INSTITUTO NACIONAL DE VIAS SUBDIRECCION FINANCIERA MANUAL GUIA PARA CONTRATISTAS - DIRECCIONES TERRITORIALES

Enumeramos las Glosas mas comunes, para que se tomen las medidas necesarias y no incurrir nuevamente en estos errores:

GLOSAS MAS COMUNES

Factura mal elaborada.

En la descripcin registran mal el nmero del contrato, el acta o periodo. El valor de IVA mal liquidado. Los clculos aritmticos mal realizados. La amortizacin del anticipo o pago anticipado no se realiza de acuerdo a lo estipulado en el contrato. La facturacin no concuerda con lo estipulado contractualmente Fecha de la factura anterior al periodo de ejecucin.

Facturas no cumplen con los requisitos de ley.

No actualizan la resolucin de autorizacin de la numeracin (cada dos aos segn concepto 85922 de noviembre de 1998 DIAN). No incluye el NIT del contratista. No incluyen el NIT de los consorciados o integrantes de la Unin Temporal, ni el porcentaje de participacin. No indica la calidad de retenedor del Impuesto sobre las ventas.

Actas mal elaboradas

La ejecucin es anterior a la fecha de expedicin del registro presupuestal. Fecha del periodo de ejecucin mal registrado en el acta. Valor en nmeros o letras en el acta no concuerdan. Falta de firma del Ordenador del Pago en el acta. Mal aplicado los ndices de ajustes.

No pago de impuesto de timbre.

En el evento de haberlo consignado, remitir al Area de Tesorera la consignacin para la elaboracin del comprobante de ingreso.

Falta de documentos estipulados en el contrato para el pago.

No anexan copia del oficio de aprobacin de plizas. No anexan copia de la orden de iniciacin.

Presentacin de facturacin despus del cierre de vigencia.

Esto genera tramite de vigencias expiradas.

DOCUMENTOS QUE DEBE PRESENTAR EL CONTRATISTA O PROVEEDOR PARA EL TRAMITE DE LA FACTURACION

ANTICIPO Original y dos (2) copias del formato mediante el cual se autoriza el pago. Haber entregado copia al carbn de consignacin del Impuesto de Timbre al rea de Tesorera (si esta obligado al pago del impuesto, base para 2006 $63.191.000.00). Si pertenece al Rgimen Simplificado anexar copia de la inscripcin en el RUT. Solicitud del contratista, cuando el contrato lo estipule Certificacin bancaria PAGO ANTICIPADO Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado. Original y dos (2) copias del formato mediante el cual se autoriza el pago. Haber entregado copia al carbn de consignacin del Impuesto de Timbre al rea de Tesorera (si esta obligado al pago del impuesto, base para 2006 $63.191.000.00). Si pertenece al Rgimen Simplificado anexar copia de la inscripcin en el RUT. Certificacin bancaria ACTA DE OBRA

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado.

Original y dos (2) copias del acta de obra.

Original y dos (2) copias del programa de inversin correspondiente al perodo ejecutado, si se encuentra estipulado contractualmente. Una (1) Copia del programa de inversin aprobado si se encuentra estipulado contractualmente, cuando presente la primera acta de obra y cada vez que haya reprogramacin. Cuando es acta final debe presentar copia del acta de recibo definitivo si esta pactado en el contrato. Cuando existan modificaciones en las cantidades de obra, deben anexar copia de sta. ACTA DE AJUSTE Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado. Original y dos (2) copias del acta de ajuste

ACTA DE COSTO: Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado. Original y dos (2) copias del acta de costos. PROVEEDORES Y/O PRESTACION DE SERVICIOS Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado. Si pertenece al Rgimen Simplificado anexar copia de la inscripcin en el RUT. Original y dos (2) copias de la certificacin de prestacin del servicio y/o entrega del bien, y/o documento estipulado contractualmente. Original y dos (2) copias del formato mediante el cual se autoriza el pago. Copia del comprobante de ingreso al almacn. Certificacin bancaria

INFORMACION BASICA QUE DEBE CONTENER EL ACTA DE OBRA

Nmero del acta y mes correspondiente al periodo facturado. Nombre del contratista. Objeto del contrato. Nmero del contrato y ao. Fecha de iniciacin y terminacin, Relacionar y especificar claramente las fechas de suspensin. Contratos adicionales en valor y en plazo. Valor del bsico del acta en nmero y letras. Fecha de actas de suspensin y reanudacin si es el caso Las actas deben ser refrendadas por el representante del Constructor y del Interventor en la obra, el supervisor del INVIAS y el ordenador de pago respectivo. Deben identificar claramente su nombre completo y numero de matricula profesional al pie de firma. As mismo, cuando el supervisor del INVIAS no posea matricula profesional deber identificarse con el numero de la cedula de ciudadana y el nombre completo al pie de firma. El ordenador de pago se identificara en esa calidad, indicando el nombre y cargo. Igualmente todas las actas relacionadas con Estudios, Diseos, Consultora y Prestacin de servicios, deben contener los mismos requisitos.(Pargrafo, Articulo segundo resolucin No. 306 de Febrero 1 de 2001)

REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA (ART. 617 E.T.)

Se debe recibir el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos as: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razn social y NIT de quien presta el servicio. c. Siempre deber estar expedida a nombre del INSTITUTO NACIONAL DE VIAS, NIT. 800.215.807-2 d. Llevar un numero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva. e. Fecha de su expedicin. f. Descripcin especifica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. Concepto del acta de obra o costo Numero y periodo del acta que se esta facturando

Valor bsico del acta. Valor de la amortizacin del anticipo o pago anticipado ( % pactado contractual mente). Liquidacin del IVA. Valor neto en numero y letras. g. Valor total de la operacin. h. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la Factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de los literales a, b, d y n debern estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresin previa. El sistema de facturacin deber numerar en forma consecutiva las facturas y se debern proveer los medios necesarios para su verificacin y auditoria. j. Los consorcios y uniones temporales deben presentar en la factura la informacin de los consorciados, Nombre, Numero de Cedula y porcentaje de participacin que tiene cada uno de ellos en el consorcio o unin temporal (Decreto 3050/97) Documentos equivalentes a la factura Los tiquetes de maquinas registradoras Los tiquetes de transporte de pasajeros Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por establecimientos de educacin reconocidos por el Gobierno. Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantas. Factura Electrnica.

Nota: Recuerde que la vigencia de la Resolucin mediante la cual se autorizo la numeracin y facturacin se debe renovar cada dos aos. Es de anotar que el requisito del literal c, es indispensable para la devolucin del Impuesto a las Ventas, ( Cajas Menores y Avances) deben exigir la factura a nombre del INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA LA FACTURACION En la factura debe incluir la fecha de ejecucin del acta que va a cobrar. La factura se presenta con el valor neto, tanto en letras como en nmeros En la factura se debe incluir el numero del contrato y la vigencia del mismo.

DOCUMENTOS QUE DEBEN REMITIR LAS UNIDADES EJECUTORAS AL AREA DE CUENTAS POR PAGAR PARA EL TRAMITE DE LA FACTURACIN
Copia contrato principal Copia contratos adicionales y / o otro si (en plazo y valor) Copia oficio aprobacin de plizas del contrato principal y de los adicionales en valor y plazo. Copia del comprobante de ingreso por concepto de pago del impuesto de timbre (contrato principal y adicionales en valor). Actas de suspensin y reanudacin del contrato. Copia del a Resolucin de multas y sanciones relacionadas con el contrato. Copia del contrato de cesin a cxp y presupuesto EJEMPLO DE UNA LIQUIDACION DE ACTA DE OBRA
VALOR ACTA LEGALIZACIN ANTICIPO U 5% AIU 30% LIQUIDACION VALOR LEGALIZACIN ANTICIPO BASE RETENCION EN LA FUENTE RETENCION EN LA FUENTE DE 1% BASE RETENCIN LEY 104 RETENCION LEY 104 5% BASE IVA (AIU) IVA U:5% AIU% 30 IVA 16% RETE IVA NETO A PAGAR $ 179.892.310.00 89.946.155.00

179.892.310.00 89.946.155.00 179.892.310.00 .798.923.00 89.946..155.00 4.497.307.75 179.892.310.00 1.107.030.00 830.273.00 =========== $83.926.681.25

=============

EJEMPLO DE UNA LIQUIDACION DE ACTA DE OBRA VALOR ACTA LEGALIZACIN PAGO ANTICIPADO U 5% AIU 30% LIQUIDACION VALOR LEGALIZACIN PAGO ANTICIPADO BASE RETENCION EN LA FUENTE RETENCION EN LA FUENTE DE 1% BASE RETENCIN LEY 104 RETENCION LEY 104 5% BASE IVA (AIU) IVA U:5% AIU% 30 IVA 16% RETE IVA NETO A PAGAR $ 179.892.310.00 89.946.155.00

179.892.310.00 89.946.155.00 89.946.155.00 8 99.462.00 89.946..155.00 4.497.307.75 89.946.155.00 553.515.00 415.136.00 ============ $84.687.764.25 =============

CONTRATO DE ADMINISTRACION DE MANTENIMIENTO VIAL INTEGRANTES: HOL LTDA 50% - LEONARDO RUEDA 50% VALOR ACTA VALOR IVA TOTAL LIQUIDACION VALOR BASE RETENCION EN LA FUENTE RETENCION EN LA FUENTE DE 2% BASE RETENCION FUENTE RETENCION FUENTE 6% BASE IVA IVA RETE IVA $ 19.351.900.00 9.675.950.00 193.519.00 9.675.950.00 580.557.00 19.351.900.00 3.096.304.00 1.548.152.00 ============ $ 19.351.900.00 3.096.304.00 ========== 22.448.204.00

NETO A PAGAR

$ 20.125.976.00

INCONSISTENCIAS EN CONTRATOS 1. Inconsistencias en el valor del contrato a. Diferencias entre el valor en letras y en nmero. b. En el valor acumulado del contrato. c. En liquidacin de precios y cantidades de obras. d. En la sumatoria de bsico, ajustes e IVA. e. Superan el 50% del Principal. f. No discriminan valores de bsico e Iva 2.- Inconsistencias en la liquidacin del IVA a. Liquidacin de IVA al rgimen simplificado. b. No se incluye % de AIU en Obra en vigilancia y Aseo. c. Operaciones aritmticas incorrectas) 3.- Saldo Presupuestal Insuficiente a. Suscripcin de Contratos por valores superiores al C.D.P. b. No se considera el valor del 4X1000. c. En los C.D.P. Globales no se tienen en cuenta los saldos reales disponibles del CDP. d. Saldo de Apropiacin Insuficiente. e. No se indican los Proyectos a afectar) 4.- Contratos Adicionales que tramitan solicitud de Registro Presupuestal en fechas posteriores al vencimiento de plazo vigente de ejecucin. 5.- Inconsistencias frente al Rubro Presupuestal A.-Entre el Objeto de Gasto del C.D.P. Y el Objeto del Contrato. B.- Tramo del Contrato No se ajusta al Proyecto. 6.-Otros : Nit del contratista, Incluyen timbre en contratos por valores inferiores a $63.191.000, Contratos sin fechar, falta de documentos en tramite de Contratos Adicionales, Pactan pagos anticipados sin motivacin, Citan CDP que no corresponde.

LIQUIDACION DE IVA EN CONTRATOS TIPO 1. CONTRATO DE OBRA PUBLICA

Ejemplo: Valor Bsico: $ 19.580.236.56 PORCENTAJE A.I.U.: 30% UTILIDAD: 5%. VALOR DE IVA = VALOR BASICO / 1.AIU * %U * %TARIFA (16%): $19.580.236.56/ 1.30= $15.061.720.43 (CORRESPONDE A COSTO DIRECTO) $15.061.720.43 * 5%= $753.086.02 (CORRESPONDE AL VALOR BASE DE IVA) $753.086.02 * 16%= $120.493.76 (CORRESPONDE AL VALOR DEL IVA, QUE SE APROXIMA POR EXCESO O DEFECTO AL PESO MAS CERCANO). VALOR IVA = $120.494.00 EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO ENTONCES SER: VALOR BASICO: $ 19.580.236.56 + VALOR IVA . 120.494.00 ---------------------VALOR TOTAL $ 19.700.730.56

2.- CONTRATO DE OBRA PUBLICA CON MICROEMPRESAS ASOCIATIVAS

Ejemplo: Valor Bsico:$ 19.580.236.56 PORCENTAJE EXCEDENTES COOPERATIVOS 2.5%. VALOR DE IVA = VALOR BASICO / 1.E.C .* %E.C. * % TARIFA (16%): $19.580.236.56 / 1.025= $ 19.102.669.81 (CORRESPONDE A COSTO DIRECTO) $19.102.669.81 * 2.5%= $ 477.566.75 (CORRESPONDE AL VALOR BASE DE IVA) $ 477.566.75 * 16%= $ 76.410.68 (CORRESPONDE AL VALOR DEL IVA, QUE SE APROXIMA POR EXCESO O DEFECTO AL PESO MAS CERCANO). VALOR IVA = $ 76.411.00.

EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO ENTONCES SER:

VALOR BASICO: $ 19.580.236.56 + VALOR IVA . 76.411.00 ---------------------VALOR TOTAL $ 19.656.647.56

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3.-

CONTRATOS DE VIGILANCIA Y ASEO

Ejemplo: Valor Bsico:$ 19.580.236.56 PORCENTAJE DE AIU : 12%. VALOR DE IVA = VALOR BASICO / 1.AIU * %AIU * % TARIFA IVA (10%): $19.580.236.56 / 1.12 = $ 17.482.354.07 (CORRESPONDE A COSTO DIRECTO) $17.482.354.07 * 12% = $ 2.097.882.42 (CORRESPONDE AL VALOR BASE DE IVA) $ 2.097.882.42 * 10%= $ 209.788.25 (CORRESPONDE AL VALOR DEL IVA, QUE SE APROXIMA POR EXCESO O DEFECTO AL PESO MAS CERCANO). VALOR IVA = $ 146.852.00 EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO ENTONCES SER: VALOR BASICO: $ 19.580.236.56 + VALOR IVA . 209.788.00 ---------------------VALOR TOTAL $ 19.790.024.56

CERTIFICACIONES BANCARIAS
La certificacin debe contener: Nombre de la entidad financiera, sucursal, ciudad. Tipo de cuenta (Ahorros o Corriente) Nmero de la cuenta bancaria Nombre completo de la cuenta, en la cual el Area de Tesorera del INVIAS abonar los pagos en desarrollo de la ejecucin de los contratos, incluidos los pagos anticipados. sta debe ser a nombre del beneficiario del contrato con su respectivo Nit (incluido el digito de verificacin) o cedula de ciudadana. Para el Anticipo El contratista suministrar la certificacin expedida por la entidad financiera en la cual deber constar la apertura de la cuenta corriente conjunta entre el contratista y el interventor o supervisor, segn el caso, con indicacin que se trata de la cuenta corriente

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para el manejo del anticipo, el objeto a contratar y el nombre e identificacin de los titulares de la cuenta que van a manejar los fondos. Debe informar claramente que es para el manejo del Anticipo del contrato xxxxx. NOTA: No se deben aperturar cuentas bancarias a nombre de terceros. Siempre que inicie un nuevo contrato con anticipo, se debe aperturar una nueva cuenta para el manejo de ste. Para las actas, si puede manejar los recursos en la misma cuenta de actas del contrato anterior. Siempre se deben enviar las certificaciones bancarias al Area de Tesorera o va fax a los nmeros 428 19 76 o 383 10 00 Ext. 1323, inclusive cuando se presente la primer acta de un nuevo contrato y la cuenta bancaria sea la misma del contrato anterior.

CESIONES ORDENES DE PAGO

El tramite est reglamentado nicamente para cuentas de contratistas (Ordenes de Pago), de acuerdo con el numeral 8 del artculo duodcimo de la Resolucin 03895 octubre 3 de 2003. El INVIAS mediante Resolucin 06085 del 30 de septiembre de 1997, establece un nico procedimiento para tramitar cesiones de derecho ...De la solicitud de cesin de derechos provenientes de actas de obra, actas de ajuste y actas de costos..... Este tramite se hace ante la Oficina Jurdica del Instituto. Dentro de este procedimiento el Area de Tesorera expide la Certificacin de Libre Embargo, con el fin de tramitar la cesin de las respectivas ordenes de pago.

CONSULTA DE ORDENES DE PAGO (CUENTAS)

A travs de la pagina web www.invias.gov.co , se pueden efectuar las consultas necesarias, relacionadas con la Orden de Pago. Lo nico que se necesita es el NIT y Numero de Radicacin del INVIAS. Segn los pasos que ilustramos a continuacin:

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CONSULTA DE ORDENES DE PAGO (CUENTAS)

A travs de la pagina web www.invias.gov.co , se pueden efectuar las consultas necesarias, relacionadas con la Orden de Pago. Lo nico que se necesita es el NIT y Numero de Radicacin del INVIAS. Segn los pasos que ilustramos a continuacin:

Al ingresar a la pagina debe elegir la opcion

Estado de cuentas

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2. Digitar el NIT sin numero de verificacin, digitar el numero de radicacin de la factura, ir a la casilla BUSCAR , dar ENTER.

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3. Alli observaran el estado en que se encuentra la Orden de Pago (cuentas por Pagar, Presupuesto, Tesoreria, Fecha de pago o si tiene glosa devolutiva o informativa, y que Area realizo la glosa.) Luego dar clic en la barra Ver la liquidacin de la orden de

pago,

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4. En esta pantalla se puede observar la liquidacin de la orden de pago y sus respectivos descuentos, as como el valor Neto Consignado. Igualmente se puede imprimir y le servir como soporte del Pago recibido.

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Para el conocimiento y todos los fines pertinentes, anexamos la siguiente tabla de impuesto correspondiente a la presente vigencia

NORMAS TRIBUTARIAS
CONCEPTO DE PAGO
Salarios y dems pagos laborales (Decreto 4713 del 26 de dic/2005 o o Prestacin de servicios Personas Jurdicas Prestacin de servicios Personas Natural Si los pagos de un mismo agente retenedor excede $66.888.000,oo Prestacin de servicios Personas naturales no declarantes, si los pagos de un mismo agente 78.000 retenedor no exceden $66.888.000,oo Empresas servicios temporales Jurdica 78.000 1.0% 392 6.0% 392 78.000 4.0% 392

BASE
1.895.001

TARIFA
Segn Tabla

E.T.
383

CONCEPTO DE PAGO
Transporte Nacional carga terrestre, areo, martimo Transporte Nacional de pasajeros terrestre Transporte Nacional de pasajeros areo Transporte Nacional de pasajeros areo y martimo o Honorarios Nacionales y Comisiones, personas Naturales sin exceder ingresos a
o

BASE
78.000 545.000 78.000 78.000

TARIFA
1.0% 3.5% 1.0% 1.0% 10.0%

E.T.
392 392 393 393

$66.888.000,oo Honorarios Nacionales y Comisiones, personas Naturales, jurdicas y asimiladas que que exceden ingresos a $66.888.000,oo.

100% del pago o abono en cuenta 11.0%

392

Profesores Extranjeros sin residencia en el

100% del pago o 7.0%

409

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pas Arrendamiento Bienes Races

abono en cuenta

545.000 100% del pago o

3.5%

392

Arrendamiento Bienes Muebles Compras y otros ingresos tributarios Compras de Vehculos Compra de gasolina y sus derivados combustibles y lubricantes o Contratos de Consultoria y Administracin Delegada, para Declarante con pagos que exceden $66.888.000,oo. o Contratos de Consultoria y Administracin Delegada, para No Declarante con pagos que no exceden $66.888.000,oo. o Contratos de Consultoria y Administracin Delegada con personas Jurdicas y factor multiplicador. Compra de insumos agropecuarios sin procesamiento industrial

abono en cuenta 4.0% 545.000 545.000 100% del pago o abono en cuenta 3.5% 1.0% 0.1%

392 401 401 401

6.0% 100% del pago o 10.0% abono en cuenta 2.0 % 392

1.848.000

1.5%

401 408

Pagos al exterior Renta y Remesas (Cnsul. y 100% del pago o servicios tcnicos) abono en cuenta

10.0%

CONCEPTO DE PAGO
Contratos construccin inmuebles Servicios restaurante, hotel y hospedaje Rendimientos Financieros (intereses) Retencin IVA por servicios (4) Retencin IVA por compras (4)

BASE
545.000 78.000 100% del pago o abono en cuenta 78.000 547.000

TARIFA
1.0% 3.5% 7.0% 50.0% 50.0%

E.T.
412

395 437 437

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Impuesto de timbre (3)

63.191.000

0.75%

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Otros Datos Importantes

Activos depreciables en el mismo ao Sancin mnima tributaria - DIAN Tarifa general del impuesto sobre las ventas IVA Contribucin sobre transacciones financieras I.P.C del ao 2005 1.001.000 201.000 16.00% 4 x mil 4.85%

Cifras Laborales
Salario mnimo (Decreto 4686 21 dic/2005 Subsidio de Transporte (Decreto 4726 del 26 de dic/05 derecho hasta 2 veces el SMLV) 47.700,oo 408.000,oo

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