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QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

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QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?“Un sistema de informacn puede definirse cnicamente como unconjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar,procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma dedecisiones y el control en una institución”.
La empresa requiere información, entre otras cosas, para controlar sus actividades,tomar decisiones, crear nuevos productos y servicios, evaluar posibilidades deexpansión, etc. Para producir la información requerida, los sistemas de informaciónllevan a cabo 3 procesos:
Alimentación del sistema,
Procesamiento de los datos, y
Salida de la información propiamente dicha.
 
Los Sistemas de Informacn pueden ser informales, los cuales se rigen poracuerdos y normas no establecidas, como las redes de chismes que se presentanen las organizaciones. También pueden ser formales, basados en procedimientosestandarizados y previamente protocolizados. Se pueden clasificar en basados encomputadores o en métodos manuales. Si son manuales comúnmente utilizan lápizy papel para desarrollar sus actividades. Si son basados en computadores, utilizantoda la tecnología de hardware, software y telecomunicaciones, al igual que elestudio y actualización constante en Tecnologías de la Información. Comúnmente seles conoce como (Sistemas de Información Basados en Computadores SIBC). Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra áreafuncional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, oproducción. En la actualidad toda organización exitosa se ha concientizado de laimportancia del manejo de las tecnologías de información (TI) como elemento quebrinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. Es importante tener en cuenta que un sistema de información necesita justificar suimplementación desde el punto de vista - costo / beneficio, partiendo de laconcepción del valor que se le otorgue a la información dentro de una organización.Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a laorganización, pues es diferente hacer el análisis desde el punto de vista de unaempresa comercial a una de tipo académico que pretende prestar un servicio socialcomo lo es la salud o educación pública. 
Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de información sonlos siguientes:
 
Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a losusuarios.
Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientosde las directivas.
 
Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difícilesde detectar y controlar con un sistema manual.
Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados ensistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.
Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenadaen bases de datos que se pueden compartir.
Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a lafacilidad para encontrar y manipular la información.
Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentesinstancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación.
 
Organización en el manejo de archivos e información clasificada por temasde interés general y particular.
Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como elcorreo electrónico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases dedatos y redes nacionales e internacionales.
Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales.
Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueday generación de información repetida.
 
Definiciones de Sistema de Contabilidad.
 Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogenlas informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndosede recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerenciale permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc.para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa,por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informacionesadministrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que suestructura-configuracn cumpla con los objetivos trazados. Esta red deprocedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera elesquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividadimportante de la misma.
 PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.
 Los principios y procedimientos de contabilidad no son leyes naturales como son lasleyes de la física y la química, sino, más bien son reglas determinadas por elhombre, las cuales para tener validez, deben tener aceptación general entre laprofesión contable. Han surgido de la práctica y de la forma de pensar de losmiembros de la profesión contable. A través del tiempo los procedimientos de registro de operaciones han idoevolucionando, debido al propósito de encontrar procedimientos más apropiadospara registrar eficaz, económica y oportunamente, las operaciones efectuadas. A los métodos y procedimientos adoptados por un negocio para controlar susoperaciones en conjunto se les denomina:
sistemas de control interno.
En unsistema debidamente diseñado, los procedimientos promueven el seguimiento a laspolíticas administrativas prescritas, promueven la eficiencia de las operaciones,salvaguardan los activos del negocio del desperdicio, el fraude y el robo ygarantizan que la información contable sea correcta y confiable.Para implantar cualquier procedimiento de registro de operaciones, se requiereconocer ampliamente todo lo referente a los procedimientos que lo van a integrar,pues para adoptarlos primeramente necesitamos conocer la naturaleza y tamañodel negocio, cuando es conveniente adoptarlos, sus ventajas, desventajas, costo,necesidades de personal y equipo para llevarlos a cabo, etc. Es de sumaimportancia para la empresa valorar esta información, ya que muchas veces, puedeser que se implante un procedimiento que no es el que la empresa requiere. 
Cuentas por cobrar. 
 
Permite ejercer un control interno absoluto sobre cada una de las entradas dedinero efectivo, en razón de que se expiden, se revisan, autorizan y registran, antesde que materialmente se efectúen los cobros. Lo adoptan principalmente las empresas que para cobrar determinada cantidad dedinero, previamente tienen que expedir un recibo o factura. 
Cuentas por pagar. 
Permite ejercer un control absoluto sobre cada una de las salidas de dineroefectivo, en virtud de que se expiden, revisan, autorizan y registran antes de quematerialmente se efectúen los pagos.Este procedimiento lo puede adoptar cualquier clase de empresa, se puede decirque es el movimiento y registro contrario, que efectúan las empresas que recibenlos recibos o facturas del movimiento anterior. Tiene menor aplicación cuando lamayor parte de las operaciones se efectúan a crédito. Se puede asegurar que todos los procedimientos de registro de operaciones soneficientes mientras el volumen de operaciones pueda ser registrado conoportunidad y proporcionen sin demora información financiera satisfactoria. 
Ventajas de los sistemas electrónicos de registro. 
El procesamiento de datos electrónico no requiere la intervención humana, sino eluso de una computadora: una máquina electrónica muy compleja, capaz de:Registrar con oportunidad las operaciones, el registro se hace de manera más claray precisa y proporciona información financiera completa y oportuna. 
Capacidad económica. 
Los recursos económicos con los que cuenta la entidad, la clase o calidad decontrol que pretende, así como la variada y oportuna información financiera querequiera son factores que dan la pauta para proyectar un procedimiento queproporcione los objetivos que aspira alcanzar la empresa. Es muy importante que antes de implantar un procedimiento, se determine su costode operación, para saber si la entidad está en posibilidades de pagar los sueldos delpersonal que lo va a llevar, el costo de adquisición y el mantenimiento del equipoque se va emplear, así como el costo de adquisición y de impresión de libros,registros, formas especiales, etc.
Volumen de operaciones.
El volumen diario de operaciones que normalmente realiza la empresa es el quesirve de guía para determinar cual debe de ser la división del trabajo sconveniente para lograr que el registro de operaciones se efectúe con oportunidad.También sirve de base para decidir si el registro se debe de hacer en forma manualo electrónica.Por lo tanto debe de tenerse en cuenta que entre más amplia sea la división deltrabajo y entre más bueno o eficiente sea el sistema de registro, mayor será elcosto de la operación que la empresa tenga que pagar.
Variedad de operaciones 

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