DISAMPAIKAN OLEH: SUSWENDI MULYAWAN, A.Md.

Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.

Efisiensi diwujudkan dalam simbol , merupakan hasil perbandingan antara O (hasil/output) dengan I (usaha/input). Hasil perbandingan akan efisien jika > 1
2

Suatu kegiatan dikatakan efisien apabila suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecilkecilnya. Sedangkan pengertian usaha dapat merujuk pada sumber-sumber kerja, yaitu: a. Pikiran. b. Tenaga. c. Waktu. d. Ruang. e. Benda (termasuk uang)
3

USAHA BESAR

USAHA LEBIH KECIL USAHA TERKECIL

B
C

HASIL TERTENTU

Usaha C adalah yang paling efisien karena memberikan perbandingan terbaik ditinjau dari sudut usaha. 4

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien apabila dengan usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang berkaitan dengan kualitas atau kuantitas satuan hasil tersebut.

A
USAHA TERTENTU

HASIL BIASA

B C

HASIL LEBIH BESAR

Hasil C adalah yang paling efisien karena memberikan perbandingan terbaik ditinjau dari sudut hasil.

HASIL TERBESAR

Efisiensi kerja : Perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja tersebut, yang dibedakan dalam dua segi, yaitu segi inti dan susunannya. Segi inti : Rangkaian aktivitas-aktivitas kerja yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai. Segi susunan : Cara-cara rangkaian aktivitasaktivitas tersebut dilakukan.

Cara bekerja yang efisien adalah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai: 1. Cara yang paling mudah (tidak sukar karena memakai banyak pikiran). 2. Cara yang paling ringan (tidak berat karena memerlukan banyak tenaga). 3. Cara yang paling cepat (tidak lama karena memakan banyak waktu). 4. Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan boros ruang kerja). 5. Cara yang paling murah (tidak mahal akibat boros dalam penggunaan bendanya).
8

1. Asas Perencanaan Perencanaan berarti penggambaran tentang tindakantindakan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. a. Pedoman Tentang Maksud Warkat. b. Pedoman Tentang Penetapan Prosedur. c. Pedoman Tentang Pengadaan Mesin Tatausaha. d. Pedoman Tentang Perencanaan Formulir.

2. Asas Penyederhanaan Penyederhanaan berarti mengubah prosedur yang sukar atau pekerjaan yang berat menjadi lebih mudah atau ringan. a. Pedoman Tentang Tata Cara. b. Pedoman Tentang Perlengkapan Tata Usaha. c. Pedoman Tentang Pengorganisasian Tata Usaha.

10

3. Asas Penghematan Penghematan berarti pemakaian perlengkapan dan peralatan perkantoran dan materi-materi lain secara tidak berlebihan sehingga tidak terjadi pembiayaan pekerjaan yang lebih mahal. a. Pedoman Tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan. b. Pedoman Tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat. c. Pedoman Tentang Mekanisasi Tata Usaha.

11

4. Asas Penghapusan Penghapusan berarti eliminasi pada langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. a. Pedoman Tentang Peniadaan Gerakan Dalam Pekerjaan. b. Pedoman Tentang Penghapusan Tembusan-tembusan atau Warkat-warkat Lain.

12

5. Asas Penggabungan Penggabungan berarti mempersatukan pekerjaanpekerjaan yang mempunyai persamaan atau material yang memungkinkan dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. a. Pedoman Tentang Kerja Sekali Jalan. b. Pedoman Tentang Pemakaian Alat-alat Serba Guna.

13

1. Pemakaian Pikiran a. Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat mungkin dapat diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga. b. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual menggunakan sarana yang memudahkan pembacaan/penangkapan oleh mata.

2. Pemakaian Tenaga a. Pekerjaan jasmani lebih baik diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis. b. Pada pekerjaan yang menggunakan jari-jari tangan, hendaknya beban kerja dibagi secara tepat di antara masing-masing jari tersebut sesuai dengan kekuatannya.

14

3. Pemakaian Waktu a. Pembuatan jadwal atas kegiatan/pekerjaan yang akan dilaksanakan sebaiknya direncanakan dengan baik. Bila perlu dibuat jadwal sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkelai. b. Waktu kerja hendaknya selalu produktif.

4. Pemakaian Tenaga a. Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat pegawai yang paling sering menggunakannya, b. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan langsung dibuang sehingga tidak memakan tempat.

15

5. Pemakaian Benda a. Material dan peralatan tata usaha yang dibeli sebaiknya berupa benda serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan. b. Pembelian barang-barang tata usaha hendaknya waspada agar tidak terperangkap dalam penghematan semu.

1 6

17