Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more
Download
Standard view
Full view
of .
Save to My Library
Look up keyword
Like this
2Activity
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Ratings: (0)|Views: 739 |Likes:
Published by Lsa Luthfi
Nice
Nice

More info:

Published by: Lsa Luthfi on Jan 06, 2014
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/18/2014

pdf

text

original

 
1
 
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAPAPSI KABUPATEN BANDUNG
La Ode Saktika A. Luthfi, Mubassiran, Sari Armiati, Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia Bandung, Jl. Sari Asih 54 Bandung 40151, Indonesia Tel. +62-22-200-9570 lsaluthfi@yahoo.co.id , mubassiran@poltekpos.ac.id, armiati@gmail.com
Abstrak 
 - Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) memiliki tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik di bidang pengelolaan dan  pelayanan perpustakaan, kearsipan dan pengembangan sistem informasi yang meliputi perpustakaan, kearsipan,  pengelolaan dan pengembangan informasi, pemberdayaan informasi serta melaksanakan ketatausahaan  badan. Penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang masih melalui meja ke meja sehingga memperlambat alur informasi. Oleh karena itu perlu disusun rancangan sistem untuk mengelola surat masuk dan keluar agar data surat dapat tersusun dengan baik dan rapi dan penyebaran perintah disposisi secara komputerisasi sehingga dapat bermanfaat bagi instansi. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metodologi
waterfall.
 Tahapan awal dimulai dengan analisis menggunakan
 Flowmap
sebagai pendeskripsian proses yang sedang berjalan yaitu prosedur surat masuk dan  proses surat keluar. Perancangan sistem informasi ini menggunakan
UML (Unified Modelling Language)
sebagai bahasa pemodelan sistem yang akan dibangun,
Class Diagram
sebagai model data yang terdiri dari entitas dan hubungan (
relation
) antaraobjek-objek.Sistem yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman VB.Net dan basis data menggunakan Microsoft SQL Server. Sistem Informasi ini telah diuji dengan menggunakan teknik
 Black Box.
 Strategi pengujian yang digunakan dalam Sistem yaitu dengan menggunakan pengujian unit. Pengujian dilakukan terhadap 40 unit. Berdasarkan hasil implementasi yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi  pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat melakukan penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang secara komputerisasi.
Kata Kunci
 : Bapapsi, Sistem Informasi, Surat Keluar 
 ,
Surat Masuk, Disposisi,
 UML
,
VB.Net, Sql Server 
,
 BlackBox.
I.PENDAHULUAN
Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) merupakan badan yang bekerja dalam bidang pengolahan data yang ada dan digunakan oleh semua badan yang ada di Pemerintahan Kabupaten Bandung. BAPAPSI memiliki 4 bidang yakni, bidang  perpustakaan, kearsipan,pengelolaan dan  pengembangan informasi dan pemberdayaan informasi Berdasarkan tugas pokok dari BAPAPSI itu sendiri maka dibutuhkan sebuah sistem pengelolaan arsip yang baik dan terorganisir dengan rapi. Tapi pada  penerapannya sistem informasi pengelolaan arsip yang ada di BAPAPSI belum berjalan sebagaimana mestinya. Terdapat beberapa sistem informasi yang harusnya sudah terkomputerisasi namun masih menggunakan
 
cara manual. Salah satunya adalah dalam pengolahan surat masuk, surat keluar dan disposisi surat masuk di BAPAPSI. Selain itu penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang masih melalui meja ke meja sehingga memperlambat alur informasi. Oleh karena itu perlu disusun rancangan sistem untuk mengelola surat masuk dan keluar agar data surat dapat tersusun dengan baik dan rapi dan  penyebaran perintah disposisi secara komputerisasi sehingga dapat bermanfaat bagi instansi. Melihat  permasalahan tersebut maka dibangunlah Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI Kab. Bandung.
 
2
 
Tujuan dari pembangunan sistem ini adalah ini adalah sebagai berikut : 1.
 
Merancang sistem informasi yang dapat mempermudah sekretaris, kepala bidang dan kepala dinas dalam penyebaran perintah disposisi. 2.
 
Merancang sistem informasi yang dapat menampilkan grafik laporan surat masuk, surat keluar dan disposisi di BAPAPSI Adapun yang menjadi batasan masalah dalam  pembangunan SistemInformasiPengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI adalah sebagai berikut: 1.
 
Sistem informasi ini akan dibangun bersifat objek oriented dan mengunakan bahasa  pemrograman VB.Net. 2.
 
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bapapsi dapt menangani hal-hal sebagai berikut : -
 
Pengelolaan data surat masuk -
 
Pengelolaan data surat keluar -
 
Pengelolaan data disposisi -
 
Pengelolaan data master seperti data user, data bidang -
 
Pengelolaan Laporan
II.METODOLOGI PENELITIAN
Metode yang dijalankan dalam Pembangunan Sistem Informasi ini adalah model air terjun (
waterfall 
). Kegiatan pengembangan dasar seperti yang digambarkan pada gambar 1 berikut:
AnalisisPerancanganimplementasiIntegrasi dan PengujianOperasi dan Pemeliharaan
 Gambar 1 MetodeWaterfall [3] Tahapan
 – 
 tahapan dalam metodologi waterfall: 1.
 
Analisis, langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian, wawancara atau studi literatur. Sistem analis akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dari
user
sehingga akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh
user
tersebut. . 2.
 
Perancangan, tahapan dimana dilakukan  penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat  pemodelan sistem. 3.
 
Implementasi, penulisan kode program atau
 coding
merupakan  penerjemahan
design
dalam bahasa yang  bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan oleh
 programmer
yang akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh
user.
 Tahapan ini lah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. 4.
 
Integrasi dan Pengujian, tahapan akhir dimana sistem yang baru diuji kemampuan dan keefektifannya sehingga didapatkan kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan  pengkajian ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna..
5.
 
Operasi dan pemeliharaan, perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada  pelanggan pasti akan mengalami  perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi  baru) baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional.
 
III. TEMUAN PENELITIAN
Business User pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar antara lain adalah: 1.
 
Admin Mengelola data user, data bidang, data surat masuk, data surat keluar dan data laporan. 2.
 
Sekretaris Mengelola data surat masuk, data surat keluar dan data laporan 3.
 
Kepala Dinas Mengelola data disposisi, data surat masuk, data surat keluar dan data laporan. 4.
 
Kepala Bidang Mengelola data surat masuk, surat keluar dan data laporan
 
3
 
Business Proses pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar digambarkan dengan
 flowmap. Flowmap
Surat Masuk digambarkan pada Gambar 2
Flowmap Surat Masuk
Kepala BAPAPSI
 Surat Masuk
Kepala BidangSekretaris BAPAPSI
 Surat Masuk Surat MasukSurat Masuk Surat Masuk
Instansi lain
Surat MasukMelakukan pencatatan data surat masukKartu Kendali Surat MasukSurat MasukKartu disposisiSurat MasukKartu disposisi
 A1
A2
Melaksanakan perintah disposisi Apakah akan memberikan disposisi ?
 A3
MulaiMemberikan disposisiKartu disposisiYaTidakEnd
Gambar 2 Flowmap Surat Masuk
IV.HASIL PENELITIAN
Perancangan yang digunakan untuk membangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ini yaitu dengan menggunakan
 Use Case
 dan
 Class Diagram
. Use Case dari system yang dibangun terlihat pada gambar 2 berikut: Gambar 3 Use Case Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar yang dibangun memiliki 7 proses sesuai dengan urutannya yaitu: 1.
 
Proses Login 2.
 
Proses Kelola User 3.
 
Proses Kelola Bidang 4.
 
Proses Kelola Surat Masuk 5.
 
Proses Kelola Surat Keluar 6.
 
Proses Kelola Disposisi 7.
 
Proses Kelola Laporan Gambar 3 Berikut adalah Class Diagram dari sistem yang dibangun: Gambar 4 Class Diagram Gambar 4 di atas menggambarkan hubungan dari antar table yang terdapat di Class Diagram yaitu : 1.
 
Tabel User 2.
 
Tabel Bidang 3.
 
Tabel Surat Masuk 4.
 
Tabel Surat Keluar 5.
 
Tabel Disposisi
Surat Masuk 
 
-id_surat_masuk: int
 
-no_surat_masuk: varchar2
 
-kode_surat_masuk: varchar2
 
-kode_instansi: varchar2
 
-asal_surat: varchar2
 
-tanggal_surat: date
 
-perihal: varchar2
 
-isi: varchar2
 
-pengolah: varchar2
 
-tanggal_terima: date
 
-catatan: varchar2
 
+addSuratMasuk(): varchar2
 
+editSuratMasuk(): varchar2
 
+deleteSuratMasuk(): varchar2
 
+cariSuratMasuk(): varchar2
 
+getUser(): varchar2
 
+viewSuratMasuk(): varchar2
 
User
 
-id_user: varchar2
 
-username: varchar2
 
-password: varchar2
 
~hak_akses: varchar2
 
+addUser(): varchar2
 
+editUser(): varchar2
 
+deleteUser(): varchar2
 
+cariUser(): varchar2
 
+viewUser(): varchar2
 
Disposisi
 
-id_disposisi: int
 
-no_surat_masuk: varchar2
 
-asal: varchar2
 
-tanggal_surat: date
 
-perihal: varchar2
 
-instruksi: varchar2
 
-tujuan: varchar2
 
-tgl_diteruskan: date
 
+addDisposisi(): varchar2
 
+editDisposisi(): varchar2
 
+deleteDisposisi(): varchar2
 
+cariDisposisi(): varchar2
 
+getSuratMasuk(): varchar2
 
+getBidang(): varchar2
 
+viewDisposisi(): varchar2
 
Bidang
 
-id_bidang: varchar2
 
-nama_bidang: varchar2
 
+addBidang(): varchar2
 
+editBidang(): varchar2
 
+deleteBidang(): varchar2
 
+cariBidang(): varchar2
 
1..*
 
1
 
Surat Keluar
 
-id_surat_keluar: int
 
-no_surat_keluar: varchar2
 
-kode_surat_keluar: varchar2
 
-kode_pengolah: varchar2
 
-tujuan: varchar2
 
-tanggal_surat: date
 
-perihal: varchar2
 
-ringkasan: varchar2
 
-pengolah: varchar2
 
+addSuratKeluar(): varchar2
 
+editSuratKeluar(): varchar2
 
+deleteSuratKeluar(): varchar2
 
+cariSuratKeluar(): varchar2
 
+getSuratMasuk(): varchar2
 
+viewSuratKeluar(): varchar2
 
+getUser(): varchar2
 
+getBidang(): varchar2
 
1..*
 
1
 
1
 
1..*
 
1..*
 
1
 
1
 
1..*
 
1
 
0..1
 

Activity (2)

You've already reviewed this. Edit your review.
1 thousand reads
1 hundred reads

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->