11

MEMINDAHKAN ISI SEBUAH FILE

MENJADI DATA APLIKASI
DENGAN MENGGUNAKAN
UTILITAS APLIKASI
[DTA.OPR.108.(1).A]

Mata Diklat:
KETERAMPILAN KOMPUTER DAN
PENGELOLAAN INFORMASI (KKPI)

Program Keahlian:
SEMUA PROGRAM KEAHLIAN

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN

2004

1
 11
MEMINDAHKAN ISI SEBUAH
FILE MENJADI DATA APLIKASI
DENGAN MENGGUNAKAN
UTILITAS APLIKASI
[DTA.OPR.108.(1).A]

Mata Diklat:
KETERAMPILAN KOMPUTER DAN
PENGELOLAAN INFORMASI (KKPI)

Program Keahlian:
SEMUA PROGRAM KEAHLIAN

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN

2004
 MODUL BAHAN AJAR

Daftar Isi

HALAMAN JUDUL ................................................................................. 1

DAFTAR ISI ........................................................................................... 2
PETA KEDUDUKAN MODUL ................................................................. 3

DESKRIPSI MODUL ............................................................................... 4

A. Spesifikasi ......................................................................... 4
B. Prasyarat ........................................................................... 5
C. Petunjuk Penggunaan ....................................................... 5
D. Tujuan ............................................................................... 6

MATERI MODUL ................................................................................... 7

Get External Data .................................................................. 7
Tutorial 11 - 1 ......................................................................... 9
Memahami Prosedur Pengoperasian Aplikasi ............. 9
Tutorial 11 - 2 ......................................................................... 10
Mempersiapkan Aplikasi Data Masukan ..................... 10
Data Masukan dari Excel.................................... 10
Data Masukan dari HTML................................... 11
Tutorial 11 - 3 ......................................................................... 13
Memindahkan Data Masukan Menjadi Data Aplikasi .. 13
Mengimpor Data dari Excel ............................... 13
Mengimpor Data dari HTML ............................... 17
Tutorial 11 - 4 ......................................................................... 21
Mengecek Hasil Entry Data ......................................... 21
Tutorial 11 - 5 ......................................................................... 22
Mengecek Check List Entry Data ................................ 23
Tutorial 11 - 6 ......................................................................... 24
Evaluasi Praktek ......................................................... 24
RINGKASAN MATERI ........................................................................... 25
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 26

Semua Program Keahlian 1

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

Peta Kedudukan Modul

KOMPETEN
SLTP & yang sederajat

HDW.OPR.101. (1).A HDW.OPR.105.(1).A DTA.OPR.108.(1).A 1

HDW.OPR.102.(1).A SWR.OPR.406.(1).A DTA.OPR.102.(1).A

SWR.OPR.200.(1).A SWR.OPR.301.(1).A DTA.OPR.103.(1).A

SWR.OPR.100.(1).A DTA.OPR.101.(1).A HDW.OPR.104.(1).A

SWR.OPR.401.(1).A DTA.OPR.101.(1).A SWR.OPR.411.(1).A

SWR.OPR.403.(1).A DTA.OPR.109.(1).A SWR.OPR.412.(1).A

Semua Program Keahlian 2

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

Deskripsi Modul

A. SPESIFIKASI

Nama Modul : Memindahkan isi sebuah file menjadi data

aplikasi Dengan menggunakan utilitas aplikasi

Kode Kompetensi : DTA. OPR. 108 (1).A

Ruang Lingkup Isi : Software Aplikasi Microsoft Access
• Prosedur pengoperasian untuk memasuki
program Microsoft Access
• Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.
• Menggunakan aplikasi pemasukan data.
• Mempercepat proses pembuatan, penataan
dan pengolahan objek Database.
• Mengecek hasil entry data
• Mengisi chek list entry data
Kriteria Kinerja : • Koneksi catu daya sudah tersambung
• Perangkat protective seperti UPS dan
stabilizer (jika ada) sudah dinyalakan
• Koneksi peralatan input/ output sudah
tersambung
• Semua komponen sudah disiapkan untuk
kondisi penyalaan normal/ default
• Indikator penyalaan seperti lampu dan atau
suara muncul secara benar sesuai dengan
user manual
• Proses Power-On-Self-Test (POST) dan
proses aktifasi sistem operasi berjalan sesuai
dengan user manual
• Muncul tampilan pada layar monitor yang
menandakan komputer siap pakai, yang
merupakan tampilan sistem operasi sesuai
dengan user manual sistem operasi yang
digunakan
• Dapat menggunakan pointing device (seperti
mouse) untuk melakukan perintah
pengelolaan file dan folder, seperti melihat isi
folder, membuat, mengubah, menghapus,
mengganti nama file/ folder, menyalin/
memindahkan folder dan menyalin/
memindahkan file dari suatu folder ke lokasi

Semua Program Keahlian 3

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

lain
• Dapat menggunakan pointing device dengan
cara “point & click” maupun “click & drag”
untuk Memindahkan isi sebuah file menjadi
data aplikasi
• Semua software aplikasi dan tools sudah
ditutup atau tidak sedang dalam memproses
• Sudah dipastikan tidak ada data antrian dari
dan menuju peripheral
• Tampilan yang muncul pada layar monitor
merupakan tampilan yang menandakan
proses shutting-down secara normal sesuai
dengan user manual sistem operasi yang
digunakan
• Indikator seperti lampu dan atau suara akan
tampak/ terdengar secara benar sesuai
dengan user manual

B. PRASYARAT

Untuk mempelajari modul ini unit kompetensi dan pengetahuan yang

dikuasai sebelumnya adalah:
• SWR.OPR.200.(1)A Mengoperasikan system operasi.
• SWR.OPR.300.(1).A Mengoperasikan software aplikasi spesifik

C. PETUNJUK PENGGUNAAN

Untuk Peserta Didik

1. Pembelajaran yang dilaksanakan menggunakan system Self Based

Training atau system pembelajaran mandiri.Diharapkan seluruh
peserta didik dapat belajar secara aktif dengan mengumpulkan
berbagai sumber selain modul ini, misalnya melalui majalah media
elektronik maupun melalui internet.
2. Dalam modul ini dituntut adanya tersedianya bahan ajar yang
lengkap yang meliputi:
a. Unit computer yang siap digunakan.
b. Sistem operasi yang legal dan siap digunakan.
c. Buku manual system operasi
d. SOP dalam menghidupkan dan mematikan computer
3. Setelah menyelesaikan modul ini, peserta didik dapat melanjutkan
ke modul selanjutnya DTA.OPR.102.(1).A
4. Guru atau Instruktur berperan sebagai fasilitator dan pengarah
dalam semua materi di modul ini sehingga diharapkan dapat terjadi
komunikasi timbale balik yang efektif dalam mempercepat proses
penguasaan kompetensi peserta didik.

Semua Program Keahlian 4

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

D. TUJUAN

Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat :

• Melakukan pengoperasian program pengolahan Basis data.
• Pengoperasian memindahkan isi sebuah file data menjadi data
aplikasi dengan menggunakan utilitas aplikasi.

Semua Program Keahlian 5

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

Materi Modul
Microsoft Access
Get External Data

Microsft Access adalah program aplikasi pengolahan basis data yang

merupakan bagian dari Microsoft Office. Paket program ini merupakan
sistem manajemen database relasional untuk Microsoft Windows yang
memiliki kemampuan untuk menyortir, mengatur serta melaporkan
informasi penting yang dibutuhkan. Dengan adanya versi yang terus
diperbaharuhi ini Access semakin dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas
penting seperti interaksi dengan Internet.

Database Access disimpan ke dalam sebuah file yang berekstensi mdb.

Sebuah file database terdiri dari bagian-bagian yaitu : Tables, Queries,
Forms, Reports, Pages, Macros, dan Modules.

Tabel adalah sekumpulan data atau informasi spesifik tentang subjek

tertentu yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Tabel merupakan
komponen utama dan pertama dari sebuah database yang harus dibuat.

Kolom atau yang lebih dikenal dengan istilah field berisi judul yang
mewakili sekumpulan baris. Sedangkan baris atau yang lebih dikenal
dengan istilah record berisi kumpulan data yang memiliki karakteristik
pengertian yang sama. Jadi satu record mewakili mewakili satu data atau
informasi tentang suatu entitas subjek secara lengkap.

Micosoft Access mempunyai kemampuan untuk memindahkan isi sebuah

file dari beberapa aplikasi, seperti Excel, SQL, HTML, dBASE, Paradox,

Semua Program Keahlian 6

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

Microsoft Outlook, dan sebagainya menjadi tabel dalam file

mdb.Perhatikan gambar di bawah ini.

EXCEL HTML SQL dBASE Paradox

.mdb
Tabel

Get External Data merupakan sebuah fungsi built-in yang sudah

disediakan oleh Microsoft Access untuk mengimport data masukan. Data
masukan yang harus disiapkan harus dalam bentuk tabel.

Semua Program Keahlian 7

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

TUTORIAL 11-1

MEMAHAMI PROSEDUR PENGOPERASIAN APLIKASI

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task
bar Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start – Program –
Pilih – Program MS-Access .

LEMBAR KERJA MS- ACCESS

Pada saat anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan
tampil kotak dialog dimana memungkinkan anda dapat membuat data
base baru dengan dua cara
1. Blank Access Database
2. Access database Wizards. Pages end Projects dan adalagi pilihan yang
disediakan yaitu
3. Open Existing File.

dbImport.mdb

Semua Program Keahlian 8

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

TUTORIAL 11-2

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DATA MASUKAN

A. Data Masukan dari Excel

Menyiapkan Data Excel

Langkah-langkah
a. Membuat Aplikasi Microsoft Excel

b. Simpanlah tabel dengan menggunakan salah satu perintah

berikut
• Dari menu file klik Save dan beri nama filenya
DataPenjualan.xls
• Pada Toolbar desain Klik Tombol save atau tekan Kombinasi
tombol Ctrl + S

c. Untuk menutup Microsoft Excel dapat menggunakan alternatif

perintahnya sebagai berikut
• Perintah Close dari menu file
• Klik Ctrl Menu dan pilih perintah Close,
• Klik Ganda pada Ctrl menu
• klik tombol Close
• tekan tombol Ctrl + F4

Dalam penyiapan data masukan file Microsoft Excel yang harus

diperhatikan adalah :
• Record data yang pertama harus diletakkan pada Row pertama.
• Penulisan Field harus menghindari tanda spasi atau tanda baca.

Semua Program Keahlian 9

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

B. Data Masukan dari HTML

Menyiapkan Data HTML

Langkah-langkah
a. Membuat Aplikasi HTML

Tag ini menjadi Nama Tabels

Tag ini menjadi data Tabels

b. Simpanlah tag HTML tersebut dengan cara

• Dari menu klik File - Save
• Tekan Kombinasi tombol Ctrl + S

Semua Program Keahlian 10

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

c. Untuk menjalankan aplikasi HTML dengan menggunakan

Browser, misalnya Internet Explorer
• Klik Start - Program – pilih – Internet Explorer
• Klik File - Open - Browse – pilih lokasi file - .html

d. Untuk menutup Internet Explorer dapat menggunakan alternatif

perintahnya sebagai berikut
• Perintah Close dari menu file
• Klik Ctrl Menu dan pilih perintah Close,
• Klik Ganda pada Ctrl menu
• klik tombol Close
• tekan tombol Ctrl + F4

Dalam penyiapan data masukan file HTML yang harus diperhatikan

adalah tag HTML yang dapat diimport adalah :
• Data yang ada dalam <tabel> <\tabel>
• Data yang ada dalam <title><\title>

Semua Program Keahlian 11

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

TUTORIAL 11-3

MEMINDAH DATA MASUKAN MENJADI DATA APLIKASI

A. Mengimpor Data dari Excel

Langkah-langkah
c. Klik menu File – Get External Data – pilih – Import

d. Pada kotak Files of type, pilih Microsoft Excel, tentukan lokasi file
dan folder pada kotak Look In.

Semua Program Keahlian 12

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

e. Klik Import. Kotak dialog Import Spreadsheet Wizard akan muncul,

pilih Show Worksheet, lalu klik Next

f. Klik tombol radio First Row Contains Heading. Klik Next.

Semua Program Keahlian 13

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

g. Selanjutnya tentukan lokasi penyimpanan tabel. Pilih In a New Table

untuk menyimpan hasil pengimporan ke tabel baru. Klik Next.

h. Selanjutnya akan ditampilkan untuk memberikan konfirmasi data

yang Anda impor ke tabel DataPenjualan.

Semua Program Keahlian 14

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

i. Kotak wizard selanjutnya adalah menentukan primary key dalam

tabel data. Pilihlah No primary key

j. Langkah terakhir adalah dengan menekan button Finish

Semua Program Keahlian 15

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

k. Berikut ini hasil import data file Excel menjadi sebuah tabel dalam
file access . mdb

B. Mengimpor Data dari HTML

Langkah-langkah
a. Klik menu File – Get External Data – pilih – Import

Semua Program Keahlian 16

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

b. Pada kotak Files of type, pilih HTML Documents, tentukan lokasi

file dan folder pada kotak Look In.

c. Klik tombol radio First Row Contains Heading. Klik Next.

d. Selanjutnya tentukan lokasi penyimpanan tabel. Pilih In a New

Table untuk menyimpan hasil pengimporan ke tabel baru. Klik
Next.

Semua Program Keahlian 17

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

e. Selanjutnya akan ditampilkan untuk memberikan konfirmasi data

yang Anda impor ke tabel DataPenjualan.

f. Kotak wizard selanjutnya adalah menentukan primary key dalam

tabel data. Pilihlah No primary key

Semua Program Keahlian 18

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

g. Langkah terakhir adalah dengan menekan button Finish

h. Berikut ini hasil import data file HTML menjadi sebuah tabel dalam
file access . mdb

Semua Program Keahlian 19

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

TUTORIAL 11-4

MENGECEK HASIL ENTRY DATA

Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan
dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja

Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur

dan intruksi kerja.

Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data kedalam

program data base dari file data ke media penyimpan data

Semua Program Keahlian 20

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

TUTORIAL 11-5

MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA

Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses
pemindahan dan pemasukan data

Mengatur Design Repot dalam sebuah lembar kerja Preview mengubah

teks-teks yang terdapat didalam lembar kertja design tersebut agar
menjadi diskristif dan memindahkan label sehingga dapat tampil sejajar
dengan Ctrl – Ctrl yang lain.
Menambahkan bebrapa informasi lain dibagian Footer.

Semua Program Keahlian 21

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

TUTORIAL 11 - 6

EVALUASI PRAKTIKUM

1. Perhatikan data-data dalam tabel di bawah ini !

DATA GURU SMK JAYA ABADI

NIP NAMA GOLONGAN NO_TELPON ALAMAT
131020132 Agus III B 0341-34782 Malang
Kartika
131020133 Budi III A 031-763812 Surabaya
Setiawan
131020156 Lica III A 0343-988288 Pasuruan
Ayunda

Petunjuk Praktikum :
• Gunakan Microsoft Excel untuk menyimpan data di atas sebagai
data masukan.
• Pindahkan File Excel(.xls) tersebut menjadi File Access ( .mdb)
• Periksa apakah data yang di import ada perubahan atau tidak.
o Jika ada perubahan data --> Proses pemindahan data
gagal.
o Jika tidak berubah --> Proses pemindahan berhasil.

2. Perhatikan data Internet Explorer di bawah ini !

Petunjuk Praktikum :
• Gunakan Tag HTML untuk membuat tampilan di atas sebagai data
masukan.
• Pindahkan File HTML(.html) tersebut menjadi File Access ( .mdb)
• Periksa apakah data yang di import ada perubahan atau tidak.
o Jika ada perubahan data --> Proses pemindahan data
gagal.
o Jika tidak berubah --> Proses pemindahan berhasil.

Semua Program Keahlian 22

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

Ringkasan Modul
PROSEDUR PENGOPERASIAN APLIKASI
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task
bar Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start – Program –
Pilih – Program MS-Access .

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DATA MASUKAN

Data Masukan dari Excel
Dalam penyiapan data masukan file Microsoft Excel yang harus
diperhatikan adalah :
• Record data yang pertama harus diletakkan pada Row pertama.
• Penulisan Field harus menghindari tanda spasi atau tanda baca.
Data Masukan dari HTML
Dalam penyiapan data masukan file HTML yang harus diperhatikan
adalah tag HTML yang dapat diimport adalah data yang ada dalam tabel

MEMINDAH DATA MASUKAN MENJADI DATA APLIKASI

Micosoft Access mempunyai kemampuan untuk memindahkan isi sebuah
file dari beberapa aplikasi, seperti Excel, SQL, HTML, dBASE, Paradox,
Microsoft Outlook, dan sebagainya menjadi tabel dalam file mdb.Get
External Data merupakan sebuah fungsi built-in yang sudah disediakan
oleh Microsoft Access untuk mengimport data masukan. Data masukan
yang harus disiapkan harus dalam bentuk tabel.

MENGECEK HASIL ENTRY DATA

Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan
dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja

MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA

Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses
pemindahan dan pemasukan data

Semua Program Keahlian 23

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas
 MODUL BAHAN AJAR

Daftar Pustaka

1. Budi Permana, 36 Jama Belajar Komputer Microsoft Access 2000

,Cetakan V, Elek Media Komputindo, Jakarta,2000

2. Hengky W.Pramana, Aplikasi Penjualan Berbasis

Access(97/2000/XP) Elek Media Komputindo, Jakarta,2004

3. Yuswanto,Panduan Belajar SQL Microsoft Access 2002,Prestasi

Pustaka Surabaya,2001

Semua Program Keahlian 24

Modul: Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas