Masalah dan Pengambilan Keputusan Ibnu Widiyanto Syuhada Sufian

Lokakarya Problem Solving dan Decision Making Program Magister Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro Semarang, 13-14 Mei 2009

Disajikan Oleh

Dunia Datar (Sedatar Tablet).

(Competitive Landscape )

Kerangka Proses Berpikir

Analisis Situasi Analisis Persoalan Analisis Keputusan Analisis Persoalan Potensial

A S

AA P AK APP

Analisis Situasi Assessing Global Conditions

Copyright 2004 South-Western. All rights reserved.

64

Assessing Industry Conditions

Copyright 2004 South-Western. All rights reserved.

55

Approximate Hourly Compensation Costs for Manufacturing across Countries

Copyright 2004 South-Western. All rights reserved.

66 Exhibit 6.2

Organization of a Business

17

Empat Ukuran Kinerja

K Key Result Indikcator

Result Ind./Perform.Indikator

K Key Performance Indicator

Masalah: Apa itu?

Setiap penyimpangan dari Target, adanya opportunity, inconsistency, ancaman. Mengenali Masalah: Masalah Tunggal versus Masalah Kompleks. Masalah yang dihadapi sesuai dengan tugas, wewewang dan tanggung jawab. Dampak masalah tergantung tingkat masalah yang dihadapi.

Empat pertanyaan sehari-hari

Masalah apa yang sedang dihadapi? (A S) Mengapa masalah itu terjadi? (A P) Apa hambatannya berkaitan dgn resources. (A K) Tindakan apa yang harus diambil? (A K) Bagaimana memastikan rencana terlaksana? (APP) Bagaimana mengamankan tindakan yg telah diambil. (APP)

Proses Berpikir akan Menciptakan Kemanfatan, Penomena Dunia

Proses berfikir karena adanya rasa masalah yang ingin diselesaiakan. Dalam menghadapi masalah tsb, proses berpikir harus ditata secara sistematis agar sukses. Pola umum dalam berfikir : input-proses-output Diperlukan strategy untuk menciptakan nilai melalui strategic map (focus). Meminta apa yang diinginkan (Misi) Yakin, focus Ikhlas

Pendatar Dunia
1.Runtuhnya tembok Berlian (9/11/89) 2.Dunia konektivitas, mendunianya web 3.Sosial software 4.Uploading 5.Out-sourching 6.Off shoring 7.Supply chain 8.In-sourching 9.In-forming (gogle,yahoo)

Pengembangan Competitive Advantage

Ways to maintain or increase market share:
Low-cost production
Set a lower price to gain market share.

Better quality than competitors

Create higher quality without incurring excessive costs.

Product differentiation
Satisfy customer needs in ways that are different than competitors.
Copyright 2004 South-Western. All rights reserved. 513

Assess the Competition (fast cycle,slow cycle,standard cycle)

Identify industry segments and main competitors by:
Segmenting by type of business
Degree of competition differs by segment

Segmenting by perceived quality

Measure the degree of competition

Anticipate changes in competition
Entry and exit of competitors Expansion of existing firms Increases in price competition Copyright 2004 South-Western. 514
All rights reserved.

Proses dari Dalam keluar

Visi (IQ) Gairah (EQ) Disiplin (PQ) Nurani (SQ) Perintis Pemberday a Penyelaras Panutan

Keagungan/kreativitas

Pribadi Utuh Kebebasanmemilih Hukum Alam 4Kecerdasan Korban

Proses dari Luar Kedalam

IQ (Jadi Korban) EQ (cermin Sosial) PQ (Tunduk nafsu) SQ (tunduk Ego)

Mediokritas/ canggung

Tiada visi Nilai Bersama Ketidak berdayaan Tercerai-berai

Seven Habit
Stephen R Covey

1.Jadilah Proaktif 2.Orientasi Jangka Panjang 3.Dahulukan yang utama (sistem prioritas) 4.Berfikir win-win solution 5.Berusaha memahami kemudian dipahami (panutan) 6.Wujudkan sinergi 7.Improvement (Mengasah gergaji)

8th Habit
1. Menemukan Suara anda
Pilihan (Kemampuan utk memilih),Prinsip (hukum alam) dan 4 Kecerdasan untuk menciptakan kreatifitas Perangkat lunak berupa budaya (nilai-nilai)

2. Mengilhami orang lain untuk menemukan suara mereka

Kepemimpinan
Perintis, pemberdayaan,penyelarasan dan panutan

Arena bermain dunia yg datar Piramida produktivitas ( misi, tujuan dan sasaran)

Apa Masalahnya? Mengidentifikasi Masalah Memilah-milah Masalah Memprioritaskan Masalah Melokasi Masalah
(Analisis Situasi)

Apa Sebab Masalah?

(Analisis Persoalan) Mendeskripsi penyimpangan Merinci: fakta dan bukan fakta Mengidentifikasi perbedaan Mengidentifikasi perubahan Mengembangkan sebab-sebab yang mungkin Menentukan sebab yang paling mungkin Melakukan verifikasi

Alternatif apa yang dipilih?

(Analisis Keputusan)
Merumuskan maksud keputusan Menetapkan kriteria/ sasaran Memilah menjadi kriteria mutlak dan kriteria keinginan Menentukan bobot kriteria Keinginan Mengembangkan alternatif Menyaring dan menilai alternatif Mempertimbangkan konsekuensi merugikan Menetapkan pilihan akhir

Bagaimana Mengembangkan/ mengamankan rencana?

(Analisis Persoalan Potensial)
Mendeskripsikan rencana Menguraikan atas langkah/ bidang kegiatan Menetapkan daerah kritis Mengidentifikasi persoalan potensial Mengidentifikasi kemungkinan sebab Menetapkan tindakan pencegahan Menetapkan tindakan penanggulangan Membuat sistem informasi

Analisis Situasi
Mengidentifikasi masalah Memilah-milah masalah Memprioritaskan masalah Melokasi masalah
Analisis persoalan mencari sebab Analisis Keputusan memilih alternatif tindakan Analisis Persoalan Potensial mengamankan tindakan

Mengidentifikasi Masalah
Dapat dilakukan dengan Observasi Lapangan Analisis Dokumen
Membandingkan rencana dengan realisasi Analisis SWOT (penomena gap)

Mencari informasi melalui orang lain:

Rapat Wawancara
Hasil: Daftar Masalah

Memilah Masalah
Menguraikan masalah kompleks menjadi masalah tunggal Masalah yang tidak berhubungan
Pisahkan secara horisontal

Masalah yang mempunyai hubungan sebab-akibat

Pisahkan secara vertikal (stair stepping)
Masalah Tunggal 1 Sebab Awal Sebab berikutnya

Hasil: Masalah-masalah tunggal.

Memprioritaskan Masalah
Jika ada lebih dari satu masalah yang siap ditangani, perlu menenentukan masalah prioritas Kriteria umum prioritas: Aspek kegawatan (dilihat dari dampak/ kerugian), aspek kemendesakan (dilihat dari tenggat waktu segera/ ditunda), aspek perkembangan (dilihat dari membesar, melambat, tetap, menurun) Kriteria Pertimbangan: Tinggi, Sedang, Rendah
Hasil: Masalah Tunggal Prioritas

Melokasi Masalah
Masalah Tunggal Prioritas

Penyimpangan Perlu mengetahui sebab

Perlu mengamankan Pelaksanaan Keputusan

Perlu menentukan pilihan

AP

AK

APP

Analisis Persoalan
Mendeskripsikan penyimpangan Merinci: fakta dan bukan fakta Mengidentifikasi perbedaan Mengidentifikasi perubahan Mengembangkan sebab-sebab yang mungkin Menentukan sebab yang paling mungkin Melakukan verifikasi

Deskripsi Penyimpangan
Tulis secara apa adanya tetapi lengkap dengan menyebutkan apa yang mengalami penyimpangan dan disertai dengan keterangan tambahan
Tuliskan apa yang menyimpang (kata- benda) dan apa penyimpangannya (kata- sifat)

Misal: Mobil mogok, penjualan menurun

Identifikasi Bidang Penyimpangan

Daftar Pertanyaan
Apa/ siapa yang menyimpang? Apa bentuk penyimpangan? Di bagian apa peyimpangan itu terjadi? Dimana lokasi/ tempat terjadinya penyimpangan Pada tahap/ proses apa penyimpangan itu terjadi? Bilamana (waktu) penyimpangan itu terjadi?

Fakta (Is)

Bukan Fakta (Is Not)

Identifikasi Bidang Penyimpangan (lanjutan)

Daftar Pertanyaan

Fakta

Bukan Fakta

Kapan saja (frekuensi) penyimpangan itu terjadi? Seberapa luas/ besar bentuk penyimpangannya? Bagaiaman kecenderungan perkembangan penyimpangan itu?

Bukan Fakta Apa Bukan Fakta Luas

Apa,dimana, Bila,luas

FAKTA

Bukan Fakta Dimana

Bukan Fakta Bilamana

Perbedaan
Apa kekhasan Fakta (is) terhadap Bukan Fakta Tidak boleh dibalik menjadi perbedaan Bukan Fakta terhadap Fakta Dapat ditemukan pada:
Apa: obyek berapa luas Dimana: obyek dan tempat Bilamana: waktu dan tahapan proses

Perubahan
Apa yang berubah pada suatu (object) pemomena Perubahan adalah perbedaan dari waktu ke waktu Pada dimensi waktu Perbedaan sama dengan Perubahan contoh:
Apa beda hari ini dengan kemarin? Jawab hari ini tidak hujan kemarin hujan Apa perubahan hari ini dibanding kemarin? Jawab hari lancar kemarin macet

Sebab-sebab yang mungkin

Bagaimana perubahan dapat menimbulkan penyimpangan? Dikembangkan dengan menghubungkan antara perubahan dengan penyimpangan. Gunakan asumsi, opini, pendapat dan logika untuk menghubungkannya.

Hukum Kausalitas

Sebab yang Paling Mungkin

Ditentukan dengan cara menguji sebabsebab yang mungkin terhadap Fakta dan Bukan Fakta Dapat menjelaskan mengapa penyimpangan hanya terjadi pada Fakta dan tidak terjadi pada Bukan Fakta

Verifikasi
Memastikan sebab yang paling mungkin adalah sebab sebenarnya. Caranya:
Uji Hasil (by result): langkah melakukan percobaan dengan mengambil tindakan menghilangkan sebab persoalan lalu dilihat hasilnya Uji Laboratorium (by lab): simulasi lab Uji Lapangan (by field- on the spot):mengamati langsung yang sebenarnya di lapangan sehingga diharapkan dapat membuktikan sebab.

Tindakan dalam Mengatasi/ Menyelesaikan Persoalan

Tindakan Sementara untuk memperkecil akibat dari persoalan

Tindakan Koreksi diarahkan untuk menghilangkan sebab perubahan

Tindakan Penyesuaian sebab penyimpangan tidak dapat (terlalu mahal) untuk dihilangkan, tindakan hanya untuk mengurangi akibat dari persoalan (penanggulangan)

Analisis Keputusan
Difinisikan dan klasifikasifikasi masalah atau kesempatan. Merumuskan tujuan keputusan Menetapkan kriteria (sasaran) Mengelompokkan kriteria mutlak dan kriteria keinginan Memberi bobot kriteria keinginan Mengembangkan alternatif Menyaring dan Menilai alternatif Mempertimbangkan konsekuensi merugikan Menentukan pilihan akhir

Merumuskan Tujuan Keputusan

Deskripsi singkat menggambarkan hasil yang ingin dicapai, bandingkan dengan hasil yang tidak diinginkan. Berorientasi pada misi dan visi Diawali kata kerja untuk mencapai hasil. Tuliskan keterangan tambahan bila perlu
Sumber daya yang digunakan dan kapan dilaksanakan

Menetapkan Kriteria (Sasaran)

Pertimbangkan:
Hasil yang diinginkan (desire.strategic intent) Sumber daya yang dimiliki

Relevan dengan tujuan keputusan

Perlunya menetapkan indikatornya membangun sistem informasinya
Key result Indicator Key Performance Indicator Lag indicator

Mengelompokkan Kriteria Mutlak dan Keinginan Kriteria Mutlak

Jika tidak dipenuhi, tujuan tidak tercapai Terukur/ batasan jelas Realistis

Kriteria Keinginan
Jika dipenuhi menambah arti/ nilai dari alternatif pilihan Bisa dikembangkan dari kriteria mutlak dan keinginan lain

Memberi Bobot Kriteria Keinginan

Bobot menunjukkan tingkat kepentingan antar kriteria untuk mencapai tujuan keputusan. Bobot tinggi diberikan kepada kriteria keinginan yang berkontribusi besar terhadap hasil. Beri angka, misalnya, 10 untuk bobot tertinggi.

Syarat
Syarat

Mutlak

Keinginan

Mengembangkan Alternatif
(diperlukan kreatifitas)
Proses untuk menggali/ mendapatkan alternatif (inspirasi/ilham) Gunakan pengalaman dan informasi yang tersedia. Gunakan teknik berpikir kreatif dan inovatif Daya gunakan sumber informasi lain sebanyak-banyaknya

Menyaring dan Menilai Alternatif

Menyaring Alternatif
Menggunakan kriteria mutlak Alternatif gugur bila salah satu kriteria mutlak tidak terpenuhi

Menilai Alternatif
Hanya alternatif yang lolos dari proses penyaringan Bandingkan antar alternatif terhadap kriteria keinginan Informasi pada alternatif terbaik diberi skor tertinggi (eg.10), selebihnya proporsional dengan yang terbaik Kalikan bobot dengan skor untuk mendapatkan nilai Jumlahkan nilai setiap kriteria keinginan Alternatif dengan nilai tertinggi adalah pilihan sementara

Mempertimbangkan Konsekuensi Merugikan

Bisa menjadi hambatan di kemudian hari jika alternatif itu dipilih Belum dipertimbangkan pada tahap sebelumnya Tidak mengulangi apa yang telah dipertimbangkan pada kriteria Unik pada alternatif tertentu Hal-hal relevan yang terlewatkan pada proses sebelumnya Pertimbangkan kemungkinan terjadinya dan tingkat kegawatannya bila terjadi

Konsekuensi Merugikan
Tingkat Kemungkinan (M) Tingkat Kegawatan (G) Penilaian bisa dalam kategori Tinggi, Sedang dan Rendah Kalikan angka M dengan G untuk mendapatkan nilai MG Jumlahkan nilai MG untuk setiap alternatif konsekuensi yang merugikan

Menentukan Pilihan Akhir

Cara Pertama
Pilihan sementara ditetapkan sebagai pilihan akhir bila konsekuensi merugikannya dapat diatasi atau ditoleransi

Cara Kedua
Beberapa alternatif yang nilainya tinggi diperhitungkan dengan mempertibangkan antara nilai dan konsekuensi yang merugikan

Analisis Persoalan Potensial

Keputusan akhir yang akan dilaksanakan hasil dari Analisis keputuasan (A-K) Diperlukan untuk mengamankan keputusan karena kemungkinan ada hambatan dimasa yang akan datang : Ketidak pastian rencana Ada kondisis yang belum diperhitungkan

Sikap dalam mengamankan rencana

Pikir sambil jalan (tindakan sementara) Tidak jadi (banyak hambatan) Berjaga-jaga (APP)

Tindakan dalam Menghadapi Persoalan Potensial

Tindakan Pencegahan (menghilangkan sebab Tindakan Penanggulangan
Analisis sistimatik thd arah tindakan akibat adanya leputusan dan melakukan tindakan 2 dimasa yad utk menyelesaiakan hal-hal yang mungkin tidak beres. Agar efektif bekerja, perlu suatu sistem informasi yang berisi petunjuk pelaksanaan tindakan penanggulangan

Analisis Persoalan Potensial

Mendeskripsikan rencana Menetapkan langkah/ bidang kegiatan Mengidentifikasi daerah kritis Mengidentifikasi persoalan potensial Mengidentifikasi kemungkinan sebab munculnya persoalan potensial Menetapkan tindakan pencegahan Menetapkan tindakan penanggulangan Membuat sistem informasi tindakan penanggulangan

Mendeksripsikan Rencana
Dinyatakan dalam:
Apa rencana yang akan dijalankan? Dimana rencana itu dijalankan? Bilamana rencana itu dijalankan? Berapa Luas (cakupan) rencana tersebut?

Menggambarkan kekhasan rencana

Ruang lingkup Kompleksitas

Menetapkan Langkah/ Bidang Kegiatan

Langkah-langkah berbentuk urutan kegiatan atau jadwal kegiatan. Bidang-bidang berbentuk kelompok kegiatan, misalnya: daerah, departement, bagian, divisi. Kegiatan jangka pendek dipilih langkahlangkah yang akan dikerjakan Kegiatan jangka panjang lebih mudah dipilih bidang-bidang kegiatan

Mengidentifikasi Daerah Kritis

Rentan terhadap munculnya persoalan potensial yang dapat mengganggu pelaksanaan keputusan/ rencana Ciri-ciri:
Kalau gagal akibatnya fatal Batas waktunya ketat Kegiatan kompleks/ baru Tidak jelas siapa yang harus bertanggungjawab Melibatkan banyak pihak/ sumber daya Tergantung pihak/ pekerjaan lain

Mengidentifikasi Persoalan Potensial

Digali pada daerah kritis Pertimbangkan kemungkinan terjadinya dan kegawatannya bila terjadi Melakukan ranking terhadap persoalan potensial: major (tinggi), medium (sedang), minor (rendah).
Major utamakan pencegahan dan penanggulangan Medium utamakan penanggulangan Minor dapat diabaikan

Daerah Kritis

Persoalan Kemungkinan Kegawatan Potensial Terjadinya nya jika terjadi

Prioritas

Mengidentifikasi Kemungkinan Sebab dari Persoalan Potensial

Gunakan pengetahuan dan pengalaman Untuk membantu menentukan tindakan yang bersifat mencegah munculnya sumber-sumber persoalan potensial Rumuskan sebab spesifik mungkin Identifikasi tingkat kemungkinan terjadinya sebab

Persoalan Potensial

Sebab

Kemungkinan terjadinya sebab

Menetapkan Tindakan Pencegahan

Upaya menghilangkan/ memperkecil kemungkinan munculnya sebab Utamakan pada sebab dengan tingkat kemungkinan tinggi Sebab dengan tingkat kemungkinan rendah dicegah bila biayanya rendah Pertimbangkan aspek manfaat dan biaya Tidak semua sebab dapat dicegah

Menetapkan Tindakan Penanggulangan

Tindakan antisipasi (berjaga-jaga) untuk memperkecil meluasnya dampak jika persoalan potensial terjadi Semakin penting untuk persoalan potensial yang tidak dapat dipersiapkan tindakan pencegahannya Dilakukan untuk mengurangi meluasnya persoalan potensial/ mengurangi dampak

Membuat Sistem Informasi

Sistem yang memberitahu sejak dini bahwa persoalan potensial akan atau telah terjadi (early warning system) Disusun untuk menjamin tindakan penanggulangan berfungsi tepat pada waktunya Meliputi informasi: Apa, Siapa, Dimana, Bilamana, Bagaimana (pertanggungan jawaba0 Terdiri dari: deteksi dini terjadinya persoalan potensial, pemberitahuan atau peringatan agar tindakan penanggulangan dilaksanakan, dan petunjuk pelaksanaan tindakan penanggulangan.

Contoh Sistem Informasi Persoalan Potensial Kebakaran

Deteksi Dini: deteksi bahaya sunami deteksi asap/ panas Sistem Peringatan: Alarm tentang terjadi kebakaran Petunjuk Tindakan Penanggulangan: cara evakuasi, cara melakukan pertolongan pertama dan cara pemadaman kebakaran. Sistem petunjuk juga menginformasi: siapa yang bertanggungjawab, bagaimana cara menanggulanginya, dimana disimpan peralatan penanggulangan kebakaran, nomor telepon berapa yang harus dihubungi dan bilamana penanggulangan harus dilakukan

SEKIAN TERIMA KASIH (wasalam)