Profa.

Lillian Alvares CursodeArquivologia U i Universidade id d de d Braslia B li

Datasul Collecta ll Gartner Group UniversidadeFederaldePernambuco, DepartamentodeCinciadaInformao

Estatsticas

Estatsticas

25%Percentualdedocumentos
corporativosempapelque soperdidosenuncamaislocalizados localizados.

ProblemasAtuais
Faltadeagilidadenatomadadedeciso Altocustodepreservaocompoucaeficincia Poucagarantiaqueadecisoestasendotomadacombasenas

informaescorretas

Objetivos
Gerenciardocumentosdigitalizados Indexaroscontedosnecessrios Maiorcontrolenadistribuiodosdocumentos Garantiracessosimplificadoerpido Processamentodeinformaesquealimentemdadosem

outrasaplicaes

Resultados
Soluesrpidasparaindexaodedocumentos Melhorianoatendimentoaosclientes Vantagemcompetitivapormeiodousoeficientedainformao Aumento A t naeficincia fi i i eprodutividade d ti id d nagesto t do d negcio, i

proporcionandomaiorpoderdecompetitividade
ControleeviabilizaodetecnologiascomoeCommerce,Knowledge

Management etc... Management, etc

Resultados
Normas,documentos,materialdeapoioavendasatualizadoseacessveis,

paratodaempresaaqualquerhoraelugarreduzindodrasticamenteas cpiasimpressas
Melhorianacomunicaointernaeexterna,envolvendooparceiros,

colaboradores,clientes,fornecedoresecomunidade
Reduodociclodevidadeprocessoseseuscustos ApoionoprocessodecertificaoISO9001 AssertividadeeProdutividadecomaDigitalizao g Documentos

Definies
umconjuntodetecnologiasquepermiteogerenciamento

dedocumentosdeformadigital.

Definies
umconjuntodeprocedimentoseoperaestcnicas

caractersticosdosistemadegestodedocumentos arquivsticos q
processadoeletronicamenteeaplicvelem:
AmbientesEletrnicosDigitais Ambienteshbridos,isto,documentoseletrnicose

convencionaisaomesmotempo tempo.

Definies
OGerenciamentoEletrnicodeDocumentosumasoluo

quefazusodenovastecnologias,paraagilizarofluxode documentosrepresentadosnaformadepapel, papel aumentara velocidadenatrocadeinformaes,etornarosprocessosde negciosmaisrpidos

GEDXGDE G G
GESTO DE DOCUMENTOS GED Gesto Eletrnica Gesto Eletrnica de Arquivos de Documentos

Gesto Tradicional de A i Arquivo Todos os suportes, inclusive p papel p Arquivos Eletrnicos (somente documentos em meio eletrnico) ) GDE Gesto de Documentos Eletrnicos MANUAL AUTOMATIZADO

E t di Entendimento t Si Simples l
Arquivo eletrnico (Word,Excel, P Power Point, P i t etc) t )

Registrase o

O documento

documento Fotografias, mapas, Documentos Digitalizados, Referncia,etc GED noSistema de

fica disponvel em meio eletrnico

EntendimentoCompleto
formadopelasseguintestecnologias:
Document Imaging (DI) Document Management(DM) Forms Processing COLD/ERM Workflow Records and Information Management(RIM)

CapturadeImagem

Transformao dedocumentosem papelemdocumentoseletrnicos

DocumentImaging Processo

Digitalizao

Scanning

E t Extrao de d Contedo

P bli Publicao e indexao

Distribuio

Forms Processing
Tratamento da Imagem Mapeamento Fichrios ERP

1 Scanning
Transformarpapelemdocumentodigital

2 TratamentodeImagens
ComatecnologiaVRS(VirtualReScan)conseguesemelhorias

nasimagensdeformaautomtica,esterecursosconsisteem retirar partesquenosointeressantesdeumaimagem para efetuaroreconhecimentodecaracteres

S Scanning i

Tratamento da Imagem

3 ExtraodeContedos
Utilizatecnologiasparareconhecimentodetexto(OCR),de

caracteresmanuscritos(HCR),dereasmarcadas(OMR)ede cdigosdebarra(ICR)

S Scanning i

Tratamento da Imagem

Extrao de Contedo

ExemplosTecnologias
HCR Manuscrito ICR Cdigos de Barras

OCR T t Plano Texto Pl

OMR Marcas

4 PublicaoeIndexao
Aimagemdigitalizadapublicadaetodocontedoextrado

indexadopelomdulodeGED

E t Extrao de d Contedo

Publicao e indexao

5 Distribuio
Acessaegernciaocontedodigitalizado,respeitandoa

seguranadefinida

E t Extrao de d Contedo

Publicao e indexao

Distribuio

Mdias
Discosticos
CDR,CDRW,DVDR,DVDRW Capacidade:640MBa9.4GB Longevidade:boapara arquivamento (>10anos)

Mdias
Fitas magnticas
Fitas DDS(DigitalDataStorage) Fitas DAT(DigitalAudioTape) Fitas DLT(DigitalLinearTape) Capacidade: C id d 200MBa400GB Longevidade:30anos

Mdias
Em EstadoSlido
Pendrive,SmartMedia,MemoryCard,etc Capacidade:32MBa4GB Longevidade:ruim para finsdearquivamento.

Durabilidade u ab dade
Mdia CRROM Temperatura 40 30 20 10 40 30 20 10 40 30 20 10 Umidade Relativa Durabilidade 80 60 40 25 80 60 40 25 80 60 40 25 2 10 50 200 2 5 30 100 20 50 200 500

CDR

Microfilme ComQualidade Arquivstica

Medidas
Umgigabyteacomoda20milimagens(imagemdigitalizadaa200

dpi(pontosporpolegada)ecomprimidaa10:1querequeira50KB dearmazenamento(aproximadamente).
Quinhentaspginasdetextorequerem1MBdearmazenamento. UmCDRmede120mmdedimetroepodearmazenarat650MB

d informao. de f Issocorresponde d a13mil lpginas de d documentos. d

Longevidade
Mdiacomvidatilde10anoscomumenteusadaparafins

dearquivamentopoishardwareesoftwareusadosparaa leituraprovavelmentesetornaroobsoletosnesteintervalode tempo.

Obs.:Discosticosefitasmagnticassoaprovadosnesse

critrio

Capacidade
AMdiadevetercapacidadedearmazenamentocompatvel

comovolumededocumentos.
Boacapacidadereduzonmerodemdiasnecessriaspara

arquivamento. q
Ex.:Fitasmagnticassomuitoboasnessecritrio.

Viabilidade
AMdiadevefornecermecanismodedetecodeerrono

registro/leitura.
Deveserpreferencialmentegravaonica,ouprover

mecanismoq queimpea p aregravao/alterao. g /

Ex.:CDR,DVDR

Obsolescncia
Umamdiamaisrecentenonecessariamenteamenos

sujeitaaobsolescncia.OsCDssomenossuscetveisa mudanasqueosDVDs. DVDs

Assim, ,amdia, ,ohardwareeosoftwareassociadosdevemser

tecnologiasamadurecidas.Mdiasbaseadasempadres abertosnoproprietriossopreferveis.

Custo
Deveseverificarcustodamdia Levaremconsideraoafragilidadedodrivedeleitura(tempo

mdiodefalha).

Obs.:CDRumaboamdianessecritrio

Suscetibilidade
Tolernciaadanosfsicosecondiesambientaisadversas. Emfitasmagnticasporexemploverificaratolernciaa

camposmagnticos.

Digitalizao
Digitalizar converterumdocumento analgico para um

formato digital.
Ex:foto impressa em foto digital.

Oprocesso dedigitalizao varia conforme asmdias originais,

assim,adigitalizao detexto,imagem,udio,vdeo diferem entresi.

Opesdeobtenodedocumentos textuais
Digitao docontedo dodocumento

Soluo simples,direta ebarata porm ineficiente.

Captura da Imagem
Reconhecimento tico deCaracteres (OCR)

Captura da imagem
Captura da imagem dodocumento originalpor meio douso de

scannersou mquinas digitais

Variveis importantes

Resoluo Compresso

Resoluo
Medida em DPI(dotsperinch,pontos por polegada)
Em aplicaes como converso deacervos histricos,aresoluo

muito importante

300dpipara gerao dearquivos Master

Em aplicaes como automao decartrios acompresso

menos importante

72dpisuficiente

Compresso
Inversamente proporcional resoluo Aimagem em formato TIFFcom300dpipodem gerar arquivos

commais i de d 1MB
Alguns formatos temmelhor compresso, compresso porm amenor

compresso pode no servir para certos fins

Paragrandes quantidade dedocumentos e/ou aplicaes on

lineacompresso importante. importante

OCR(Reconhecimento tico deCaracteres)

Transformaaimagememtexto ASCII,PDF,HTML,... Podem sermanipulados por editores (Word,FrontPage,)

OCR(Reconhecimento tico deCaracteres)

AlgumasdificuldadesnoOCR
Dificuldadeparadocumentosmalconservados

Riscados,sujos,amassados,comanotaeslpis,...

Dificuldadecomtextosdelayoutcomplexo

Textoscomcolunas,figuras,formulas,fontesestilizadas...

DocumentoManagement
Funcionalidade: Gerenciamento dos documentos / informaes
Recuperao Atualizao Guarda (acervo)

DocumentManagement
Padronizao Vocabulriocontrolado Taxonomia/classificao Auditoria Treinamento

Forms o s Processing ocess g

Mapear M oscamposnaimagem i quedevem d alimentar li t

camposemfichriosnossistemasdegesto
Publicao e indexao

Reduzirdigitao,confernciamanualelanamentos
Forms Processing

errados

Mapeamento

Fichrios

ERP

Forms Processing (OCR/ICR)

ProcessamentodeFormulrios

Atecnologiadeprocessamentoeletrnicodeformulrios

permitereconhecerasinformaesnosformulriose relacionlascomcamposnosbancosdedados dados.

Forms Processing (OCR/ICR)

ProcessamentodeFormulrios

Oamadurecimentodessastecnologiasdereconhecimento

possibilitaramaretiradadasinformaesdeforma automatizada utilizandosistemasdigitaisemvezde automatizada, digitadores

CO / COLD/ERM
Computer OutputtoLaserDisk/EnterpriseReport Management (GerenciamentoCorporativodeRelatrios)

Oprocessamentoeletrnicodedadosgerarelatriosque

precisamserdistribudosparaconsultas,muitasvezes revisadoseatconferidos. conferidos

CO / COLD/ERM
Computer OutputtoLaserDisk/EnterpriseReport Management (GerenciamentoCorporativodeRelatrios)

AtecnologiadoCOLD/ERMpossibilitaqueosrelatriossejam

geradosegerenciadosnaformadigital.

Workflow FluxodeTrabalho
Comosdocumentosconvertidosparaimagens,eranecessria

umatecnologiaquesubstitusseoprocessomanualdetrmite dedocumentosempapel. papel Surgiuentoatecnologiado Workflow.

RIM RecordsandInformationManagement GerenciamentodeArquivos

ogerenciamentodociclodevidadodocumento,

independentementedamdiaemqueeleseencontra.O gerenciamentodacriao, criao armazenamento armazenamento,processamento, processamento manuteno,disponibilizaoeatdescartedosdocumentos.

Aplicaes
Apoioaogerenciamentodoconhecimento Apoioaosprocessosdefiscalizao Arquivosderecortesdejornaiserevistas Clipping

Aplicaes
Automaodeescritrios Bibliotecasdigitais Controlecompletodecompras.

Aplicaes
Conversodeacervoshistricos Conversodesistemasmicrogrficos Disponibilizaoampladedocumentosoficiais

Aplicaes
Documentaodossistemasdequalidade Documentaoeacompanhamentodociclodevidado

produto
Documentaodeauditoria

Aplicaes
Pronturiosdepacientesemhospitais Resultadosdeexameslaboratoriais Gerenciamentodeordensdeservio

Implantao
Definiodenecessidades Definiodastecnologiasqueseroimplementadas Definiodainfraestruturanecessria(hardware,software,

pessoas,etc.) )

Implantao
Avaliaodopassivo Cronograma ProjetoPiloto

DigitalizaodeDocumentos
Criao deCentrais deDigitalizao dedocumentos Planejamento caso acaso:centrais podem sertemporrias ou

permanentes

Aescolha da ferramenta
Osoftwaredeve possibilitar:
Cadastar documentos armazenados nos arquivos Gerenciar informaes detexto edeimagens Criar,editar,distribuir informaes viarede,discomagntico ou

CD,etc
Atualizar ecompartilhar informaes Desenvolver pesquisa dedados

OSoftware
Deveser:
Amigvel Flexvel Permitiralteraesdemodelagem Possibilitaramigraodedados Garantirotreinamentodaequipe Integrarcomossoftwaresjexistentes