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Excel - Leccion 11

Excel - Leccion 11

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TÉRMINOS CLAVE
AutenticarEntidad emisora de certificadosHistorial de cambiosControl de cambiosCertificado digitalFirma digitalContraseñaLibro compartidoContraseña segura
209
Asegurar y compartirdocumentos
MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION
 
H
ABILIDADES
H
ABILIDAD DE LA MATRIZ
N
ÚMERO DE HABILIDADES
Asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros.Proteger una hoja de cálculo.Proteger libros y hojas de cálculo
.
5.2.1Proteger un libro.Proteger libros y hojas de cálculo
.
5.2.1Establecer permisos de acceso a un libro.Restringir los permisos para acceder a libros.5.3.2Permitir que varios usuarios modifiquen un Permitir que varios usuarios modifiquen libros.libro a la vez.5.2.2Utilizar el Inspector de documento.Quitar datos personales y otros datos 5.3.1inapropiados de los libros.Firmar digitalmente un libro.Agregar rmas digitales
.
5.3.4Marcar un documento como final.Marcar los libros como nales.5.3.5Distribuir un libro por correo electrónico.Controlar los cambios en un libro.Insertar, mostrar, modicar y resolver los 5.1.1cambios realizados.Agregar comentarios a un libro.Insertar, mostrar, modicar y eliminar comentarios.5.1.2Imprimir comentarios.
C
ontoso se preocupa por tres aspectos de la seguridad de la información:Proteger los números de seguro social de los empleados y demás información personal.Proteger las evaluaciones de desempeño de los empleados.Proteger la información personal y médica de los pacientes. Jim Giest, el gerente de oficina, está diseñando políticas de seguridad para proteger la infor-mación que sea personal y confidencial. Aunque se deben emplear los números de seguro
11
 
210|Lección 11
 
La ficha Revisar
Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten con-trolar quiénes puede acceder a y cambiar los datos en Excel. Usted puede proteger todo unarchivo de libro para que sólo usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos. Estogarantiza el más alto nivel de protección. También puede proteger ciertos elementos de unahoja de cálculo o de un libro para evitar que los usuarios cambien, muevan o eliminandatos importantes, ya sea de forma accidental o deliberada. La protección de datos es espe-cialmente importante cuando varios usuarios comparten y modifican los archivos.
Figura 11-1
Ficha Revisar
Utilice esta ilustración como referencia a lo largo de esta lección a medida que aprende acompartir y modificar archivos por medio de las opciones de seguridad y protección deExcel.social cuando se trasmite información de impuestos derivados de la nómina a las agenciasgubernamentales, el gerente de oficina asigna a cada empleado un número de identificaciónque se emplea en todos los demás documentos, tales como cheques de pago y materialeselectrónicos e impresos.Los libros que contienen información de empleados o pacientes serán protegidos con unacontraseña para limitar el acceso a la información. Sólo aquellas personas autorizadas podránver la información de los empleado y únicamente la Dra. Benítez, el dueño y el gerente de ofi-cina podrán modificar la información relacionada con la nómina.
 
Insertar comentariosAsignar una contraseñapara abrir o modificar un libroAsignar una contraseñapara abrir o modificar un libroEl más alto nivel de seguridadpara un libro compartidoCompartir un librocon o sin contraseña de apertura
 Abra el documento
L11-1.1 Prot 
 
 
 ger una hoja de cálcul 
 
o
que está disponible en el CD-ROM com-plementario.
 
O
RIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE
I
Asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros
En el entorno laboral es muy común que más de un empleado trabaje con los mismoslibros. Cuando cree una hoja de cálculo a la que varios empleados tendrán acceso, deberáprotegerla para evitar que un usuario cambie, mueva o elimine datos importantes, deforma accidental o intencional.
Proteger una hoja de cálculo
 
As
 
egurar y compartir documentos|211
 
RESOLUCIÓN DEPROBLEMAS
La fórmula ALEATORIO.ENTRE genera un nuevo número aleatorio cada vez que seabre un libro. Para conservar los números de identificación creados por la fórmula, debereemplazar la fórmula con los valores obtenidos.Como un primer paso en la seguridad de la información, a usted se le asigna un número deidentificación de empleado que puede emplearse para sustituir los números de seguro socialen todos los documentos. Excel tiene dos funciones para números aleatorios: ALEATORIO y  ALEATORIO.ENTRE. ALEATORIO no requiere de argumentos de función así que ustedno puede especificar el número de dígitos que desea para el número que devuelve. ALEATO-RIO.ENTRE le permite determinar los números iniciales y finales. Sus fórmulas devolvieronun número de cinco dígitos para cada empleado.El libro Datos de nómina que guardó en este ejercicio puede ser visto por cualquier personaque tenga acceso al sistema. Usted restringió la modificación del archivo, pero no restringió elacceso a los datos. En el siguiente ejercicio, usted limitará el acceso al libro requiriendo unacontraseña para abrir el documento.Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Lascontraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, así que debe teclear las letras mayúscu-las y minúsculas correctamente. Si es posible, seleccione un contraseña segura que puedarecordar para que no tenga que anotarla. Una contraseña segura es la que combina letras enmayúsculas y minúsculas, números y símbolos como la contraseña que utilizó en este ejerci-cio: L11!e01. Una contraseña con 14 o más caracteres se considera más segura. Las contra-señas que emplean fechas de nacimiento, números de casa, nombres de mascotas, etcéteraofrecen poca protección.
¿LISTO PARA LACERTIFICACIÓN?
¿Cómo proteger libros yhojas de cálculo?
5.2.1
TOME NOTA
*
Es de suma importancia que recuerde las contraseñas asignadas a los libros u hojas decálculo. Si olvida su contraseña, Microsoft no puede recuperarla. Si es necesario, anotelas contraseñas y almacénelas en un lugar seguro, alejado de la información que deseaproteger.
TOME NOTA
*
La protección de los elementos de un libro o de una hoja de cálculo no debeconfundirse con la seguridad a través de una contraseña a nivel de libro. La protecciónde los elementos no puede proteger a un libro de los usuarios con propósitos maliciosos.Cuando protege una hoja de cálculo, puede ocultar cualquier fórmula que no desea que seavisible: seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar y en la fichaProteger del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la casilla de verificación Oculta.
Proteger un libro
 Asignar una contraseña es una forma eficaz de evitar que cualquier usuario que conozca lacontraseña abra el libro. Para proteger el libro entero, usted puede requerir una contraseñapara abrir y ver el libro. También puede requerir una contraseña para abrir y ver el libro, y una segunda contraseña para modificar los datos. Las contraseñas que se aplican a todo ellibro proporcionan una seguridad óptima para sus datos.
 Abra el documento
L11-1.2 Prote 
 
 ger un l 
 
ibro
que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

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