&n#'#"i. 9saha-usaha untuk memban un interface! merubah laporan-laporan! menyesuaikan soft)are dan merubah data biasanya diremehkan.

/.

Ren!a n%a &eter'ibatan E&)e&uti*. 1mplementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yan terdiri dari bisnis dan 12 dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

:.

Mereme &an )umber !a%a. (eba ian besar bud et melebihi tar et terutama untuk manajemen perubahan dan trainin user! pen ujian inte rasi! proses-proses pen erjaan ulan ! kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

;.

E+a'ua)i )#*t,are %an" ti!a& mencu&upi. 6r anisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan ba aimana soft)are ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

9ntuk men atasi tersebut ada dua cara yan disarankan oleh 2urbit ("++-) yaitu melakukan perubahan budaya dan manajemen perubahan yan baik. 'eberapa perubahan budaya yan harus dilakukan or anisasi diantaranya : 1. ". #. 4arya)an < user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya menjadi pekerjaan keseluruhan or anisasi. Perubahan budaya biasanya memerlukan )aktu beberapa hari Perubahan dari sistem lama yan mempunyai fleksibilitas tin i (misal dalam pen ambilan keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada konsistensi menjadi sistem baru yan menaruh perhatian pada konsistensi.

(edan kan literatur-literatur yan membahas men enai manajemen perubahan dalam implementasi ERP ju a sudah cukup banyak diantaranya *lad)ani ("++1). *lad)ani ("++1) membuat sebuah keran ka konseptual dan model untuk men elola perubahan-perubahan dalam implementasi ERP. Parr and (hanks ("+++) men atakan bah)a ada lima alasan men apa implementasi ERP a al yaitu : 1. ". #. %. -. (trate i operasi tidak mendoron perencanaan dan pen emban an bisnis proses. =aktu implementasi lebih lama dari yan diharapkan. *kti$itas persiapan pra-implementasi tidak berjalan den an baik. 6ran tidak dipersiapkan den an baik untuk menerima dan men operasikan sistem baru. 'iaya implementasi lebih besar daripada yan diantisipasi.

1.

4omitmen manajemen a ar implementasi berhasil sehin 0The Best0.

a yan dipertimban kan tidak la i apakah (oft)are tersebut yan

".

Proses mapping dilakukan karena bisnis proses curent dan to be. 2ahap selanjutnya yan dilakukan adalah men kaji efek dalam jan ka panjan dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yan akan dipakai. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur or anisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yan berfun si untuk mendukun implementasi ERP. *plikasi 0Change Management0 untuk men elola perubahan-perubahan yan terjadi den an adanya implementasi ERP.

#.

%.

-.- Ken!a'a(Ken!a'a !a'am Imp'ementa)i ERP 'eberapa kendala yan dihadapi dalam implementasi dikate orikan menjadi # aspek : 1. Te&ni)! Diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display.

Pen unaan (oft)are ERP menuntut terminolo i istilah yan sama sehin a istilah-istilah dalam produksi! penjualan! dll yan di unakan harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yan berbahasa 1n ris. Pen ambilan keputusan yan dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan den an men unakan model

hard copy dimana &anajer menandatan ani tumpukan kertas yan dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display). ". $u!a%a! 1mplementasi ERP yan berbasis pen unaan teknolo i menuntut perubahan-perubahan yan harus dilakukan karya)an diantaranya harus aware terhadap pen unaan soft)are tersebut (seba ai contoh selalu update data). #. P#'iti&! 4endala yan men hambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen 12 sendiri dan dari luar departemen.

(eba ian besar karya)an 12 merasa pekerjaannya akan hilan karena di antikan oleh sistem tersebut. 7al ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP! ba ian 12 inilah yan bertan un ja)ab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai den an kebutuhan user disemua departemen. 'eberapa karya)an di luar departemen 12 ju a merasa terancam den an berkuran nya kekuasaan karena seba ian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP. Den an alasan politis tertentu! beberapa unit kerja yan sebenarnya bisa dihapus tidak dapat dilakukan. 4een anan user atau karya)an departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur 0ketidakpercayaan0 terhadap departemen 12. 4etidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bah)a data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh ba ian 12 selaku administrator.

U)a a(U)a a Men"ata)i Ken!a'a Imp'ementa)i 9ntuk men atasi kendala tersebut! ada beberapa hal yan telah dilakukan 1. ". 1mplementasi Change Acceleration Project (,*P) untuk men elola perubahan-perubahan yan terjadi dalam implementasi ERP. Pendekatan den an user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut. Pen emban an (istem Recovery dalam 1mplementasi ERP.

#.

(trate i-strate i yan dilakukan untuk memastikan bah)a sistem ERP ini berjalan den an baik serta informasi yan diperoleh dapat dimanfaatkan kapanpun! diantaranya :

&emiliki networ untuk P,P den an banyak pilihan. &emilih server yan handal! &1, dan 7ard disk bersifat redundant sehin a kalau terjadi ke a alan masih bisa berjalan.

&elakukan 0Ris Assesment0 den an memetakan titik-titik yan ra)an jika terjadi disaster. &elakukan Bac up data dari server den an men unakan cold bac up. Den an cara ini maka data dibac up setelah kurun )aktu tertentu! tidak secara real time. cold bac up den an pertimban an diantaranya biaya implementasi den an !ot bac up san at mahal dan membutuhkan ser$er yan lebih banyak (dua buah ser$er). &eletakkan Bac up site di tempat yan cukup jauh den an letak server. 7al ini terutama untuk men hindari kejadian-kejadian yan tidak dapat diprediksikan seperti kebakaran! jika lokasi backup dan server masih dekat maka tidak akan ada unanya proses bac up dilaksanakan.. &elakukan analisa kelayakan untuk pemban unan "isaster Recovery Center (DR,). &emberikan alat pen amanan di edun ! seba ai contoh den an menyediakan alat pemadam kebakaran disekitar ruan server.

-.. Ha)i'(Ha)i' /ete'a Imp'ementa)i ERP Den an implementasi yan telah dilaksanakan ada beberapa perbaikan yan diperoleh diantaranya :

0.

&empercepat proses order dari distributor sehin

a membantu menin katkan penjualan al lima belas menjadi tan al lima sudah

&empercepat )aktu pembuatan laporan keuan an! dari sebelumnya per tan tercetak semua laporan. &enin katkan keakuratan informasi.

Pemba a)an

&enurut 2urbit ("++-)! salah satu penyebab ke a alan implementasi ERP adalah : 1. 'isnis Proses. Den an menerapkan ERP! maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses yan dimilikinya untuk menyesuaikan

den an sistem ERP atau sebaliknya. * ar dapat memilih! perusahaan yan akan men implementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehin a dapat membandin kan den an bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandin an tersebut! jika bisnis proses yan dimiliki perusahaan sudah matan maka tidak banyak perubahan yan dilakukan. ". Den an implementasi ERP maka diperlukan perubahan-perubahan budaya or anisasi terutama dikaitkan den an cara bekerja. 'eberapa contoh perubahan yan ada diantaranya adalah proses approval dari model hardcopy menjadi model display sehin a menuntut manajer tidak aptek den an teknolo i. Perubahan yan lain misalnya karya)an dituntut terus menerus untuk men update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Den an berjalannya )aktu ternyata semua pihak dapat melakukan perubahan budaya or anisasi sehin a user lebih siap dalam men operasikan sistem yan baru.

2urbit ("++-) menyatakan bah)a kunci kesuksesan dalam implementasi ERP adalah : 1. &anajemen perubahan yan baik. &anajemen perubahan san at diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yan akan bersentuhan lan sun den an sistem yan baru. (ecara praktek! untuk men elola perubahan-perubahan tersebut perusahaan dapat men adopsi beberapa metode yan ada diantaranya Change Acceleration Project (,*P) atau model yan diusulkan oleh *lad)ani ("++1). Dari penjelasan pada sub bab implementasi ERP dapat dilihat bah)a perusahaan tersebut telah men elola perubahanperubahan den an cukup baik! terbukti den an dilakukannya akti$itas berikut : &en elola perubahan-perubahan yan terjadi seba ai akibat implementasi den an men adopsi ,*P.

&elakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yan akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. 4omitmen ini san at pentin untuk meyakinkan bah)a mereka akan men unakan dan mendukun sistem ERP. Disampin itu pendekatan kepada departemen dilakukan untuk men atasi kendala politis yan diakibatkan ketakutan akan kehilan an pekerjaan! kera uan akan manfaat dari implementasi sistem tersebut dan seba ainya.

".

KE/IMPULAN

Dari pembahasan yan telah dilakukan! dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP yaitu : 1. $i)ni) Pr#)e) %an" matan". (yarat mutlak ba i sebuah perusahaan yan akan men implementasikan ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yan tidak memiliki bisnis proses yan jelas. ". Manajemen Peruba an %an" bai&. 1mplementasi sistem ERP akan selalu diikuti den an perubahan dalam perusahaan tersebut. &anajemen perubahan san at diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yan akan bersentuhan lan sun den an sistem yan baru. Pendidikan dan penjelasan yan perlu diberikan diantaranya men enai alasan perusahaan tersebut perlu men anti sistem! seberapa efektif sistem baru ini jika diimplementasikan dan masalah-masalah apa di sistem lama yan akan bisa diselesaikan den an sistem baru tersebut. #. K#mitmen mu'ai !ari 'e+e' manajemen )ampai &e u)er. 1mplementasi ERP dalam sebuah perusahaan akan membutuhkan )aktu! tena a dan pikiran yan banyak sehin manajemen puncak sampai user yan akan bersentuhan lan sun den an sistem menjadi mutlak diperlukan. %. Peruba an bu!a%a #r"ani)a)i. a komitmen dari