Langkah - Langkah Menuju Sertifikasi ISO 9001 : 2008

SIMAMUTU Langkah - Langkah Menuju Sertifikasi ISO 9001 : 2008 PE !A TA" Menera#kan siste$ $anaje$en $utu %&Si$a$utu'( ISO 9001 : 2008 )ukan han*a seke+ar $e$)uat siste$ +,ku$entasi +an -SOP. +i atas sekian /e$)ar ha/a$an kertas0 1ika ha/ ini *ang +i/akukan2 sangat/ah $u+ah0 Tingga/ #ergi ke te$#at #h,t, 3,#*2 ke$u+ian sa/in/ah se$ua $anua/ $utu2 #r,se+ur2 4,rking instru3ti,n +an )er)agai f,r$u/ir *ang +i)utuhkan2 ketik u/ang2 ke$u+ian sisi#kan na$a ,rganisasi +i sana0 Maka han*a +a/a$ hitungan hari se$ua +,ku$en itu /engka#/ah su+ah0 Siste$ $anaje$en $utu ISO 9001 : 2008 a+a/ah kegiatan +a/a$ )i+ang #en*usunan2 #eneta#an2 #enera#an2 #e$e/iharaan +an #en*e$#urnaan )er)agai aturan2 #r,ses2 +an su$)er +a*a *ang +i#er/ukan untuk $enghasi/kan #r,+uk *ang sesuai +engan #ers*aratan0 5a/ *ang &se+erhana' ini tentu saja #a+a n*atan*a ti+ak/ah sese+erhana itu2 karena $e/i)atkan #r,ses &#eru)ahan )u+a*a' *ang $e/i)atkan sekian )an*ak #ihak *ang )era+a +i +a/a$ ,rganisasi0 Se)e/u$ $e/angkah /e)ih jauh untuk $eren3anakan #enera#an site$ $anaje$en $utu ISO 9001 : 20082 Manaje$en hen+akn*a su+ah $e$i/iki #engetahuan +asar $engenai #ers*aratan s*ste$ $anaje$en $utu ISO 9001 : 20080 LA !6A5 71 : 6OMITME MA A1EME 6OMITME MA A1EME a+a/ah s*arat uta$a +a/a$ #enera#an siste$ $anaje$en $utu ISO 9001 : 20080 6arena sekian )an*ak aturan +an keteta#an *ang +i)uat +i atas kertas ti+ak akan #ernah )isa )erja/an +engan efektif jika #ihak $anaje$en ti+ak $enghen+akin*a0 8isa$#ing itu2 #enera#an siste$ $anaje$en $utu ISO 9001: 2008 $e$er/ukan su$)er +a*a +an ha/ ini +ise+iakan ,/eh #ihak $anaje$en0 LA !6A5 72 : !AP A AL9SIS MA A1EME $e$er/ukan ga$)aran *ang $en*e/uruh $engenai kesenjangan *ang a+a antara siste$ *ang su+ah )er/aku se)e/u$n*a +engan siste$ $anaje$en $utu ISO 9001 : 20080 Pr,ses Ana/isis 6esenjangan %!a# Ana/*sis( akan sangat $e$)antu $anaje$en untuk $en+a#at

ga$)aran a4a/ tentang tin+akan : tin+akan a#a saja *ang harus +i/akukan serta su$)er +a*a a#a saja *ang harus +isia#kan untuk $engatasi kesenjangan terse)ut0 LA !6A5 7; : MA A!EME T "E<"ESE TATI=E

Manaje$en harus $e$)uktikan k,$it$enn*a +engan $enunjuk se,rang #er4aki/an $anaje$en0 Penera#an ISO 9001 : 2008 $e$)utuhkan tea$ *ang ter+iri +ari 4aki/ : 4aki/ setia# fungsi +ari ,rganisasi *ang +ik,,r+inir ,/eh se,rang $anage$ent refresentati>e0 Tea$ ini harus )ekerjasa$a se3ara sinergis +an sa/ing $e$)eri $asukan +a/a$ #engaturan setia# #r,ses0 1a+i #a+a +asarn*a2 setia# #engaturan #r,ses itu +iran3ang2 +iteta#kan2 +itera#kan2 +i#e/ihara +an +ise$#urnakan ,/eh ,rganisasi itu sen+iri +engan $enga3u ke#a+a #ers*aratan siste$ $anaje$en $utu ISO 9001 : 20080 LA !6A5 7? : T"AI I ! ISO 9001 : 2008 Penera#an ISO 9001 : 2008 han*a +a#at +i/akukan jika se/uruh #ers,ni/ *ang )erkaitan $e$i/iki #e$aha$an *ang $e$a+ai tentang siste$ $anaje$en $utu ISO 9001 : 20080Untuk $en+a#atkan #e$aha$an terse)ut +i#er/ukan training0 @e)era#a $ateri training *ang +i)utuhkan +iantaran*a a+a/ah : A Pengena/an ISO 9001 A 6,nse# +asar s*ste$ $anaje$en $utu A Pers*aratan-#ers*aratan ISO-9001 A !a# Ana/*sis Pr,3ess A 8,ku$entasi : - Misi2 =isi2 6e)ijakan Mutu - Manua/ Mutu - Pr,se+ur - B,rking Intru3ti,n - f,r$0 LA !6A5 7C :

ME ETAP6A 6E@I1A6A MUTU 6e)ijakan $utu a+a/ah $anifestasi +ari k,$it$en $anaje$en )erkenaan +engan $utu +a/a$ )entuk tertu/is0 6e)ijakan $utu harus $engan+ung #a/ing ti+ak k,$it$en untuk $e$enuhi #ers*aratan #r,+uk +an k,$it$en untuk $eningkatkan $utu se3ara siste$atis +an )erkesina$)ungan0 D,nt,h : - E9F akan $eningkatkan $utu +an kinerja se3ara siste$atis +an )erkesina$)ungan untuk $enghasi/kan #r,+uk *ang sesuai atau $e/e)ihi #ers*aratan #e/anggan 6e)ijakan $utu harus +is,sia/isasikan ke#a+a se/uruh /a#isan kar*a4an2 ti+ak han*a +itu/is +engan in+ah +i atas se/e$)ar kertas +engan figura *ang $aha/0 Pihak $anaje$en )ertanggung ja4a) untuk $e$)erikan kete/a+anan )agi se$ua kar*a4an untuk $enana$kan kesa+aran akan #entingn*a $enera#kan siste$ $anaje$en $utu untuk $en3a#ai ke#uasan #e/anggan +engan #en*e$#urnaan *ang siste$atis +an )erkesina$)ungan0 LA !6A5 7G : MAP @USI ESS P"ODESS @ertujuan untuk $e$etakan +an $engetahui #r,ses-#r,ses a#a saja *ang +i/akukan ,rganisasi +an )agai$ana hu)ungan serta interaksi antar #r,ses terse)ut0 A+a )er)agai $et,+a untuk $e$etakan #r,ses2 +iantaran*a +engan 3ara $engikuti a/ur +ari in#ut a4a/ *ang +iteri$a ,rganisasi sa$#ai +ike/uarkan ,ut#ut akhir *ang +ihasi/kan ,/eh ,rganisasi +an +iteri$a #e/anggan0 Pe$etaan #r,ses se)aikn*a +i/akukan )ersa$a-sa$a ,/eh tea$ *ang ter+iri +ari 4aki/ setia# fungsi LA !6A5 7H : A ALISA P"OSES Sete/ah setia# #r,ses teri+entifikasi2 #r,ses itu ke$u+ian +iana/isa0 Ana/isa Pr,ses se)aikn*a +i/akukan )ersa$a +engan : - Su##/ier - Pe/aku - Dust,$er - Pihat terkait /ainn*a0

LA !6A5 78 : PE ETAPA SASA"A MUTU Peneta#an sasaran $utu sangat erat kaitann*a +engan #er)aikan-#er)aikan #r,ses *ang ingin +i/akukan0 A#a *ang ingin +i3a#ai2 $isa/n*a2 +engan $e$#er)aiki #r,ses #r,+uksiI )era#a #ersen tingkat reje3t harus +iturunkanI @era#a #ersen frek4ensi k,$#/ain ingin +iturunkanI 8an se)again*a0 Siste$ $anaje$en $utu ISO-9001 : 2008 $ens*aratkan agar sasaran $utu )ersifat terukur2 +i)uat #a+a se$ua fungsi +an tingkatan ,rganisasi +engan $enga3u #a+a sasaran $utu )erska/a ,rganisasi0 LA !6A5 79 : PE ETAPA P"OSE8U" PE !E 8ALIA 8O6UME Pr,se+ur ini +i)uat se)e/u$ $ener)itkan )er)agai #r,se+ur /ain0 Pr,se+ur ini a+a/ah J#r,se+ur untuk $engatur #r,se+urJ0 LA !6A5 710 : PE ETAPA P"OSE8U" PE !E 8ALIA DATATA Pa+a u$u$n*a setia# #r,ses akan $enghasi/kan )er)agai )entuk J3atatanJ atau Jre3,r+J0 Datatan3atatan terse)ut harus +iken+a/ikan0 Pengen+a/ian *ang +i$aksu+ $en3aku# #en*i$#anan2 #engarsi#an agar $u+ah +ite$ukan +an $u+au untuk +iken+a/ikan0 LA !6A5 711 : PE ETAPA ATU"A U TU6 SETIAP P"OSES Langkah ini terkait /angsung +engan /angkah 7G +an /angkah 7 H0 Sete/ah #r,ses teri+entifkasi #a+a /angkah 7 G2 kini saatn*a $e$)uat aturan untuk setia# #r,ses +engan $e$#erti$)angkan ke)utuhan #er)aikan *ang +i#er,/eh se)agai hasi/ ana/isa #a+a /angkah 7 H0 Aturan +a#at )eru#a #r,se+ur2 instruksi kerja2 stan+ar atau )entuk +,ku$entasi /ain0 LA !6A5 712 : PE 9USU A P"OSE8U" LAI

9A

8isa$#ing #r,se+ur-#r,se+ur untuk #r,ses inti +an #en+ukung2 )e)era#a #r,se+ur /ain juga

+i)utuhkan untuk $e$)angun siste$ $anaje$en $utu 2 seka/igus untuk $e$enuhi #ers*aratan ISO-9001 : 20080 LA !6A5 71;0 PE E"APA ATU"A P"OSES Pr,se+ur-#r,se+ur )aru akan $enuntut #eru)ahan 3ara kerja *ang /a$a0 5a/ ini )iasan*a ti+ak )erja/an +engan $u+ah karena $en*angkut $asa/ah )u+a*a0 Untuk itu fungsi #en+i+ikan +an #e/atihan untuk $enana$kan kesa+aran ke#a+a se/uruh /a#isan sangat +i#er/ukan0 Se$ua #ihak terkait harus +i)eri kesa+aran $enga#a #eru)ahan harus +i/akukan2 a#a $anfaat +ari #eru)ahan +an a#a k,nsek4ensi +ari ti+ak $e/akukan #eru)ahan0 A+a )aikn*a ti+ak $enera#kan )e)era#a #r,se+ur )aru seka/igus0 Lakukan se3ara )ertaha# +an )erkesina$)ungan0 LA !6A5 71?0 AU8IT MUTU I TE" AL Au+it $utu interna/ a+a/ah )entuk +ari #e$antauan se3ara )erka/a untuk $engetahui efektifitas +ari #enera#an #r,se+ur0 LA !6A5 71C MA A!EME T "E=IEB Untuk +a#at +iau+it ,/eh )a+an sertifikasi2 ,rganisasi #er/u $e/akukan $ini$a/ satu sik/us au+it $utu interna/ +an tinjauan $anaje$en0 Tinjauan $anaje$en /aKi$n*a +i/akukan +a/a$ )entuk ra#at tinjaun $anaje$en0 8a/a$ ra#at ini setia# fungsi $e/a#,rkan #erke$)angan +ari #enera#an ISO-9001 +i fungsin*a $asing$asing0 LA !6A5 71G : MEMILI5 @A8A SE"TI<I6ASI A+a )e)era#a )a+an sertifikasi +engan ke/e)ihan +an kekurangann*a $asing : $asing0 Setia# )a+an sertifikasi $e$i/iki #e/a*anan *ang seringka/i )er)e+a0 LA !6A5 71H :

P"OSES SE"TI<I6ASI Sertifikasi a+a/ah #r,ses au+it *ang +i/akukan ,/eh au+it,r +ari )a+an sertifikasi *ang te/ah +i#i/ih ,/eh ,rganisasi0 @i/a Au+it,r $engangga# )ah4a ,rganisasi )e/u$ $e$enuhi #ers*aratan siste$ $anaje$en $utu ISO 9001 : 2008 au+it,r akan $e$inta untuk +i/akukan #er)aikan 0 A#a)i/a Au+it,r $engangga# ,rganisasi te/ah $e$enuhi #ers*aratan siste$ $anaje$en $utu ISO 9001 : 2008 $aka ,rganisasi akan $en+a#at sertifikat ISO 9001 : 20080