PANDUAN AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN/ATAU LINGKUNGAN

Dhandy Arisaktiwardhana Komite Akreditasi Nasional Badan Standardisasi Nasional

AKREDITASI
pernyataan dari pihak ketiga terkait dengan lembaga penilaian kesesuaian yang memberikan pernyataan formal KOMPETENSI (lembaga penilaian kesesuaian) untuk melakukan tugas penilaian kesesuaian tertentu

(ISO/IEC 17000)

PENILAIAN KESESUAIAN

Accreditation Body
Demonstration of competence

Conformity Assessment Bodies

Demonstration of conformity

Products (goods & services)

3

SNI 19-19011-2005
Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan
SNI 19-19011-2005 ini merupakan adopsi identik dari ISO 19011:2002

Guidelines for quality environmental management systems auditing.

SNI 19-19011-2005
Tujuan
Memberikan panduan tentang prinsip audit, pengelolaan program audit, pelaksanaan audit sistem manajemen mutu dan/atau sistem manajemen lingkungan, serta panduan tentang kompetensi auditor sistem manajemen mutu dan/atau sistem manajemen lingkungan

Ruang Lingkup
Semua organisasi yang memerlukan pelaksanaan audit internal/eksternal terhadap sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan atau mengelola program audit

TERMINOLOGI
Audit
Proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi

Kriteria Audit
Seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan

Bukti Audit
Rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
(ISO 9000)
6

SNI 1919-1901119011-2005

struktur

Daftar Isi Kata Pengantar Pendahuluan 1. Ruang lingkup 2. Acuan normatif 3. Istilah dan definisi 4. Prinsip audit 5. Pengaturan program audit 6. Kegiatan audit 7. Kompetensi dan evaluasi auditor

SNI 19-19011-2005 Prinsip audit

menjelaskan prinsip-prinsip audit

Alat efektif dan diandalkan untuk mendukung kebijakan dan pengendalian manajemen Informasi untuk meningkatkan kinerja organisasi Kesimpulan audit sesuai dengan situasi

SNI 19-19011-2005 Prinsip audit

Dasar profesionalisme : dapat dipercaya, integritas, menjaga kerahasiaan dan berpendirian Presentasi yang adil : kewajiban laporan secara benar

dan akurat

Temuan audit, kesimpulan audit & laporan audit menggambarkan kegiatan audit yang sesungguhnya & dengan akurat

Professional : kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit Mempunyai kompetensi yang perlu merupakan faktor penting
9

SNI 19-19011-2005 Prinsip audit

Independen : tidak memihak & objektif

Auditor yang independen dalam melakukan kegiatan audit harus bebas dari bias dan konflik kepentingan Auditor memelihara keobjektifan & menjamin temuan & kesimpulan audit akan didasarkan hanya pada bukti audit

Pendekatan berdasarkan Bukti : metode yg dapat

dipercaya untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga konsistensinya melalui proses audit yang sitematis
Bukti audit dapat diverifikasi Pengambilan sampel sesuai
10

SNI 19-19011-2005 Pengaturan program audit

memberikan panduan tentang pengelolaan program audit dan mencakup isu seperti pemberian tanggung jawab untuk mengelola program audit, menetapkan tujuan program audit, mengkoordinasikan program audit dan menyediakan sumber daya tim yang memadai

Bisa > 1 audit -- Tergantung pada ukuran, sifat dan kompleksitas, Tujuan -- audit gabungan, audit kombinasi Cakupan Program : Perencanaan & pengorganisasian tipe dan jumlah audit Penyediaan sumberdaya untuk melaksanakan audit secara efektif & efisien Manajemen puncak harus memberi wewenang untuk mengelola program audit
11

SNI 19-19011-2005 Pengaturan program audit

Pertimbangan Program Audit Prioritas Manajemen Tujuan komersial Persyaratan sistem manajemen Peraturan perUU Kebutuhan evaluasi pemasok Persyaratan pelanggan Risiko organisasi

12

SNI 19-19011-2005 Pengaturan program audit

Tanggung Jawab, Program Audit

Sumberdaya

Dan

Prosedur

Penanggungjawab : Paham prinsip audit, kompetensi auditor dan penerapan teknik audit Paham manajemen, aspek teknis dan bisnis bidang yang diaudit Tanggungjawab : menetapkan tujuan dan cakupan program audit, menyediakan SD, menmastikan program berjalan, dan keep rekaman

13

SNI 19-19011-2005 Pengaturan program audit

Sumberdaya Program Audit Sumberdaya keuangan Teknik audit Peningkatan kompetensi dan kinerja auditor Ketesediaan auditor/tenaga ahli Waktu, akomodasi dan kebutuhan lainnya

14

SNI 19-19011-2005 Pengaturan program audit

Prosedur Program Audit Perencanaan/penjadwalan audit Pemastian kompetensi auditor/ketua tim Pemilihan tim Pelaksanaan audit Tindak lanjut audit, bila diperlukan Pemeliharaan rekaman Pemantauan kinerja dan keefektifan Pelaporan kepada manajemen efektivitas pencapaian program audit

15

SNI 19-19011-2005 Pengaturan program audit

Penerapan Program Audit Komunikasikan dengan auditee Pemastian pemilihan tim audit Penyediaan sumberdaya yang diperlukan Pengendalian rekaman program dan laporan audit Tindak lanjut , bila diperlukan

16

SNI 19-19011-2005 Pengaturan program audit

Rekaman Program Audit Rekaman kegiatan audit : Rencana audit, laporan audit, laporan ketidaksesuaian, tindakan koreksi dan pencegahan Rekaman personel audit : Kompetensi auditor, pemilihan tim, pemeliharaan kompetensi,

17

SNI 19-19011-2005 Pengaturan program audit

Pemantauan Program Audit INDIKATOR Kemampuan tim tim Kesesuaian dengan program dan jadwa audit Umpan balik klien, auditee dan auditor

18

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

memberikan panduan tentang pelaksanaan audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan, termasuk pemilihan tim audit

Persiapan audit Pelaksanaan tinjauan dokumen Persiapan kegiatan audit lapangan Pelaksanaan audit lapangan Penyiapan, pengesahan, penyampaian laporan audit Penyelesaian audit Pelaksanaan tindak lanjut audit

19

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Persiapan audit Penunjukkan ketua tim Penetapan tujuan, RL, kriteria audit Pemilihan tim Kontak dengan auditi

20

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Pelaksanaan Tinjauan Dokumen Dokumen sistem manajemen dan rekaman Kecukupan terhadap kriteria audit

21

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Persiapan Kegiatan Audit Lapangan Rencana audit Penugasan tim audit Dokumen kerja

22

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Pelaksanaan Audit Lapangan Rapat pembukaan Komunikasi selama audit Tugas dan tanggungjawab pemandu /pengamat Pengumpulan dan verifikasi informasi Perumusan temuan audit Penyiapan kesimpulan audit Pelaksanaan rapat penutup

23

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Komunikasi Selama Audit Antara anggota tim Diskusi tukar informasi, kajian kemajuan audit, penetapan tugas kembali Dengan auditi Perkembangan pelaksanaan audit/hal penting Adanya risiko mendesak tanpa ditunda isu keselamatan, lingkungan Tujuan audit tidak tercapai Kebutuhan untuk merubah RL
24

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Pengumpulan dan Verifikasi Informasi Sesuai tujuan, RL, kriteria audit Informasi yang dapat diverifikasi bukti audit Bukti audit atas dasar sample tersedia dan direkam Metode : wawancara, observasi, tinjauan dokumen dan rekaman

25

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Temuan Audit Kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit Identifikasi peluang untuk peningkatan Kesesuaian dengan kriteria dirangkum untuk menunjukkan lokasi, fungsi atau proses yang diaudit

26

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Penyiapan Kesimpulan Audit Team meeting Kesesuaian sistem manajemen dengan kriteria Efektivitas sistem manajemen Tinjauan manajemen untuk menjamin kesinambungan sistem manajemen

27

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Rapat Penutupan Dipimpin ketua tim Presentasi temuan dan kesimpulan audit Situasi yang dapat mengurangi tingkat kepercayaan terhadap kesimpulan audit Perbedaan pendapat diselesaikan

28

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Laporan Audit Laporan : rekaman audit lengkap, akuran, singkat dan jelas Memuat a.l: Tujuan audit, ruang lingkup, identifikasi klien, ketua tim dan anggota, tanggal dan lokasi, kriteria audit, temuan audit, kesimpulan audit, tanggal penerbitan laporan.

29

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Penyelesaian Audit Selesai bila seluruh kegiatan dalam rencana audit telah dilaksanakan, laporan audit telah disahkan Rekaman audit disimpan Tim audit dan pengelola program menjaga kerahasiaan Bila otoritas hukum mensyaratkan untuk memberitahu isi dokumen maka klien audit diinformasikan

30

SNI 19-19011-2005 Kegiatan audit

Tindak Lanjut Audit CAPA sesuai waktu yang ditetapkan Penyelesaian dan keefektifan CAPA diverifikasi

31

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

memberikan panduan tentang kompetensi yang diperlukan oleh auditor dan menjelaskan proses mengevaluasi auditor

Kepercayaan audit tergantung pada kompetensi pelaksanaan audit, seperti : atribut personel kemampuan utk menerapkan pengetahuan & keterampilan Mengembangkan, memelihara & meningkatkan kompetensi auditor terus mengembangkan profesional secara berkesinambungan & berpartisipasi dalam audit

32

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Pengetahuan dan Keterampilan Umum Ketua Tim Audit

merencakan audit & penggunaan sumberdaya selama audit mewakili tim audit dalam berkomunikasi dengan klien audit & auditi mengorganisir anggota tim audit secara langsung memberikan petunjuk & panduan kepada auditor dalam pelatihan memimpin tim audit sampai kesimpulan audit mencegah & memecahkan konflik menyiapkan & melengkapi lapoan audit

33

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Pengetahuan dan Keterampilan Khusus Auditor SMM Metode yang terkait mutu & teknik : terminologi, prinsip manajemen mutu, dll. Proses & produk termasuk pelayanan : terminologi spesifik, karakteristik teknik proses & produk termasuk pelayanan.

34

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Pengetahuan dan Keterampilan Khusus Auditor SML

Metode & teknik mjn lingkungan : terminologi lingkungan, alat manajemen lingkungan (evaluasi aspek lingkungan). Ilmu pengetahuan & teknologi lingkungan : dampak lingkungan; interaksi ekosistem; media lingkungan (udara, air, tanah), manajemen sumberdaya alam; metode umum perlindungan lingkungan. Aspek teknik & lingkungan : terminologi spesifik; aspek & dampak lingkungan; metode evaluasi dampak penting lingkungan; karakteristik kritikal operasional proses, produk & pelayanan; teknik pemantauan; teknologi utk pencegahan polusi.

35

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Pendidikan dan Pengalaman AUDITOR pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan auditor & pengalaman audit. Auditor harus mempunyai : Pendidikan yang cukup untuk mendapatkan pengetahuan & keterampilan Pengalaman kerja untuk mengembangkan pengetahuan & keterampilan Pelatihan auditor untuk mengembangkan pengetahuan & keterampilan Pengalaman audit di bawah arahan auditor kompeten dalam disiplin yang sama
36

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Pendidikan dan Pengalaman Ketua tim audit mempunyai tambahan pengalaman yg didapat untuk mengembangkan pengetahuan & keterampilan Pengalaman tambahan harus diperoleh saat berperan sebagai pemimpin tim audit di bawah arahan auditor yang kompeten sebagai pemimpin tim audit

37

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Tingkat Pendidikan, Pengalaman Kerja, Pelatihan Auditor dan Pengalaman Audit Organisasi harus menetapkan tingkat pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan auditor & pengalaman audit seorang auditor untuk menambah pengetahuan & keterampilan yang cukup untuk program audit Pengalaman yang cukup sesuai tingkat yang disyaratkan untuk auditor yang melaksanakan sertifikasi atau audit yang serupa

38

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Pengembangan Profesional Berkesinambungan memelihara & meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan atribut personel

melalui tambahan pengalaman kerja, pelatihan, belajar sendiri, coaching, mengikuti pertemuan, seminar & konperensi atau kegiatan relevan lainnya

memperagakan pengembangan profesional yang berkelanjutan

39

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Pemeliharaan Kemampuan Audit Auditor harus memelihara & memperagakan kemampuan melakukan audit SMM & SML

40

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Evaluasi Auditor direncanakan, diterapkan & direkam dg tahapan spt : evaluasi awal terhadap seorang yang berkeinginan menjadi auditor evaluasi auditor sebagai bagian proses seleksi tim audit evaluasi yg berkelanjutan terhadap kinerja auditor untuk mengidentifikasi kebutuhan utk pemeliharaan & peningkatan pengetahuan & keterampilan

41

SNI 19-19011-2005 Kompetensi dan evaluasi auditor

Proses Evaluasi Langkah 1 Mengidentifikasi atribut personel, & pengetahuan & keterampilan sesuai kebutuhan program audit. Langkah 2 Menyusun kriteria evaluasi Langkah 3 Menyeleksi metode evaluasi yang cukup Langkah 4 Melaksanakan evaluasi

42

43